クライアントとの通話のフォローアップメモは、楽しい会話が仕事に変わったり、静かに消えたりする場所です。
通話中は通話がクリアに感じられます。クライアントはその問題について説明しました。次のステップに同意しました。誰かが期限について言及しました。スコープに小さな変更が加えられました。
その後、次の通話が始まります。
続きを書くために座る頃には、きれいなバージョンはすでにぼやけ始めています。
そのため、フォローアップ メモは、後で記憶が疲れたときに行う別個の執筆タスクとして扱うのではなく、通話ワークフローの一部として取得する必要があります。
フォローアップがすでに行われているはずの場合
クライアントとの通話をメモと次のアクションに変える
Superscribe Phone は、ビジネス通話をキャプチャし、通話後の別のクリーンアップ ジョブの代わりに、レビュー済みのメモ、フォローアップ、CRM コンテキスト、タスク、請求対象の詳細に変換するのに役立ちます。
フォローアップノートは記録ではありません
トランスクリプトとは、話された内容を記録したものです。
フォローアップ ノートは、次に何が起こる必要があるかを示す有用なバージョンです。
それらは別の仕事です。
クライアントにトランスクリプトを送信すると、宿題を渡されたことになります。きちんとしたフォローアップを送信すれば、会話は共通の方向性を持ったものになります。
クライアントからの電話に関する有益なフォローアップメモは通常、次のように答えます。
- 何が議論されたか
- 何が変わったか
- 何が決まったか
- 次のステップの担当者は誰か
- まだ答えが必要なこと
- どの期限やレビューポイントが重要か
- 作業をどこに記録するか
- どのような請求またはスコープのコンテキストが失われてはいけないのか
これは、ほとんどの呼び出しツールがスキップするレイヤーです。彼らは言葉を保存し、その言葉を作品に変換するのはあなたに任せます。
実際のコストは通話後のギャップです
それぞれのタスクが小さいため、通話後の管理者は小さく見えます。
CRM メモを書きます。タスクを作成します。要約を送信します。チケットを更新します。範囲メモを追加します。請求可能なコンテキストを記録します。何が変わったのかをチームに伝えてください。
これらのタスクはどれも劇的なものではありません。
これらが重なって、呼び出しの多い作業が必要以上に重く感じられるのです。
ダメージは時間だけではありません。それは自信です。
フォローアップのメモが記憶に依存している場合、次のような推測が始まります。
- クライアントは小さいオプションを承認しましたか、それとも両方を見るように要求しましたか?
- 次のステップはあなたのものですか、それとも彼らのものですか?
- 締め切りは木曜日に変更されましたか、それとも木曜日はドラフトのみでしたか?
- 請求内容は変更されましたか、それとも単なる話し合いでしたか?
- その懸念は CRM にログインするほど重要でしたか?
