Anropsnotater til kontoplan er forskjellen mellom å huske et fornyelsesanrop og å endre hvordan kontoen administreres.

Et transkript forteller deg hva som ble sagt.

En kontoplan forteller teamet hva som betyr noe nå.

Denne forskjellen er viktig etter fornyelsessamtaler, QBR-forberedende samtaler, utvidelsessamtaler, innsjekk av ledere, servicevurderinger og kundeeskaleringssamtaler.

Samtalen er ikke ferdig når sammendraget eksisterer.

Samtalen er ferdig når kontoplanen gjenspeiler den nye virkeligheten.

For fornyelsessamtaler som endrer kontoen

Gjør telefonsamtaler til kontonotater og oppfølginger

Superscribe Phone hjelper til med å gjøre forretningsanrop til sammendrag, oppgaver, CRM-kontekst, oppfølginger, kontonotater og arbeidsflytklare poster mens samtalen fortsatt er fersk.

Prøv Superscribe gratis 30 minutter gratis. Ingen kort nødvendig.

Kortversjonen

En god arbeidsflyt for samtalenotater til kontoplan bør fange opp:

• kontostatus
• fornyelsesdato eller kontraktsmilepæl
• kundemål
• virksomhetens prioriteringer
• interessenter og innflytelse
• risikoer og blokkere
• ekspansjonssignaler
• produkthull eller serviceproblemer
• forpliktelser gitt på samtalen
• åpne spørsmål
• neste skritt og eiere
• CRM-felt som trenger oppdatering
• oppfølgingsmelding eller intern overlevering

Kontoplanen skal svare på ett driftsspørsmål.

Hva bør teamet gjøre annerledes fordi denne samtalen skjedde?

Hvis svaret er begravet i en utskrift, ble ikke anropsnotatene en kontoplan ennå.

En kontoplan er ikke en samtaleoppsummering

Kundeanrop produserer ofte notater som høres nyttige ut i øyeblikket.

God samtale med innkjøp. Fornyelse kommer. De ønsker bedre rapportering og trenger priser innen neste uke.

Det er en oppsummering.

Det er ikke nok for personen som blir med i neste samtale, vurderer pipeline, utarbeider en QBR eller eier fornyelsen.

Nyttig:

Kontoprioritet: fornyelsesrisiko. Anskaffelsene trenger endelig prising innen neste fredag. Hovedblokkering er rapportering av synlighet for regionledere. Interessenter: innkjøp eier kommersiell gjennomgang, driftsleder eier rapportering av smerte, VP-sponsor ønsker utrullingsplan før fornyelse godkjennes. Eier: kontoansvarlig for å sende priser, kundesuksess for å forberede rapporteringsalternativer, produkttilbakemelding logget separat.

Samme samtale.

Den andre versjonen endrer kontoplanen.

Det skiller kundemålet fra fornyelsesrisikoen, interessentkartet og eierlisten. Det er det som gjør notatet nyttig etter at personen som tok samtalen har gått videre.

Dette er det samme problemet bak salgsanropsnotater til CRM. En samtaleutgang er viktig når den når systemet i den formen neste arbeidsflyt trenger.

Hva hører hjemme i en kontoplan fra anropsnotater

Start med delene som endrer beslutninger.

Kontostatus

Åpne med statusen til kontoen.

Eksempler:

• sunn fornyelse
• fornyelsesrisiko
• sannsynlig utvidelse
• adopsjonen stoppet
• utøvende sponsor mangler
• prising bekymring aktiv
• støtteproblem som blokkerer fornyelse
• implementering fortsatt uferdig

Ikke få leseren til å utlede status fra et avsnitt.

Hvis kontoen er i fare, si hvorfor. Hvis kontoen er sunn, si hva som gjør den sunn. Hvis kontoen er uklar, navngi den manglende informasjonen.

Kundemål

Fang kundens nåværende mål på et klart språk.

Eksempler:

• redusere manuell rapportering før neste styregjennomgang
• utarbeide en utrullingsplan for et nytt team
• lukke supportsaker før fornyelse
• bevise adopsjon før du utvider setene
• konsolidere leverandører under budsjettgjennomgang
• forbedre responstiden for kundevendte team

Mål forhindrer at kontoplanen blir en intern oppgaveliste.

