Anropsnotater som går rett inn i CRM løser et veldig spesifikt problem.

Samtalen avsluttes, men kundeposten er fortsatt tom.

Noen husker innvendingene. Noen husker den lovede oppfølgingen. Noen husker at klienten nevnte en frist, et budsjettproblem eller en støtterisiko.

Så starter neste samtale.

Senere blir CRM-lappen en rekonstruksjonsjobb.

Det er der admin etter samtale blir fra en liten oppgave til en stille skatt på hver klientsamtale.

Når samtaler skal oppdatere kontoen

Gjør samtaleutgang til CRM-klare notater

Superscribe Phone hjelper samtaler med å bli vurderte sammendrag, beslutninger, oppgaver, oppfølginger og kontokontekst i stedet for en annen transkripsjon for å rydde opp senere.

Prøv Superscribe gratis 30 minutter gratis. Ingen kort nødvendig.

Kortversjonen

CRM bør ikke være avhengig av minne.

Etter en kundesamtale, bør de nyttige delene lande nær kontoen, avtalen, billetten eller prosjektet de påvirker.

Det betyr vanligvis:

• en kort oppsummering av samtalen
• kontoen eller kontakten som er involvert
• hva som endret seg
• beslutninger
• innvendinger eller risiko
• lovet oppfølging
• oppgaveeiere
• datoer og frister
• fakturerings- eller omfangskontekst
• neste berøringspunkt

Målet er ikke å lagre flere ord.

Målet er å få neste person på kontoen til å vite hva som har skjedd.

Hvorfor CRM-notater blir hoppet over

De fleste team hopper ikke over CRM-notater fordi de hater prosess.

De hopper over dem fordi samtalen skaper arbeid raskere enn teamet kan skrive det ned.

En byråeier avslutter en kundesamtale og hopper umiddelbart inn i en produksjonsinnsjekk. En konsulent legger på og blir med på en salgssamtale. Et kundeemne tar én presserende kundesamtale, så en annen. CRM-oppdateringen skal skje etter samtalen, men "etter samtalen" er allerede borte.

Det er derfor CRM-notater er ikke transkripsjoner.

En transkripsjon bevarer samtalen. Et CRM-notat endrer kontooppføringen.

Hvis transkripsjonen sitter i ett verktøy og CRM-en sitter et annet sted, må teamet fortsatt gjøre den siste milen for hånd.

CRM-notatet er overleveringen

Et godt CRM-notat er ikke en dagbokoppføring.

Det er en overlevering.

Den skal fortelle neste person:

• hvorfor samtalen skjedde
• hva kunden ønsket
• hva som er endret siden det siste berøringspunktet
• det som ble lovet
• det som fortsatt blokkerer fremgang
• hvem som eier neste steg
• når neste trinn skal skje

Det er forskjellig fra å lime inn en transkripsjon i et notatfelt.

En utskrift kan inneholde svaret. En CRM-notat bør dukke opp.

For eksempel er dette notatet svakt:

Snakket om onboarding og neste trinn.

Denne merknaden er nyttig:

Kunden ønsker onboarding delt i to faser fordi driftsteamet er opptatt frem til 8. juli. Send en kortere utrullingsplan innen tirsdag. Risiko: de kan settes på pause hvis oppsettet krever mer enn én intern eier.

Den andre noten gir kontekst, timing, risiko og neste handling.

Det er den typen output en CRM kan overføre.

Hva "rett inn i CRM" skal bety

"Rett inn i CRM" bør ikke bety å dumpe hvert ord inn i en post.

Det burde bety at anropsutgangen er formet for CRM før den lander der.

HubSpot behandler anrop, notater, møter, oppgaver, e-poster og andre aktivitetstyper som registreringsaktivitet, noe som er nyttig fordi disse interaksjonene hører til i nærheten av relasjonshistorikken (HubSpot kunnskapsbase). Salesforce behandler også loggede anrop som aktivitetsposter, og gir teamene et sted å dokumentere kundesamtaler etter samtalen (Salesforce Hjelp).

Den vanskelige delen er ikke å bevise at CRM-er kan lagre samtaleaktivitet.

Den vanskelige delen er å få den riktige samtaleaktiviteten inn i riktig post mens konteksten fortsatt er fersk.

Det betyr at anropsnotatet skal svare på fire spørsmål før noen klikker på lagre.

Hvilken plate tilhører dette?

Seddelen skal være knyttet til riktig kunde, selskap, mulighet, billett, sak eller prosjekt.

Hvis notatet lander i en generell transkripsjonsinnboks, er det for lett å glemme. Hvis det lander på kontoposten, blir det en del av forholdet.

Hva har endret seg?

Mange samtaler er ikke viktige fordi de skjedde.

De er viktige fordi noe har endret seg.

