合规日志的通话记录与通话转录是不同的工作。
文字记录会记住所说的内容。
合规日志必须帮助人们回顾发生的事情、承诺的事情、披露的事情、仍需要批准的事情以及不应视为最终结果的事情。
在咨询电话、客户接待电话、销售电话、保险电话、法律相关对话和受监管的服务工作之后，这种区别很重要。
风险不仅仅是忘记任务。
风险在于失去解释决策原因的背景。
对于需要可审查记录的通话
将电话转化为结构化笔记和后续行动
Superscribe Phone 有助于将业务呼叫转化为摘要、任务、CRM 上下文、合规说明、后续行动和工作流程就绪记录，同时对话仍然新鲜。
简短版本
良好的合规性日志工作流程呼叫注释应捕获：
- 谁在通话中
- 客户、帐户、事项或案例
- 通话目的
- 讨论的建议、选项或建议
- 所需披露
- 客户的决定
- 什么被批准了
- 哪些还需要批准
- 风险、限制和例外
- 提到的文件
- 后续业主
- 审核状态
- 最终唱片所在的地方
该日志应回答一个审查问题。
如果有人稍后审核此电话，他们是否可以在不询问接听电话的人的情况下了解发生了什么？
如果不是，则说明还不是合规日志。
合规说明并非法律建议
本文是工作流程指南，而不是法律或监管建议。
不同的行业有不同的保留、监督、同意、隐私和记录保存规则。财务顾问、经纪自营商、保险企业、法律服务、医疗保健相关团队、电话营销团队和顾问都需要自己的审核流程。
例如， 美国证券交易委员会规则 204-2 涵盖注册投资顾问的账簿和记录。 FINRA 的账簿和记录指南 提醒公司注意 FINRA 规则 4511 和适用的 SEC 规则。这 FTC 电话营销销售规则指南 另一个提醒是，电话工作流程在某些情况下可以承担记录保存义务。
实用点很简单。
不要将通话记录设计成只是个人记忆。
将它们设计为可能需要由经理、合规主管、客户服务团队或未来版本的您审核的记录。
从评论开始，而不是成绩单
大多数通话记录都遵循对话的顺序。
这很容易捕捉，但很难审查。
合规日志应该从稍后需要的记录开始。
弱点：
与客户讨论续订事宜。提到定价和时间表。需要寄文件。
有用：
通话目的：续约审核。客户询问价格变化和服务范围。透露最终定价需要书面批准。客户在通话中未批准续订。后续：周五之前将续订数据包和路由定价问题发送给客户负责人。
同样的电话。
第二个版本将讨论与批准分开。
这就是记忆笔记和可复习记录之间的区别。
通话记录中的合规日志包含哪些内容
使用使不确定性可见的结构。
来电身份
从基础开始：
- 客户或帐户
- 呼叫者和与会者
- 日期和时间
- 电话号码或渠道（如果相关）
- 负责人
- 相关事项、机会、政策、案例或票证
这听起来很无聊，因为事实确实如此。
这也是避免笔记成为无家可归的松散段落的部分。
当有人需要时，没有帐户、所有者和记录位置的呼叫很难找到。
目的和背景
写下通话发生的原因。
示例：
- 续订问题
- 入职人数
- 政策澄清
- 投资账户更新
- 账单纠纷
- 索赔状态
- 范围批准
- 敏感的客户投诉
目的帮助审稿人解释注释的其余部分。
根据调用上下文的不同，同一个句子可能有不同的含义。 “客户想要继续”在发现电话中意味着一件事，在受监管的批准工作流程中意味着另一件事。
披露和警告
如果披露很重要，请将其保持可见。
示例：
- 仅供参考，不代表最终定价
- 建议须经书面批准
- 通话中未进行任何更改
- 客户在签字前必须审查文件
- 范围变更需要单独协议
- 本次电话会议未提供税务、法律或财务指导
- 通过批准的流程处理记录或同意
不要在摘要中隐藏警告。
如果客户听到“我们可能可以做到这一点”，但真正的答案取决于批准，那么合规日志应该保留依赖性。
这类似于之间的区别 调用行动项目的记录 和原始成绩单。有用的输出是围绕它必须完成的工作而形成的。
承诺与非承诺
合规日志应显示承诺的内容和未承诺的内容。
捕获如下承诺：
- 发送文件
- 更新CRM记录
