Le note di chiamata per le agenzie non dovrebbero essere una pila di trascrizioni.
Le chiamate dell'agenzia creano decisioni, cambiamenti di ambito, promesse ai clienti, attività interne, rischi di progetto, contesto di trasferimento e talvolta dettagli fatturabili. Se questi dettagli rimangono all'interno di una registrazione o di un riassunto grezzo, il team deve comunque ricostruire manualmente la versione utile.
È qui che di solito si rompono le note delle chiamate dell'agenzia.
La conversazione era chiara mentre tutti erano in chiamata. Il passo successivo era ovvio. Il cliente ha accettato di inviare la risorsa. Il responsabile dell'account ha promesso una tempistica rivista. Lo sviluppatore ha menzionato un bloccante. Il project manager ha sentito un possibile cambiamento di ambito.
Poi tutti lasciano la chiamata e il lavoro si disperde.
Qualcuno scrive un breve riassunto. Qualcun altro crea un'attività. La nota CRM viene saltata. L'aggiornamento del progetto è vago. Il contesto di fatturazione scompare. Quando inizia la successiva chiamata del cliente, l'agenzia ha un problema di memoria mascherato da amministratore.
Quando le chiamate dei clienti creano lavoro
Trasforma le chiamate dell'agenzia in output utilizzabile
Superscribe Phone aiuta a trasformare le chiamate di lavoro in note riviste, follow-up, contesto CRM, ticket, attività e dettagli fatturabili prima dell'inizio della conversazione successiva.
La versione breve
Buoni appunti sulle chiamate dell'agenzia trasformano una conversazione con un cliente nel pacchetto di lavoro di cui il tuo team ha bisogno successivamente.
Ciò di solito include:
- un breve riassunto
- decisioni del cliente
- seguito promesso
- elementi di azione con i proprietari
- date e scadenze
- rischi del progetto
- modifiche alla portata o al budget
- CRM o contesto dell'account
- aggiornamenti sulla gestione del progetto
- dettagli fatturabili quando la chiamata influisce sul lavoro del cliente
Il test non è se la nota è lunga.
Il test è se la persona successiva può agire senza chiedere: "Cosa ha detto effettivamente il cliente?"
Le chiamate dell'agenzia sono disordinate per impostazione predefinita
Le agenzie non hanno un tipo di chiamata pulita.
Una chiamata account può trasformarsi in un aggiornamento del progetto. Una chiamata di vendita può trasformarsi in un passaggio di consegne. Una chiamata di supporto può trasformarsi in un ticket. Una chiamata strategica può creare cinque attività e un nuovo rischio. Una chiamata di reclutamento o di consulenza può creare un contesto CRM che conta il mese prossimo.
Ecco perché note di chiamata d'affari necessitano di più struttura di una trascrizione.
L'output deve corrispondere al lavoro operativo:
- i team account hanno bisogno del contesto del cliente
- i project manager hanno bisogno di decisioni e proprietari
- i team di consegna hanno bisogno di compiti e blocchi
- i team di vendita necessitano di note CRM e passaggi successivi
- la finanza necessita di un contesto di fatturazione
- i leader hanno bisogno di rischi prima che diventino sorprese
Un paragrafo generico non può servire a tutti questi lavori.
Una trascrizione è solo materiale di partenza
Le trascrizioni sono utili quando hai bisogno del testo esatto.
Non sono una nota di agenzia finita.
Nessun responsabile dell'account desidera cercare una trascrizione completa per trovare l'unica frase in cui il cliente ha approvato un ambito di lancio più piccolo. Nessun project manager vuole una registrazione delle chiamate quando ciò di cui ha bisogno è un'attività con un proprietario. Nessuno sviluppatore vuole "bug di onboarding discusso" quando il dettaglio utile è il percorso di riproduzione e l'impatto sul cliente.
La trascrizione è la materia prima.
La nota dell'agenzia è la versione utilizzabile.
Anche per questo Le note CRM non sono trascrizioni. Una nota CRM dovrebbe preservare la realtà dell'account. Una nota di progetto dovrebbe preservare la realtà della consegna. Un'attività dovrebbe preservare l'azione successiva.
Le note di chiamata dell'agenzia devono suddividere in modo pulito tali risultati.
Cosa include un'utile nota di chiamata in agenzia
Una nota di chiamata dell'agenzia forte è solitamente breve, ma è specifica.
Usa questa struttura:
- Riepilogo: perché è avvenuta la chiamata e cosa è cambiato.
- Decisioni: cosa è stato concordato, rifiutato o rinviato.
- Elementi di azione: proprietario, passaggio successivo e data di scadenza, se nota.
- Rischi: ostacoli, responsabilità poco chiare, risorse in ritardo, pressione sul budget o preoccupazioni dei clienti.
- Contesto dell'ambito: qualsiasi cambiamento che possa influenzare la tempistica, il prezzo, i risultati finali o le aspettative.
- Routing: dove ogni pezzo dovrebbe andare dopo.
Il routing è la parte che spesso le agenzie perdono.
Una decisione può appartenere al CRM. Un blocco può appartenere a Linear, Jira, Asana, ClickUp o alla bacheca di un progetto del cliente. Una promessa può appartenere a un'e-mail di follow-up. Un dettaglio del budget può appartenere a una nota di fattura. Un problema del cliente può appartenere a un ticket di supporto.
