Un'app per le note delle chiamate di lavoro dovrebbe rendere più semplice l'esecuzione della chiamata dopo aver riattaccato.
Questo è il lavoro.
Se l'app ti fornisce solo una trascrizione, il vero amministratore si rivolge comunque a te. Devi ancora trovare la decisione, scrivere la nota CRM, creare l'attività, inviare il follow-up, aggiornare il ticket e ricordare cosa deve essere fatturato.
La chiamata è finita. Il lavoro no.
Per le aziende che fanno un uso intensivo di chiamate, l'app giusta non si ferma alla memoria. Trasforma la chiamata in un lavoro strutturato.
Quando ogni chiamata crea follow-through
Trasforma le chiamate di lavoro in note, attività e aggiornamenti
Superscribe Phone acquisisce le chiamate, struttura l'output e aiuta a instradare le note in CRM, ticket, follow-up, trasferimenti di progetti e contesto fatturabile.
La versione breve
Scegli un'app per le note sulle chiamate aziendali in grado di catturare la conversazione e trasformarla negli artefatti di lavoro di cui il tuo team ha bisogno successivamente.
Questo di solito significa:
- un riepilogo chiaro delle chiamate
- cliente o contesto del cliente
- decisioni
- seguito promesso
- compiti con i proprietari
- note CRM
- aggiornamenti su ticket o progetti
- rischi, ostacoli e passaggi successivi
- contesto di fatturazione quando la chiamata è opera del cliente
Il test non è “registra la chiamata?”
Il test è “la persona successiva sa cosa fare?”
Gli appunti sulle chiamate di lavoro non sono appunti di riunione
Le chiamate di lavoro spesso avvengono al di fuori del mondo ordinato delle riunioni programmate.
Un cliente chiama per un problema. Un cliente chiede un cambiamento. Una prospettiva spiega un vincolo. Un venditore conferma una data. Un candidato fornisce aspettative salariali. Un utente dell'assistenza descrive cosa si è rotto.
Quelle chiamate non sono solo eventi da ricordare.
Creano lavoro operativo.
Ecco perché appunti di telefonata e appunti di riunione necessitano di flussi di lavoro diversi. Una nota di riunione può essere un record di memoria condivisa. Una nota di chiamata commerciale di solito deve diventare qualcos'altro:
- un aggiornamento CRM
- un compito
- un ticket
- una email di follow-up
- una nota di progetto
- un passaggio di consegne
- una riga di fattura
Se la nota rimane intrappolata nella casella di posta della trascrizione, il lavoro non è stato completato.
La trascrizione è solo il primo livello
Le trascrizioni sono utili. Conservano ciò che è stato detto e ti danno una fonte di verità quando i dettagli contano.
Ma una trascrizione non è un risultato aziendale.
Nessuno vuole leggere la trascrizione completa della chiamata solo per sapere che il cliente ha bisogno di reimpostare la password, che l'agenzia deve una proposta rivista o che il consulente ha promesso una nota sui prezzi entro venerdì.
Un flusso di lavoro efficace per le note di chiamata ha tre livelli:
- Cattura la conversazione.
- Strutturare le informazioni utili.
- Invia il risultato dove si svolge il lavoro.
La maggior parte delle app si trova a proprio agio con le prime due.
Il terzo livello è quello in cui le aziende risparmiano più tempo.
Questo è anche il punto in cui coloro che prendono appunti generici iniziano a sentirsi deboli. Riassumono la chiamata, quindi ti passano un altro oggetto da elaborare.
Cosa dovrebbe acquisire un'app per le note sulle chiamate aziendali
Una buona nota di chiamata d'affari non è un bel paragrafo.
È un pacchetto di lavoro.
Al minimo, dovrebbe catturare:
- chi era alla chiamata
- perché è avvenuta la chiamata
- il cliente, cliente, candidato o account coinvolto
- il problema, la richiesta, l’opportunità o la decisione
- promesse fatte da entrambe le parti
- scadenze o date menzionate
- ostacoli e rischi
- azioni successive
- proprietario per ogni azione
- sistemi che necessitano di un aggiornamento
Per le agenzie e i consulenti, dovrebbe anche acquisire l’ambito e il contesto di fatturazione.
Per i team di supporto, dovrebbe acquisire sintomi, tentativi di correzione, dettagli sull'ambiente e passaggi di risoluzione.
