आईटी सपोर्ट इंटेक कॉल्स
आईटी सपोर्ट इंटेक कॉल्स, बाद में सफाई के बिना
अगर Intake कॉल्स लगातार रिकैप कर्ज बना रही हैं, तो Superscribe उस देरी को कम करने में मदद करता है जब संदर्भ अभी भी सक्रिय होता है।
कॉल वर्कफ़्लो का परीक्षण करने के लिए अपना असली फोन नंबर इस्तेमाल करें। आपके क्लाइंट्स के लिए कोई नया ऐप नहीं।
इंटेक कॉल खत्म होती है। उपयोगकर्ता को सुना गया महसूस होता है। आपने समस्या का मूल ठीक कर दिया है। फिर काम का दूसरा, बिना भुगतान वाला हिस्सा शुरू होता है: टिकट बनाने के लिए पूरी बातचीत को याद से फिर से बनाना। आप अपनी नोट्स से PSA पर टैब करते हैं, उपयोगकर्ता द्वारा बताए गए सटीक त्रुटि कोड, विशिष्ट हार्डवेयर मॉडल, और दी गई समयरेखा को याद करने की कोशिश करते हैं।
इस प्रशासनिक सफाई पर बिताया गया हर मिनट अगली टिकट पर बिताए जाने वाले मिनट से कम है। यह लगातार एक बोझ है, एक ऐसा स्रोत जहां महत्वपूर्ण विवरण हर गुजरते सेकंड के साथ कमजोर होते जाते हैं। अगर कॉल खुद टिकट के लिए सत्य का स्रोत हो? अगर उपयोगकर्ता से बात करने की क्रिया ही दस्तावेज़ तैयार कर दे?
यही मूल अंतर है। काम करने के बाद दस्तावेज़ बनाने के बजाय, दस्तावेज़ीकरण काम करते हुए होता है। के दौरान काम।
इसे असली वर्कफ़्लो पर आज़माएं
अगली सपोर्ट कॉल को एक पूरा टिकट बनाएं
एक असली क्लाइंट कॉल पर Superscribe का उपयोग करें। कॉल नोट्स, कार्य, फॉलो-अप, और बिल योग्य संदर्भ बन जाती है बिना सफाई के।
“मैं इसे बाद में दस्तावेज़ बनाऊंगा” की असली कीमत
हम सभी खुद से कहते हैं कि कॉल के तुरंत बाद इसे लिख लेंगे। लेकिन फिर एक और कॉल आती है, या कोई उच्च प्राथमिकता की चेतावनी आती है। “बाद में” दिन के अंत तक पहुँच जाता है। तब तक, आप कुछ अस्पष्ट नोट्स से 10 मिनट की बातचीत को पुनः बनाना कोशिश कर रहे होते हैं।
यह सिर्फ अप्रभावी नहीं है। यह महंगा भी है।
- विवरण की हानि: छोटी-छोटी बातें सबसे पहले खो जाती हैं। क्या वह ZT410 था या ZT411 प्रिंटर? क्या उपयोगकर्ता ने कहा कि समस्या मंगलवार से शुरू हुई या बुधवार से? ये विवरण अक्सर तेज समाधान की कुंजी होते हैं, और अनुमान लगाना एक जुआ है।
- समय की बर्बादी: औसत उद्योग स्तर भी खराब है, लेकिन IT में यह और भी खराब है। एक पांच मिनट की इंटेक कॉल आसानी से पंद्रह मिनट के दस्तावेज़ीकरण और टिकट निर्माण सत्र में बदल सकती है। यह आपके समय पर 3 गुना टैक्स है।
- संदर्भ स्विचिंग: डायग्नोस्टिक माइंडसेट से डॉक्यूमेंटेशन माइंडसेट में जाना एक मुश्किल संदर्भ परिवर्तन है। यह आपके फ्लो को तोड़ देता है। आपको समस्याओं को हल करना बंद करना पड़ता है और पहले से हुई बातचीत के लिए स्टेनोग्राफर बनना पड़ता है।
हम आईटी सपोर्ट इंटेक कॉल्स को बिना देरी के कैसे संभालते हैं
