会議の議事録は、間隔をあけて記録するものではありません。
クライアントとの電話の後、40 分間の会話の中から決定事項、所有者、締め切り、または来週プロジェクトを中断する可能性のある事柄を探したい人はいません。
彼らは記録が欲しいのです。
何が決まったのでしょうか？誰が何を所有していますか?何がブロックされていますか?クライアントは何を承認しましたか?チームは何を約束しましたか?誰かがメモを公式なものとして扱う前に、何をレビューする必要があるでしょうか?
それが、通話メモと有用な会議議事録の違いです。
クリーンな記録が必要な通話の場合
ビジネス通話をレビュー済みの議事録に変える
Superscribe Phone は、会話がまだ新しいうちに、クライアントとの通話を概要、会議議事録、フォローアップ、CRM コンテキスト、タスク、チケット、請求対象の詳細に変換するのに役立ちます。
ショートバージョン
通話メモを会議議事録にまとめるワークフローを適切に行うには、次のことを把握する必要があります。
- 出席者と役割
- 会議の目的
- 行われた決定
- 未解決の質問
- リスクまたは阻害要因
- 所有者とのアクションアイテム
- 締め切りまたはレビュー日
- クライアントとの約束
- 社内フォローアップ
- 公式記録が存在すべき場所
テストは簡単です。
電話に出られなかった人は、何が合意されたのか、次に何が起こるのかを理解できたでしょうか?
そうでない場合でも、メモはまだ残っています。まだ時間がありません。
構造化が必要な分
通常、通話メモは会話の後に続きます。
議事録には責任が伴う必要があります。
クライアントからの電話がきちんと行われることはめったにないため、これは重要です。クライアントは 3 分でリスクを提起し、20 分で決定を承認し、終わり近くで所有者を変更し、全員が帰るときに紛失した文書について言及する可能性があります。
議事録が生の通話順序に従っている場合、有用な記録は分散しています。
議事録が責任に従っている場合、記録は使用可能になります。
決定: 現在のオンボーディング範囲を維持します。リスク: インポート マッピングは引き続きクライアント CSV ポリシーに依存します。所有者: クライアントは火曜日までにポリシーを送信します。チームオーナー: マリアは水曜日までに改訂された輸入チェックリストを作成する予定です。レビュー: 法的フィードバックの後、範囲を再度確認します。
それはよりきれいな転写ではありません。
これは通話の動作メモリです。
これは同じ理由で プロジェクト更新への通話メモ 生のコール キャプチャとは異なる形式が必要です。呼び出しはコンテキストを作成しますが、出力はそれに基づいて行動する人々に提供する必要があります。
議事録に含まれるもの
クライアントとの通話議事録の形式は、意図的に退屈なものにする必要があります。
退屈なレコードが読まれる。彼らはスキャンされます。彼らは後で議論を減らします。
通話メモを議事録に変換する場合は、この構造を使用します。
目的
電話がかかってきた理由を書きます。
良い：
オンボーディングの輸入阻害要因を確認し、次の意思決定パスを確認します。
弱点:
クライアントのオンボーディング コール。
目的は、将来の読者に、なぜこの会議が重要なのかを伝えるものでなければなりません。
決定事項
決定事項は雰囲気ではなく事実として書きましょう。
良い：
クライアントは、実装が 4 時間以内にとどまる場合はオプション B を承認しました。
弱点:
クライアントはオプション B を気に入りました。
決定がなかった場合は、その旨をはっきりと言いましょう。
まだ決定はありません。クライアントはオプション B を承認する前に法的審査を希望しています。
この 1 行により、maybe が偶発的にスコープになるのを防ぎます。
アクション
すべてのアクションには所有者が必要です。
電話で所有権が明確でなかった場合は、推測ではなく「所有者が不明」と書きます。
便利な集中線は次のようになります。
- クライアントは火曜日までに CSV 保持ポリシーを送信する必要があります。
- マリアは水曜日までに改訂された輸入チェックリストを作成する予定です。
- サポート所有者が権限チケットについて不明瞭です。
