एजेंसियों के लिए डिक्टेशन का मतलब यह नहीं है कि सभी को टाइप करने के बजाय बोलना है।

यह गलत वादा है।

एजेंसी का काम किनारों पर टूटता है: क्लाइंट कॉल के बाद, Slack हैंडऑफ के दौरान, प्रोजेक्ट अपडेट के अंदर, प्रस्ताव नोट्स के बीच, और उस व्यक्ति के बीच जिसने संदर्भ सुना और उस व्यक्ति के बीच जिसे उस पर कार्रवाई करनी है।

डिक्टेशन का उपयोगी संस्करण विचार को तब तक कैद करता है जब तक कि यह ताजा है और इसे वहां रखता है जहां टीम पहले से ही काम कर रही है।

किसी अन्य रिकॉर्डर इनबॉक्स में नहीं।

किसी ऐसे ट्रांसक्रिप्ट्स के फोल्डर में नहीं जिसे कोई नहीं खोलता।

क्लाइंट नोट, कार्य, CRM क्षेत्र, प्रोजेक्ट अपडेट, प्रस्ताव टिप्पणी, GitHub मुद्दा, Linear टिकट, ईमेल ड्राफ्ट, या हैंडऑफ संदेश में जहां अगला कदम वास्तव में होता है।

यदि एजेंसी का संदर्भ लीक होता रहता है

उपकरण में डिक्टेट करें जो पहले से खुला है

Superscribe सक्रिय इनपुट फ़ील्ड में लाइव डिक्टेशन स्ट्रीम करता है, ताकि क्लाइंट नोट्स और हैंडऑफ वहां पहुंच सकें जहां काम जारी है।

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एजेंसियाँ हैंडऑफ में समय खोती हैं

एक छोटी एजेंसी शायद ही कभी एक प्रोजेक्ट खोती है क्योंकि किसी ने नोट्स नहीं लिए।

गड़बड़ अधिक सूक्ष्म होती है।

स्ट्रेटेजिस्ट एक बाधा को याद करता है। डेवलपर एक तकनीकी अवरोध सुनता है। खाता प्रमुख एक फॉलो-अप का वादा करता है। डिज़ाइनर एक पसंद को पकड़ता है जो कभी भी ब्रीफ में नहीं आती। एक क्लाइंट कॉल में कुछ महत्वपूर्ण कहता है, फिर टीम दो दिन बाद इसे याददाश्त से पुनर्निर्माण करने की कोशिश करती है।

यही कारण है कि एजेंसी का काम शोरगुल बन जाता है:

• क्लाइंट संदर्भ एक व्यक्ति के सिर में रहता है
• कार्य टिप्पणियाँ कार्य के पीछे के कारण को चूक जाती हैं
• Slack अपडेट बिल योग्य विवरण खो देते हैं
• प्रस्ताव पुराने अनुमानों का पुन: उपयोग करते हैं
• फॉलो-अप याददाश्त पर निर्भर करते हैं
• अंतिम चालान को समझाने की आवश्यकता होती है जिसे किसी ने कैद नहीं किया

एक ट्रांसक्रिप्ट अकेले इसे ठीक नहीं करता।

महंगा हिस्सा यह नहीं है कि क्या कहा गया था, बल्कि यह है कि एक स्पष्ट ग्राहक बातचीत को तीन अस्पष्ट कार्यों और एक फॉलो-अप में बदलना है जिसका कोई मालिक नहीं है।

एक ट्रांसक्रिप्ट बताती है कि क्या कहा गया था। एजेंसी टीमों को उपयोगी कार्य आउटपुट की आवश्यकता होती है: अगले कदम, निर्णय नोट्स, दायरे का संदर्भ, हैंडऑफ़ विवरण, और वह संक्षिप्त व्याख्या जो अगले व्यक्ति को बिना वही सवाल पूछे आगे बढ़ने में मदद करती है।

सर्वश्रेष्ठ डिक्टेशन कार्य सतह पर उतरता है।

एजेंसियों के लिए, गंतव्य महत्वपूर्ण है।

यदि एक ग्राहक एक नई लैंडिंग पेज सेक्शन के लिए कहता है, तो नोट कार्य या ब्रीफ में होना चाहिए। यदि एक डेवलपर दायरे की समस्या देखता है, तो व्याख्या परियोजना थ्रेड में होनी चाहिए। यदि एक खाता लीड को फॉलो-अप करने की आवश्यकता है, तो ड्राफ्ट ईमेल या CRM में होना चाहिए। यदि एक डिज़ाइनर को संदर्भ की आवश्यकता है, तो नोट संपत्ति या टिकट के पास होना चाहिए।

