من المفترض أن يسهل تطبيق ملاحظات مكالمات العمل إجراء المكالمة بعد إنهاء المكالمة.
هذه هي المهمة كلها.
إذا كان التطبيق يمنحك نسخة نصية فقط، فسيظل المشرف الحقيقي عليك. لا يزال يتعين عليك العثور على القرار، وكتابة مذكرة CRM، وإنشاء المهمة، وإرسال المتابعة، وتحديث التذكرة، وتذكر ما يجب إصدار فاتورة به.
انتهت المكالمة. العمل ليس كذلك.
بالنسبة للشركات التي تتطلب الكثير من المكالمات، لا يتوقف التطبيق المناسب عند الذاكرة. إنه يحول المكالمة إلى عمل منظم.
عندما تخلق كل مكالمة متابعة
تحويل مكالمات العمل إلى ملاحظات ومهام وتحديثات
يلتقط Superscribe Phone المكالمات، وينظم المخرجات، ويساعد في توجيه الملاحظات إلى CRM، والتذاكر، والمتابعات، وتسليم المشروع، والسياق القابل للفوترة.
النسخة القصيرة
اختر تطبيق ملاحظات مكالمات العمل الذي يمكنه تسجيل المحادثة وتحويلها إلى عناصر العمل التي يحتاجها فريقك بعد ذلك.
عادةً ما يعني ذلك:
- ملخص مكالمة نظيفة
- سياق العميل أو العميل
- القرارات
- المتابعات الموعودة
- المهام مع أصحابها
- ملاحظات CRM
- تذكرة أو تحديثات المشروع
- المخاطر والحواجز والخطوات التالية
- سياق الفوترة عندما تكون المكالمة من عمل العميل
الاختبار ليس "هل يسجل المكالمة؟"
الاختبار هو "هل يعرف الشخص التالي ماذا يفعل؟"
ملاحظات مكالمات العمل ليست ملاحظات اجتماع
غالبًا ما تتم مكالمات العمل خارج العالم المرتب للاجتماعات المجدولة.
يتصل العميل بوجود مشكلة. يطلب العميل التغيير. احتمال يفسر القيد. يؤكد البائع التاريخ. المرشح يعطي توقعات الراتب. يصف أحد مستخدمي الدعم ما حدث.
هذه المكالمات ليست مجرد أحداث يجب تذكرها.
إنهم يخلقون العمل التشغيلي.
لهذا السبب ملاحظات المكالمات الهاتفية ومذكرات الاجتماع تحتاج إلى سير عمل مختلف. يمكن أن تكون مذكرة الاجتماع بمثابة سجل ذاكرة مشترك. عادةً ما تحتاج مذكرة مكالمة العمل إلى أن تصبح شيئًا آخر:
- تحديث في CRM
- مهمة
- تذكرة
- رسالة متابعة عبر البريد الإلكتروني
- ملاحظة مشروع
- تسليم
- سطر فاتورة
إذا ظلت الملاحظة محصورة في صندوق الوارد الخاص بالنص، فهذا يعني أنها لم تنهي المهمة.
النص هو طبقة واحدة فقط
النصوص مفيدة. إنهم يحافظون على ما قيل ويعطونك مصدرًا للحقيقة عندما تكون التفاصيل مهمة.
لكن النص ليس نتيجة عمل.
لا أحد يريد قراءة نص المكالمة بالكامل فقط ليعلم أن العميل يحتاج إلى إعادة تعيين كلمة المرور، أو أن الوكالة مدينة بمقترح منقح، أو أن المستشار وعد بمذكرة تسعير بحلول يوم الجمعة.
يحتوي سير عمل ملاحظات المكالمة القوية على ثلاث طبقات:
- التقط المحادثة.
- هيكلة المعلومات المفيدة.
- أرسل النتيجة حيث يحدث العمل.
معظم التطبيقات مريحة مع الأولين.
الطبقة الثالثة هي المكان الذي توفر فيه الشركات معظم الوقت.
وهذا أيضًا هو المكان الذي يبدأ فيه مدونو الملاحظات العامة بالشعور بالضعف. يقومون بتلخيص المكالمة، ثم يسلمونك كائنًا آخر لمعالجته.
