يجب ألا يتركك تطبيق تحويل المكالمات الهاتفية إلى حائط من النص ومهمة أخرى للقيام بها.
النص مهم.
ولكن النص هو فقط المادة المصدر.
والنتيجة المفيدة هي ملاحظة CRM، أو التذكرة، أو البريد الإلكتروني للمتابعة، أو قائمة المهام، أو التسليم، أو ملاحظة الحالة، أو سياق الفوترة الذي أنشأته المكالمة. إذا توقف التطبيق بعد النسخ الأولي، فسيظل المشرف يتواصل معك بعد المكالمة.
هذا هو المكان الذي يصبح فيه نسخ المكالمات الهاتفية مكلفًا.
ليس في التسجيل.
في التنظيف.
متى يجب أن تصبح المكالمات عملاً صالحًا للاستخدام
حوّل المكالمات الهاتفية إلى ملاحظات، مهام، ومتابعات
يلتقط Superscribe Phone المكالمات ويساعد في تحويلها إلى ملاحظات تمت مراجعتها وتحديثات CRM وتذاكر ومتابعات وسياق قابل للفوترة بدلاً من نص آخر لتنظيفه لاحقًا.
النسخة القصيرة
من المفترض أن يساعدك تطبيق نسخ المكالمات الهاتفية المفيد في الإجابة على ما يلي:
- الذي دعا
- لماذا حدثت المكالمة
- ما قيل
- ما الذي تغير
- ما وعد
- من المسؤول عن الخطوة التالية
- حيث يجب أن يذهب الإخراج
- ما يحتاج إلى مراجعة قبل إرساله أو تسجيله
النص الخام هو السجل.
الإخراج المنظم هو سير العمل.
وهذا الاختلاف مهم لأن معظم الشركات لا تحتاج إلى المزيد من المحفوظات. إنهم بحاجة إلى مكالمات لتصبح إجراءً قبل أن تتلاشى الذاكرة.
نسخ المكالمات الهاتفية ليس خط النهاية
المكالمات الهاتفية عبارة عن حاويات عمل فوضوية.
يمكن لمكالمة العميل إنشاء تغيير في النطاق، ورسالة بريد إلكتروني للمتابعة، ومهمة، وملاحظة CRM، وإدخال الفواتير. يمكن لمكالمة الدعم إنشاء تذكرة وخطوات إعادة الإنتاج وتحديث العميل وتسليم داخلي. يمكن لمكالمة التوظيف إنشاء ملاحظات للمرشح وسياق بطاقة الأداء وتذكيرات بالخطوة التالية.
المكالمة هي محادثة واحدة.
الناتج هو عدة قطع من العمل.
لهذا السبب ملاحظات مكالمات العمل ينبغي الحكم على ما يحدث بعد المكالمة، وليس فقط من خلال دقة النسخ.
إذا كان تطبيق تحويل المكالمات الهاتفية يمنحك نصًا كاملاً ولكنه يجعلك تبحث عن الوعد، وتعيد كتابة الملخص، وتنشئ المهمة، وتلصق الملاحظة في نظام آخر، فهذا يعني أنه قد حل الطبقة الأولى فقط.
لا يزال لديك مسؤول ما بعد المكالمة.
الطبقات الثلاث لسير عمل الاتصال الأفضل
يحتوي أفضل سير عمل للمكالمات على ثلاث طبقات.
1. التقط المكالمة
الالتقاط يعني أن المحادثة محفوظة بشكل واضح بدرجة كافية لمراجعتها.
عندما تنتمي الملاحظة إلى سير العمل
قم بإملاء ذلك في التطبيق الذي قمت بفتحه بالفعل
استخدم Superscribe لتحديثات العميل وتعليقات المهام وملاحظات CRM والمطالبات والمتابعة دون نقل العمل إلى صندوق وارد منفصل للنسخ.
هذا هو المكان الذي يهم دقة النسخ. الأسماء والأرقام والمواعيد النهائية وصياغة العملاء والتفاصيل الفنية والاعتراضات يمكن أن تكون ذات أهمية لاحقًا.
لكن الالتقاط وحده لا يخبر الشخص التالي بما يجب عليه فعله.
فهو يمنحهم المادة الخام فقط.
2. هيكلة الأجزاء المفيدة
بعد الالتقاط، تحتاج المكالمة إلى الشكل.
يجب أن يفصل مخرج المكالمة الهاتفية المفيد ما يلي:
- ملخص
- القرارات
- مهام العمل
- أصحاب
- بلح
- المخاطر
- أسئلة مفتوحة
- سياق العميل أو العميل
- سياق الفوترة أو النطاق
هذا الهيكل هو ما يجعل المكالمة قابلة للاستخدام دون إعادة تشغيل الأمر برمته.
على سبيل المثال، قد يتضمن نص الدعم عشر دقائق من استكشاف الأخطاء وإصلاحها. تحتاج التذكرة إلى الحساب المتأثر والأعراض والخطوات التي تمت تجربتها والسبب المحتمل والحالة الحالية والتحديث الموعود.
لهذا السبب تحتاج مكالمات الدعم إلى إخراج جاهز للتذكرة، وليس مجرد نسخة.
3. قم بتوجيه الإخراج
يتم توجيه الطبقة النهائية.
يجب أن تكون ملاحظة CRM موجودة بالقرب من الحساب. يجب أن تكون التذكرة موجودة في قائمة انتظار الدعم. يجب أن تكون المتابعة جاهزة للبريد الإلكتروني. يجب أن تصل المهمة إلى المكان الذي تم تعيين العمل فيه. يجب أن تظل مذكرة الفوترة مرفقة بسياق العميل.
هذا هو الجزء الذي تتخطاه العديد من مسارات عمل النسخ.
