كان لديك 6 مكالمات اليوم. كم عدد عناصر العمل التي تتذكرها فعلاً؟

هذه هي المشكلة الحقيقية.

ليست مسألة وجود نص مكتوب في مكان ما. ليست مسألة ما إذا كان مسجل المكالمات قد عمل. ليست مسألة ما إذا كانت الذكاء الاصطناعي قد حول صوتك إلى نص بدقة 96 بالمئة.

المشكلة هي أن كل مكالمة مع عميل تخلق عملاً، ومعظم المستقلين ما زالوا يعتمدون على الذاكرة لمتابعة هذا العمل.

تنهي مكالمة، تنتقل إلى المكالمة التالية، ترد على رسالتين، تصلح شيئًا صغيرًا لعميل، وبحلول وقت متأخر من بعد الظهر تبدأ التفاصيل في التداخل. أي عميل طلب العرض المعدل بحلول الخميس؟ من طلب Loom؟ أي مكالمة انتهت بـ "أرسل لي نطاق العمل المحدث" وأي واحدة انتهت بـ "دعنا ننتظر حتى الشهر القادم"؟

هكذا يتم فقدان إنتاجية العمل. هكذا يتراكم العمل غير المدفوع. هكذا تخلق مكالمات العملاء قيمة في اللحظة لكنها تسبب فوضى بعدها.

ملاحظات المكالمات التلقائية للمستقلين من المفترض أن تحل هذه المشكلة. معظم الأدوات تحل الطبقة الأولى فقط.

النص المكتوب ليس هو نفسه المتابعة

الكثير من أدوات ملاحظات المكالمات تتوقف عند النسخ فقط.

يبدو ذلك مفيدًا حتى تحاول فعلاً العمل من نص خام.

النص يعطيك كل شيء بالترتيب الذي قيل به. هذا ليس هو نفسه إعطاؤك ما يهم. المستقلون لا يحتاجون إلى جدار من الحوار. يحتاجون إلى الأجزاء التي تحرك العمل إلى الأمام:

• ما طلبه العميل
• ما تغير عن نطاق العمل الأصلي
• ما وعدت بإرساله
• ما يجب أن يحدث بعد ذلك
• أي جزء من المكالمة كان عملاً يمكن فوترة العميل عليه

إذا أعطاك الأداة نصًا وتركتك لتنظيفه لاحقًا، فلا يزال لديك عمل إداري. لقد وفرت الكتابة، لكنك لم تحل المشكلة الحقيقية.

لهذا السبب يجرب العديد من المستقلين أدوات الملاحظات الذكية لمدة أسبوع، ثم يعودون بهدوء إلى الملاحظات المبعثرة، نصف الذاكرة، والتنقيب عن الفواتير في نهاية الأسبوع.

لماذا يفقد المستقلون تفاصيل مكالمات العملاء بسهولة كبيرة

المشكلة ليست في الكسل. إنها تبديل السياق.

نادراً ما يحظى المستقلون برفاهية معالجة مكالمة واحدة بالكامل قبل بدء الشيء التالي. تتبع مكالمة العميل مكالمة أخرى، رسالة في Slack، إصلاح خطأ، فاتورة، أو مسودة عرض. يتم تأجيل خطوة تدوين الملاحظات قليلاً، ثم أكثر قليلاً، حتى لا تحدث بشكل صحيح أبداً.

بحلول ذلك الوقت، تكون تعيد بناء المحادثة من شظايا.

هذا مؤلم بشكل خاص عندما تخلق مكالماتك عملاً للتسليم والعمل الإداري في نفس الوقت. يمكن لمكالمة عميل مدتها 30 دقيقة أن تولد:

• بريد إلكتروني واحد
• ثلاث مهام عمل
• تغيير نطاق واحد
• سطر فاتورة مستقبلي واحد
• مهمة للأسبوع المقبل من السهل نسيانها

إذا كانت عمليتك تعتمد على تذكر كل ذلك لاحقاً، فهذه العملية معطلة.

ما يجب أن تفعله ملاحظات المكالمات التلقائية الجيدة فعلاً

بالنسبة للمستقلين، يجب أن تعمل ملاحظات المكالمات التلقائية على أربع طبقات.

الطبقة 1: التقاط المكالمة بوضوح. تحتاج إلى الكلمات بينما التفاصيل لا تزال طازجة.

الطبقة 2: تنظيم ما يهم. يجب أن يتحول الناتج إلى ملاحظات قابلة للاستخدام، وليس نصاً ضخماً عليك إعادة قراءته.

الطبقة 3: تحويل المكالمة إلى متابعة. يجب أن تغادر بخطوات واضحة تالية، وليس وعداً بتنظيف الأمور لاحقاً.

الطبقة 4: ترك أثر للفوترة. إذا خلقت المكالمة نطاقاً، أو عملاً للتسليم، أو إدارة للعميل، يجب أن يكون تسجيل العمل أسهل بينما لا تزال التفاصيل طازجة.

