एजेंसियों के लिए टाइमशीट के पीछे पूरे सप्ताह न भागने वाला टाइम ट्रैकिंग
मैंने Superscribe इसलिए बनाया क्योंकि हर महीने के अंत में अपने घंटे अनुमान लगाने से थक गया था।
मैं ईमेल, कोड, चैट संदेश और यादृच्छिक नोट्स देखता था ताकि याद कर सकूं कि मैंने वास्तव में क्या किया था। नंबर कभी सही नहीं होते थे और मुझे पता था कि मैं पैसा खो रहा हूं।
एक व्यक्ति के लिए यह दर्दनाक था।
एजेंसी स्तर पर, यह और भी खराब हो जाता है।
क्योंकि अब समस्या केवल आपकी याददाश्त की नहीं है। यह सभी की आंशिक याददाश्त का जोड़ है।
एक क्लाइंट स्ट्रैटेजिस्ट किकऑफ कॉल करता है। एक अकाउंट मैनेजर रिकैप भेजता है। एक विशेषज्ञ कुछ छोटे सुधार करता है। कोई स्कोप को अनब्लॉक करने के लिए कॉल में कूदता है। कोई बिल करने योग्य समय छुपाने की कोशिश नहीं कर रहा है। विवरण बस लोगों और टूल्स में बिखर जाता है जब तक कि रिकवरी बहुत महंगी न हो जाए।
इसी वजह से पाउला की प्रतिक्रिया मेरे लिए खास थी।
वह टीम के ROI की परवाह करती थीं। वह कई लोगों के बीच खोए हुए बिल करने योग्य घंटों को वापस पाने की परवाह करती थीं। और क्योंकि बहुत सारा एजेंसी काम कॉल्स पर शुरू होता है, वह VoIP कॉल लॉगिंग को भी उसी सिस्टम का हिस्सा मानती थीं।
8 लोगों वाली एजेंसी के लिए, ये बिखरी हुई 5 कॉल्स प्रति दिन × लगभग 20 मिनट की सफाई हर हफ्ते 8+ खोए हुए प्रशासनिक घंटे आसानी से बना सकती हैं। यही एजेंसियों के लिए असली टाइम-ट्रैकिंग समस्या है।
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एजेंसियां एक बड़ी गलती में घंटे नहीं खोतीं
वे उन्हें छोटे-छोटे हैंडऑफ्स में खो देती हैं।
यहां कुछ मिनट। वहां एक त्वरित अपडेट। एक कॉल सारांश जो कभी प्रोजेक्ट लॉग तक नहीं पहुंचता। फोन पर चर्चा की गई एक बदलाव अनुरोध जो तीन अलग-अलग लोगों के लिए काम बन जाती है।
पारंपरिक टाइम ट्रैकिंग हर व्यक्ति से कहती है कि वे बाद में अपनी हिस्सेदारी याद रखें और रिकॉर्ड करें।
कभी-कभी यह काम करता है।
अक्सर यह साप्ताहिक पीछा बन जाता है।
आप टीम से रिक्त स्थान भरने को कहते हैं। वे अपनी पूरी कोशिश करते हैं। अंतिम टाइमशीट काफी साफ-सुथरी दिखती है। लेकिन हर कोई जानता है कि कुछ असली काम कभी दर्ज नहीं हुआ।
वह खोया हुआ विवरण एजेंसी मालिकों की अपेक्षा से ज्यादा मार्जिन को नुकसान पहुंचाता है।
मेरे पास कॉल-कैप्चर का विचार था जब बाकी वर्कफ़्लो मौजूद नहीं था।
तीन साल पहले मेरे दिमाग में एक फोन ऐप का विचार आया जो अपने आप क्लाइंट कॉल पकड़ सके।
मैंने उस समय इसे छोड़ दिया क्योंकि यह बहुत मुश्किल लग रहा था। उसके बाद के वर्षों में मैंने अन्य वॉइस टूल्स बनाते रहे। हर एक ने मुझे कुछ नया सिखाया।