Kunden bryr seg ikke om at CRM-feltet er oppdatert. De bryr seg om at teamet forstår hva de prøver å oppnå.

Interessenter og innflytelse

Fornyelsessamtaler avslører ofte den virkelige kjøpegruppen.

Fang:

• økonomisk kjøper
• daglig bruker
• blokkerer
• champion
• innkjøpskontakt
• utøvende sponsor
• juridisk eller sikkerhetskontrollør
• intern eier for forholdet

Fang også opp endringer.

Hvis en ny VP ble med på kontoen, hører det hjemme i planen. Hvis mesteren forlot selskapet, hører det hjemme i planen. Hvis innkjøp plutselig er involvert, endrer det neste trekk.

Salesforce salgskontoplaner er bygget rundt langsiktige kontovekststrategier. HubSpots veiledning for kundesuksessplanlegging behandler også suksessplaner som levende arbeid knyttet til milepæler og kundekontekst. Den praktiske leksjonen er enkel: anropsnotater bør oppdatere levende kontovisning, ikke bare aktivitetshistorikken.

Fornyelsesrisiko

Risiko bør være spesifikk nok til å handle på.

Svak:

Fornyelsesrisiko: kanskje.

Nyttig:

Fornyelsesrisiko: rapporteringsgap. Driftsleder sa at regionale ledere fortsatt eksporterer data manuelt hver fredag. Dette er nå knyttet til fornyelsesgodkjenning. Eier: kundesuksess for å forberede rapporteringsgjennomgang før tirsdag.

Gainsights high-touch kundesuksessguide setter risikostyring og strukturerte spillebøker i sentrum for bedriftskunders suksess. Gode ​​risikonotater følger samme idé og inkluderer:

• hva risikoen er
• som tok opp den
• hvorfor det betyr noe
• frist eller vedtaksdato
• eier
• neste handling

Dette overlapper med ringe notater til samsvarslogg på én viktig måte. Vage notater skaper gjennomgangsproblemer. Strukturerte notater bevarer det som endret seg, hvem som sa det og hva som må skje videre.

Utvidelsessignaler

Ekspansjonssignaler bør ikke gå tapt inne i oppsummeringen.

Fang:

• ekstra team nevnt
• ny brukssak reist
• flere plasser etterspurt
• nytt sted eller avdeling
• budsjettholder stiller spørsmål
• kunde spør om integrasjoner
• kunde sammenligne planer eller nivåer

Skil deretter signal fra handling.

Signal: driftsteamet vil ha anropsnotater kopiert inn i støttearbeidsflyten. Handling: spør om dette er for nåværende brukere eller et andre lag. Eier: kontoansvarlig før fornyelsespris sendes.

Det holder kontoplanen ærlig. Renter er ikke en lukket utvidelse. Det er en grunn til å stille neste spørsmål.

Produktmangler og serviceproblemer

Kontoplaner blir rotete når hver klage blir enten en støttebillett eller en vag melding.

Bruk riktig destinasjon:

• støtteproblemet går til billetten
• produktgapet går til tilbakemelding eller veikartinntak
• kontorisiko forblir i kontoplanen
• kundesynlig løfte går inn i oppfølgingen

En samtale kan produsere alle fire.

Det er derfor support call to ticket og kontoplanlegging bør ikke være det samme resultatet. En billett hjelper noen med å løse problemet. Kontoplanen forklarer hvordan problemet påvirker forholdet.

En praktisk mal for telefonnotater til kontoplan

Bruk en mal som denne etter fornyelse eller kundesuksesssamtaler:

Konto:
Anropsdato:
Ring eier:
Kundedeltakere:
Interne deltakere:

Kontostatus:
Fornyelse eller milepæl:

Kundemål:
- 

Hva endret seg på denne samtalen:
- 

Interessenter:
- Økonomisk kjøper:
- Champion:
- Daglige brukere:
– Blokkerere eller anmeldere:

Risikoer:
- Risiko:
- Bevis fra samtale:
- Eier:
- Frist:

Utvidelsessignaler:
- Signal:
- Neste spørsmål:
- Eier:

Problemer med produkter eller tjenester:
- Problem:
- Destinasjon:
- Påvirkning på konto:

Forpliktelser:
- Kundesynlig forpliktelse:
- Internt engasjement:

Neste trinn:
- Eier:
- Dato:
- Destinasjon:

CRM-oppdateringer:
- Kontofelt:
- Mulighet eller fornyelsesfelt:
- Oppgave:
- Oppfølgingsnotat:

Malen er ikke poenget.