アクションアイテムは、電話に出た人の記憶の外に残る必要があります。
それは背後にある核心的な問題でもある メモをタスクに呼び出す。メモは、所有者、宛先、およびアクションに必要な十分なコンテキストを持たない限り、タスクではありません。
リスクと阻害要因
一般的なメモの中にリスクが隠れてはいけません。
彼らに独自のセクションを与えてください。
良い：
リスク: 法務当局が金曜日までにデータ条項を承認しない場合、デモの日付が変更される可能性があります。
これにより、リスクが予期せぬ事態になる前に可視化されます。
フォローアップ
議事録は内部的なものであることが多いですが、同じ通話でもクライアント側での要約が必要になる場合があります。
これらの出力をマージしないでください。
内部議事録には、不確実性、リスク、内部所有者、クライアントが必要としないコンテキストが含まれる場合があります。クライアントのフォローアップでは、より明確な口調で合意事項を確認する必要があります。
だからこそ 通話メモからフォローアップメールへ は別のワークフローです。同じソース呼び出し、異なる出力。
議事録を正式なものとして扱う前に確認する
AI は通話メモを会議の議事録に変えるのに役立ちます。
レビューのステップは依然として重要です。
議事録は人々が信頼する記録になります。それらが間違っている場合は、不適切な範囲、作業の欠落、厄介なクライアントの修正、または社内の混乱が生じる可能性があります。
実用的なワークフローは次の通りです：
- 通話を記録する。
- 決定、アクション、所有者、リスク、未解決の質問を抽出します。
- 会話がまだ新鮮なうちに下書きを確認してください。
- 最後の時間を適切な場所に置きます。
速度は、記録がまだ信頼できる場合にのみ役立ちます。
このレビューの習慣は、日常のクライアント業務以外での正式な議事録の扱い方にも当てはまります。 ASAE が会議の議事録を説明 行動の記録として、すべてが語られたわけではありません。 アトラシアンの議事録ガイダンス また、意思決定、実行項目、説明責任、保管も中心となります。 Microsoft Teams Recap は、ソフトウェアでも同じ方向性を示しています。つまり、判断を生のキャプチャに置き換えるのではなく、メモ、議題、フォローアップ タスクが記録とトランスクリプトの隣に置かれます。
Superscribeの役割
Superscribe Phone は、ビジネス通話後のレイヤー向けに構築されています。
これにより、通話が別のクリーンアップ ジョブの代わりに、レビューされた概要、会議議事録、フォローアップ、CRM メモ、タスク、チケット、請求対象のコンテキストになるのに役立ちます。
重要なのは、すべての単語を保存しないことです。
重要なのは、通話が終わった後に役立つようにすることです。
記録が必要なクライアント通話の場合
意思決定、所有者、リスクをひとつにまとめておく
次のように使ってください Superscribe ビジネス上の通話を、レビュー済みの議事録、フォローアップ、CRM メモ、タスク、チケット、請求対象のコンテキストに変換します。
実際的なルール
他人に通話内容を読ませないでください。
電話のせいで何が変わったかを記録してください。
それが議事録の目的です。
よくある質問
AI は通話メモを会議議事録に変えることができるでしょうか?
はい、しかし草案はまだ検討する必要があります。 AI は通話メモから意思決定、所有者、リスク、フォローアップ項目を抽出できます。議事録を公式記録として扱う前に、議事録が実際に合意された内容と一致していることを確認する必要があります。
通話メモと会議議事録の違いは何ですか?
通話メモには、会話中に何が起こったかが記録されます。会議議事録は、目的、決定事項、所有者、期限、妨げとなるもの、未解決の質問、最終メモの属する場所など、通話後に有用な記録を整理します。
会議の議事録には記録全体を含めるべきでしょうか?
通常はいいえ。記録はバックアップとして役立ちますが、議事録は決定と行動の簡潔な記録である必要があります。次のステップを見つけるために通話全体を読まなければならない場合、議事録はその役割を果たしていません。