लक्ष्य पुनर्निर्माण चरण को खत्म करना है। जब कोई उपयोगकर्ता सपोर्ट के लिए आपका नंबर कॉल करता है, तो बातचीत खुद एक संरचित संसाधन बन जानी चाहिए जिसे आप तुरंत उपयोग कर सकें। यह सिर्फ कच्चे ट्रांसक्रिप्ट पाने के बारे में नहीं है - वह तो बस एक और टेक्स्ट की दीवार है जिसे प्रोसेस करना होता है।
सही वर्कफ़्लो सरल है। कॉल होती है। जब आप लाइन पर होते हैं, Superscribe बातचीत के हर मोड़ को कैप्चर करता है। आप फोन काटते ही सेकंडों में यह सिर्फ ट्रांसक्राइब नहीं होता, बल्कि संरचित डेटा में प्रोसेस हो जाता है।
कल्पना करें कि आप फोन काटते ही आपके पास JSON ऑब्जेक्ट तैयार हो जिसमें उपयोगकर्ता का नाम, बताई गई समस्या, उल्लेखित हार्डवेयर, और चर्चा किए गए कार्य आइटम हों। आप टिकट नहीं लिखते। आप बस उस डेटा की समीक्षा करते हैं और उसे रूट करते हैं जो कॉल ने पहले ही बना दिया है।
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मैंने इसे इसलिए बनाया क्योंकि मैं बिल योग्य संदर्भ खोता रहता था
मैंने Superscribe इसलिए बनाया क्योंकि मैं हर महीने के अंत में अपने घंटों का अनुमान लगाने से थक गया था। आपके लिए समस्या और भी तत्काल है। यह सिर्फ घंटों की बात नहीं है - यह सपोर्ट घटना के महत्वपूर्ण विवरण खोने की बात है।
मैं ईमेल, कोड, और यादृच्छिक नोट्स देखता था यह याद करने के लिए कि मैंने वास्तव में क्लाइंट के लिए क्या किया था। नंबर कभी सही नहीं होते थे। लेकिन आईटी सपोर्ट के लिए दांव ज्यादा बड़ा है। एक विवरण भूलना सिर्फ 15 मिनट के बिल योग्य समय को खोना नहीं है - यह उपयोगकर्ता की समस्या के समाधान के समय को दोगुना कर सकता है।
तीन साल पहले, मेरे दिमाग में एक फोन ऐप का आइडिया आया था जो अपने आप क्लाइंट कॉल्स को पकड़ सके। उस वक्त मैंने इसे छोड़ दिया क्योंकि यह बहुत मुश्किल लग रहा था। उसके बाद के वर्षों में, मैंने अन्य वॉइस टूल्स बनाते रहे। हर एक ने मुझे भाषण को संरचित डेटा में बदलने के बारे में कुछ नया सिखाया।
सबसे अच्छा सबूत एक फ्लाइट पर मिला। मैंने अपने सामान्य फोन नंबर से प्लेन के Starlink Wi-Fi पर सामान्य बिजनेस कॉल्स कीं। कॉल्स लिखी गईं, साफ़ की गईं, संरचित आउटपुट में बदली गईं, और सीधे मेरे वर्क सिस्टम में भेज दी गईं। एजेंट्स ने फिर बिना मेरी किसी मदद के अगले कदम संभाले। यह पहले सिर्फ एक इच्छा थी। अब यही उत्पाद का तरीका है।
यह वह टूल है जो मैं हमेशा अपने काम के लिए चाहता था। आप बोलते हैं। संदर्भ कैप्चर हो जाता है। समय, नोट्स, और अगले कदम अपने आप पृष्ठभूमि में हो जाते हैं। कोई टाइमर नहीं। कोई अनुमान नहीं। बस अच्छा काम जो सही तरीके से गिना और दस्तावेजीकृत होता है।
कच्ची कॉल से संरचित टिकट तक
