Le note di chiamata non sono il traguardo.
Sono la materia prima.
La parte utile accade quando la nota diventa un compito che qualcuno può effettivamente svolgere. Un cliente chiede una proposta rivista. Prometti di inviare un collegamento. Un compagno di squadra deve verificare un'integrazione. Per un problema di supporto è necessario un ticket. Niente di tutto ciò è finito perché appare da qualche parte in un riepilogo.
La nota deve diventare lavoro.
Questo è il vero lavoro dietro le note di chiamata alle attività: estrarre i passaggi successivi dalla conversazione, assegnare loro i proprietari, aggiungere il contesto mancante e metterli in un posto dove non verranno dimenticati.
Quando gli appunti delle chiamate dovrebbero diventare lavoro
Trasforma le chiamate in attività riviste e follow-up
Superscribe Phone aiuta a trasformare le chiamate di lavoro in riepiloghi, attività, follow-up, contesto CRM, ticket e dettagli fatturabili prima che la chiamata successiva ti faccia uscire tutto dalla testa.
La versione breve
Una buona nota di chiamata per il flusso di lavoro delle attività dovrebbe catturare:
- cosa deve succedere dopo
- chi lo possiede
- chi lo ha richiesto
- il cliente, progetto, trattativa, ticket o account a cui appartiene
- la data di scadenza o la tempistica promessa
- il messaggio di follow-up da inviare
- qualsiasi ostacolo, rischio o domanda aperta
- dove dovrebbe risiedere l'attività dopo la chiamata
L'attività dovrebbe avere senso per qualcuno che non era presente alla chiamata.
Se dice solo "follow up with client", il flusso di lavoro non è riuscito. Questo non è un compito. Ricorda che un'altra persona deve ancora ricostruire la chiamata.
Perché le note di chiamata falliscono come elenchi di attività
La maggior parte delle note di chiamata conserva l'ordine della conversazione.
Le attività non funzionano in ordine di conversazione.
Un cliente potrebbe menzionare la richiesta effettiva al quarto minuto, modificare l'ambito al minuto undici, aggiungere la scadenza al minuto venti e confermare il proprietario mentre tutti si salutano. Una trascrizione può contenere tutto questo. Un normale riassunto potrebbe addirittura menzionarlo tutto.
Ma il compito necessita di una versione sagomata:
Invia la lista di controllo di onboarding rivista a Priya entro giovedì, inclusa la nota sui rischi di importazione e il nuovo requisito SSO.
Questo è utilizzabile.
Ha un proprietario, un destinatario, una data di scadenza e il contesto che impedisce all'attività di trasformarsi in una vaga cosa da fare.
Questo è lo stesso problema dietro trascrizione della chiamata agli elementi di azione. Una trascrizione può preservare tutto e lasciare comunque poco chiaro il passaggio successivo.
Un'attività necessita di una destinazione
"Crea attività" sembra semplice finché non chiedi dove dovrebbe andare.
Una chiamata può produrre diversi tipi di lavoro:
- un'attività progettuale per il team di consegna
- una nota CRM per la cronologia dell'account
- un ticket per il supporto
- un'e-mail di follow-up per il cliente
- un promemoria del calendario per una scadenza
- un ambito o una nota di fatturazione per dopo
Non sono lo stesso oggetto.
Se tutto rientra in un elenco di attività generico, il team deve comunque ordinarlo in seguito. Il flusso di lavoro migliore consiste nel decidere la destinazione mentre il contesto della chiamata è ancora fresco.
Per un consulente, ciò potrebbe significare che la promessa del cliente entra nel comitato di progetto, il contesto dell'account entra nel CRM e l'e-mail di follow-up viene redatta immediatamente.
Per un team di supporto IT, i dettagli sulla risoluzione del problema appartengono al ticket, mentre l'aggiornamento del cliente appartiene al thread di risposta. È per questo note di chiamata di supporto hanno bisogno di più struttura di un semplice riepilogo.
La struttura utile
Utilizza questo elenco di controllo quando trasformi le note delle chiamate in attività.
1. Estrarre l'impegno
Cerca promesse, richieste, decisioni, ostacoli e domande aperte.
Esempi:
- "Puoi inviare i prezzi aggiornati entro venerdì?"
- "Abbiamo bisogno che i tecnici confermino se SSO supporta questa configurazione."