जब मैंने मुख्य ऐप में स्वचालित समय ट्रैकिंग जोड़ी तो मुझे वह गायब हिस्सा दिखा। मुझे असली क्लाइंट कॉल्स के लिए वह फोन ऐप चाहिए था ताकि सब कुछ बिना अतिरिक्त काम के जुड़ जाए। उन सभी वॉइस प्रोजेक्ट्स के बाद जवाब आखिरकार स्पष्ट हो गया। नए AI टूल्स ने जो कभी बहुत मुश्किल लगता था उसे व्यावहारिक बना दिया।
वह क्रम महत्वपूर्ण है।
क्योंकि एजेंसियों को एक और अलग कॉल टूल या एक और अलग टाइमशीट टूल की जरूरत नहीं है।
उन्हें कॉल, नोट, समय, और फॉलो-अप चाहिए जो जुड़े रहें।
सामान्य एजेंसी वर्कफ़्लो तीन जगह टूटता है।
पहला, कॉल काम बनाते हैं लेकिन हमेशा विश्वसनीय लॉग नहीं।
दूसरा, फॉलो-अप ईमेल, डॉक्यूमेंट्स, Slack, CRM, और प्रोजेक्ट टूल्स में बिखर जाता है।
तीसरा, बिलेबल रिकवरी बाद में होती है, जब संदर्भ पहले से कमजोर होता है।
पाउला की टीम ROI पर बात बिल्कुल सही है। समस्या केवल यह नहीं कि एक नोट अच्छा है या नहीं। समस्या यह है कि सिस्टम पूरी टीम को वह काम वापस पाने में मदद करता है जो अन्यथा गायब हो जाता।
एजेंसियों के लिए बेहतर टाइम ट्रैकिंग कैसा महसूस होना चाहिए।
यह लोगों का पीछा करने जैसा कम और काम के निशान छोड़ने जैसा ज्यादा महसूस होना चाहिए।
वह निशान अलग-अलग जगहों से शुरू हो सकता है:
- एक क्लाइंट कॉल
- टीम के सदस्यों के बीच वॉइस अपडेट
- एक बोला गया प्रोजेक्ट नोट
- स्कोप बदलाव के बाद एक त्वरित सारांश
- अगले व्यक्ति के खाते को छूने से पहले एक हैंडऑफ
अगर वे पल सही सिस्टम में साफ-सुथरा संरचित आउटपुट बन जाते हैं, तो वे याददाश्त पर निर्भर नहीं रहते।
यह शुक्रवार को टाइमशीट भरने से बहुत अलग अनुभव है।
Superscribe जो अलग करता है
यह वह टूल है जो मैं हमेशा चाहता था।
आप बोलते हैं। साफ शब्द उसी ऐप में दिखते हैं जिसका आप उपयोग कर रहे हैं। समय, नोट्स और अगले कदम अपने आप पृष्ठभूमि में होते हैं। कोई टाइमर नहीं। कोई अनुमान नहीं। बस अच्छा काम जो गिना जाता है।
एजेंसियों के लिए, इसका मतलब दो जुड़े हुए स्तर हैं।
डेस्कटॉप स्तर बोली गई अपडेट्स, नोट्स, सारांश, और समय-संवेदनशील काम को संभालता है जो आपकी टीम पहले से उपयोग कर रही है।
फोन लेयर असली फोन नंबर पर असली क्लाइंट कॉल्स को संभालता है, ताकि उन बातचीतों को भी लिखा जा सके, साफ किया जा सके, संरचित किया जा सके, और सही वर्कफ़्लो में भेजा जा सके।
डेस्कटॉप लेयर बोले गए अपडेट्स, नोट्स, सारांश, और समय-संवेदनशील काम को संभालता है जो आपकी टीम पहले से उपयोग कर रही है।
दोनों का मिश्रित उपयोग महत्वपूर्ण होता है।
यह कनेक्शन एजेंसियों के लिए बहुत मायने रखता है।
क्योंकि काम एक जगह नहीं होता।
फ्लाइट उदाहरण इसलिए मैं फोन साइड पर भरोसा करता हूँ।
