Un système téléphonique professionnel avec des résumés automatiques semble devoir résoudre tout le problème des notes d’appel.
Cela résout généralement la première moitié.
L'appel est capté. Un résumé apparaît. Il y a peut-être des actions à entreprendre. Peut-être qu'il y a une transcription.
C'est utile.
Mais la vraie question est de savoir ce qui se passera ensuite. Le résumé se transforme-t-il en note CRM, ticket, suivi, tâche, transfert ou détail de facturation ? Ou est-ce que cela devient une note de plus que quelqu'un doit nettoyer après l'appel ?
Pour les équipes de service qui effectuent de nombreux appels, le problème d’administration ne s’arrête pas lorsque le résumé est généré.
Cela se termine lorsque la sortie atterrit là où le travail se poursuit.
Quand les appels doivent devenir un résultat de travail
Transformez les appels professionnels en notes et actions suivantes
Superscribe Phone permet de transformer les appels en résumés révisés, suivis, contexte CRM, tickets, tâches et détails facturables au lieu d'une autre file d'attente de nettoyage.
Ce que les résumés automatiques devraient réellement faire
Un résumé automatique n’a pas de valeur car il est plus court qu’une transcription.
C'est précieux car cela évite à quelqu'un de reconstruire l'appel à la main.
Un résumé d’appel professionnel utile doit répondre :
- pourquoi l'appel a eu lieu
- ce qui a changé
- ce qui a été décidé
- ce qui a été promis
- qui est responsable de la prochaine étape
- quelle date ou quel délai compte
- quel risque ou quelle question ouverte reste
- où doit aller la sortie
C’est ce dernier point qui compte le plus.
Si le résumé reste dans le système téléphonique alors que le travail réside dans un CRM, un service d'assistance, un tableau de projet, une boîte de réception ou une note de facture, l'équipe a toujours un problème de routage.
Le système téléphonique a mémorisé l'appel.
L'entreprise doit encore déplacer le travail.
La différence entre un résumé et un workflow
Un résumé décrit l'appel.
Un workflow modifie ce qui se passe après l'appel.
Il est facile de ne pas remarquer cette différence lors de l’évaluation des outils téléphoniques. Une démo peut donner au résumé l’apparence de la ligne d’arrivée car il apparaît instantanément et se lit clairement.
Mais une véritable entreprise de services a besoin que le résultat soit divisé en plusieurs endroits :
- une note CRM pour le compte
- un email de suivi pour le client
- un ticket d'assistance avec les symptômes et l'état
- une tâche pour le propriétaire
- un transfert interne pour l'équipe
- contexte facturable pour examen ultérieur
Un seul appel peut créer tout cela.
C’est pourquoi applications de transcription d'appels téléphoniques doit être jugé par la sortie utilisable, et pas seulement par la transcription. La transcription est le matériel source. Le résumé est une couche. Le flux de travail est ce qui permet à l'appel d'arrêter les fuites.
Là où les systèmes téléphoniques professionnels échouent
De nombreux systèmes téléphoniques professionnels sont conçus autour d’une infrastructure de communication.
Cela a du sens. Les entreprises ont besoin de numéros, de routage, de messagerie vocale, d'appels d'équipe, d'enregistrements, d'autorisations, d'analyses et d'intégrations.
Mais les notes d’appel sont un travail différent.
Le travail des notes d'appel n'est pas « le système a-t-il enregistré cette conversation ?
C'est:
- la promesse a-t-elle survécu ?
- la suite a-t-elle été rédigée ?
- le contexte CRM a-t-il atterri ?
- le problème de support est-il devenu un ticket utilisable ?
- le changement de périmètre est-il devenu visible ?
- le contexte facturable est-il resté attaché au client ?
Si la réponse dépend de la lecture ultérieure du résumé par une personne, le flux de travail présente toujours un goulot d'étranglement humain.
C'est le même écart de nettoyage derrière notes d'appels professionnels et notes de suivi des appels clients. L'appel se termine, mais le travail opérationnel attend toujours.
Que rechercher avant d'en choisir un
Utilisez cette liste de contrôle lorsque vous comparez un système téléphonique professionnel avec des résumés automatiques.
Le résumé est structuré
Un récapitulatif de paragraphe vaut mieux que rien, mais la structure est ce qui rend la note utile.
Recherchez les décisions, les actions à entreprendre, les propriétaires, les dates, les risques, les questions ouvertes et le contexte du client. Un vague résumé « problème d'intégration discuté » ne suffit pas lorsque l'équipe a besoin de passer à l'étape suivante.
La sortie peut être revue
L'automatisation des appels ne doit pas envoyer aveuglément des notes désordonnées dans les systèmes des clients.
Le modèle le plus sûr est la capture, la structure, la révision, puis l'acheminement. L’examen humain est important car les noms, les délais, les prix et les engagements peuvent être subtilement erronés.
Le flux de travail prend en charge la destination réelle
La destination utile peut être un CRM, un service d'assistance, une liste de tâches, un brouillon d'e-mail, une note de projet ou un enregistrement de facturation.
Si le résumé doit être copié et collé à ces endroits, l'outil a réduit la saisie mais n'a pas supprimé la boucle d'administration.
Le système gère la réalité des petites équipes
Les petites équipes ont rarement un seul type d’appel soigné.
Le même numéro de téléphone peut gérer les ventes, l'assistance, les mises à jour de projets, les escalades clients, les conversations de renouvellement et les suivis rapides. Le flux de travail récapitulatif doit permettre d'acheminer différents résultats d'appels sans forcer chaque appel à utiliser le même modèle.
Où Superscribe s'intègre
Superscribe Phone est construit autour de la couche de sortie.
Il ne s’agit pas de remplacer chaque élément d’une pile téléphonique professionnelle. Le but est de faire en sorte que les appels deviennent des résultats de travail révisés :
- résumés
- suivis
- Contexte CRM
- tickets d'assistance
- tâches
- détail facturable
- flux de travail et saisie des agents
Pour les agences, les consultants, les opérateurs de support et les petites équipes B2B, c'est souvent la couche la plus douloureuse.
Vous vous souvenez que l'appel a eu lieu.
Le plus difficile est de se rappeler ce que l’appel a créé.
Pour les équipes de service très sollicitées
Faites du résumé la prochaine action
Utilisez Superscribe Phone pour transformer les appels professionnels en notes révisées, suivis, contexte CRM, tickets, tâches et détails facturables avant le début de la conversation suivante.
FAQ
Qu'est-ce qu'un système téléphonique professionnel avec résumés automatiques ?
Il s'agit d'un flux de travail téléphonique ou d'appel qui capture les appels professionnels et génère un bref résumé de ce qui s'est passé, généralement avec des décisions, des actions ou les prochaines étapes.
Les résumés automatiques sont-ils suffisants pour les appels des clients ?
Pas toujours. Un résumé est utile, mais les appels des clients nécessitent souvent des suivis, des notes CRM, des tâches, des tickets, des transferts et un contexte facturable après la création du résumé.
Que doit contenir un résumé automatique des appels ?
Il doit inclure le motif de l'appel, les décisions, les mesures à prendre, les propriétaires, les dates, les questions ouvertes, les risques et la destination suivante du résultat.
Superscribe peut-il vous aider avec les résumés d'appels professionnels ?
Oui. Superscribe Phone permet de transformer les appels professionnels en résumés révisés, suivis, contexte CRM, tickets, tâches et détails facturables.