Il software per le note sulle chiamate dei clienti non dovrebbe lasciarti con una trascrizione e un secondo lavoro.
Le parti utili di una chiamata al cliente sono solitamente sparse: una decisione, due promesse, un compito per il team, un aggiornamento del CRM, un rischio, una scadenza, forse una nota di fatturazione. Se il software registra solo la conversazione o fornisce un riepilogo generico, qualcuno deve comunque ricostruire la versione che l'azienda può utilizzare.
Questa è la parte che si rompe.
La chiamata è chiara mentre avviene. Il cliente chiede un cambiamento. Il tuo team concorda il passaggio successivo. Qualcuno menziona un bloccante. Una scadenza si sposta. È necessario che venga pubblicato un follow-up.
Poi la chiamata finisce, ne inizia un'altra e cominciano a trapelare dettagli utili.
Un buon software per le note di chiamata del cliente impedisce che la chiamata si trasformi in un lavoro di pulizia.
Quando le chiamate dei clienti creano lavoro
Trasforma le chiamate dei client in output utilizzabile
Superscribe Phone aiuta a trasformare le chiamate di lavoro in note riviste, follow-up, contesto CRM, ticket, attività e dettagli fatturabili prima dell'inizio della conversazione successiva.
La versione breve
Il software per le note sulle chiamate dei clienti dovrebbe aiutarti a trasformare le conversazioni negli artefatti di lavoro di cui il tuo team ha bisogno successivamente.
Questo di solito significa:
- un breve riassunto
- decisioni del cliente
- seguito promesso
- elementi di azione con i proprietari
- scadenze e date
- rischi o ostacoli
- CRM o contesto dell'account
- ticket di supporto o aggiornamenti delle attività
- note di passaggio per la persona successiva
- contesto fatturabile quando la chiamata riguarda il lavoro retribuito
La prova è semplice.
Qualcuno che ha perso la chiamata potrebbe capire cosa è cambiato e cosa deve succedere dopo?
Se la risposta è no, la nota non è terminata.
Una trascrizione non è una nota di chiamata del cliente
Le trascrizioni contano quando conta la formulazione esatta.
Sono deboli come output giornaliero delle chiamate dei clienti.
Una trascrizione conserva l'intera conversazione, comprese le chiacchiere, le false partenze, i commenti collaterali e le spiegazioni ripetute. Può essere utile per la verifica o la consultazione, ma è troppo pesante per il flusso di lavoro successivo.
La maggior parte delle squadre non ha bisogno di rileggere la chiamata.
Hanno bisogno della decisione, del proprietario, della scadenza e dell'azione successiva.
Ecco perché Le note CRM non sono trascrizioni. Una nota CRM dovrebbe preservare la realtà dell'account. Un'attività dovrebbe preservare l'azione successiva. Un ticket di supporto dovrebbe preservare il problema e lo stato. Un follow-up del cliente dovrebbe mantenere la promessa.
Quelli sono risultati diversi.
Il software per le note delle chiamate del cliente dovrebbe riconoscere la differenza.
Dove le note di chiamata del cliente di solito falliscono
La maggior parte dei flussi di lavoro relativi alle note di chiamata falliti falliscono dopo l'acquisizione.
La chiamata viene registrata. Forse la trascrizione è stata generata. Forse appare un riepilogo dell'IA. Quindi l’essere umano deve ancora svolgere il lavoro operativo:
- pulire il riepilogo
- rimuovere il contesto irrilevante
- scrivere il follow-up del cliente
- aggiornare il CRM
- creare compiti
- i dettagli del supporto del percorso in un ticket
- dire alla squadra cosa è cambiato
- preservare la fatturazione o il contesto dell'ambito
Questo lavoro è facile da sottovalutare perché ogni passo è piccolo.
Insieme costituiscono la tassa post-chiamata.
Per un consulente, quella tassa diventa promesse mancate e scarsi risultati. Per un'agenzia, diventa un contesto cliente sparso. Per un team di supporto IT, diventano ticket senza dettagli sufficienti. Per un consulente o un reclutatore, diventano note CRM che hanno senso solo se eri presente alla chiamata.
Il problema non è solo la memoria.
Il problema è la traduzione.
La conversazione deve diventare il formato corretto per ogni sistema successivo.
Che buon software per le note di chiamata del cliente dovrebbe produrre
Una nota utile per la chiamata del cliente è specifica senza essere lunga.
Usa questa struttura:
- Riepilogo: di cosa trattava la chiamata e cosa è cambiato.
- Decisioni: ciò che il cliente ha approvato, rifiutato, rinviato o messo in discussione.
- Elementi di azione: proprietario, passaggio successivo e data di scadenza, se nota.
- Rischi: ostacoli, preoccupazioni, input mancanti o pressione temporale.
- Contesto: account, progetto, supporto, candidato, consulente o dettagli di fatturazione.
- Follow-up: cosa dovrebbe essere rispedito al cliente.
- Routing: dove ogni pezzo dovrebbe andare dopo.
La fase di instradamento è quella in cui gli strumenti di base delle note non sono all'altezza.
Una decisione può appartenere al CRM. Un dettaglio del bug può appartenere a un ticket di supporto. Una risorsa promessa può appartenere a un comitato di progetto. Una modifica dell'ambito può appartenere a un riepilogo del cliente e a una nota della fattura. I dettagli di un candidato possono appartenere a un flusso di lavoro di reclutamento.