Per i team di vendita, dovrebbe catturare il linguaggio dell'acquirente, le obiezioni, i criteri decisionali e i passaggi successivi. Read AI sostiene un punto simile per le note di vendita: le note sono più utili quando vivono con il giusto record di opportunità invece di fluttuare da qualche altra parte (Leggi l'AI).
L'app non dovrebbe forzare ogni squadra ad avere la stessa forma di nota. Una chiamata al reclutatore, una chiamata di supporto e una chiamata per la strategia del cliente non creano lo stesso output.
Dove dovrebbero andare le note
La migliore app per le note sulle chiamate di lavoro non è sempre quella con la schermata delle note più bella.
È quello che riduce il numero di posti che la tua squadra deve toccare dopo la chiamata.
Le destinazioni utili includono:
- Registri CRM
- ticket dell'help desk
- compiti di gestione del progetto
- bozze di aggiornamento del cliente
- note di passaggio interne
- e-mail di follow-up sulle vendite
- bozze della base di conoscenza
- note di fatturazione
- strumenti e agenti di automazione
Questo instradamento è importante perché le note di chiamata hanno una breve emivita.
Subito dopo la chiamata, il contesto è fresco. Dieci minuti dopo, la formulazione esatta sta già svanendo. Alla fine della giornata, la nota diventa un'ipotesi con un timestamp.
Questo è il motivo per cui una nota di chiamata dovrebbe arrivare vicino al sistema di registrazione. Se la chiamata riguardava un account, inserisci l'output nel CRM. Se era supporto, crea o aggiorna il ticket. Se si trattava di lavoro fatturabile del cliente, preserva il contesto di fatturazione finché il lavoro è ancora evidente.
Superscribe si basa su questa idea: le chiamate dovrebbero diventare output strutturato, quindi spostarsi negli strumenti o nei flussi di lavoro in cui avviene il passaggio successivo.
Cosa evitare
Evita di scegliere un'app per le note delle chiamate aziendali solo perché registra un audio pulito.
La cattura pulita è importante, ma non è sufficiente.
Fai attenzione a queste trappole:
- trascrizioni senza struttura di azione
- sintesi che non separino le decisioni dai compiti
- note che non possono essere indirizzate agli strumenti utilizzati
- consenso poco chiaro e comportamento di registrazione
- modelli adatti a tutti
- nessun modo per rivedere o correggere l'output
- nessun supporto per le telefonate, solo videoconferenze
- nessun percorso dall'output della chiamata al lavoro di follow-up
Alcuni sistemi telefonici includono già funzionalità di nota di chiamata. RingCentral, ad esempio, documenta note di chiamata automatiche e riepiloghi post-chiamata per le configurazioni supportate (Supporto RingCentral). Google dispone anche di Note sulle chiamate nell'app Telefono per i dispositivi Android supportati (Guida di Google).
Questi possono essere utili se si adattano al tuo dispositivo e al tuo stack telefonico.
Ma i flussi di lavoro aziendali di solito richiedono più di una nota salvata. Hanno bisogno di un modo per inviare il risultato a CRM, ticket, attività, follow-up o sistemi interni.
Una semplice lista di controllo per l'acquisto
Prima di scegliere un'app per le note delle chiamate aziendali, fai queste domande.
Funziona per le telefonate reali?
Molti strumenti per le note AI sono creati innanzitutto per le riunioni video. Se il tuo team vive di telefonate, prova direttamente quel flusso di lavoro.
Può gestire le chiamate in entrata e in uscita? Può utilizzare il numero della tua azienda? Funziona quando la chiamata non è sul calendario?
Crea output pronti per l'azione?
L'app dovrebbe separare:
- riassunto
- decisioni
- compiti
- follow-up
- rischi
- domande aperte
- aggiornamenti del sistema
Se ogni chiamata diventa un vago riassunto, il tuo team dovrà comunque pensarci in seguito.
Può inviare note dove si svolge il lavoro?
Questa è la più grande differenza pratica.
Una nota di chiamata inserita in un'app separata è facile da dimenticare. È possibile utilizzare una nota di chiamata allegata all'account, al ticket, all'attività o al thread del client.
Per i team che dispongono già di flussi di lavoro, il routing non è un vantaggio. È questo il punto.
Gli esseri umani possono rivedere l’output?
Le note dell'intelligenza artificiale dovrebbero ridurre l'amministrazione, non rimuovere il giudizio.
Devi ancora rivedere i dettagli sensibili, gli impegni, i prezzi, il linguaggio legale e le promesse dei clienti. L'app dovrebbe semplificare la revisione invece di nascondere l'output dietro un'automazione che non è possibile ispezionare.