ما يجب أن يلتقطه تطبيق ملاحظات مكالمات العمل
ملاحظة مكالمة العمل الجيدة ليست فقرة جميلة.
إنها حزمة عمل.
على الأقل، يجب أن يشمل:
- الذي كان على المكالمة
- لماذا حدثت المكالمة
- العميل أو العميل أو المرشح أو الحساب المعني
- القضية أو الطلب أو الفرصة أو القرار
- الوعود التي قطعها أي من الطرفين
- المواعيد النهائية أو التواريخ المذكورة
- المحظورات والمخاطر
- الإجراءات القادمة
- مالك لكل عمل
- الأنظمة التي تحتاج إلى التحديث
بالنسبة للوكالات والاستشاريين، يجب أيضًا أن تحدد النطاق وسياق الفواتير.
بالنسبة لفرق الدعم، يجب أن تلتقط الأعراض ومحاولات الإصلاحات وتفاصيل البيئة وخطوات الحل.
بالنسبة لفرق المبيعات، يجب أن تلتقط لغة المشتري والاعتراضات ومعايير القرار والخطوات التالية. يقدم الذكاء الاصطناعي للقراءة نقطة مماثلة لملاحظات المبيعات: تكون الملاحظات أكثر فائدة عندما تكون مع سجل الفرصة الصحيح بدلاً من أن تكون عائمة في مكان آخر (اقرأ الذكاء الاصطناعي).
يجب ألا يجبر التطبيق كل فريق على اتباع نفس شكل الملاحظة. لا تؤدي مكالمة مسؤول التوظيف ومكالمة الدعم ومكالمة استراتيجية العميل إلى إنشاء نفس المخرجات.
أين يجب أن تذهب الملاحظات
أفضل تطبيق لملاحظات مكالمات العمل ليس دائمًا هو التطبيق الذي يحتوي على أجمل شاشة للملاحظات.
إنه المكان الذي يقلل من عدد الأماكن التي يجب على فريقك لمسها بعد المكالمة.
تشمل الوجهات المفيدة ما يلي:
- سجلات إدارة علاقات العملاء
- تذاكر مكتب المساعدة
- مهام إدارة المشروع
- مسودات تحديث العميل
- ملاحظات تسليم داخلية
- رسائل البريد الإلكتروني لمتابعة المبيعات
- مسودات قاعدة المعرفة
- ملاحظات الفواتير
- أدوات الأتمتة والوكلاء
هذا التوجيه مهم لأن ملاحظات الاتصال لها نصف عمر قصير.
مباشرة بعد المكالمة، يصبح السياق جديدًا. وبعد مرور عشر دقائق، بدأت الصياغة الدقيقة تتلاشى بالفعل. وبحلول نهاية اليوم، تصبح الملاحظة مجرد تخمين مع طابع زمني.
ولهذا السبب يجب أن تصل مذكرة الاتصال بالقرب من نظام التسجيل. إذا كانت المكالمة تتعلق بحساب، فقم بوضع الإخراج في CRM. إذا كان الدعم، قم بإنشاء التذكرة أو تحديثها. إذا كان عمل عميل قابل للفوترة، فاحتفظ بسياق الفوترة بينما لا يزال العمل واضحًا.
تم إنشاء Superscribe حول هذه الفكرة: يجب أن تصبح المكالمات مخرجات منظمة، ثم تنتقل إلى الأدوات أو مهام سير العمل حيث تحدث الخطوة التالية.
ما يجب تجنبه
تجنب اختيار تطبيق ملاحظات مكالمات العمل فقط لأنه يسجل صوتًا نظيفًا.
إن الالتقاط النظيف مهم، لكنه ليس كافيا.
انتبه لهذه الفخاخ:
- النصوص مع عدم وجود هيكل العمل
- ملخصات لا تفصل القرارات عن المهام
- الملاحظات التي لا يمكن توجيهها إلى الأدوات التي تستخدمها
- موافقة غير واضحة وسلوك التسجيل
- قوالب مقاس واحد يناسب الجميع
- لا توجد وسيلة لمراجعة أو تصحيح الإخراج
- لا يوجد دعم للمكالمات الهاتفية، فقط اجتماعات الفيديو
- لا يوجد مسار من إخراج المكالمة إلى متابعة العمل
تتضمن بعض أنظمة الهاتف بالفعل ميزات مذكرة الاتصال. يقوم RingCentral، على سبيل المثال، بتوثيق ملاحظات المكالمات التلقائية وملخصات ما بعد المكالمة للإعدادات المدعومة (دعم RingCentral). لدى Google أيضًا Call Notes في تطبيق الهاتف الخاص بها لأجهزة Android المدعومة (مساعدة جوجل).