ट्रांसक्रिप्ट टिकट नहीं होता। असली काम बातचीत को संरचित, क्रियाशील डेटा में बदलना है जिसे आपके अन्य सिस्टम समझ सकें। Superscribe इस अंतर को पाटने के लिए बनाया गया है। लक्ष्य है साफ डेटा सीधे आपके वर्कफ़्लो में भेजना, चाहे वह PSA हो, CRM हो, या एक साधारण टिकटिंग सिस्टम।
यह संरचित आउटपुट को API, MCP, वेबहुक, या यहां तक कि फॉर्मेटेड ईमेल के माध्यम से रूट करके काम करता है। आप नियम बना सकते हैं जो विशिष्ट तत्वों- यूजरनेम, डिवाइस मॉडल, एरर कोड, टिकट नंबर- को निकालकर आपके गंतव्य सिस्टम के फील्ड्स से मैप करें।
यहाँ एक व्यावहारिक उदाहरण है:
| यूजर कहता है… | संरचित आउटपुट (JSON) |
|---|---|
| “हाय, मैं John हूँ अकाउंटिंग से। मेरा यूजर ID jsmith है, और मेरा लैपटॉप- Dell Latitude 7420- नए ऑफिस प्रिंटर से कनेक्ट नहीं हो रहा।” | {"caller": "John", "department": "accounting", "user_id": "jsmith", "device_type": "laptop", "device_model": "Dell Latitude 7420", "issue": "cannot connect to printer"} |
| “यह मुझे एक एरर दे रहा है, कोड 0x00000709। मैंने पहले ही प्रिंटर और लैपटॉप दोनों को रीबूट करने की कोशिश की है।” | {"error_code": "0x00000709", "steps_taken": ["rebooted printer", "rebooted laptop"]} |
यह JSON वेबहुक के माध्यम से भेजा जा सकता है ताकि एक नया टिकट बनाया जा सके, जिसमें सभी मुख्य जानकारी पहले से भरी हो, इससे पहले कि आप अपने ब्राउज़र पर टैब स्विच करें।
रिकैप कर्ज खत्म करें
अपने अगले Intake कॉल पर इसे आज़माएं
सपोर्ट कॉल्स को याददाश्त से फिर से बनाने की जरूरत नहीं। काम चल रहा हो तब ही शब्दों, संदर्भ और अगले कदमों को स्वचालित रूप से कैप्चर करें।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
क्या मेरे क्लाइंट्स या एंड-यूज़र्स को कोई नया ऐप इंस्टॉल करना होगा? नहीं। आप अपना असली, मौजूदा फोन नंबर इस्तेमाल करते हैं। उनके लिए यह एक सामान्य फोन कॉल है। कोई नया ऐप इंस्टॉल करने या लिंक क्लिक करने की जरूरत नहीं है।
यह एक्सेंट्स या अलग भाषाओं को कैसे संभालता है? सिस्टम में स्वचालित, बहुभाषी भाषा पहचान है। यह बोली जा रही भाषा की पहचान करता है और सही मॉडल का उपयोग करके उसे सटीक रूप से ट्रांसक्राइब करता है।
क्या मैं कॉल डेटा को अपने मौजूदा PSA या टिकटिंग सिस्टम में रूट कर सकता हूँ? हाँ। Superscribe को संरचित डेटा (जैसे JSON) आउटपुट करने के लिए डिज़ाइन किया गया है जिसे किसी भी आधुनिक सिस्टम के API या वेबहुक इनपुट के साथ भेजा जा सकता है। आप नोट्स, टास्क, और टिकट फ़ील्ड्स को ConnectWise, Autotask, HaloPSA, और अन्य टूल्स में इन मानक कनेक्शनों के माध्यम से रूट कर सकते हैं।
संबंधित पाथ्स
Superscribe
याददाश्त से कॉल फिर से बनाना बंद करें
Superscribe का उपयोग करें ताकि काम अभी हो रहा हो तब शब्द, संदर्भ, अगले कदम, और समय कैप्चर किया जा सके।
कॉल से शुरू करें