هذا يعني أن الأداة المناسبة يجب أن تساعدك على الانتقال من المكالمة إلى:

• ملخص
• مهام العمل
• متابعة العميل
• العمل المسجل
• وضوح الخطوة التالية

تتوقف معظم الأدوات عند الطبقة 1 أو 2. لهذا السبب تبدو مثيرة للإعجاب في العروض التوضيحية ومخيبة للآمال في العمل الحقيقي.

سير العمل الأفضل: تدوين الملاحظات أثناء الحديث، وليس التنظيف بعده

أنظف سير عمل ليس "التسجيل أولاً، التنظيم لاحقاً".

هو التقاط المخرجات المفيدة أثناء المكالمة أو فور انتهائها، قبل أن يختفي السياق.

بالنسبة للمستقلين، هذا يعني عادة أحد أمرين:

1. تحدث ملاحظات قصيرة ومنظمة أثناء المكالمة أو بعدها مباشرة
2. إملاء المخرجات الحية بينما لا تزال المحادثة طازجة

هذا أفضل بكثير من فتح تطبيق منفصل مليء بالتسجيلات التي تعد نفسك بتنظيفها لاحقاً.

واقعيًا، لا يأتي وقت "لاحقًا" أبداً.

عندما تهبط الكلمات مباشرة حيث تعمل، تخلق المكالمة أثرها الخاص. أنت لا تبني مهمة إدارية ثانية. أنت تنهي الأولى بشكل صحيح.

كيف يتناسب Superscribe مع هذا سير العمل

Superscribe مفيد هنا لأنه ليس مبنيًا على سير عمل التسجيل ثم اللصق.

تضغط على اختصار وتتحدث. تظهر الكلمات مباشرة في أي حقل تستخدمه بالفعل.

قد يكون ذلك:

• تطبيق الملاحظات الخاص بك
• مدير المهام
• مسودة بريد إلكتروني
• حقل في CRM
• سجل عميل
• تذكرة أو سجل عمل

هذا مهم لأن المستقلين لا يحتاجون إلى صندوق وارد آخر مليء بالنصوص المكتوبة. يحتاجون أن تهبط مخرجات المكالمة حيث يحدث الإجراء التالي بالفعل.

Superscribe يتتبع الوقت أثناء حديثك، وهذا مهم عندما تؤدي مكالمة العميل مباشرة إلى عمل قابل للفوترة. بدلاً من محاولة تذكر ما حدث وكم استغرق لاحقًا، تخلق أثرًا قابلاً للاستخدام في الوقت الحقيقي.

الفكرة بسيطة: النص المكتوب ليس كافيًا. الجزء المفيد هو الانتقال من المحادثة المنطوقة إلى سير عمل حي ومنظم دون إضافة المزيد من التنظيف.

متى يكون هذا مهمًا أكثر

تساعد الملاحظات التلقائية للمكالمات أكثر عندما يكون يومك كالتالي:

• عدة مكالمات عملاء متتالية
• مشاريع ذات نطاق متغير
• مهام مخرجات حية سهلة النسيان
• الفوترة التي تعتمد على إعادة بناء ما حدث
• العمل الإداري الذي يستمر في التسرب إلى المساء

إذا كنت قد أنهيت يومك وأنت تعلم أنك ناقشت عملاً مهمًا لكنك لا تتذكر تمامًا ما كان يخص من، فهذه هي فئة المشكلة التي تحاول حلها.

هذا هو نفس السبب الذي يجعل العديد من المستقلين يبحثون في النهاية عن طرق أفضل لـ تتبع عمل العملاء بدون مؤقتات ولماذا تستمر سير العمل الخاصة بالمهن، مثل أفضل تطبيق إملاء للمحامينفي الظهور مع نفس المشكلة: الالتقاط مفيد فقط عندما يقلل من إعادة البناء لاحقًا.

ما الذي يجب البحث عنه في تطبيق ملاحظات المكالمات كمستقل

إذا كنت تقارن الأدوات، اطرح سؤالًا أضيق من "هل يقوم بنسخ المكالمات؟"

اسأل:

• هل يساعدني على تذكر ما يهم؟
• هل يقلل من أعمال التنظيف؟
• هل يجعل الإخراج المباشر أسرع؟
• هل يترك أثرًا قابلاً للاستخدام للفوترة؟
• هل يتناسب مع الأدوات التي أستخدمها بالفعل؟

إذا كان الجواب فقط "يعطيك نسخة مكتوبة"، استمر في البحث.

جربه

إذا كانت مكالمات العملاء تتحول إلى ملاحظات مبعثرة وإخراج مباشر مفقود، فالمشكلة ليست أنك بحاجة إلى المزيد من التسجيلات. أنت بحاجة إلى سير عمل يحول المحادثة إلى إجراء قبل أن تختفي التفاصيل.

شاهد كيف يعمل Superscribe على superscribe.io.

إذا كان عملك يحدث عبر المكالمات، شاهد سير عمل الهاتف هنا: superscribe.io/calls/it-support.