يمكن أن تكون هذه مفيدة إذا كانت تناسب جهازك ومكدس الهاتف.
لكن سير عمل الأعمال عادةً ما يحتاج إلى أكثر من مجرد ملاحظة محفوظة. إنهم بحاجة إلى طريقة لإرسال النتيجة إلى نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) أو التذاكر أو المهام أو المتابعات أو الأنظمة الداخلية.
قائمة مراجعة شراء بسيطة
قبل اختيار تطبيق ملاحظات مكالمات العمل، اطرح هذه الأسئلة.
هل يعمل مع المكالمات الهاتفية الفعلية؟
تم تصميم العديد من أدوات الملاحظات المدعمة بالذكاء الاصطناعي لاجتماعات الفيديو أولاً. إذا كان فريقك يعتمد على المكالمات الهاتفية، فاختبر سير العمل مباشرة.
هل يمكنه التعامل مع المكالمات الواردة والصادرة؟ هل يمكنه استخدام رقم عملك؟ هل يعمل عندما لا تكون المكالمة مدرجة في التقويم؟
هل يخلق مخرجات جاهزة للعمل؟
يجب أن يفصل التطبيق:
- ملخص
- القرارات
- المهام
- المتابعات
- المخاطر
- أسئلة مفتوحة
- تحديثات النظام
إذا أصبحت كل مكالمة ملخصًا غامضًا، فلا يزال يتعين على فريقك التفكير لاحقًا.
هل يمكن إرسال الملاحظات حيث يحدث العمل؟
وهذا هو أكبر الفرق العملي.
من السهل نسيان مذكرة الاتصال الموجودة داخل تطبيق منفصل. يمكن استخدام مذكرة الاتصال المرفقة بالحساب أو التذكرة أو المهمة أو مؤشر ترابط العميل.
بالنسبة للفرق التي لديها بالفعل مسارات عمل، فإن التوجيه ليس مكافأة. هذه هي النقطة.
هل يستطيع البشر مراجعة المخرجات؟
يجب أن تقلل ملاحظات الذكاء الاصطناعي من الإدارة، وليس إزالة الحكم.
لا تزال بحاجة إلى مراجعة التفاصيل الحساسة والالتزامات والأسعار واللغة القانونية ووعود العملاء. يجب أن يجعل التطبيق عملية المراجعة سهلة بدلاً من إخفاء المخرجات خلف التشغيل الآلي الذي لا يمكنك فحصه.
هل يناسب مستوى المخاطرة لديك؟
يمكن أن تحتوي المكالمات على معلومات خاصة. قبل اعتماد أي تطبيق لملاحظات المكالمات، راجع كيفية عمل التسجيل والموافقة والاحتفاظ والوصول والحذف.
وهذا مهم بشكل خاص للمستشارين والمحامين والقائمين بالتوظيف والشركات المجاورة للرعاية الصحية وفرق الدعم التي تتعامل مع بيانات العملاء الحساسة.
أمثلة على سير العمل
هذا ما يبدو عليه "الجيد" في الممارسة العملية.
مكالمة عميل الوكالة
يطلب العميل إجراء تغييرين على الصفحة الرئيسية، ويؤجل تاريخ الإطلاق لمدة أسبوع واحد، ويذكر أن الأمور القانونية لا تزال بحاجة إلى الموافقة على صفحة التسعير.
مخرجات مفيدة:
- مذكرة المشروع مع تاريخ الإطلاق المتغير
- مهمتين لتغييرات الصفحة الرئيسية
- مذكرة المخاطر للموافقة القانونية
- متابعة البريد الإلكتروني لتأكيد الجدول الزمني الجديد
- سياق قابل للفوترة لعميل الحساب
مكالمة دعم تكنولوجيا المعلومات
يتصل العميل لأن VPN توقفت عن العمل بعد تحديث نظام التشغيل.
