msps प्रोजेक्ट अपडेट्स
MSPs प्रोजेक्ट अपडेट्स, बाद में सफाई के बिना
अगर प्रोजेक्ट अपडेट्स बार-बार रिकैप डेब्ट बनाते हैं, तो Superscribe उस देरी को कम करने में मदद करता है जब तक संदर्भ अभी भी सक्रिय है।
कॉल वर्कफ़्लो का परीक्षण करने के लिए अपना असली फोन नंबर इस्तेमाल करें। आपके क्लाइंट्स के लिए कोई नया ऐप नहीं।
प्रोजेक्ट अपडेट एक अच्छी तरह से किए गए काम पर अंतिम टैक्स है। आप क्लाइंट की तकनीकी समस्या हल करते हैं - एक फायरवॉल नियम, एक सर्वर पैच, एक उपयोगकर्ता एक्सेस समस्या - और इनाम मिलता है प्रशासनिक सफाई का ढेर। आपको लिखना होता है कि आपने क्या किया, टिकट अपडेट करना होता है, समय लॉग करना होता है, और क्लाइंट को ईमेल करना होता है। संदर्भ पहले ही धुंधला हो रहा होता है। असली काम खत्म हो चुका होता है, लेकिन कागजी कार्रवाई अभी शुरू हुई है।
यह गति पर एक टैक्स है। यह आपको समस्या को कुशलता से हल करने के लिए दंडित करता है। जितनी जल्दी आप चीजें ठीक करते हैं, उतनी ही अधिक दस्तावेज़ीकरण की देनदारी बढ़ती है। यह ऐसा लगता है जैसे आपने अपने क्लाइंट को जल्दी ऑनलाइन लाने के लिए स्पीडिंग टिकट मिला हो। अगर यह चक्र परिचित लगता है, तो यह MSP मॉडल की एक संरचनात्मक समस्या है। समाधान बाद में कागजी कार्रवाई में बेहतर होना नहीं है। समाधान है कागजी कार्रवाई के चरण को पूरी तरह खत्म करना।
इसे असली वर्कफ़्लो पर आज़माएं
अगली क्लाइंट कॉल को पूरा फॉलो-अप में बदलें
Superscribe का उपयोग एक असली क्लाइंट कॉल पर करें। कॉल नोट्स, टास्क, फॉलो-अप, और बिल योग्य संदर्भ में बदल जाती है बिना सफाई के।
“मैं बाद में अपडेट कर दूंगा” की उच्च लागत
हर MSP तकनीशियन “मैं बाद में अपडेट कर दूंगा” जाल को जानता है। आप एक रफ्तार पर हैं, एक टिकट से दूसरे टिकट पर जा रहे हैं। तकनीकी चुनौतियां दिलचस्प हैं। प्रशासनिक काम नहीं। इसलिए आप खुद से वादा करते हैं कि दिन के अंत में नोट्स पकड़ लेंगे।
लेकिन “बाद में” की एक कीमत होती है।
- विवरण खो जाते हैं: सटीक त्रुटि संदेश, आपने जो विशेष सेटिंग बदली, समस्या का क्लाइंट का सटीक विवरण - ये विवरण उस समय सबसे स्पष्ट होते हैं। कुछ घंटे बाद, ये धुंधले सारांश बन जाते हैं। अस्पष्ट टिकट नोट्स उस अगले तकनीशियन की मदद नहीं करते जो उस सिस्टम को छूता है।
- समय गोल किया जाता है: वह त्वरित सुधार वास्तव में कितना समय लेता था? क्या यह सात मिनट था या पंद्रह? जब आप अपनी दिनचर्या को याद से पुनर्निर्मित कर रहे होते हैं, तो आप बिल योग्य समय के हिस्से खो सकते हैं। यह सब जोड़ता है।
- क्लाइंट अपडेट्स में देरी होती है: क्लाइंट पुष्टि का इंतजार कर रहा है कि काम पूरा हो गया है। एक त्वरित, विस्तृत अपडेट विश्वास बनाता है। दिन के अंत का सारांश एक बाद की सोच जैसा लगता है।
मूल समस्या यह है कि दस्तावेज़ीकरण अलग से होता है। काम फोन पर या सिस्टम पर होता है। काम का रिकॉर्ड एक अलग ऐप में, अलग समय पर होता है। यही अंतर है जहां दक्षता कम हो जाती है।
MSPs के लिए बेहतर वर्कफ़्लो प्रोजेक्ट अपडेट्स
