商务通话备注应用程序应该让您在挂断电话后更容易处理通话。
这就是整个工作。
如果应用程序只给你一份成绩单，真正的管理员仍然会落在你身上。您仍然需要找到决策、编写 CRM 注释、创建任务、发送后续任务、更新票证并记住应该计费的内容。
通话结束了。工作不是。
对于通话频繁的企业来说，正确的应用程序不会停留在内存上。它将通话转变为结构化工作。
当每次通话都会产生后续跟进时
将业务电话转化为笔记、任务和更新
Superscribe Phone 捕获呼叫、构建输出，并帮助将注释路由到 CRM、票证、后续行动、项目移交和计费上下文中。
简短版本
选择一个可以捕获对话并将其转化为团队接下来需要的工作工件的业务通话记录应用程序。
这通常意味着：
- 清晰的通话摘要
- 客户或客户背景
- 决策
- 承诺的后续行动
- 与业主的任务
- CRM 记录
- 票证或项目更新
- 风险、阻碍因素和后续步骤
- 当呼叫是客户工作时的计费上下文
测试不是“它是否记录通话？”
测试是“下一个人知道该怎么做吗？”
商务通话记录不是会议记录
商务电话通常发生在预定会议之外。
一位客户打电话询问问题。客户要求更改。前景解释了限制。供应商确认日期。候选人给出了薪资期望。支持用户描述了损坏的原因。
这些电话不仅仅是值得记住的事件。
他们创造运营工作。
这就是为什么 电话记录和会议记录 需要不同的工作流程。会议记录可以是共享内存记录。商务电话记录通常需要变成其他东西：
- CRM 更新
- 一项任务
- 工单
- 一封跟进邮件
- 项目笔记
- 交接
- 一条发票条目
如果笔记仍滞留在抄本收件箱中，则说明工作尚未完成。
转录本只是第一层
文字记录很有用。他们保留所说的内容，并在细节重要时为您提供事实来源。
但成绩单并不是业务成果。
没有人愿意阅读完整的通话记录，只是为了得知客户需要重置密码、该机构需要修改提案，或者顾问承诺在周五之前提供定价说明。
强大的通话记录工作流程分为三层：
- 捕捉对话。
- 构建有用的信息。
- 将结果发送到工作发生的地方。
大多数应用程序都对前两个感到满意。
第三层是企业节省最多时间的地方。
这也是普通笔记员开始感到无力的地方。他们总结了这次通话，然后交给你另一个对象来处理。
商务通话笔记应用程序应捕获哪些内容
一份好的商务拜访记录并不是一个漂亮的段落。
这是一个工作包。
至少应包含：
- 谁在通话中
- 为什么会发生这个电话
- 涉及的客户、客户、候选人或帐户
- 问题、请求、机会或决定
- 双方作出的承诺
- 截止日期或提到的日期
- 阻碍因素和风险
- 下一步行动
- 每个动作的所有者
- 需要更新的系统
对于机构和顾问来说，它还应该捕获范围和计费上下文。
对于支持团队来说，它应该捕获症状、尝试的修复、环境详细信息和解决步骤。
对于销售团队来说，它应该捕获买家的语言、反对意见、决策标准和后续步骤。 Read AI 对销售笔记提出了类似的观点：当笔记与正确的机会记录一起存在时，而不是漂浮在其他地方时，它们会更有用（读人工智能).
应用程序不应强迫每个团队采用相同的音符形状。招聘人员电话、支持电话和客户策略电话不会产生相同的输出。
笔记应该放在哪里
最好的商务通话笔记应用程序并不总是具有最漂亮的笔记屏幕的应用程序。
它可以减少您的团队在通话后必须接触的地方的数量。
有用的目的地包括：
- 客户关系管理记录
- 服务台票证
- 项目管理任务
- 客户端更新草稿
- 内部交接笔记
- 销售跟进电子邮件
- 知识库草稿
- 帐单备注
- 自动化工具和代理
该路由很重要，因为呼叫记录的半衰期很短。
通话结束后，上下文就新鲜了。十分钟后，确切的文字已经消失。到了一天结束的时候，笔记就变成了带有时间戳的猜测。
这就是为什么催缴通知单应该靠近记录系统的原因。如果通话涉及帐户，请将输出放入 CRM 中。如果是支持，请创建或更新票证。如果是可计费的客户工作，请在工作仍然显而易见时保留计费上下文。
Superscribe 是围绕这个想法构建的：调用应该成为结构化输出，然后进入下一步发生的工具或工作流程。
要避免什么
避免仅仅因为它记录干净的音频而选择商务通话记录应用程序。
干净的捕捉很重要，但这还不够。
留意这些陷阱：
- 没有动作结构的转录本
- 不将决策与任务分开的摘要
- 无法路由到您使用的工具中的注释
- 不清楚的同意和记录行为
- 通用模板
- 无法检查或更正输出
- 不支持电话通话，仅支持视频会议
- 从呼叫输出到后续工作没有路径
一些电话系统已经包含通话记录功能。例如，RingCentral 记录了受支持设置的自动呼叫注释和呼叫后摘要（RingCentral 支持）。谷歌还在其电话应用程序中为受支持的 Android 设备提供了通话记录（谷歌帮助).