مخرجات مفيدة:
- تذكرة دعم مع الأعراض وتفاصيل الجهاز
- ملاحظات القرار
- متابعة البريد الإلكتروني للعميل
- ملاحظة داخلية لتتبع المشكلات المتكررة
- سياق الوقت القابل للفوترة
وهذا هو نفس النمط وراء تقارير الحوادث التلقائية من مكالمات الدعم.
مكالمة اكتشاف المبيعات
يشرح المشتري العملية الحالية وتوقيت الميزانية والحظر ومعايير القرار.
مخرجات مفيدة:
- مذكرة CRM مرفقة بالفرصة المناسبة
- مهمة الخطوة التالية
- متابعة مسودة البريد الإلكتروني
- الاعتراضات الرئيسية
- ملاحظات أصحاب المصلحة والجدول الزمني
يعد هذا الناتج مفيدًا لأنه يغير ما يمكن للفريق القيام به بعد ذلك.
مكان Superscribe
تم تصميم Superscribe Phone للشركات حيث تؤدي المكالمات إلى إنشاء عمل.
الهدف ليس إنشاء مكتبة نصوص أجمل. الهدف هو جعل المكالمة تنتج مخرجات قابلة للاستخدام:
- ملخصات
- ملاحظات CRM
- التذاكر
- المهام
- المتابعات
- تحديثات العميل
- السياق القابل للفوترة
- عمليات التسليم إلى واجهات برمجة التطبيقات والوكلاء ومسارات العمل الداخلية
لا يزال الإملاء على سطح المكتب مهمًا للعمل الذي يحدث بعد المكالمة. قد يؤدي الاتصال إلى إنشاء المهمة، ثم يساعد الإملاء على سطح المكتب في كتابة التحديث أو مطالبة أداة الذكاء الاصطناعي أو توثيق الإصلاح أو التقاط بقية سياق المشروع.
إن سير العمل المختلط هذا هو الشكل العملي للعمل التجاري الحديث.
اتصل أولا. الإخراج ثانيا. التنفيذ ثالثا
الأسئلة الشائعة
ما هو تطبيق ملاحظات مكالمات الأعمال؟
يقوم تطبيق ملاحظات مكالمات العمل بتسجيل مكالمات العمل أو التقاطها وتحويلها إلى ملاحظات مفيدة. تقوم الإصدارات الأفضل أيضًا بإنشاء ملخصات ومهام وتحديثات CRM وتذاكر ومتابعات ومخرجات منظمة أخرى.
هل النص كافٍ لملاحظات مكالمات العمل؟
عادة لا. يعد النص مفيدًا كسجل مصدر، ولكن تحتاج الشركات إلى القرارات والمهام والمالكين والمواعيد النهائية وتحديثات النظام. النص هو المادة الخام، وليس العمل النهائي.
هل يجب أن تدخل ملاحظات الاتصال في نظام إدارة علاقات العملاء (CRM)؟
إذا كانت المكالمة مرتبطة بعميل أو عميل محتمل أو حساب أو صفقة، فنعم. تكون ملاحظات CRM أكثر فائدة عندما يتم إرفاقها بالسجل الصحيح بدلاً من تخزينها في تطبيق ملاحظات منفصل.
ما الذي يجب أن تبحث عنه الشركات الصغيرة أولاً؟
ابدأ بدعم المكالمات الهاتفية، والملخصات الواضحة، وعناصر العمل، والتوجيه إلى أدواتك الحالية، ومراجعة عناصر التحكم، وإعدادات الخصوصية. لا تشتري أداة مذكرة الاجتماع إذا كان سير عملك الحقيقي عبارة عن مكالمات هاتفية غير مجدولة.
الوجبات الجاهزة
أفضل تطبيق لملاحظات مكالمات العمل هو التطبيق الذي يقلل من العمل بعد المكالمة.
ليس الشخص الذي لديه أطول نسخة.
ليس الشخص الذي لديه أجمل ملخص.
يقوم التطبيق المفيد بتحويل المكالمة إلى الإجراء التالي: ملاحظة CRM أو التذكرة أو المهمة أو المتابعة أو التسليم أو السجل القابل للفوترة.
هذا هو المكان الذي يعيش فيه توفير الوقت.