अगर प्रोजेक्ट अपडेट एक अलग कदम न हो? अगर बातचीत हो अपडेट हो? अधिकांश प्रोजेक्ट अपडेट एक फोन कॉल से शुरू या खत्म होते हैं। क्लाइंट चेक-इन के लिए कॉल करता है, या आप फिक्स की पुष्टि के लिए उन्हें कॉल करते हैं। यह बातचीत सबसे मूल्यवान संदर्भ होती है।
Superscribe के साथ, वह फोन कॉल सत्य का स्रोत बन जाती है।
- कॉल होती है: आपका क्लाइंट आपके नियमित बिजनेस फोन नंबर पर कॉल करता है। कोई खास ऐप्स नहीं, कोई मीटिंग लिंक नहीं। बस एक सामान्य फोन कॉल।
- संदर्भ कैप्चर किया जाता है: Superscribe कॉल को पृष्ठभूमि में रिकॉर्ड और ट्रांसक्राइब करता है। यह रिकॉर्ड करता है कि किसने क्या कहा, तकनीकी विवरण और क्लाइंट की पुष्टि सहित।
- आउटपुट संरचित होता है: ट्रांसक्रिप्ट को स्वचालित रूप से संरचित डेटा में बदला जाता है - सारांश, कार्रवाई आइटम, मुख्य निर्णय, और समय लॉग।
- वर्कफ़्लो जारी रहता है: यह संरचित आउटपुट सीधे आपके सिस्टम में वेबहुक या एजेंट्स के माध्यम से भेजा जा सकता है। यह बिना आपकी टाइपिंग के ड्राफ्ट टिकट अपडेट, क्लाइंट ईमेल, या समय प्रविष्टि बना सकता है।
दस्तावेज़ीकरण काम का एक उपोत्पाद बन जाता है, न कि एक अलग, मैनुअल कार्य जो घंटों बाद किया जाता है। अंतर बंद हो जाता है।
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पोस्ट-कॉल क्लीनअप चेकलिस्ट प्राप्त करें
सपोर्ट कॉल संदर्भ को साफ टिकट, क्लाइंट अपडेट, और बिल योग्य समय रिकॉर्ड में बदलने के लिए एक सरल फ्रेमवर्क, बिना मैनुअल प्रयास के।
मैंने इसे इसलिए बनाया क्योंकि मुझे भी सफाई करना पसंद नहीं है
मैंने Superscribe इसलिए बनाया क्योंकि हर महीने के अंत में अपने घंटे अनुमान लगाने से मैं थक चुका था। एक डेवलपर के रूप में, मैं ईमेल, कोड, चैट संदेश और यादृच्छिक नोट्स देखता था ताकि याद कर सकूं कि मैंने वास्तव में क्या किया। नंबर कभी सही नहीं होते थे और मुझे पता था कि मैं पैसे खो रहा हूँ। यह काम करने के लिए सजा जैसा लगता था।
तीन साल पहले मेरे दिमाग में एक फोन ऐप का विचार आया जो स्वचालित रूप से क्लाइंट कॉल पकड़ सके। मैंने उस समय इसे छोड़ दिया क्योंकि यह बहुत मुश्किल लग रहा था। मैंने अन्य वॉइस टूल्स बनाना जारी रखा, और हर एक ने मुझे कुछ नया सिखाया।
जब मैंने मुख्य डेस्कटॉप ऐप में स्वचालित समय ट्रैकिंग जोड़ी, तो गायब हिस्सा स्पष्ट हो गया। असली मूल्य केवल नोट्स डिक्टेट करने में नहीं था - बल्कि बोले गए काम को बिना किसी रुकावट के बिल योग्य घटना से जोड़ने में था। मुझे एहसास हुआ कि मुझे असली क्लाइंट कॉल्स के लिए वह फोन ऐप चाहिए ताकि सब कुछ बिना अतिरिक्त मेहनत के जुड़ जाए। नए AI टूल्स ने जो कभी बहुत मुश्किल लगता था उसे व्यावहारिक बना दिया।
सबसे अच्छा प्रमाण एक उड़ान में मिला। मैंने अपने सामान्य फोन नंबर से प्लेन के Starlink Wi-Fi पर सामान्य बिजनेस कॉल कीं। कॉल्स लिखी गईं, साफ़ की गईं, संरचित आउटपुट में बदली गईं और सीधे मेरे कार्य प्रणाली में भेज दी गईं। एजेंट्स ने फिर बिना मेरी किसी इनपुट के अगले कदम संभाले। यह पहले सिर्फ एक इच्छा थी। अब यह उत्पाद का तरीका है।
