MSPs Intake Calls
MSPs Intake Calls, ohne späteren Aufräumaufwand
Wenn Erstgespräche immer wieder Nachbereitungsstau erzeugen, hilft Superscribe, diese Verzögerung zu reduzieren, solange der Kontext noch frisch ist.
Verwende deine echte Telefonnummer, um den Anruf-Workflow zu testen. Keine neuen Apps für deine Kunden.
Die ersten fünf Minuten eines Intake Calls entscheiden über die nächsten fünf Stunden Arbeit. Für MSPs beginnt hier die eigentliche Arbeit. Ein Kunde erklärt das Problem. Du hörst zu, stellst klärende Fragen und beginnst, einen Plan zu erstellen. Die technische Lösung ist oft der einfache Teil. Der schwierige Teil folgt danach: das Gespräch in ein sauberes Ticket, genaue Notizen und eine abrechenbare Aufzeichnung umzuwandeln.
Das ist die Dokumentationsstrafe. Du löst das Problem des Kunden, musst dann aber den gesamten Kontext aus dem Gedächtnis rekonstruieren. Details gehen verloren. Zeit wird abgerundet. Die Lücke zwischen dem Anruf und dem Ticket bremst den gesamten Supportprozess aus. Wenn der Anruf nicht beim ersten Mal genau erfasst wird, zahlst du später mit Aufräumarbeit dafür.
Superscribe wurde entwickelt, um diese Lücke zu schließen. Es ist eine Sprachschicht, die während des Anrufs die wichtigen Details erfasst, damit du sie danach nicht rekonstruieren musst.
Probieren Sie es im echten Workflow aus
Verwandeln Sie das nächste Kundengespräch in eine fertige Nachbereitung
Nutzen Sie Superscribe bei einem echten Kundengespräch. Das Gespräch wird zu Notizen, Aufgaben, Nachverfolgung und abrechenbarem Kontext – ganz ohne Nachbearbeitung.
Die hohen Kosten von „Wir schreiben es später auf“
Für MSPs sind Intake Calls hochriskante Informationsübertragungen. Der Kunde hat den Problemkontext, und du musst ihn sauber extrahieren, um das Problem effizient zu lösen. Der manuelle Prozess, während der Diagnose eines technischen Problems Notizen zu machen, ist grundlegend fehlerhaft. Du bist in diesem Moment entweder ein großartiger Techniker oder ein großartiger Notiznehmer – selten beides.
Das führt zu einigen häufigen Problemen:
- Verlorene Details: Kleine, aber wichtige Fakten, die der Kunde erwähnt, werden vergessen, wenn das Ticket erstellt wird. Das kann dazu führen, dass du dem Kunden dieselben Fragen erneut stellen musst oder einen falschen Diagnoseweg einschlägst.
- Verzögerte Triage: Die Zeit, die benötigt wird, um Notizen zu schreiben und ein formelles Ticket zu erstellen, ist Zeit, in der das Problem nicht gelöst wird. Bei dringenden Problemen ist diese Verzögerung inakzeptabel.
- Inkonsistente Aufzeichnungen: Tickets, die aus dem Gedächtnis geschrieben werden, variieren in der Qualität. Die Notiz eines Technikers „Benutzer kann sich nicht anmelden“ ist bei einem anderen eine detaillierte Beschreibung der Fehlermeldung, der Browserversion und der letzten Änderungen. Diese Inkonsistenz erschwert es, Muster zu erkennen oder Probleme weiterzugeben.
- Nicht berechnete Zeit: Die 10-15 Minuten, die für ein erstes Aufnahmegespräch aufgewendet werden, werden oft nicht abgerechnet. Es wird als „nur ein kurzes Gespräch“ abgetan, aber diese Gespräche summieren sich im Team und über den Monat hinweg.
Das Kernproblem ist, dass die wertvollsten Informationen – die eigenen Worte des Kunden – verloren gehen, sobald das Gespräch endet. Alles, was danach folgt, ist eine weniger genaue Kopie.
Ein telefonzentrierter Ansatz zur Erfassung der Arbeit
Ich habe Superscribe entwickelt, weil ich es leid war, am Monatsende meine eigenen Stunden zu schätzen. Ich durchforstete E-Mails und Notizen, um zusammenzusetzen, woran ich gearbeitet hatte. Ich wusste, dass ich Geld verlor. Die ursprüngliche Idee war eine Telefon-App, die Kundenanrufe automatisch erfassen kann. Ich gab das vor Jahren auf, weil es zu schwierig schien, sie zu bauen.
In den nächsten Jahren baute ich andere Sprachtools. Jedes lehrte mich etwas Neues. Als ich schließlich automatische Zeiterfassung zur Haupt-Desktop-App hinzufügte, wurde mir klar, was fehlte. Ich brauchte diese Telefon-App für echte Kundengespräche, damit der gesamte Arbeitsablauf ohne zusätzliche Schritte verbunden ist.
