MSPの受付コール
後での整理作業なしでMSPの受付コール
インテークコールがいつもまとめの負債を生むなら、Superscribeはまだコンテキストが生きているうちにその遅れを減らすのに役立ちます。
実際の電話番号を使って通話ワークフローをテストしてください。クライアントに新しいアプリは不要です。
受付コールの最初の5分が、その後の5時間の作業を決めます。MSPにとって、ここが本当の仕事の始まりです。クライアントが問題を説明します。あなたは聞き、確認の質問をし、計画を立て始めます。技術的な解決策はしばしば簡単な部分です。難しいのはその後です：その会話をきれいなチケット、正確なメモ、請求可能な記録に変えること。
これがドキュメント作成の苦労です。クライアントの問題を解決しても、その後で記憶から全体の状況を再構築しなければなりません。詳細が失われ、時間が切り捨てられます。コールとチケットの間のギャップがサポート全体のプロセスに負担をかけます。最初に正確にコールを記録しなければ、後で整理作業に苦労します。
Superscribeはそのギャップを埋めるために作られました。コール中に重要な詳細をキャッチする音声レイヤーで、後から再構築する必要がありません。
実際のワークフローで試す
次のクライアント通話を完了したフォローアップに変える
実際のクライアント通話でSuperscribeを使ってください。通話がメモ、タスク、フォローアップ、請求に必要な文脈に変わり、手直しの手間がありません。
「後で書き起こす」の高いコスト
MSPにとって、受付コールは重要な情報のやり取りです。クライアントは問題の状況を持っていて、あなたはそれを正確に引き出して効率的に解決する必要があります。技術的な問題を診断しながらメモを取る手作業のプロセスは根本的に問題があります。その瞬間に優れた技術者か優れたメモ取りのどちらかであり、両方はめったにありません。
これがいくつかの一般的な問題につながります：
- 失われる詳細： クライアントが言及した小さくても重要な事実が、チケット作成時には忘れられています。これにより、同じ質問をクライアントに再度尋ねたり、誤った診断の道を進んだりすることがあります。
- トリアージの遅れ： メモを書き起こし正式なチケットを作成する時間は、問題が解決されていない時間です。緊急の問題では、この遅れは許容できません。
- 記録の不整合： 記憶だけで書かれたチケットは品質にばらつきがあります。ある技術者の「ユーザーがログインできない」というメモは、別の技術者にとってはエラーメッセージ、ブラウザのバージョン、最近の変更点の詳細な記録かもしれません。この不一致がパターンの発見や問題の引き継ぎを難しくしています。
- 請求されない時間： 最初の受付電話にかかる10〜15分は、しばしば請求されません。「ちょっとした電話」として片付けられますが、その電話はチーム全体や1ヶ月間で積み重なります。
根本的な問題は、最も価値のある情報であるクライアント自身の言葉が、通話終了と同時に失われてしまうことです。その後に続くものはすべて、低精度のコピーに過ぎません。
作業を記録するための電話優先アプローチ
Superscribeを作ったのは、月末に自分の作業時間を推測するのに疲れたからです。メールやメモをかき集めて、何に取り組んだかを組み立てようとしていました。お金を失っているとわかっていました。最初のアイデアは、クライアントとの通話を自動で記録できる電話アプリでした。しかし、作るのが難しそうで数年前に諦めました。
その後数年間、他の音声ツールを作り続けました。それぞれが新しい学びをもたらしました。メインのデスクトップアプリに自動時間追跡を追加したとき、何が足りなかったかに気づきました。実際のクライアント通話用の電話アプリが必要だったのです。そうすれば、余計な手順なしにワークフロー全体がつながります。
証明は飛行機の中で起きました。普段使っている電話番号で機内Wi-Fiを使いビジネス通話をしました。Superscribeは通話を記録し、文字起こしし、構造化されたメモを直接作業システムに送信しました。担当者は私が何もしなくても次のステップを処理しました。これは以前は夢のような話でした。今ではこれが製品の動き方です。これが私がずっと欲しかったツールです。MSPにとっては、受付電話中にクライアントに集中でき、チケットの元となる生の情報が自動で記録されていることがわかるということです。
ワークフローガイドを入手する
通話後のチェックリストを入手する
見逃しを防ぐための通話メモとアクション項目の構成に関する実用ガイド。生の文字起こしを完成した作業に変える。
SuperscribeがMSPの受付電話を処理する方法
Superscribeはクライアントが新たにダウンロードする必要のあるアプリではありません。既存の電話番号で動作します。クライアントからの電話は他の通話と同じように対応します。違いはバックグラウンドで起こることです。
- 通話をキャプチャ： Superscribeは通話音声を傍受し録音します。会話の両側がクリアに記録されます。
- 文字起こしと構造化： 通話は即座に文字起こしされます。システムは複数言語を検出し処理できます。この生の文字起こしが真実の情報源です。
- 構造化された出力を作成すること： ここが重要なステップです。生テキストは構造化された形式に処理されます。要約、重要な問題、クライアント情報、アクション項目、またはサポートチケットの初稿など、必要なものを定義できます。
- あなたのシステムへルーティング： 構造化された出力は必要な場所に送信できます。API、Webhook、またはメール経由でPSAのドラフトチケット作成、CRMの更新、SlackやTeamsのチャンネル通知に利用可能です。
目的は、できるだけ手間をかけずに頭の中の文脈をシステムに移すことです。通話を受けた技術者は一から書く代わりに、事前入力されたチケットを確認し承認できます。
話された言葉から解決済みチケットへ
クライアントがネットワークの問題で電話してきたと想像してください。症状、試したこと、発生時期を説明します。あなたは聞きながら会話を導きます。
通話終了時には構造化されたメモがすでに用意されています。
- クライアント： John Smith, ABC Corp
- 問題点： 「オフィス全体でインターネットが使えません。」
- 症状： 外部サイトにアクセスできません。内部のファイルサーバーにはアクセス可能です。
- 開始時刻： およそ午前9時15分。
- トラブルシューティング： メインファイアウォールを再起動しましたが変化なし。
- 次のステップ： 技術者はファイアウォールのログとISP接続状況を調査します。
これは単なる文字起こしではなく、すぐに使える作業資産です。通話時間は記録され、最初のチケットが作成されます。初期報告の完璧な記録に基づいてすぐに作業を開始できます。これによりドキュメント作成のボトルネックが解消され、チームは問題解決に集中できます。
次の通話でこれを試してください
次のチケットは声で開きましょう
次の受付通話はSuperscribeで対応しましょう。メモ、コンテキスト、時間がクライアントから離れることなく自動で記録されます。
よくある質問
クライアントにアプリのインストールを求めますか？ いいえ。クライアントは通常のビジネス電話番号に電話します。クライアント側の変更はありません。作業はあなたの側で行われます。
プライバシーとデータセキュリティはどうなっていますか？ すべてのデータは安全に取り扱われます。クライアントとの会話が機密であることを理解しており、その情報を保護するようシステムを設計しています。出力先はあなたが管理します。
これはConnectWiseやAutotaskと直接統合されますか？ SuperscribeはAPI、Webhook、メールで入力を受け付ける任意のシステムにルーティング可能な構造化された出力を提供します。直接のワンクリック連携ではありませんが、ドラフトチケットやメモをPSAや他のツールに直接送る柔軟なワークフローを作成できます。