如果它们适合您的设备和手机堆栈，它们会很有用。
但业务工作流程通常需要的不仅仅是保存的笔记。他们需要一种方法将结果发送到 CRM、票据、任务、跟进或内部系统中。
一个简单的购买清单
在选择商务通话备注应用程序之前，请先提出以下问题。
它适用于实际通话吗？
许多人工智能笔记工具首先是为视频会议而构建的。如果您的团队以电话为生，请直接测试该工作流程。
它可以处理呼入和呼出电话吗？它可以使用您的公司号码吗？当电话不在日历上时，它可以工作吗？
它会创建可立即采取行动的输出吗？
该应用程序应该分开：
- 总结
- 决策
- 任务
- 后续行动
- 风险
- 开放式问题
- 系统更新
如果每次通话都变成了模糊的总结，那么您的团队仍然需要稍后进行思考。
它可以在工作发生的地方发送注释吗？
这是最大的实际差异。
位于单独应用程序中的通话记录很容易被忘记。附加到帐户、票证、任务或客户端线程的调用注释是可用的。
对于已经拥有工作流程的团队来说，路由并不是一个额外的好处。这就是重点。
人类可以审查输出吗？
AI笔记应该减少管理，而不是消除判断。
您仍然需要审查敏感细节、承诺、定价、法律语言和客户承诺。该应用程序应该使审查变得容易，而不是将输出隐藏在您无法检查的自动化背后。
它符合您的风险水平吗？
通话中可能包含私人信息。在采用任何通话记录应用程序之前，请检查录音、同意、保留、访问和删除的工作方式。
这对于顾问、律师、招聘人员、医疗保健相关企业以及处理敏感客户数据的支持团队尤其重要。
工作流程示例
这就是“好”在实践中的样子。
代理客户来电
客户要求对主页进行两次更改，将发布日期推迟一周，并提到定价页面仍需要法律部门批准。
有用的输出：
- 更改启动日期的项目说明
- 主页更改的两个任务
- 法律批准的风险说明
- 确认新时间表的后续电子邮件
- 客户线索的计费上下文
IT 支持电话
客户致电，因为 VPN 在操作系统更新后停止工作。
有用的输出：
- 包含症状和设备详细信息的支持票
- 决议说明
- 给客户的后续电子邮件
- 用于跟踪重复问题的内部说明
- 计费时间上下文
这后面也是同样的模式 来自支持电话的自动事件报告.
销售发现电话
买家解释他们当前的流程、预算时间、阻碍因素和决策标准。
有用的输出：
- CRM 注释附在合适的机会上
- 下一步任务
- 后续电子邮件草稿
- 主要反对意见
- 利益相关者和时间表说明
该输出很有用，因为它改变了团队下一步可以做什么。
Superscribe 的定位
Superscribe Phone 专为通过通话创造工作的企业而打造。
目标不是创建更好的转录库。目标是使调用产生可用的输出：
- 摘要
- CRM 记录
- 工单
- 任务
- 后续行动
- 客户更新
- 可计费的上下文
- 切换到 API、代理和内部工作流程
桌面听写对于通话后的工作仍然很重要。呼叫可以创建任务，然后桌面听写帮助编写更新、提示 AI 工具、记录修复或捕获项目上下文的其余部分。
这种混合工作流程是现代商业工作的实际形态。
先打电话。输出第二。执行第三。
常见问题
什么是商务通话备注应用程序？
商务通话笔记应用程序记录或捕获商务通话并将其转化为有用的笔记。更好的版本还可以创建摘要、任务、CRM 更新、票证、跟进和其他结构化输出。
文字记录足以作为商务通话记录吗？
通常不会。文字记录可用作源记录，但企业需要决策、任务、所有者、截止日期和系统更新。成绩单是原材料，而不是完成的作品。
通话记录应该进入 CRM 吗？
如果电话与客户、潜在客户、帐户或交易相关，可以。当 CRM 注释附加到正确的记录而不是存储在单独的注释应用程序中时，它们会更有用。
小型企业首先应该寻找什么？
从电话支持、清晰的摘要、操作项目、路由到现有工具、审查控制和隐私设置开始。如果您的真正工作流程是计划外的电话，请不要购买会议记录工具。
外卖
最好的商务通话记录应用程序是一款可以减少通话后工作的应用程序。
不是最长的抄本。
不是一个总结最漂亮的人。
有用的应用程序将呼叫转化为下一个操作：CRM 注释、票证、任务、跟进、移交或计费记录。
这就是节省时间的地方。