フォローアップ メールでは、ビジネス上の電話が共有記憶になります。
電話はうまくいったかもしれません。クライアントは問題について説明しました。次のステップに同意しました。誰かがファイルを約束しました。締め切りが移動しました。終盤近くに小さなリスクが浮上した。
その後、全員が電話を切ります。
次に、有用なバージョンを作成する必要があります。
それが、通話メモをフォローアップ メールに変えることの難しい部分です。起こったことをただ要約しているだけではありません。あなたは、クライアントに何を見せるべきか、何を社内に留めておくべきか、何が所有者を必要とするか、そして来週誰も同じ質問を再質問しないように十分に明確にする必要があるかを決定しています。
フォローアップが副業であってはいけない場合
通話をレビュー済みのメモやメールに変える
Superscribe Phone は、会話がまだ新しいうちに、ビジネス上の通話を要約、フォローアップ メール、CRM コンテキスト、タスク、チケット、請求対象の詳細に変換するのに役立ちます。
ショートバージョン
フォローアップ電子メール ワークフローに役立つ通話メモには、次の内容が含まれている必要があります。
- なぜ電話がかかってきたのか
- 何が決まったか
- 何が変わったか
- 次の各ステップの所有者は誰ですか
- クライアントがしなければならないこと
- あなたのチームが約束したこと
- 期限、リスク、または未解決の質問
- 内部に留めておくべきものは何か
- クライアントが実際に受信できる電子メールの下書き
最後の点が重要です。
通話メモは粗雑なものになる可能性があります。フォローアップメールは送信できません。
電子メールは正確で、穏やかで、クライアントに安全であり、再度説明の電話がかかるのを防ぐのに十分な具体性を持っている必要があります。
トランスクリプトは電子メールではありません
トランスクリプトは生の会話を保存するので便利です。
同じ理由で、これらは不適切なフォローアップ メールです。
実際の呼び出しには、繰り返し、誤った開始、サイドコメント、および内部の短縮表現が含まれます。人は自分自身を正します。それらは決定ではない選択肢を浮かび上がらせます。これらは、クライアントに表示される前に内部で処理する必要があるブロッカーについて言及しています。
トランスクリプトを電子メールに貼り付けると、クライアントに混乱をもたらすことになります。
一般的な概要を貼り付けると、実際の約束が失われることがよくあります。
より良い出力は、これら 2 つの極端な値の間に位置します。読むのに十分短く、行動に移せるほど正確である必要があります。
たとえば、フォローアップが弱い場合:
電話ありがとうございます。オンボーディングについて話し合ったので、近々フォローアップする予定です。
有益なフォローアップ:
本日はお電話いただきありがとうございます。インポートの問題は、サインアップ フォームではなくフィールド マッピングが原因であることが確認されました。木曜日までに 2 つのクリーンアップ オプションをお送りします。次の移行パスの前に古い CSV エクスポートを保持する必要があるかどうかを確認していただけますか?
2 番目の電子メールでは、クライアントに明確な要約、約束、具体的なリクエストが提供されます。
それが通話メモでなければなりません。
危険なのは、何を含めるかを決めることです
フォローアップメールはただ書くだけの作業ではありません。
判断する仕事です。
詳細の一部はクライアントの電子メールに含まれています。
- 決定事項
- 締め切り
- リクエスト
- 約束
- 次のステップ
- 共有リスク
一部の詳細は別の場所に属します。
- 内部不確実性
- プライベートチームのメモ
- 請求コンテキスト
- 大まかなトラブルシューティングの推測
- CRMの歴史
- チケット再生産の詳細
そのため、1 回の通話概要だけでは十分ではありません。 1 回の通話で、クライアントの電子メール、CRM メモ、プロジェクト タスク、サポート チケット、および内部警告が必要になる場合があります。
これらの出力は関連していますが、同じドキュメントではありません。
これは背後にある同じ問題です メモをタスクに呼び出す。価値があるのは言葉を捉えることだけではありません。価値観は単語を適切な次のオブジェクトに形作ることです。
優れたフォローアップメールには構造が必要です
通話メモを手動で電子メールに変換する場合は、この構造を使用します。
1. 通話の目的から始める
電話がかかってきた理由を明らかにします。
有益な部分の前に儀式的な感謝の段落を書かないでください。
良い：
本日は、オンボーディングのインポートの問題についてお電話いただきありがとうございます。
これにより、読者にすぐにコンテキストが提供されます。
2. 決定を確認する
決定を事実として書きます。
良い：
現在のサインアップ フォームを維持し、まずインポート マッピングを修正することに同意しました。
弱点:
サインアップ フォームとインポート マッピングについて説明しました。
「話した」ということは曖昧さを生み出します。フォローアップにより曖昧さが軽減されるはずです。
3.あなたの約束と相手の約束を切り離す
ほとんどのクライアント呼び出しでは、両側で作業が発生します。
チームは、提案、修正、要約、テスト結果、見積もり、チケットの更新、または文書を作成する必要があるかもしれません。クライアントは、アクセス、承認、ファイル、関係者のフィードバック、または期限の回答を義務付けられている場合があります。