Se l'output si trova in un'app per le note, qualcuno deve comunque spostarlo.
Il costo reale è il cambio di contesto
L'amministratore post-chiamata sembra piccolo dall'esterno.
Scrivi il riepilogo. Aggiorna il CRM. Crea l'attività. Ditelo al progettista. Aggiungi la nota del biglietto. Aggiorna il documento di ambito. Menziona la modifica della fatturazione. Invia il seguito.
Ogni passo è minuscolo.
Insieme, sono il freno che fa sembrare il servizio al cliente più pesante del lavoro vero e proprio.
Il costo maggiore non è la digitazione. Cambia contesto mentale dopo ogni chiamata.
Lasci una conversazione con il cliente con un nuovo contesto, quindi devi immediatamente ricordare quale sistema necessita di quale parte della conversazione. Il CRM richiede il contesto dell'account. Lo strumento di progetto richiede elementi di azione. Il cliente vuole un cortese riepilogo. La squadra vuole la versione pratica. La finanza vuole i dettagli fatturabili.
Quel lavoro di traduzione è esattamente il luogo in cui si verificano gli errori.
Catturare, strutturare, rivedere, instradare
Il flusso di lavoro migliore dell'agenzia prevede quattro passaggi.
Innanzitutto, cattura la chiamata mentre avviene.
In secondo luogo, strutturare le parti utili in decisioni, compiti, rischi, scadenze, proprietari e testo di follow-up.
In terzo luogo, rivedere l'output prima che diventi rivolto al cliente o parte del sistema di registrazione.
In quarto luogo, instradare i pezzi giusti negli strumenti giusti.
Questa è la differenza tra la registrazione della chiamata e il follow-through della chiamata.
Per un'agenzia che richiede molto supporto, la chiamata potrebbe diventare un ticket. Per un'agenzia strategica, potrebbe diventare un riepilogo del cliente e un aggiornamento del piano di progetto. Per un'agenzia di reclutamento, potrebbe diventare il contesto CRM e le note sui candidati. Per un'agenzia di sviluppo, potrebbe diventare una nota sull'ambito, un'attività e un contesto fatturabile.
La chiamata non è terminata quando termina l'audio.
La chiamata è terminata quando l'opera creata è al posto giusto.
Dove si inserisce Superscribe
Superscribe Phone è progettato per il livello successivo alla conversazione.
Aiuta le chiamate aziendali a diventare note riviste, follow-up, contesto CRM, ticket, attività e dettagli fatturabili invece di un'altra coda di pulizia.
Ciò è importante per le agenzie perché la stessa chiamata del cliente può creare diversi tipi di lavoro contemporaneamente. Una singola conversazione potrebbe richiedere un riepilogo del cliente, un'attività interna, un aggiornamento CRM, una nota sull'ambito e il contesto di fatturazione.
Superscribe non sta cercando di trasformare ogni chiamata in un documento più lungo.
Si sta cercando di evitare che le parti utili scompaiano prima che la squadra possa agire su di esse.
Per le chiamate dell'agenzia che creano follow-through
Mantieni insieme decisioni, attività e contesto del cliente
Usa Superscribe per trasformare le chiamate dei clienti in note, follow-up, aggiornamenti CRM, ticket, attività e contesto fatturabile.
Una semplice lista di controllo per le note sulle chiamate dell'agenzia
Dopo ogni chiamata importante a un cliente, chiedi:
- Cosa ha deciso il cliente?
- Cosa abbiamo promesso?
- Cosa stiamo aspettando?
- Chi è responsabile del prossimo passo?
- Quale scadenza è importante?
- L’ambito, la tempistica o il budget sono cambiati?
- Cosa dovrebbe entrare nel CRM?
- Cosa dovrebbe diventare un'attività o un ticket?
- Cosa dovrebbe ricevere il cliente come follow-up?
- Quale contesto di fatturazione o trasferimento non dovrebbe essere perso?
Se queste risposte sono chiare, la nota di chiamata sta facendo il suo lavoro.
Se tali risposte richiedono la riproduzione della registrazione, la nota è ancora incompiuta.
FAQ
Cosa sono le note di chiamata dell'agenzia?
Le note sulle chiamate dell'agenzia sono record strutturati di chiamate di clienti, vendite, supporto, strategia o consegna. Di solito catturano riepiloghi, decisioni, azioni, rischi, contesto dell'ambito e lavoro di follow-up.
Gli appunti delle chiamate dell'agenzia sono uguali alle trascrizioni?
No. Una trascrizione conserva ciò che è stato detto. Una nota di chiamata dell'agenzia trasforma le parti utili in decisioni, attività, contesto CRM, aggiornamenti del progetto, follow-up e dettagli di fatturazione.
Cosa dovrebbero includere le agenzie nelle note di chiamata del cliente?
Includi un breve riepilogo, decisioni, azioni, proprietari, scadenze, rischi, modifiche all'ambito, contesto CRM, aggiornamenti del progetto e testo di follow-up.
Superscribe può aiutare le agenzie con le note di chiamata?
SÌ. Superscribe Phone aiuta a trasformare le chiamate aziendali in note riviste, follow-up, contesto CRM, ticket, attività e dettagli fatturabili per i flussi di lavoro dell'agenzia.