सबसे अच्छा सबूत एक फ्लाइट पर मिला।
मैंने हवाई जहाज के Starlink वाई-फाई पर अपने नियमित फोन नंबर से सामान्य व्यावसायिक कॉल की। कॉल्स को लिखा गया, साफ़ किया गया, संरचित आउटपुट में बदला गया, और सीधे मेरे कार्य प्रणाली में भेजा गया। एजेंट्स ने फिर बिना मेरी किसी इनपुट के अगले कदम संभाले।
यह पहले सिर्फ एक इच्छा थी। अब यह उत्पाद का तरीका है।
पाउला की दुनिया के लिए, इसका मतलब है कि क्लाइंट की बातचीत किसी एक व्यक्ति के दिमाग में याद के रूप में खत्म नहीं होनी चाहिए। यह साझा, संरचित ऑपरेशनल आउटपुट बन सकती है जो मार्जिन की सुरक्षा के लिए तेज़ी से तैयार हो।
जहाँ एजेंसी ROI वास्तव में बेहतर होता है।
लोगों को ज्यादा दबाव डालने से नहीं।
बल्कि जितना वैध काम बिना गिने रह जाता है उसे कम करने से।
जब एजेंसियां उस अंतर को कम करती हैं, तो वे आमतौर पर एक साथ तीन चीजें सुधारती हैं:
- इनवॉइस की सटीकता
- टीम की दृश्यता
- फॉलो-थ्रू की गति
इसीलिए मैं सोचता हूँ कि एजेंसी टाइम ट्रैकिंग को सिर्फ अनुपालन की समस्या नहीं, बल्कि वर्कफ़्लो डिज़ाइन की समस्या के रूप में देखा जाना चाहिए।
एक और टाइमशीट सिरदर्द के बजाय क्या चुनें
यदि आपको मुख्य रूप से चाहिए तो क्लासिक एजेंसी टाइम टूल चुनें:
- रिपोर्ट्स
- उपयोग डैशबोर्ड
- अनुमोदन फ्लो
- मानक टाइमशीट नियंत्रण
यदि आपको मुख्य रूप से चाहिए तो Superscribe चुनें:
- असली फॉलो-थ्रू से जुड़ा कॉल लॉगिंग
- बिखरे हुए बिल योग्य विवरण की बेहतर रिकवरी
- लोगों के बीच तेज़ हैंडऑफ़
- बोले गए अपडेट जो सीधे आपके सिस्टम में आते हैं
- एक ऐसा वर्कफ़्लो जो काम को ट्रैक करता है बिना हर किसी से बाद में याद करने को कहे
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ईमानदार निष्कर्ष
एजेंसी टाइम ट्रैकिंग आमतौर पर इनवॉइस निकलने से बहुत पहले फेल हो जाती है।
यह हैंडऑफ़ में फेल होती है। रीकैप में फेल होती है। उस कॉल में फेल होती है जो तीन लोगों के लिए काम बन गई। उन छोटे-छोटे हिस्सों में फेल होती है जिन्हें कोई लॉग नहीं करता क्योंकि हर कोई पहले से ही आगे बढ़ रहा होता है।
यही समस्या है जिसे मैंने Superscribe को हल करने के लिए बनाया है।
अगर आपकी एजेंसी टाइमशीट्स का पीछा करते-करते थक गई है और फिर भी बिल योग्य घंटे छूट रहे हैं, तो समाधान केवल सख्त लॉगिंग नहीं है।
यह काम को खुद गिनने का एक बेहतर तरीका है।
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उन टीमों के लिए जो बिना ज्यादा पीछा किए बिल योग्य विवरण चाहते हैं
देखें कि एजेंसी का काम खुद कैसे ट्रैक कर सकता है
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