يبدو أن نظام هاتف العمل الذي يحتوي على ملخصات تلقائية يجب أن يحل مشكلة ملاحظات المكالمات بأكملها.
وعادة ما يحل النصف الأول.
تم التقاط المكالمة. يظهر ملخص. ربما هناك عناصر العمل. ربما هناك نسخة.
هذا مفيد.
لكن السؤال الحقيقي هو ماذا سيحدث بعد ذلك. هل يتحول الملخص إلى ملاحظة CRM أو تذكرة أو متابعة أو مهمة أو تسليم أو تفاصيل الفواتير؟ أم أنها تصبح ملاحظة أخرى يتعين على شخص ما تنظيفها بعد المكالمة؟
بالنسبة لفرق الخدمة كثيفة المكالمات، لا تنتهي مشكلة الإدارة عند إنشاء الملخص.
وينتهي عندما يهبط الإخراج حيث يستمر العمل.
متى يجب أن تصبح المكالمات مخرجات العمل
تحويل مكالمات العمل إلى ملاحظات وإجراءات تالية
يساعد Superscribe Phone في تحويل المكالمات إلى ملخصات مراجعة ومتابعات وسياق CRM وتذاكر ومهام وتفاصيل قابلة للفوترة بدلاً من قائمة انتظار تنظيف أخرى.
ما الذي يجب أن تفعله الملخصات التلقائية بالفعل
الملخص التلقائي ليس ذا قيمة لأنه أقصر من النص.
إنها قيمة لأنها تنقذ الشخص من إعادة بناء المكالمة يدويًا.
يجب أن يجيب ملخص مكالمة العمل المفيد على:
- لماذا حدثت المكالمة
- ما الذي تغير
- ما تم اتخاذه من قرارات
- ما وعد
- من المسؤول عن الخطوة التالية
- ما التاريخ أو الموعد النهائي يهم
- ما هي المخاطر أو السؤال المفتوح الذي يبقى
- حيث يجب أن يذهب الإخراج
هذه النقطة الأخيرة هي الأكثر أهمية.
إذا كان الملخص موجودًا في نظام الهاتف أثناء وجود العمل في CRM أو مكتب المساعدة أو لوحة المشروع أو البريد الوارد أو مذكرة الفاتورة، فلا يزال الفريق يواجه مشكلة في التوجيه.
تذكر نظام الهاتف المكالمة.
لا يزال يتعين على الشركة نقل العمل.
الفرق بين الملخص وسير العمل
يصف الملخص المكالمة.
يغير سير العمل ما يحدث بعد المكالمة.
من السهل تفويت هذا الاختلاف عند تقييم أدوات الهاتف. يمكن أن يجعل العرض التوضيحي الملخص يبدو وكأنه خط النهاية لأنه يظهر على الفور ويقرأ بشكل واضح.
لكن الأعمال الخدمية الحقيقية تحتاج إلى تقسيم المخرجات إلى عدة أماكن:
- ملاحظة CRM للحساب
- بريد إلكتروني للمتابعة للعميل
- تذكرة دعم بالأعراض والحالة
- مهمة للمالك
- تسليم داخلي للفريق
- سياق قابل للفوترة لمراجعته لاحقًا
مكالمة واحدة يمكن أن تخلق كل هؤلاء.
لهذا السبب تطبيقات نسخ المكالمات الهاتفية يجب الحكم عليه من خلال المخرجات القابلة للاستخدام، وليس فقط من خلال النسخ. النص هو مادة المصدر. الملخص هو طبقة. سير العمل هو ما يجعل المكالمة تتوقف عن تسريب العمل.
حيث تكون أنظمة هاتف العمل قصيرة
تم تصميم العديد من أنظمة هواتف الأعمال حول البنية التحتية للاتصالات.
هذا منطقي. تحتاج الشركات إلى الأرقام والتوجيه والبريد الصوتي ومكالمات الفريق والتسجيلات والأذونات والتحليلات وعمليات التكامل.
لكن ملاحظات الاتصال هي وظيفة مختلفة.
مهمة ملاحظات الاتصال ليست "هل سجل النظام هذه المحادثة؟"
إنها:
- فهل نجا الوعد؟
- هل تمت صياغة المتابعة؟
- هل هبط سياق CRM؟
- هل أصبحت مشكلة الدعم تذكرة قابلة للاستخدام؟
- هل أصبح تغيير النطاق مرئيًا؟
- هل ظل السياق القابل للفوترة مرتبطًا بالعميل؟
إذا كانت الإجابة تعتمد على قيام شخص ما بقراءة الملخص لاحقًا، فإن سير العمل لا يزال يعاني من عنق الزجاجة البشري.