इसलिए लाइव डिक्टेशन रिकॉर्ड-फिर-साफ़ करने वाले उपकरणों से अलग है।

रिकॉर्ड-फिर-ट्रांसक्राइब एक दूसरा काम बनाता है:

1. विचार को रिकॉर्ड करें
2. ट्रांसक्रिप्ट का इंतज़ार करें
3. सही उपकरण खोलें
4. उपयोगी भाग को कॉपी करें
5. इसे संपादित करें
6. याद रखें कि यह किस ग्राहक से संबंधित है
7. उम्मीद करें कि हैंडऑफ़ अभी भी समझ में आता है

एजेंसियों के पास पहले से ही पर्याप्त समन्वय कार्य है।

एक बेहतर कार्यप्रवाह छोटा है: कर्सर को उस स्थान पर रखें जहां नोट होना चाहिए, संदर्भ बताएं, और आगे बढ़ें।

यदि डिक्टेशन एक और जगह बनाने के लिए है, तो यह विफल हो जाता है। एजेंसी ऑपरेटरों को बोलने वाले संदर्भ की आवश्यकता होती है ताकि यह Slack अपडेट, Linear या GitHub मुद्दों, प्रस्ताव बुलेट्स, ग्राहक ईमेल, और फॉलो-अप कार्यों के रूप में उतर सके।

एजेंसी टीमों को क्या डिक्टेट करना चाहिए

सर्वश्रेष्ठ एजेंसी डिक्टेशन उपयोग के मामले लंबे मोनोलॉग नहीं होते।

ये छोटे ग्राहक संदर्भ के टुकड़े होते हैं जो आमतौर पर गायब हो जाते हैं:

• “ग्राहक चाहता है कि तुलना तालिका ऊपर हो क्योंकि खरीद विभाग बार-बार प्रमाण मांग रहा है।”
• “यह अनुरोध दायरे को बदलता है क्योंकि मूल ब्रीफ में केवल एक एकीकरण शामिल था।”
• “हम केस स्टडी प्रकाशित करने से पहले मार्टा से कानूनी स्वीकृति के बारे में फॉलो-अप करें।”
• “डेव के लिए एक कार्य जोड़ें: मूल्य निर्धारण पृष्ठ की कॉपी नए वार्षिक योजना नामकरण पर निर्भर करती है।”
• “इनवॉइस नोट: कॉल में एनालिटिक्स डिबगिंग और अभियान हस्तांतरण शामिल हैं, केवल स्थिति नहीं।”

ये नोट छोटे हैं, लेकिन ये काम की रक्षा करते हैं।

ये अगले व्यक्ति को समझने में मदद करते हैं कि कुछ क्यों महत्वपूर्ण है। ये क्लाइंट अपडेट को स्पष्ट बनाते हैं। ये दोहराए गए प्रश्नों को कम करते हैं। ये भविष्य के आपको बेहतर ट्रेल देते हैं जब कोई क्लाइंट पूछता है कि किसी कार्य में अपेक्षा से अधिक समय क्यों लगा।

उन एजेंसियों के लिए जो रिटेनर, प्रोजेक्ट, या मिश्रित घंटे के काम के आधार पर बिल करती हैं, वह ट्रेल महत्वपूर्ण है। यह बताने में मदद करता है कि क्या बदला, टीम ने ऐसा क्यों किया, और किस क्लाइंट संदर्भ ने काम को प्रभावित किया।

आपने काम किया। टीम को बस इतना संदर्भ चाहिए कि वे उपयोगी बने रहने के लिए पर्याप्त समय तक जीवित रह सकें।

उन क्लाइंट नोट्स के लिए जिन्हें यात्रा करनी है

क्यों को कैद करें, केवल शब्दों को नहीं

Superscribe का उपयोग करें ताकि आप एजेंसी के उपकरणों में सीधे हैंडऑफ, क्लाइंट अपडेट, कार्य संदर्भ, और इनवॉइस नोट्स को डिक्टेट कर सकें जो आपकी टीम पहले से ही उपयोग कर रही है।