- 请求批准
- 升级为专家
- 提供报价
- 确认截止日期
- 安排审核电话
还捕获边界：
- 未批准定价
- 未确认政策变化
- 没有提出建议
- 没有例外
- 客户没有最终决定
第二个清单很重要。
未来的读者不应该推断沉默是否意味着“未讨论”或“讨论但未达成一致”。
风险和例外情况
看涨期权通常包含微小的风险信号。
客户提到了一个不寻常的截止日期。他们不确定谁可以签名。他们要求例外。它们描述了可能具有隐私、计费、法律或监管影响的问题。
这些详细信息属于单独的风险部分。
示例：
- 客户希望将口头批准视为最终批准
- 签名者未确认
- 截止日期取决于第三方审查
- 客户对之前的发票提出异议
- 范围请求可能超出当前协议范围
- 提到了个人数据
- 投诉语言可能需要升级
风险说明不是指控。
它们是供审查的标志。
跟进者和所有者
以“跟进”结尾的合规日志尚未完成。
写下所有者和下一步操作：
- 客户负责人发送修改后的数据包
- 顾问将问题转交给合规部门
- 支持所有者将呼叫备注附加到票证上
- 招聘人员更新 ATS 说明
- 顾问发送书面回顾
- 客户在工作开始前签署文件
这直接连接到 后续电子邮件的呼叫注释。一封好的后续电子邮件会告诉客户接下来会发生什么。良好的合规性日志会告诉企业为什么下一步是合适的。
实用的模板
在任何可能需要稍后审核的客户通话后使用此功能。
客户/账户：
事项/案例/机会：
通话日期：
业主：
参加者：
目的：
摘要：
讨论：
- 主题：
- 客户问题：
- 提到的选项：
披露/警告：
-
客户决定：
- 批准：
- 未获批准：
- 仍在等待：
承诺：
- 所有者：
- 行动：
- 截止日期：
风险/例外：
-
提到的文件：
-
审核状态：
- 需要审核：
- 最终记录位置：
该模板故意简单。
重点不是创造一个美丽的音符。关键是要创建一个能够通过审查的记录。
Superscribe 应该从调用中生成什么
对于合规性要求较高的调用，有用的输出通常需要的不仅仅是摘要。
它可能需要：
- 简短的通话回顾
- 合规日志
- CRM 备注
- 后续电子邮件
- 审批任务
- 升级说明
- 文件清单
- 帐单或范围说明
这就是为什么通用转录工具经常会产生清理工作。它捕获单词，然后让操作员决定每个系统中的内容。
Superscribe Phone 是围绕下一个工件构建的。
呼叫可以成为 CRM 注释、任务列表、后续行动、票证、移交或合规注释，而不是停留在文字记录上。然后，桌面听写可以处理工作日的其余时间，例如书面回顾、内部注释和帐单说明。
复查仍然重要
自动化不应隐藏敏感工作。
对于合规性要求较高的呼叫，正确的工作流程通常是：
- 捕捉通话。
- 生成结构化日志。
- 审查敏感声明、批准和警告。
- 将最终记录保存在正确的系统中。
- 仅在审核后发送面向客户的后续信息。
该审查步骤并不是失败。
它是防止速度变得马虎的控制。
常见问题
什么是合规日志工作流程的调用注释？
它是一个工作流程，可将电话呼叫转换为结构化记录，其中包含呼叫目的、与会者、披露、决策、批准、例外、跟进和审核状态。
成绩单足以满足合规要求吗？
通常不是单独的。文字记录可以保留对话内容，但合规日志应该使决策、警告、批准和审查项目易于查找。
合规日志是否应该包含未经批准的内容？
是的。未批准和待决决定通常与批准一样重要，因为它们可以防止以后对通话实际解决的内容产生混淆。
AI可以自动创建合规日志吗？
人工智能可以从通话记录或笔录中起草结构化日志，但敏感记录仍应由负责合规性的人员或团队进行审查。
外卖
当呼叫注释与呼叫风险相匹配时，呼叫注释就会变得有用。
对于临时的内部通话，摘要可能就足够了。
对于咨询、销售、保险、法律相关、支持和合规性较强的客户电话，记录需要更多的结构。
它应该显示讨论的内容、披露的内容、批准的内容、未批准的内容、需要审查的内容以及下一步由谁负责。
这就是从通话记录到合规日志的转变。