وهذه هي نفس فجوة التنظيف وراءها ملاحظات مكالمات العمل و ملاحظات متابعة مكالمات العميل. انتهت المكالمة، لكن العمل التشغيلي لا يزال قيد الانتظار.
ما الذي تبحث عنه قبل اختيار واحد
استخدم قائمة التحقق هذه عند مقارنة نظام هاتف العمل بالملخصات التلقائية.
الملخص منظم
إن تلخيص الفقرة أفضل من لا شيء، لكن البنية هي ما يجعل الملاحظة مفيدة.
ابحث عن القرارات وبنود العمل والمالكين والتواريخ والمخاطر والأسئلة المفتوحة وسياق العميل. لا يعد الملخص الغامض "لمسألة الإعداد التي تمت مناقشتها" كافيًا عندما يحتاج الفريق إلى الخطوة التالية.
يمكن مراجعة الإخراج
يجب ألا ترسل أتمتة المكالمات ملاحظات فوضوية إلى أنظمة العملاء بشكل أعمى.
النمط الأكثر أمانًا هو الالتقاط والهيكلة والمراجعة ثم التوجيه. إن المراجعة البشرية مهمة لأن الأسماء والمواعيد النهائية والتسعير والالتزامات يمكن أن تكون خاطئة بطرق خفية.
يدعم سير العمل الوجهة الحقيقية
قد تكون الوجهة المفيدة هي إدارة علاقات العملاء (CRM)، أو مكتب المساعدة، أو قائمة المهام، أو مسودة البريد الإلكتروني، أو مذكرة المشروع، أو سجل الفواتير.
إذا كان لا بد من نسخ الملخص ولصقه في تلك الأماكن، فقد قامت الأداة بتقليل الكتابة ولكنها لم تقم بإزالة حلقة الإدارة.
يتعامل النظام مع واقع الفريق الصغير
نادرًا ما يكون لدى الفرق الصغيرة نوع اتصال واحد أنيق.
قد يتعامل رقم الهاتف نفسه مع المبيعات والدعم وتحديثات المشروع وتصعيد العميل ومحادثات التجديد والمتابعة السريعة. يجب أن يساعد سير العمل الموجز في توجيه نتائج المكالمات المختلفة دون فرض كل مكالمة في نفس القالب.
مكان Superscribe
تم تصميم Superscribe Phone حول طبقة الإخراج.
الهدف ليس استبدال كل جزء من مجموعة هواتف العمل. الهدف هو جعل المكالمات تصبح مخرجات عمل مراجعة:
- ملخصات
- المتابعات
- سياق إدارة علاقات العملاء
- تذاكر الدعم
- المهام
- التفاصيل القابلة للفوترة
- سير العمل وإدخال الوكيل
بالنسبة للوكالات، والاستشاريين، ومشغلي الدعم، وفرق B2B الصغيرة، غالبًا ما تكون هذه هي الطبقة المؤلمة.
يمكنك أن تتذكر أن المكالمة حدثت.
الجزء الصعب هو تذكر سبب المكالمة.
لفرق الخدمة كثيفة المكالمات
اجعل الملخص يصبح الإجراء التالي
استخدم Superscribe Phone لتحويل مكالمات العمل إلى ملاحظات تمت مراجعتها ومتابعات وسياق CRM وتذاكر ومهام وتفاصيل قابلة للفوترة قبل بدء المحادثة التالية.
الأسئلة الشائعة
ما هو نظام هاتف العمل الذي يحتوي على ملخصات تلقائية؟
إنه عبارة عن سير عمل عبر الهاتف أو الاتصال يلتقط مكالمات العمل وينشئ ملخصًا قصيرًا لما حدث، عادةً مع القرارات أو عناصر الإجراء أو الخطوات التالية.
هل الملخصات التلقائية كافية لمكالمات العملاء؟
ليس دائما. يساعد الملخص، ولكن مكالمات العملاء غالبًا ما تحتاج إلى متابعة وملاحظات CRM ومهام وتذاكر وعمليات تسليم وسياق قابل للفوترة بعد إنشاء الملخص.
ما الذي يجب أن يتضمنه ملخص المكالمة التلقائي؟
ويجب أن يتضمن سبب المكالمة، والقرارات، وبنود العمل، والمالكين، والتواريخ، والأسئلة المفتوحة، والمخاطر، والمكان الذي يجب أن يتجه إليه المخرج بعد ذلك.
هل يمكن لبرنامج Superscribe المساعدة في ملخصات مكالمات العمل؟
نعم. يساعد Superscribe Phone في تحويل مكالمات العمل إلى ملخصات مراجعة ومتابعات وسياق CRM وتذاكر ومهام وتفاصيل قابلة للفوترة.