Poenget er å tvinge anropsutgangen til å svare på kontospørsmålene før detaljene blekner.

Hold kundevendte og interne notater atskilt

Et fornyelsesanrop skaper ofte to utganger:

• en kundeoppfølging
• en intern kontooppdatering

De skal ikke være samme tekst.

Kundeoppfølgingen skal være tydelig, høflig og fokusert på det som er avtalt. Den interne kontooppdateringen skal bevare risiko, interessentbevegelser, usikkerhet og neste handlinger.

Eksempel på kundeoppfølging:

Takk for samtalen i dag. Vi sender oppdaterte fornyelsespriser innen fredag, sammen med rapporteringsalternativer for dine regionale ledere.

Eksempel på intern kontooppdatering:

Fornyelsesrisiko knyttet til rapportering. Innkjøp trenger prissetting innen fredag, men operasjonene leder sa at rapporteringssynlighet er godkjenningsblokkeringen. Forbered rapporteringsgjennomgang før priser sendes.

Begge er nyttige.

De tjener forskjellige lesere.

For den kundevendte siden, se ringenotater til oppfølgings-e-post.

Hvor Superscribe passer inn

Superscribe Phone er bygget for øyeblikket etter en forretningssamtale, når samtalen fortsatt har detaljer, men arbeidet ikke er organisert ennå.

For kontoadministrasjon betyr det at en samtale kan bli:

• et samtalesammendrag
• CRM-notater
• fornyelsesrisiko
• interessentoppdateringer
• oppfølgings-e-postkontekst
• oppgaver med eiere
• fakturerbar kontekst når samtalen er klientarbeid

Skrivebordsdiktering kan håndtere resten av kontoarbeidsdagen: skrive oppfølgingen, oppdatere CRM, utarbeide en overlevering eller ta et raskt notat mellom samtaler.

Målet er ikke å beholde en penere utskrift.

Målet er å redusere oppryddingen mellom samtale, CRM, kundeoppfølging og kontoplan.

FAQ

Hva er arbeidsflyter for call notater til kontoplan?

Anropsnotater til kontoplanarbeidsflyter gjør kundeanrop til strukturerte kontooppdateringer. De fanger vanligvis opp kontostatus, fornyelsesrisiko, kundemål, interessenter, ekspansjonssignaler, forpliktelser og neste trinn.

Er kontoplannotater det samme som CRM-notater?

Nei. CRM-notater registrerer ofte aktiviteten. Kontoplannotater forklarer hva som endret seg i forholdet og hva teamet bør gjøre videre. En sterk arbeidsflyt oppdaterer både når det er nødvendig.

Hva skal fornyelsesanropsnotater inneholde?

Notater om fornyelsesanrop bør inkludere fornyelsesdato, beslutningsprosess, interessenter, kundemål, risikoer, prisspørsmål, blokkeringer, forpliktelser, oppfølgingseiere og CRM-felt som trenger oppdatering.

Bør hvert kundeanrop oppdatere kontoplanen?

Nei. Rutineanrop trenger kanskje bare et kort aktivitetsnotat eller oppgave. Oppdater kontoplanen når samtalen endrer risiko, prioritet, interessentkontekst, fornyelsesvei, utvidelsespotensial eller neste teamhandling.

Kan Superscribe erstatte en CRM?

Nei. Superscribe er ikke en CRM. Det hjelper å gjøre telefonsamtaler til brukbare notater, oppfølginger, oppgaver og kontekst som deretter kan flyttes inn i verktøyene teamet ditt allerede bruker.

Kontoplanen skal ikke være avhengig av at noen husker samtalen senere.

Det bør endres mens samtalen fortsatt er fersk.