- "Apri un ticket di supporto per il problema di autorizzazione."
- "Andiamo avanti se la stima rimane sotto le quattro ore."
Queste non sono solo frasi della chiamata.
Sono impegni che necessitano di un posto dove vivere.
2. Aggiungi i campi mancanti
Un compito non dovrebbe dipendere dalla memoria.
Prima che arrivi in uno strumento, aggiungi:
- proprietario
- cliente o conto
- progetto o biglietto
- scadenza
- chiamata sorgente
- breve nota di contesto
- successiva azione visibile
Debole:
- Controlla SSO.
Utile:
- Alex per confermare se la configurazione SSO di Acme supporta gli account degli appaltatori prima della chiamata di onboarding di giovedì. Aggiungi la risposta al ticket di implementazione di Acme.
La seconda versione elimina i lavori di ricostruzione.
3. Separare le attività dalle note
Non tutti i dettagli utili sono un compito.
Alcuni dettagli sono contesto di riferimento:
- il cliente preferisce la posta elettronica a Slack
- L'approvazione del bilancio è in attesa della finanza
- il problema di produzione è iniziato dopo una modifica della politica della password
- le parti interessate sono preoccupate per i tempi della migrazione
Tali dettagli dovrebbero rimanere nella nota, nel record CRM, nel ticket o nella cronologia dell'account. Trasformare tutto in un compito crea rumore.
Il miglior flusso di lavoro separa:
- compiti, perché qualcuno deve agire
- note, perché qualcuno potrebbe aver bisogno del contesto
- follow-up, perché il cliente si aspetta una risposta
- record, perché l'azienda ha bisogno di storia
Questa divisione è il punto in cui le note di chiamata diventano utili risultati di lavoro invece di un'altra pila di testo.
Perché l'acquisizione in tempo reale aiuta
La pulizia post-chiamata è fragile perché la chiamata successiva inizia troppo presto.
Riattacchi con la memoria chiara. Dieci minuti dopo, chiama un altro cliente. A pranzo, due scadenze e un ostacolo si sono fusi insieme.
L'acquisizione in tempo reale cambia la situazione perché la chiamata è già in fase di definizione mentre i dettagli sono freschi. Puoi rivedere l'elenco delle attività, correggere il proprietario e inviare il follow-up prima che il contesto decada.
Ciò non significa che ogni attività debba essere automatizzata ciecamente.
Significa che la prima bozza dovrebbe esistere prima che tu sia costretto a ricostruire la chiamata dalla memoria.
Anche questo è il motivo software per le note delle chiamate dei clienti importa. La fase di acquisizione è utile solo se riduce l'amministrazione che normalmente avviene dopo la conversazione.
Un semplice modello di note di chiamata per le attività
Dopo ogni chiamata del client, crea questo output:
Riepilogo delle chiamate
Un paragrafo con il cliente, l'argomento, la decisione e lo stato attuale.
Compiti
Ogni attività dovrebbe includere:
- proprietario
- azione
- cliente o progetto
- scadenza
- destinazione
- contesto di origine
Bozza di follow-up
Un breve messaggio che conferma ciò che è stato concordato, cosa succede dopo e chi è responsabile di ogni passaggio.
CRM, ticket o nota di progetto
Il contesto durevole che dovrebbe sopravvivere oltre l'elenco delle attività.
Questo ti dà quattro risultati utili da una chiamata. L'elenco delle attività è solo uno di questi, ma è quello che impedisce che il passaggio successivo scompaia.
Dove si inserisce Superscribe
Superscribe Phone è pensato per il momento successivo a una chiamata di lavoro, quando la conversazione deve diventare lavoro.
L'obiettivo non è solo quello di archiviare una trascrizione.
L'obiettivo è trasformare la chiamata in note, attività, follow-up, contesto CRM, ticket e dettagli fatturabili revisionati mentre la chiamata ha ancora senso.
Questa è la differenza tra “abbiamo note di chiamata da qualche parte” e “il passo successivo è già in movimento”.
Per lavori che richiedono molte chiamate
Interrompi la ricostruzione degli elenchi di attività dopo le chiamate
Utilizza Superscribe Phone per trasformare le note delle chiamate in attività, follow-up e contesto pronto per il flusso di lavoro prima che i dettagli svaniscano.