これが理由です ビジネス通話のメモ 構造化されたアウトプットになる必要があります。生の記録は役に立ちます。ルーティングされた次のアクションの方が優れています。
優れたクライアントの通話フォローアップメモにはどのような内容が含まれますか
最良のフォローアップノートは短いですが、曖昧ではありません。
この構造を使用します。
- 概要: 電話がかかってきた理由を 1 ～ 2 文で説明します。
- 決定: 合意された内容。
- アクションアイテム: 所有者と次のステップ。
- 未解決の質問: 回答を待っているもの。
- コンテキスト: 範囲、請求、リスク、または保持する価値のある顧客の詳細。
- ルーティング: メモ、タスク、または更新をどこに送信する必要があるか。
例えば：
オンボーディングの問題を調査し、問題が新しいサインアップ フォームではなくインポート マッピングにあることを確認しました。 Superscribe は木曜日までに 2 つのクリーンアップ オプションを送信します。クライアントは、古い CSV エクスポートを保持する必要があるかどうかを確認します。これをアカウントメモに追加し、インポートレビューのフォローアップタスクを作成します。
そのメモは派手なものではありません。
便利ですよ。
これにより、通話をやり直すことなく次の人に移動するための十分なコンテキストが提供されます。
後でメモを書くと失敗する理由
ほとんどの人は、怠け者なのでフォローアップノートをスキップすることはありません。
ワークフローが最悪の瞬間にメモを要求するため、メモはスキップされます。
クライアントからの電話の直後は、次のような状態になることがよくあります。
- 次の電話に遅れる
- 通話中に入ってきたメッセージに応答する
- クライアントから聞かれたことを確認する
- 記憶からタスクを作成する
- その約束が社内向けのものだったのか、顧客向けのものだったのかを思い出そうとしている
メモはクリーンアップタスクになります。クリーンアップタスクは簡単に延期されます。
そのため、重要な詳細が「輸入問題のフォローアップ」や「要約の送信」などの曖昧な更新になってしまいます。
これらのメモは作品を保存しません。
仕事があったことを思い出させるだけです。
攻略、構成、レビュー、ルート
より良いワークフローには 4 つのステップがあります。
まず、通話中の通話をキャプチャします。
次に、有用な部分を決定事項、アクションアイテム、所有者、日付、リスク、フォローアップテキストに構造化します。
第三に、何かが顧客対応になったり、記録システムの一部になったりする前にレビューします。
4 番目に、出力をその出力が属する場所 (CRM、チケット、タスク、電子メールの下書き、プロジェクト メモ、または請求コンテキスト) にルーティングします。
それが通話の文字起こしと通話のフォロースルーの違いです。
通話文字起こしアプリ ソースレコードが重要な場合に役立ちます。しかし、ビジネス価値は通常、下流にあります。通話は、メモ、タスク、顧客の最新情報、または次のステップになる必要があります。
サポート チームにとって、それは次のことを意味するかもしれません。 サポートコールがチケットになる。コンサルタントにとって、それはクライアントとの通話が要約とスコープノートになることを意味するかもしれません。フリーランサーにとって、それは電話がフォローアップと請求の対象の両方になることを意味するかもしれません。
Superscribeの役割
Superscribe Phone は、ビジネス通話の後で、会話によって作成された成果物を役に立つ場所に着地させる必要があるときに備えて構築されています。
目的は、より見栄えの良いアーカイブを作成することではありません。
目標は、再構築を少なくして、通話をレビュー済みのメモ、フォローアップ、CRM コンテキスト、チケット、タスク、請求詳細にできるようにすることです。
クライアントからの電話が単なる電話であることはほとんどないため、これは重要です。それは決定点であり、約束のソースであり、スコープマーカーであり、ハンドオフの瞬間です。
会話がまだ新鮮なうちにその出力がキャプチャされると、英雄的な記憶に応じてフォローアップが停止します。
実際の作業を生み出す通話の場合
約束、タスク、コンテキストをまとめて保存する
Superscribe Phone を使用すると、詳細がその日の残り時間に消えてしまう前に、ビジネス上の通話をフォローアップメモやワークフロー対応の出力に変えることができます。
よくある質問
クライアントの通話フォローアップメモとは何ですか?
クライアントとの通話フォローアップ メモは、クライアントとの会話から作成された、構造化された概要、決定事項、アクション アイテム、未解決の質問、および次のステップです。
フォローアップメモは通話記録と同じですか?
いいえ。トランスクリプトには、話された内容が記録されます。フォローアップノートは、有用な部分を意思決定、タスク、コンテキスト、および次のアクションに変換します。
クライアントとの電話の後に何を含めるべきですか?
短い概要、決定事項、所有者、期限、未解決の質問、範囲または請求のコンテキスト、および次の各ステップがどこに進むべきかを含めます。
Superscribe はクライアントからの電話のフォローアップを支援できますか?
はい。 Superscribe Phone は、ビジネス通話をキャプチャし、レビューされたメモ、フォローアップ、CRM コンテキスト、タスク、および請求対象の詳細に変換するのに役立ちます。