客户的一个电话可以在五分钟内改变项目。
范围发生变化。出现拦截器。客户批准一个选项并拒绝另一个选项。截止日期发生变化。有人承诺发送访问权限。未参与通话的队友仍然需要知道发生了什么变化。
这就是大多数呼叫记录失败的地方。
它们保留了对话，但不会成为项目更新。
有用的版本不是“我们与客户通了电话”。有用的版本是：这是新状态，这是更改的内容，这是谁拥有下一步，这是团队下一步应该做什么。
当电话改变项目工作时
将客户来电转化为经过审核的项目更新
Superscribe Phone 有助于将业务呼叫转化为摘要、项目更新、后续行动、CRM 上下文、任务、票证和计费详细信息，同时对话仍然新鲜。
简短版本
一个好的项目更新工作流程的通话记录应该捕获：
- 当前项目状态
- 通话期间发生了什么变化
- 做出了什么决定
- 什么被阻塞
- 下一步谁负责
- 客户欠什么
- 你的团队欠什么
- 任何截止日期或时间信号
- 更新应该存放在哪里
测试很简单。
错过电话的队友能否了解发生了什么变化以及下一步该做什么？
如果不是，该注释仍然是原始材料。它尚未成为项目更新。
项目更新不是成绩单
成绩单是按时间排序的。
项目更新按有用性排序。
在真实的客户通话中，重要部分很少会按整齐的顺序到达。客户可能会提前提到阻止者，稍后批准解决方案，在接近尾声时更改时间，并在每个人都结束时添加负责人。
文字记录可以包含所有这些内容，但仍然很难使用。
项目更新必须将对话重塑为团队可以采取行动的形式：
状态：导入导入因字段映射错误而延迟。决定：保留当前注册表单并首先修复导入映射。客户在周三之前欠旧的 CSV 导出政策。到周四，团队拥有两个清理选项。风险：如果法律部门未审查数据条款，演示日期可能会发生变化。
这不是一个更漂亮的成绩单。
这是一个工作更新。
这也是后面的差距 调用任务注释。呼唤创造了工作，但工作只有在有形状、所有者和目的地时才变得有用。
项目更新需要什么
项目更新应该回答与回顾电子邮件不同的问题。
面向客户的回顾会问：“客户应该看到什么？”
项目更新询问：“团队应该知道什么？”
这些是相关的，但它们不是同一件事。
1. 现状
从项目的当前状态开始。
好的：
导入清理仍然被字段映射阻止，但注册表单不再被视为原因。
弱点：
我们讨论了进口清理。
“讨论”几乎没有告诉团队任何信息。状态行应该说明发生了什么变化或者现在的工作进展情况。
2. 决定
将决定写成事实。
好的：
如果预计时间少于四小时，客户会批准选项 B。
弱点：
客户似乎对选项 B 感兴趣。
如果电话会议没有做出决定，也请保持清楚。
还没有决定。客户希望在批准选项 B 之前进行法律审查。
这可以防止团队将“可能”视为“是”。
3. 阻碍者
阻碍者必须是可见的。
它们不应该隐藏在一般注释的段落中。
好的：
阻止者：客户端尚未确认是否必须保留旧的 CSV 导出。
这句话告诉团队为什么项目还不能顺利推进。
4. 业主
每一步都需要一个主人。
如果所有权不清楚，请说明。
一个诚实的“不清楚主人”比猜测并将任务发送给错误的人要好。
有用的所有者行如下所示：
- 玛丽亚将于周四之前发送修订后的入职清单。
- 客户在迁移通过之前确认导出保留要求。
- 支持所有者不清楚权限票证。
5. 目的地
更新应该说明每个输出所属的位置。
一些细节属于项目板。有些属于 CRM。有些属于支持票。有些属于客户后续电子邮件。有些应该留在内部。
这就是为什么 后续电子邮件的呼叫注释 和项目更新不应该是同一个文档。同一调用可以同时满足两者，但每个输出需要不同的措辞。
简单的项目更新格式
当手动将调用记录转换为项目更新时，请使用此结构。
项目：
客户、帐户、票证或项目名称。
地位：
发生了什么变化或项目现在的状况。
决策：
哪些内容被批准、拒绝、延迟或悬而未决。
阻碍者：
是什么阻碍了进步。
后续步骤：
所有者、任务、目的地和时间。
客户跟进：
如果有的话，应该发回给客户什么。
内部背景：
团队需要知道的任何内容都不应该出现在客户电子邮件中。
这种结构是故意无聊的。
无聊的项目更新很容易浏览。它们可以防止返工。他们让某人加入工作，而不要求私下复述通话内容。
分享前先回顾一下
人工智能可以帮助将通话记录转变为项目更新草稿。
审查步骤仍然很重要。
当项目更新错误时，可能会造成真正的损害。一个建议可以成为一个决定。软期限可以变成硬期限。内部的担忧可能会意外地变成面向客户。一项任务可以分配给从未同意拥有该任务的人。
较好的流程是：
- 捕捉通话。
- 将有用的部分分为状态、决策、阻碍、所有者和目的地。
- 趁电话还新鲜的时候回顾一下。
- 将项目更新发送到正确的位置。
这样可以提高速度，而无需在项目板上填满半真半假的笔记。
Superscribe 的定位
Superscribe Phone是为业务通话之后的这一层而构建的。
它可以帮助呼叫变成经过审核的摘要、项目更新、后续行动、CRM 上下文、任务、票证和计费详细信息，而不是另一项清理工作。
重要的是不要保存每一个字。
重要的是确保调用创建的工作在下一次调用将其替换到内存中之前到达有用的地方。
实际规则
不要要求您的团队阅读电话会议。
告诉他们因通话而发生了什么变化。
这就是保存的笔记和有用的项目更新之间的区别。