In Follow-up-Notizen zu Kundenanrufen wird ein gutes Gespräch entweder zur Arbeit oder verschwindet stillschweigend.
Der Anruf kann sich klar anfühlen, während Sie ihn führen. Der Kunde erläuterte das Problem. Sie haben sich auf den nächsten Schritt geeinigt. Jemand hat eine Frist erwähnt. Es kam zu einer kleinen Änderung des Umfangs.
Dann beginnt der nächste Anruf.
Als Sie sich hinsetzen, um den Nachtrag zu schreiben, beginnt die saubere Version bereits zu verschwimmen.
Aus diesem Grund müssen Folgenotizen als Teil des Anrufworkflows erfasst werden und nicht als separate Schreibaufgabe behandelt werden, die Sie später erledigen, wenn Ihr Gedächtnis erschöpft ist.
Wenn das Follow-up schon da sein sollte
Verwandeln Sie Kundenanrufe in Notizen und nächste Aktionen
Superscribe Phone hilft dabei, geschäftliche Anrufe zu erfassen und diese in überprüfte Notizen, Nachverfolgungen, CRM-Kontext, Aufgaben und abrechenbare Details umzuwandeln, anstatt nach dem Anruf einen weiteren Aufräumvorgang durchzuführen.
Eine Folgenotiz ist kein Transkript
Ein Transkript ist die Aufzeichnung dessen, was gesagt wurde.
Eine Folgenotiz ist die nützliche Version dessen, was als nächstes passieren muss.
Das sind unterschiedliche Jobs.
Wenn Sie einem Kunden ein Zeugnis schicken, haben Sie ihm Hausaufgaben gegeben. Wenn Sie ein klares Follow-up senden, haben Sie die Konversation in eine gemeinsame Richtung gelenkt.
Eine nützliche Folgenotiz zum Kundenanruf antwortet normalerweise wie folgt:
- was besprochen wurde
- was sich geändert hat
- was entschieden wurde
- wer den nächsten Schritt übernimmt
- was noch eine Antwort benötigt
- Welche Frist oder welcher Überprüfungspunkt ist wichtig?
- wo die Arbeit protokolliert werden soll
- Welcher Abrechnungs- oder Umfangskontext sollte nicht verloren gehen?
Das ist die Ebene, die die meisten Aufruftools überspringen. Sie bewahren die Worte auf und überlassen es Ihnen dann, diese Worte in Arbeit umzusetzen.
Die tatsächlichen Kosten sind die Lücke nach dem Anruf
Der Post-Call-Administrator sieht klein aus, weil jede Aufgabe klein ist.
Schreiben Sie die CRM-Notiz. Erstellen Sie die Aufgabe. Senden Sie die Zusammenfassung. Aktualisieren Sie das Ticket. Fügen Sie den Umfangshinweis hinzu. Notieren Sie den abrechenbaren Kontext. Sagen Sie dem Team, was sich geändert hat.
Keine dieser Aufgaben ist dramatisch.
Zusammen sind sie der Grund dafür, dass sich anrufintensive Arbeit schwerer anfühlt, als sie sollte.
Der Schaden besteht nicht nur in der Zeit. Es ist Vertrauen.
Wenn Folgenotizen vom Gedächtnis abhängen, beginnen Sie mit dem Nachdenken:
- Hat der Kunde die kleinere Option genehmigt oder darum gebeten, beide zu sehen?
- War der nächste Schritt Ihr oder ihrer?
- Wurde die Frist auf Donnerstag verschoben oder war Donnerstag nur für den Entwurf?
- Hat sich die Abrechnung geändert oder war es nur eine Diskussion?
- War dieses Anliegen wichtig genug, um sich im CRM anzumelden?
Deshalb Geschäftsnotizen müssen zu einer strukturierten Ausgabe werden. Ein Rohdatensatz ist nützlich. Eine weitergeleitete nächste Aktion ist besser.
Was gute Follow-up-Notizen für Kundenanrufe beinhalten?
Die besten Folgenotizen sind kurz, aber nicht vage.
Verwenden Sie diese Struktur:
- Zusammenfassung: ein oder zwei Sätze darüber, warum der Anruf stattgefunden hat.
- Entscheidungen: was vereinbart wurde.
- Aktionselemente: Eigentümer und nächste Schritte.
- Offene Fragen: alles, was auf eine Antwort wartet.
- Kontext: Umfang, Abrechnung, Risiko oder bewahrenswerte Kundendaten.
- Routing: wohin die Notiz, Aufgabe oder Aktualisierung gehen muss.
Zum Beispiel:
Wir haben das Onboarding-Problem überprüft und festgestellt, dass das Problem in der Importzuordnung und nicht im neuen Anmeldeformular liegt. Superscribe sendet bis Donnerstag zwei Bereinigungsoptionen. Der Kunde wird bestätigen, ob alte CSV-Exporte beibehalten werden müssen. Fügen Sie dies der Kontonotiz hinzu und erstellen Sie eine Folgeaufgabe für die Importprüfung.
Diese Notiz ist nichts Besonderes.
