通話文字起こしアプリを使用すると、文字の壁が増えたり、別の作業が必要になったりすることがあってはなりません。
トランスクリプトは重要です。
しかし、トランスクリプトは単なるソース資料にすぎません。
有用な結果は、通話によって作成された CRM メモ、チケット、フォローアップ電子メール、タスク リスト、引き継ぎ、ケース メモ、または請求コンテキストです。生の文字起こし後にアプリが停止した場合でも、通話後に管理者が表示されます。
電話の文字起こしにコストがかかるのはこの点です。
録音には入っていない。
掃除中。
通話が使用可能になる時期
電話をメモ、タスク、フォローアップに変える
Superscribe Phone は通話をキャプチャし、後でクリーンアップする別のトランスクリプトの代わりに、レビュー済みメモ、CRM 更新、チケット、フォローアップ、請求対象のコンテキストに変換するのに役立ちます。
ショートバージョン
便利な通話文字起こしアプリは、次の質問に答えるのに役立ちます。
- 誰が電話したのか
- なぜ電話がかかってきたのか
- 何を言われたのか
- 何が変わったか
- 約束されたこと
- 次のステップの担当者は誰か
- 出力はどこに行くべきか
- 送信または記録する前に確認する必要があるもの
生のトランスクリプトは記録です。
構造化された出力はワークフローです。
ほとんどの企業はこれ以上のアーカイブを必要としないため、この違いは重要です。記憶が薄れる前に、行動に移すための呼びかけが必要です。
電話の文字起こしはゴールではありません
電話は厄介な仕事のコンテナです。
クライアント呼び出しでは、スコープの変更、フォローアップ電子メール、タスク、CRM メモ、および請求エントリを作成できます。サポート コールでは、チケット、再現手順、顧客の更新、および内部ハンドオフを作成できます。採用活動では、候補者のメモ、スコアカードのコンテキスト、次のステップのリマインダーを作成できます。
通話は 1 回の会話です。
出力はいくつかの作品になります。
だからこそ ビジネス通話のメモ 文字起こしの正確さだけでなく、通話後に何が起こったかによって判断する必要があります。
電話の文字起こしアプリが完全な文字起こしを提供するが、約束を検索し、要約を書き直し、タスクを作成し、メモを別のシステムに貼り付ける必要がある場合、それは最初の層を解決しただけです。
通話後の管理者はまだ残っています。
より良い通話ワークフローの 3 つの層
最適な通話ワークフローには 3 つの層があります。
1. 通話をキャプチャする
キャプチャとは、会話が確認できるほど鮮明に保存されていることを意味します。
メモがワークフローに属する場合
すでに開いているアプリに音声入力します
Superscribe を使用すると、クライアントの更新、タスクのコメント、CRM メモ、プロンプト、フォローアップに、作業を別の文字起こし受信箱に移動することなく使用できます。
ここで文字起こしの精度が重要になります。名前、番号、期限、顧客の言葉遣い、技術的な詳細、異議はすべて、後で問題になる可能性があります。
しかし、キャプチャだけでは次の人に何をすべきかは伝わりません。
彼らに与えるのは原材料だけです。
2. 役立つ部分を構造化する
キャプチャ後、通話を形にする必要があります。
便利な通話出力は次のものに分けられる必要があります。
- 要約
- 決定事項
- アクションアイテム
- 所有者
- 日付
- リスク
- 未解決の質問
- 顧客またはクライアントのコンテキスト
- 請求またはスコープのコンテキスト
この構造により、全体を再生しなくても通話を使用できるようになります。
たとえば、サポート記録には 10 分間のトラブルシューティングが含まれる場合があります。チケットには、影響を受けるアカウント、症状、試した手順、考えられる原因、現在のステータス、約束された更新が必要です。
だからこそ サポートコールにはチケット対応の出力が必要です、単なるトランスクリプトではありません。
3. 出力をルーティングする
最後の層はルーティングです。
CRM メモはアカウントの近くにある必要があります。チケットはサポート キューに存在する必要があります。フォローアップは電子メールで送信できるようにする必要があります。タスクは、作業が割り当てられた場所に配置される必要があります。請求書はクライアント コンテキストに添付されたままにする必要があります。
これは、多くの文字起こしワークフローがスキップする部分です。
彼らはテキストを生成し、クリーンアップキューを渡します。
通話が多いチームにとって、そのキューが実際のコストとなります。
通話文字起こしアプリに求められるもの
選択する前にこのチェックリストを使用してください。
呼び出し元をきれいにキャプチャします
詳細が重要な場合には、信頼できる情報源の記録が必要です。
電話業務の場合、スケジュールされたビデオ会議だけでなく、実際の通話の方法にアプリが適合する必要があることを意味します。重要な作業が電話で始まる場合、キャプチャ フローは電話を直接サポートする必要があります。
構造化された出力を作成します
「概要」以上のものを探してください。
優れた成果物では、決定、約束、所有者、日付、リスク、タスク、システムの更新を特定する必要があります。誰かがそれを運用作業に変換する必要がある場合、美しい段落だけでは十分ではありません。
アクション前のレビューをサポートします
自動化とは、レビューされていないメモをやみくもに顧客のシステムに送り込むことを意味するものではありません。