Byggherren godkjente omfang. Kjøperen reiste en prisbekymring. Kandidaten endret tilgjengelighet. Kunden fant en løsning. Interessenten flyttet fristen.

Denne endringen skal være synlig uten å lese hele samtalen.

Hva trenger handling?

CRM-notatet skal skille fakta fra oppfølginger.

Hvis noen lovet å sende priser, bestill en demo, skriv en billett, oppdater et forslag eller bekrefte en dato, som hører hjemme i notatet som en handling.

Enda bedre, det burde være klart til å bli en oppgave.

Hva bør teamet vite senere?

Noen detaljer er ikke oppgaver, men de betyr likevel.

Budsjettpress. En konkurrent omtale. En følelsesmessig innvending. Et støttemønster. En setning kunden brukte for å beskrive problemet.

Disse detaljene er lett å miste når notater skrives fra minnet.

Hvorfor transkripsjonsførste arbeidsflyter skaper CRM-gjeld

Transcript-første arbeidsflyter føles komplette fordi de skaper en stor artefakt.

Men en stor gjenstand kan skjule verket.

Hvis et team må åpne en transkripsjon, søke etter den nyttige delen, bestemme hva som hører hjemme i kontoposten, skrive den på nytt, lage oppgaver, så lagre alt, administrasjonsbyrden har bare flyttet seg.

Gjelden dukker opp senere som:

• vage kontohistorier
• foreldede muligheter
• oppfølginger som aldri skjer
• overleveringer som avhenger av hukommelsen
• støttebilletter uten samtalekontekst
• kundeløfter mangler i prosjektprotokollen
• regningssedler skrevet dager etter arbeidet

Dette er grunnen til at a forretningsanropsnotater-app bør bedømmes etter utdataene den skaper, ikke bare lyden den tar opp.

Anropsnotatet skal ligge tett opp til arbeidet det berører.

Et praktisk CRM-anropsnotatformat

Hvis teamet ditt fortsatt skriver notater manuelt, bruk et format som er kort nok til å fullføre etter hver samtale.

Prøv dette:

Kontekst

Hvorfor skjedde samtalen?

Eksempel:

Ukentlig innsjekk for levering av klienter for nettstedets migrering.

Endre

Hva er annerledes nå?

Eksempel:

Klienten godkjente lanseringsdatoen, men ønsker at analytisk QA er ferdig før det endelige innholdet passerer.

Avgjørelse

Hva ble bestemt?

Eksempel:

Lanseringen gjenstår 28. juni. Rapporteringsdashbordet flyttes til fase to.

Oppfølging

Hva trenger handling?

Eksempel:

Send revidert lanseringssjekkliste innen mandag. Tildel analyse-QA til Mira. Bekreft omfanget av dashbordet i neste forslag.

Fare

Hva kan bryte planen?

Eksempel:

Juridisk gjennomgang kan forsinke godkjenning av hjemmesidekopi.

Neste berøringspunkt

Når bør neste samtale finne sted?

Eksempel:

Gå gjennom lanseringssjekklisten på onsdagens samtale.

Det er nok til at en annen person forstår kontoen uten å spille av samtalen på nytt.

Hvor Superscribe passer inn

Superscribe er bygget for gapet mellom en samtale og arbeidet som følger.

For telefontunge team er den nyttige arbeidsflyten:

1. Fang inn samtalen.
2. Gjør det om til strukturert utgang.
3. Se gjennom resultatet.
4. Flytt de nyttige delene til CRM, oppgaver, oppfølginger, billetter eller faktureringsnotater.

Det er samme grunn telefonnotater og møtenotater skal ikke behandles som identiske arbeidsflyter.

Møtenotater støtter ofte justering.

Telefonnotater skaper ofte operativt arbeid.

Hvis samtalen endrer en konto, bør CRM reflektere det før dagen spiser detaljene.

Ikke gjør CRM avhengig av minne

Ta opp samtalen mens konteksten er fersk

Bruk Superscribe Phone når samtaler må bli gjennomgåtte kontonotater, oppgaver, oppfølginger og overleveringer som teamet ditt faktisk kan bruke.

Prøv Superscribe gratis Bra for samtaler som skaper arbeid, ikke bare samtalehistorikk.

Testen

Etter neste kundeanrop åpner du CRM-posten og stiller ett spørsmål.

Kan noen andre hente denne kontoen i morgen uten å spørre meg hva som skjedde?

Hvis svaret er nei, er ikke notatet ferdig.

Løsningen er ikke mer transkripsjon.

Det er bedre ruting fra samtale til kontokontekst.

Anropsnotater som går rett inn i CRM handler ikke om å føre perfekte poster. De handler om å holde forholdet brukbart etter at samtalen avsluttes.