両方を「次のステップ」の下に埋めないでください。
必要に応じて、2 つの短い行を使用します。
- 修正した輸入計画を木曜日までにお送りします。
- 古い CSV エクスポートを保持する必要があるかどうかを確認してください。
そうすることで所有権が可視化されます。
4. 電話がタイミングを示唆していた日付を含める
通話にはソフト タイミング信号が含まれることがよくあります。
「デモの前」、「法的審査後」、「次回の請求書発行までに」、「顧客の承認後」がすべて重要です。
フォローアップでは、正式な暦日ではない場合でも、これらのシグナルを保存する必要があります。
日付が不確かな場合はその旨を伝えてください。
データ条項を法的に確認した後、修正されたプランをお送りします。
それは日付をでっち上げるよりも良いです。
5. クライアントの電子メールに内部コンテキストを含めないようにする
すべての有用なメモが顧客向けになる必要はありません。
おそらくクライアントはイライラしているように聞こえました。おそらく、その範囲は予想よりも広いように見えます。おそらくサポートの問題については、さらに詳しく再現する必要があるでしょう。おそらくチームメイトは、この取引が危険にさらされていることを知る必要があるだろう。
これらは重要な詳細です。
これらは CRM、タスク、チケット、または社内メモに属するだけであり、必ずしもフォローアップ メールに含まれるわけではありません。
ここが CRM への営業電話メモ とフォローアップメールが重複します。同じ会話で両方の情報を得ることができますが、それぞれの出力には異なる表現が必要です。
レビューステップはオプションではありません
AI はフォローアップの草案作成に役立ちます。
レビューなしでフォローアップを送信すべきではありません。
リスクは、メールがぎこちなく聞こえることではありません。リスクは、契約が変更されることです。
よくある間違いには次のようなものがあります。
- 提案を決定として扱う
- 所有権を間違った人に譲渡する
- 期限を以前よりも堅く聞こえるようにする
- 内部コンテキストをクライアントに公開する
- まだ答えが必要な未解決の質問をスムーズに解決する
適切なワークフローは、キャプチャ、構造化、レビュー、送信です。
これにより、電子メールが不利になることなく、速度の利点が維持されます。
ワークフローが生成すべきもの
強力な通話メモとフォローアップ電子メールのワークフローでは、複数のフィールドを生成する必要があります。
欲しいもの:
- クライアントに安全な短い概要
- フォローアップメールの下書き
- 所有者とのアクションアイテム
- 未解決の質問
- 内部メモ
- CRM またはアカウントのコンテキスト
- 関連する場合、チケットまたはプロジェクトの更新
電子メールは出力の 1 つにすぎません。
電子メールに関する取り組みも同様に重要です。
たとえば、サポート コールでは、クライアントの要約とチケットが必要になる場合があります。コンサルティング コールでは、要約と範囲メモが必要になる場合があります。採用活動には、候補者の最新情報と CRM メモが必要になる場合があります。代理店との通話には、クライアントの電子メールと 3 つの内部タスクが必要になる場合があります。
だからこそ クライアント通話のフォローアップメモ 単なるメモとしてではなく、ルーティングされた出力になるとさらに便利になります。
Superscribeの役割
Superscribe Phone は、通話後のレイヤー用に構築されます。
これにより、ビジネス上の通話が、別のクリーンアップ パスではなく、概要、フォローアップ メール、CRM コンテキスト、タスク、チケット、請求対象の詳細としてレビューされるようになります。
重要なのは魔法のメールの書き方ではありません。
重要な部分は、通話を新しいうちに保持し、クライアントセーフな言語を内部コンテキストから分離し、会話をワークフローに必要な次のオブジェクトに変えることです。
フォローアップ電子メールでクライアントは結果を確認できます。
その背後にあるシステムが約束を失わないようにするものです。
クリーンな次のステップが必要な通話の場合
通話が新しいうちにフォローアップの草案を作成する
次のように使ってください Superscribe ビジネス上の通話を、レビュー済みの概要、フォローアップ電子メール、CRM メモ、タスク、チケット、請求対象のコンテキストに変換します。
シンプルなフォローアップメールのテンプレート
手動で変換を行う場合にこれを使用します。
件名： [トピック] に関する通話の要約
こんにちは[名前]さん
本日は[トピック]についてお電話いただきありがとうございます。
私たちは次のことを確認しました：
- 【決定または共通認識】
- [重要な変更点]
- [期限またはタイミング信号]
次のステップ:
- [日付または条件] までに [次のステップ] をご案内します。
- [日付または条件]までに[クライアントの次のステップ]をお願いできますか?
未解決の質問が 1 つあります。
- 【まだ回答が必要な質問】
ありがとう、
[あなたの名前]
退屈なままにしておいてください。
多くの場合、退屈なフォローアップ メールが最適です。合意内容が見えるようになり、やり取りが減り、次のステップが始まるときに誰もが指示できる明確な場所が提供されます。