テキストだけでなく、課金対象となるコンテキストについても
作業中の説明をキャプチャする
Superscribe は、話した内容を使用可能なメモと時間のコンテキストに変換するのに役立ちます。そのため、後のレビューは記憶ではなく記録から始まります。
より安全なワークフローは、キャプチャ、構造化、レビュー、そしてルーティングです。これにより、CRM メモ、チケット、フォローアップが顧客記録の一部になる前に、人間が間違いを発見できるようになります。
仕事が行われる場所に仕事を送ります
通常、最良の出力は、別のアプリの別のメモではありません。
それは、アカウントに関する CRM メモ、適切なキュー内のチケット更新、プロジェクト システム内のタスク、または送信準備ができているフォローアップ ドラフトです。
チームが依然としてすべてをコピーして貼り付ける必要がある場合、アプリは管理者を削除していません。それはそれを動かしました。
請求と引き継ぎのコンテキストを保持します
コンサルタント、代理店、アドバイザー、サポート チームにとって、通話には請求可能な価値があることがよくあります。
アプリは、通話が発生した理由、何が変更されたか、その後の作業を保存するのに役立つ必要があります。それは、背後にあるのと同じロジックです ビジネスコールのフォローアップワークフローの背後にある同じ論理です: 値はトランスクリプト単独ではなく、それによって有効になる次のアクションです。
同意、アクセス、保持を尊重します
通話には、個人の顧客、クライアント、候補者、または患者の情報が含まれる場合があります。
通話を録音または文字起こしする前に、同意要件、保持設定、アクセス制御、削除ワークフロー、機密データの処理方法を確認してください。適切な設定は、所在地、顧客、業界、社内ポリシーによって異なります。
シンプルな出力形式
まだ通話を手動で処理している場合は、この形式を使用してください。
呼び出しコンテキスト
- 電話をかけてきた人または顧客
- アカウント、プロジェクト、チケット、または機会
- 電話の理由
まとめ
何が起こったのかを 2 ～ 4 つの箇条書きで書きます。
決定事項
同意、拒否、変更、延期された内容をリストします。
アクションアイテム
アクションごとに、以下をキャプチャします。
- 担当者
- 次のステップ
- 期日または予定されるタイミング
- 宛先システム
フォローアップドラフト
通話が新しいうちに、顧客向けの要約を書きます。
管理日の前に
すでに行った作業のより明確な痕跡を残す
詳細がまだ新しいうちに要約、請求書のメモ、チケットの更新、またはフォローアップを話してから、同じ場所で作業を続けます。
内部メモ
チームにとって重要だが、顧客には知らせるべきではない詳細をキャプチャします。
請求または範囲のコンテキスト
クライアントの作業では、何を請求する必要があるか、範囲の変更内容、および請求書にどのようなコンテキストを表示する必要があるかをメモします。
このテンプレートは意図的にシンプルになっています。重要なのは、「トランスクリプトがある」から「次に何が起こるかを知っている」に移行することです。
Superscribeの役割
Superscribe Phone は、通話後のワークフロー向けに構築されています。
通話はキャプチャ、文字起こし、構造化、レビューされ、CRM メモ、チケット、タスク、フォローアップ、ハンドオフ、請求コンテキスト、API、OpenAI ワークフロー、またはエージェント パイプラインなどの重要なシステムまたはアクションにルーティングできます。
そのため、基本的な通話文字起こしアプリとは異なります。
基本的な文字起こしの答え:
何が話されたか？
より良い通話ワークフローは次のように答えます。
今何が起こるべきでしょうか？
顧客対応の仕事の場合、2 番目の疑問はお金がどこにあるのかということです。すべての通話が、事後に誰かが完璧なメモを書くことに依存している場合、ここで間違いが発生します。
よくある質問
電話文字起こしアプリとは何ですか？
電話文字起こしアプリは、電話での会話をキャプチャし、音声をテキストに変換します。より便利なバージョンでは、概要、タスク、フォローアップ、CRM メモ、チケット、その他の構造化された出力も作成されます。
ビジネス電話ではトランスクリプトだけで十分ですか?
通常はそうではありません。トランスクリプトには会話が保存されますが、ビジネス上の電話ではフォローアップ作業が必要になることがよくあります。有用な出力は、タスク、CRM メモ、チケット、電子メール、ハンドオフ、または通話から作成された請求コンテキストです。
通話を録音する前に何を確認する必要がありますか?
同意要件、アクセス制御、保持ルール、削除オプション、機密データの処理方法を確認してください。要件は場所、業界、通話の種類によって異なります。
クライアントの仕事に最適な通話文字起こしアプリは何ですか?
最適な方法は、通話後に何が起こるかによって異なります。通話を CRM メモ、チケット、タスク、フォローアップ、請求対象コンテキストにする必要がある場合は、トランスクリプトのみのアーカイブではなくワークフロー ツールを選択してください。
持ち帰り
電話の文字起こしは便利ですが、仕事はそれで終わりではありません。
本当の勝利は、その日が始まる前に、呼び出しを次に使用可能なアーティファクトに変えることです。
現在のプロセスがトランスクリプトで終了しても、クリーンアップ、検索、書き換え、どこか別の場所に貼り付ける必要がある場合、トランスクリプト アプリは仕事の最も簡単な部分だけを実行します。