Si adatta al tuo livello di rischio?
Le chiamate possono contenere informazioni private. Prima di adottare qualsiasi app per le note di chiamata, esamina come funzionano la registrazione, il consenso, la conservazione, l'accesso e l'eliminazione.
Ciò è particolarmente importante per consulenti, avvocati, reclutatori, aziende vicine al settore sanitario e team di supporto che gestiscono dati sensibili dei clienti.
Flussi di lavoro di esempio
Ecco come appare "buono" in pratica.
Chiamata del cliente dell'agenzia
Il cliente richiede due modifiche alla home page, posticipa la data di lancio di una settimana e afferma che l'ufficio legale deve ancora approvare la pagina dei prezzi.
Risultato utile:
- nota del progetto con la data di lancio modificata
- due attività per le modifiche alla home page
- nota di rischio per l'approvazione legale
- e-mail di follow-up che conferma la nuova sequenza temporale
- contesto fatturabile per il lead dell'account
Chiamata di supporto IT
Un client chiama perché una VPN ha smesso di funzionare dopo un aggiornamento del sistema operativo.
Risultato utile:
- ticket di supporto con sintomi e dettagli del dispositivo
- note di risoluzione
- e-mail di follow-up al cliente
- nota interna per il monitoraggio dei problemi ricorrenti
- contesto temporale fatturabile
Questo è lo stesso schema dietro rapporti automatici sugli incidenti da chiamate di supporto.
Chiamata conoscitiva delle vendite
Un acquirente spiega il processo attuale, i tempi di budget, gli elementi bloccanti e i criteri decisionali.
Risultato utile:
- Nota CRM allegata all'opportunità giusta
- compito del passaggio successivo
- bozza di email di follow-up
- obiezioni chiave
- stakeholder e note sulla cronologia
Questo risultato è utile perché cambia ciò che il team può fare dopo.
Dove si inserisce Superscribe
Superscribe Phone è pensato per le aziende in cui le chiamate creano lavoro.
L'obiettivo non è creare una libreria di trascrizioni migliore. L'obiettivo è fare in modo che la chiamata produca un output utilizzabile:
- riassunti
- note CRM
- ticket
- compiti
- follow-up
- aggiornamenti del cliente
- contesto fatturabile
- trasferimenti ad API, agenti e flussi di lavoro interni
La dettatura desktop è ancora importante per il lavoro che avviene dopo la chiamata. Una chiamata può creare l'attività, quindi la dettatura sul desktop aiuta a scrivere l'aggiornamento, a richiedere lo strumento AI, a documentare la correzione o ad acquisire il resto del contesto del progetto.
Questo flusso di lavoro misto è la forma pratica del lavoro aziendale moderno.
Chiama prima. Uscita seconda. Esecuzione terza.
FAQ
Che cos'è un'app per le note delle chiamate aziendali?
Un'app per le note sulle chiamate di lavoro registra o acquisisce le chiamate di lavoro e le trasforma in note utili. Le versioni migliori creano anche riepiloghi, attività, aggiornamenti CRM, ticket, follow-up e altri output strutturati.
Una trascrizione è sufficiente per gli appunti delle chiamate di lavoro?
Di solito no. Una trascrizione è utile come record di origine, ma le aziende necessitano di decisioni, attività, proprietari, scadenze e aggiornamenti di sistema. La trascrizione è la materia prima, non il lavoro finito.
Le note delle chiamate dovrebbero entrare in un CRM?
Se la chiamata è legata a un cliente, potenziale cliente, account o trattativa, sì. Le note CRM sono più utili quando sono allegate al record corretto anziché archiviate in un'app per le note separata.
Cosa dovrebbero cercare innanzitutto le piccole imprese?
Inizia con supporto telefonico, riepiloghi chiari, azioni da intraprendere, routing negli strumenti esistenti, controlli di revisione e impostazioni sulla privacy. Non acquistare uno strumento per le note delle riunioni se il tuo vero flusso di lavoro sono le telefonate non programmate.
L'asporto
La migliore app per le note sulle chiamate aziendali è quella che riduce il lavoro post-chiamata.
Non quello con la trascrizione più lunga.
Non quello con il riassunto più carino.
L'utile app trasforma la chiamata nell'azione successiva: nota CRM, ticket, attività, follow-up, trasferimento o record fatturabile.
È qui che vive il risparmio di tempo.