Una chiamata può creare diversi output.
Il miglior software per le note di chiamata del cliente non lo considera come una massa di testo.
Categorie di software che sembrano simili
Quando i team cercano software per le note delle chiamate dei clienti, di solito trovano strumenti di diverse categorie:
- strumenti di trascrizione delle riunioni
- sistemi telefonici aziendali
- piattaforme di call center
- Strumenti per le note CRM
- Notetaker dell'intelligenza artificiale
- registratori vocali
- strumenti di automazione del flusso di lavoro
Ogni categoria può aiutare con parte del problema.
Un sistema telefonico aziendale può acquisire le chiamate. Uno strumento di trascrizione della riunione può creare una trascrizione. Una piattaforma di call center può collegare i record a un'operazione di vendita o di supporto. Un CRM può memorizzare la nota dell'account.
Ma la questione centrale è più ristretta.
Cosa succede tra la fine della chiamata e il successivo aggiornamento del flusso di lavoro?
Questo è il divario dietro note di chiamata d'affari, note di follow-up della chiamata del cliente, e note delle chiamate per agenzie.
L'output utile deve essere modellato prima di essere instradato.
Le note sulle chiamate dei clienti devono essere riviste prima di diventare registrazioni
L'automazione è utile, ma il contesto del client è sensibile.
Non vuoi una promessa allucinata in un CRM. Non vuoi che un vago riepilogo diventi un ticket di supporto. Non vuoi una nota di fatturazione che inventa un lavoro che non è avvenuto.
Il flusso di lavoro migliore è l'acquisizione, la struttura, la revisione e quindi l'instradamento.
Cattura la chiamata mentre avviene.
Strutturalo in decisioni, azioni, scadenze, rischi, testo di follow-up e note specifiche del flusso di lavoro.
Esaminare l'output mentre la chiamata è ancora fresca.
Quindi metti i pezzi giusti al loro posto.
Ciò ti dà velocità senza trasformare il sistema di registrazione in un cassetto della spazzatura.
Dove si inserisce Superscribe
Superscribe Phone è progettato per il livello successivo alla conversazione.
Aiuta le chiamate dei clienti a diventare note riviste, follow-up, contesto CRM, ticket, attività e dettagli fatturabili invece di un'altra coda di pulizia.
Ciò è importante per i team che effettuano molte chiamate perché raramente la chiamata rappresenta la fine del lavoro. La chiamata crea il lavoro.
Una chiamata del cliente può creare un riepilogo, un'attività, un ticket di supporto, un aggiornamento CRM, una modifica del progetto e un dettaglio della fattura nella stessa conversazione. Se quei pezzi rimangono all'interno di una trascrizione, la squadra deve ancora tirarli fuori.
Superscribe non sta cercando di allungare ogni nota.
Sta cercando di evitare che le parti utili scompaiano prima dell'inizio della chiamata successiva.
Per le chiamate dei clienti che creano follow-through
Mantieni insieme decisioni, attività e contesto del cliente
Usa Superscribe per trasformare le chiamate dei clienti in note, follow-up, aggiornamenti CRM, ticket, attività e contesto fatturabile.
Una semplice lista di controllo per l'acquisto
Prima di scegliere il software per le note di chiamata del cliente, chiedi:
- Cattura la chiamata in modo affidabile?
- Separa le decisioni dalla sintesi generale?
- Identifica le azioni, i proprietari e le scadenze?
- Aiuta a creare follow-up dei clienti?
- Conserva il CRM o il contesto dell'account?
- Supporta ticket, attività o trasferimenti quando necessario?
- Mantiene il contesto della fatturazione o dell'ambito quando la chiamata influisce sul lavoro retribuito?
- Può un essere umano rivedere la nota prima che diventi un record?
- L'output fa risparmiare tempo o crea semplicemente una trascrizione più gradevole da ripulire?
L’ultima domanda è quella vera.
Se il software rende la trascrizione più gradevole ma lascia che sia il team a fare la stessa pulizia, non ha risolto il problema della chiamata del cliente.
FAQ
Che cos'è il software per le note delle chiamate del cliente?
Il software per le note sulle chiamate dei clienti acquisisce le conversazioni dei clienti e le trasforma in riepiloghi, decisioni, azioni, contesto CRM, follow-up, ticket, attività e note di trasferimento utilizzabili.
Le note delle chiamate dei clienti sono uguali alle trascrizioni delle chiamate?
No. Una trascrizione registra ciò che è stato detto. Una nota di chiamata del cliente trasforma le parti utili in risultati di lavoro su cui il tuo team può agire.
Cosa dovrebbero includere le note di chiamata del cliente?
Le note di chiamata del cliente valide includono un riepilogo, decisioni, azioni, proprietari, scadenze, rischi, testo di follow-up, contesto CRM e qualsiasi dettaglio di fatturazione o ambito creato dalla chiamata.
Superscribe può aiutarti con le note sulle chiamate dei clienti?
SÌ. Superscribe Phone aiuta a trasformare le chiamate aziendali in note riviste, follow-up, contesto CRM, ticket, attività e dettagli fatturabili.