यह वह टूल है जिसकी मैं हमेशा चाहता था। आपके क्लाइंट कॉल्स। काम पूरा होता है। समय, नोट्स, और अगले कदम अपने आप पृष्ठभूमि में होते हैं। कोई टाइमर नहीं। कोई अनुमान नहीं। बस अच्छा काम जो गिना जाता है। यह उन सभी के लिए है जो बाद में कागजी काम करने के बजाय समस्या-समाधान मोड में रहना चाहते हैं।
प्रोजेक्ट अपडेट्स को स्वचालित बनाना
कैप्चर-फर्स्ट मॉडल पर स्विच करना आपके व्यवहार में बड़ा बदलाव नहीं मांगता। यह टूलिंग में एक समायोजन है। याददाश्त पर भरोसा करने के बजाय, आप एक ऐसे सिस्टम पर भरोसा करते हैं जिसकी याददाश्त परफेक्ट होती है।
व्यावहारिक रूप में यह इस तरह दिखता है:
- कॉल से पहले: कुछ नहीं बदलता।
- कॉल के दौरान: आप अपने क्लाइंट के साथ सामान्य बातचीत करते हैं। आप चाहें तो उम्मीदें सेट करने के लिए कह सकते हैं “Superscribe इस कॉल का सारांश भेजेगा।”
- कॉल के बाद: एक सारांश और ट्रांसक्रिप्ट लगभग तुरंत उपलब्ध होती है। एक एजेंट को इस आउटपुट को लेकर आपके PSA के लिए फॉर्मेट करने के लिए कॉन्फ़िगर किया जा सकता है। उदाहरण के लिए: “क्लाइंट [Client Name] के लिए HaloPSA में [Call Duration] अवधि के साथ एक टाइम एंट्री बनाएं और नोट में [Call Summary] डालें।”
यह आपके टूल स्टैक में एक और टूल जोड़ने के बारे में नहीं है। यह एक ऐसे टूल का उपयोग करने के बारे में है जो आपके मौजूदा सिस्टम्स को बेहतर, तेज़ और अधिक सटीक जानकारी प्रदान करता है।
अपने अगले अपडेट पर इसे आज़माएं
अगला टिकट खोलें और इस वर्कफ़्लो का परीक्षण करें
अपने अगले क्लाइंट स्टेटस कॉल पर Superscribe का उपयोग करें। कॉल को नोट्स, टास्क, और बिल योग्य संदर्भ में बिना सफाई के देखें।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
क्या यह मेरा PSA या टिकटिंग सिस्टम बदल देता है? नहीं। Superscribe कोई PSA नहीं है। यह एक कैप्चर टूल है जो आपके मौजूदा सिस्टम्स को डेटा प्रदान करता है। यह आपके PSA (जैसे ConnectWise, Autotask, या HaloPSA) में जाने वाले डेटा को स्रोत पर कैप्चर करके तेज़ और अधिक सटीक बनाता है। लक्ष्य बेहतर डेटा इनपुट है, न कि एक और सिस्टम को मैनेज करना।
क्या मेरे ग्राहकों को नया ऐप इंस्टॉल करना होगा? नहीं। यह डिज़ाइन का एक मुख्य हिस्सा है। आपके क्लाइंट आपकी मौजूदा फोन नंबर पर वैसे ही कॉल करते हैं जैसे हमेशा करते आए हैं। उनके लिए कोई बदलाव नहीं है, कोई रुकावट नहीं है, और कोई ऐप डाउनलोड करने की जरूरत नहीं है। पूरी प्रक्रिया उनके लिए अदृश्य है।
कॉल पर चर्चा किए गए संवेदनशील क्लाइंट जानकारी का क्या? सुरक्षा एक प्राथमिक डिज़ाइन सिद्धांत है। सभी डेटा ट्रांजिट और स्टोर दोनों में एन्क्रिप्टेड होता है। हम संवेदनशील जानकारी को छिपाने के लिए उपकरण प्रदान करते हैं और हमारी नीतियां डेटा न्यूनतमकरण के सिद्धांत पर आधारित हैं। लक्ष्य काम के संदर्भ को कैप्चर करना है, न कि संवेदनशील क्लाइंट डेटा को अनिश्चितकाल तक रखना।
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Superscribe का उपयोग करें ताकि काम अभी हो रहा हो तब शब्द, संदर्भ, अगले कदम, और समय कैप्चर किया जा सके।
कॉल से शुरू करें