Der Beweis kam auf einem Flug. Ich nutzte meine reguläre Telefonnummer, um über das WLAN im Flugzeug Geschäftsanrufe zu tätigen. Superscribe erfasste die Anrufe, transkribierte sie und schickte strukturierte Notizen direkt in mein Arbeitssystem. Agenten kümmerten sich um die nächsten Schritte, ohne dass ich etwas tun musste. Früher war das eine Fantasie. Jetzt ist es die Funktionsweise des Produkts. Das ist das Tool, das ich mir immer gewünscht habe. Für MSPs bedeutet das, dass Sie sich während eines Aufnahmegesprächs auf den Kunden konzentrieren können, in dem Wissen, dass das Rohmaterial für das Ticket für Sie erfasst wird.
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Ein praktischer Leitfaden zum Strukturieren von Gesprächsnotizen und Aufgaben, damit nichts verloren geht. Rohtranskripte werden in fertige Arbeit verwandelt.
Wie Superscribe MSPs Intake Calls verarbeitet
Superscribe ist keine weitere App, die Ihre Kunden herunterladen müssen. Es funktioniert mit Ihrer bestehenden Telefonnummer. Wenn ein Kunde anruft, behandeln Sie den Anruf wie jeden anderen. Der Unterschied liegt im Hintergrund.
- Das Gespräch erfassen: Superscribe fängt den Anruf ab und zeichnet die Audiodaten auf. Beide Seiten des Gesprächs werden klar erfasst.
- Transkribieren und Strukturieren: Der Anruf wird sofort transkribiert. Das System erkennt und verarbeitet mehrere Sprachen. Dieses Rohtranskript ist die verlässliche Quelle.
- Strukturierte Ergebnisse erstellen: Dies ist der entscheidende Schritt. Der Rohtext wird in ein strukturiertes Format umgewandelt. Sie können festlegen, was Sie brauchen: eine Zusammenfassung, wichtige Punkte, Kundendetails, Aufgaben oder sogar einen ersten Entwurf eines Support-Tickets.
- Weiterleitung an Ihr System: Die strukturierte Ausgabe kann dorthin gesendet werden, wo Sie sie benötigen. Sie kann per API, Webhook oder E-Mail weitergeleitet werden, um einen Entwurf in Ihrem PSA zu erstellen, ein CRM zu aktualisieren oder einen Kanal in Slack oder Teams zu benachrichtigen.
Das Ziel ist, den Kontext aus Ihrem Kopf in Ihr System zu bekommen – mit so wenig manuellem Aufwand wie möglich. Der Techniker, der den Anruf entgegengenommen hat, kann dann ein vorausgefülltes Ticket überprüfen und genehmigen, statt eines von Grund auf neu zu schreiben.
Von gesprochenen Worten zu gelösten Tickets
Stellen Sie sich vor, ein Kunde ruft wegen eines Netzwerkproblems an. Er beschreibt die Symptome, was er versucht hat und wann es angefangen hat. Sie hören zu und lenken das Gespräch.
Wenn Sie auflegen, wartet bereits eine strukturierte Notiz.
- Kunde: John Smith, ABC Corp
- Problem: „Das Internet ist für das ganze Büro ausgefallen.“
- Symptome: Externe Seiten sind nicht erreichbar. Interner Dateiserver ist zugänglich.
- Beginn: Ungefähr 9:15 Uhr.
- Fehlerbehebung: Hauptfirewall neu gestartet, keine Änderung.
- Nächster Schritt: Techniker soll Firewall-Protokolle und ISP-Verbindungsstatus prüfen.
Das ist nicht nur ein Transkript; es ist ein arbeitsbereites Asset. Die Zeit des Anrufs wird protokolliert. Das erste Ticket wird entworfen. Die Arbeit kann sofort beginnen, basierend auf einer perfekten Aufzeichnung des ersten Berichts. Das beseitigt den Dokumentationsengpass und lässt dein Team sich auf die Problemlösung konzentrieren.
Teste das bei deinem nächsten Anruf
Öffnen Sie Ihr nächstes Ticket mit Ihrer Stimme
Bearbeite deinen nächsten Intake-Anruf mit Superscribe. Sieh, wie Notizen, Kontext und Zeit erfasst werden, ohne dass du dich vom Kunden abwenden musst.
Häufig gestellte Fragen
Müssen meine Kunden eine App installieren? Nein. Deine Kunden rufen deine reguläre Geschäftstelefonnummer an. Für sie ändert sich nichts. Die Arbeit passiert auf deiner Seite.
Wie steht es um Datenschutz und Datensicherheit? Alle Daten werden sicher verarbeitet. Wir verstehen die sensible Natur von Kundengesprächen und haben das System so gestaltet, dass diese Informationen geschützt sind. Du kontrollierst, wohin die Ausgabe gesendet wird.
Integriert sich das direkt mit ConnectWise oder Autotask? Superscribe liefert strukturierte Ausgaben, die in jedes System geleitet werden können, das Eingaben per API, Webhook oder E-Mail akzeptiert. Obwohl es keine direkte One-Click-Integration ist, ermöglicht es dir, flexible Workflows zu erstellen, die Entwurfstickets und Notizen direkt in dein PSA oder andere Tools einspeisen.
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Nutzen Sie Superscribe, um Worte, Kontext, nächste Schritte und Zeit zu erfassen, während die Arbeit noch läuft.
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