Es ist nützlich.
Es gibt der nächsten Person genügend Kontext, um sich zu bewegen, ohne den Anruf erneut abzuspielen.
Warum das spätere Schreiben von Notizen scheitert
Die meisten Menschen überspringen Folgenotizen nicht, weil sie faul sind.
Sie überspringen sie, weil der Workflow im ungünstigsten Moment nach der Notiz fragt.
Unmittelbar nach einem Kundenanruf sind Sie oft:
- zu spät zum nächsten Anruf
- Beantwortung der während des Anrufs eingegangenen Nachricht
- Überprüfen der Sache, nach der der Kunde gefragt hat
- Erstellen einer Aufgabe aus dem Speicher
- Ich versuche mich daran zu erinnern, ob das Versprechen intern oder kundenorientiert war
Die Notiz wird zu einer Bereinigungsaufgabe. Aufräumarbeiten lassen sich leicht verschieben.
Auf diese Weise werden wichtige Details zu vagen Aktualisierungen wie „Nachverfolgung des Importproblems“ oder „Zusammenfassung senden“.
Diese Notizen bewahren das Werk nicht.
Sie erinnern Sie nur daran, dass es Arbeit gab.
Erfassen, strukturieren, überprüfen, weiterleiten
Der bessere Workflow besteht aus vier Schritten.
Erfassen Sie zunächst den Anruf, während er stattfindet.
Zweitens strukturieren Sie die nützlichen Teile in Entscheidungen, Aktionspunkte, Eigentümer, Termine, Risiken und Folgetext.
Drittens: Überprüfen Sie, bevor etwas kundenorientiert oder Teil des Aufzeichnungssystems wird.
Viertens leiten Sie die Ausgabe dorthin weiter, wo sie hingehört: CRM, Ticket, Aufgabe, E-Mail-Entwurf, Projektnotiz oder Abrechnungskontext.
Das ist der Unterschied zwischen Anruftranskription und Anrufverfolgung.
Apps zur Transkription von Telefonanrufen sind nützlich, wenn der Quelldatensatz wichtig ist. Der Geschäftswert liegt jedoch in der Regel nachgelagert. Der Anruf muss zu einer Notiz, einer Aufgabe, einem Kunden-Update oder einem nächsten Schritt werden.
Für Support-Teams könnte das bedeuten: Der Supportanruf wird zum Ticket. Für Berater könnte dies bedeuten, dass das Kundengespräch zu einer Zusammenfassung und einer Zusammenfassung des Umfangs wird. Für Freiberufler bedeutet dies möglicherweise, dass der Anruf sowohl zu einem Folgeanruf als auch zu einem kostenpflichtigen Kontext wird.
Wo Superscribe passt
Superscribe Phone ist für den Moment nach einem Geschäftsgespräch konzipiert, wenn die durch das Gespräch entstandene Arbeit an einem nützlichen Ort landen muss.
Das Ziel besteht nicht darin, ein schöneres Archiv zu erstellen.
Ziel ist es, dass aus Anrufen mit weniger Aufwand überprüfte Notizen, Nachverfolgungen, CRM-Kontext, Tickets, Aufgaben und Abrechnungsdetails werden.
Das ist wichtig, denn ein Kundenanruf ist selten nur ein Anruf. Es ist ein Entscheidungspunkt, eine Versprechensquelle, ein Bereichsmarker und ein Übergabemoment.
Wenn diese Ausgabe erfasst wird, während das Gespräch noch frisch ist, wird die Nachverfolgung abhängig von der heroischen Erinnerung gestoppt.
Für Anrufe, die echte Arbeit erzeugen
Halten Sie Versprechen, Aufgabe und Kontext zusammen
Verwenden Sie Superscribe Phone, um geschäftliche Anrufe in Folgenotizen und Workflow-bereite Ausgaben umzuwandeln, bevor die Details im Rest des Tages verschwinden.
FAQ
Was sind Folgenotizen zu Kundenanrufen?
Follow-up-Notizen für Kundenanrufe sind strukturierte Zusammenfassungen, Entscheidungen, Aktionspunkte, offene Fragen und nächste Schritte, die aus einem Kundengespräch erstellt werden.
Sind Folgenotizen dasselbe wie Anrufprotokolle?
Nein. In einer Niederschrift wird festgehalten, was gesagt wurde. Eine Folgenotiz wandelt die nützlichen Teile in Entscheidungen, Aufgaben, Kontext und nächste Aktionen um.
Was sollte ich nach einem Kundenanruf hinzufügen?
Fügen Sie eine kurze Zusammenfassung, Entscheidungen, Eigentümer, Fristen, offene Fragen, Umfang oder Abrechnungskontext sowie die Richtung der einzelnen nächsten Schritte hinzu.
Kann Superscribe bei der Nachverfolgung von Kundenanrufen helfen?
Ja. Superscribe Phone hilft dabei, Geschäftsanrufe zu erfassen und sie in überprüfte Notizen, Nachverfolgungen, CRM-Kontext, Aufgaben und abrechnungsfähige Details umzuwandeln.