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डिक्टेशन कॉल से पहले और बाद में उपयोगी है

क्लाइंट कॉल बहुत सारा एजेंसी काम उत्पन्न करते हैं। कॉल स्वयं एक सारांश, कार्य सूची, CRM नोट, फॉलो-अप ईमेल, या प्रोजेक्ट अपडेट बन सकता है।

यह कार्यप्रवाह का फोन पक्ष है। एक कॉल को याददाश्त परीक्षण नहीं बनना चाहिए।

लेकिन काम कॉल के बाद भी जारी रहता है। कोई प्रस्ताव लिखता है। कोई प्रोजेक्ट बोर्ड को अपडेट करता है। कोई क्लाइंट उत्तर का मसौदा तैयार करता है। कोई टीम को परिवर्तन समझाता है। कोई बताता है कि दायरा क्यों बदला।

यही वह जगह है जहाँ डेस्कटॉप डिक्टेशन मदद करता है।

फोन कॉल बातचीत को पकड़ता है। लाइव डिक्टेशन उस कार्यान्वयन संदर्भ को पकड़ता है जो उसके बाद आता है।

यदि आप गहरे कॉल कार्यप्रवाह को चाहते हैं, तो पढ़ें फोन कॉल से ऑटोमैटिक सारांश और कार्य. यदि समस्या फॉलो-थ्रू है, क्लाइंट कॉल से एक्शन आइटम कभी न खोने का तरीका क्रियाकलाप-आइटम पक्ष को कवर करता है। एकल क्लाइंट काम के लिए, क्लाइंट काम के लिए वॉइस नोट्स यह निकटतम चचेरा भाई है।

जब कॉल खत्म हो जाता है लेकिन काम नहीं होता

फॉलो-अप संदर्भ को उपयोगी नोट्स में बदलें

Superscribe एजेंसी टीमों को प्रोजेक्ट अपडेट, क्लाइंट जवाब, और हैंडऑफ नोट्स को सीधे उन जगहों पर डिक्टेट करने की अनुमति देता है जहाँ फॉलो-थ्रू होता है।

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Superscribe कहां फिट बैठता है

Superscribe लाइव डिक्टेशन है जो आप बोलते समय किसी भी सक्रिय इनपुट फ़ील्ड में स्ट्रीम करता है।

एजेंसी के काम के लिए, इसका मतलब है कि नोट सीधे में जा सकता है:

• एक प्रोजेक्ट-प्रबंधन कार्य
• एक CRM फ़ील्ड
• एक Slack या Teams अपडेट
• एक क्लाइंट ईमेल
• एक प्रस्ताव दस्तावेज़
• एक GitHub या Linear मुद्दा
• एक हैंडऑफ नोट
• एक चालान स्पष्टीकरण

मुख्य लाभ 'तेज़ टाइपिंग' नहीं है।

लाभ है कम संदर्भ हानि।

एजेंसी का काम छोटे-छोटे निर्णयों से भरा होता है जो क्षण में स्पष्ट होते हैं और बाद में पुनः प्राप्त करना महंगा होता है। डिक्टेशन तब मदद करता है जब यह उन निर्णयों को पकड़ता है इससे पहले कि वे धुंधले हो जाएं और उन्हें उस जगह रखता है जहाँ अगला व्यक्ति उनका उपयोग कर सके।

यह डिक्टेशन का एजेंसी संस्करण है।

और अधिक नोट नहीं।

बेहतर-स्थापित संदर्भ।

यदि आपकी एजेंसी ग्राहक संदर्भ पर चलती है

बोलने वाले संदर्भ को उपयोगी बनाएं इससे पहले कि यह लीक हो जाए

Superscribe एजेंसी ऑपरेटरों को ग्राहक निर्णय, हैंडऑफ, और फॉलो-अप नोट्स को सीधे उस जगह पर पकड़ने में मदद करता है जहाँ काम जारी रहता है।

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एक सरल परीक्षण: यदि एक नोट कल पुनः प्राप्त करने में महंगा हो जाएगा, तो इसे आज उसी जगह डिक्टेट करें जहाँ यह संबंधित है।