إنهم ينتجون نصًا، ثم يسلمونك قائمة انتظار التنظيف.
بالنسبة للفرق كثيفة المكالمات، فإن قائمة الانتظار هذه هي التكلفة الحقيقية.
ما الذي تبحث عنه في تطبيق نسخ المكالمات الهاتفية
استخدم قائمة التحقق هذه قبل اختيار واحدة.
يلتقط مصدر المكالمة بشكل نظيف
أنت بحاجة إلى سجل مصدر موثوق عندما تكون التفاصيل مهمة.
بالنسبة للعمل عبر الهاتف، هذا يعني أن التطبيق يجب أن يتناسب مع الطريقة التي تتم بها المكالمات فعليًا، وليس فقط اجتماعات الفيديو المجدولة. إذا بدأ العمل المهم على المكالمات الهاتفية، فيجب أن يدعم تدفق الالتقاط المكالمات الهاتفية مباشرة.
يخلق مخرجات منظمة
ابحث عن أكثر من "ملخص".
يجب أن تحدد المخرجات الجيدة القرارات والوعود والمالكين والتواريخ والمخاطر والمهام وتحديثات النظام. إن الفقرة الجميلة ليست كافية إذا كان لا يزال يتعين على شخص ما تحويلها إلى عمل تشغيلي.
وهو يدعم المراجعة قبل العمل
لا ينبغي أن تعني الأتمتة إرسال الملاحظات غير المراجعة بشكل أعمى إلى أنظمة العملاء.
بالنسبة للسياق القابل للفوترة، وليس النص فقط
التقط الشرح أثناء قيامك بالعمل
يساعد Superscribe على تحويل العمل المنطوق إلى ملاحظات وسياق زمني قابل للاستخدام، بحيث تبدأ المراجعة اللاحقة من سجل بدلاً من الذاكرة.
سير العمل الأكثر أمانًا هو الالتقاط والهيكلة والمراجعة ثم التوجيه. يتيح ذلك للإنسان اكتشاف الأخطاء قبل أن تصبح ملاحظة CRM أو التذكرة أو المتابعة جزءًا من سجل العميل.
يرسل العمل حيث يحدث العمل
عادةً ما يكون أفضل إخراج ليس ملاحظة أخرى في تطبيق آخر.
إنها ملاحظة CRM على الحساب، أو تحديث تذكرة في قائمة الانتظار الصحيحة، أو مهمة في نظام المشروع، أو مسودة متابعة جاهزة للإرسال.
إذا كان لا يزال يتعين على فريقك نسخ كل شيء ولصقه، فهذا يعني أن التطبيق لم يقم بإزالة المسؤول. لقد نقلته.
فهو يحافظ على سياق إعداد الفواتير والتسليم
بالنسبة للمستشارين والوكالات والمستشارين وفرق الدعم، غالبًا ما تكون للمكالمة قيمة قابلة للفوترة.
يجب أن يساعد التطبيق في الحفاظ على سبب حدوث المكالمة، وما الذي تغير، والعمل الذي تم اتباعه. وهذا هو نفس المنطق وراء أ سير عمل متابعة المكالمات التجارية: القيمة ليست النص وحده، ولكن الإجراء التالي الذي يتيحه.
إنه يحترم الموافقة والوصول والاحتفاظ
يمكن أن تتضمن المكالمات معلومات خاصة بالعميل أو العميل أو المرشح أو المريض.
قبل تسجيل المكالمات أو تحويلها إلى نص، قم بمراجعة متطلبات الموافقة وإعدادات الاحتفاظ وعناصر التحكم في الوصول وسير عمل الحذف وكيفية التعامل مع البيانات الحساسة. يعتمد الإعداد الصحيح على موقعك وعملائك وصناعتك وسياستك الداخلية.
تنسيق الإخراج بسيط
إذا كنت لا تزال تقوم بمعالجة المكالمات يدويًا، فاستخدم هذا التنسيق.
سياق المكالمة
- المتصل أو العميل
- حساب أو مشروع أو تذكرة أو فرصة
- سبب المكالمة
ملخص
اكتب نقطتين إلى أربع رصاصات عما حدث.
القرارات
قم بإدراج ما تم الاتفاق عليه أو رفضه أو تغييره أو تأجيله.
عناصر العمل
لكل إجراء، قم بالتقاط:
- المالك
- الخطوة التالية
- تاريخ الاستحقاق أو التوقيت المتوقع
- نظام الوجهة
مسودة المتابعة
اكتب الملخص الذي يواجه العميل عندما تكون المكالمة حديثة.
قبل يوم المشرف
اترك أثرًا أوضح للعمل الذي قمت به بالفعل
انطق الملخص أو مذكرة الفاتورة أو تحديث التذكرة أو المتابعة بينما لا تزال التفاصيل حديثة، ثم استمر في العمل في نفس المكان.
ملاحظة داخلية
التقط التفاصيل التي تهم فريقك ولكن لا ينبغي أن تذهب إلى العميل.
سياق الفواتير أو النطاق
بالنسبة لعمل العميل، لاحظ ما يجب أن تتم فوترته، والنطاق الذي تم تغييره، والسياق الذي يجب أن يظهر في الفاتورة.
هذا القالب بسيط عمدا. الهدف هنا هو الانتقال من عبارة "لدينا نص" إلى عبارة "نحن نعرف ما سيحدث بعد ذلك".
مكان Superscribe
تم تصميم Superscribe Phone لسير العمل بعد المكالمة.
يمكن التقاط المكالمة ونسخها وتنظيمها ومراجعتها وتوجيهها إلى الأنظمة أو الإجراءات المهمة: ملاحظات CRM أو التذاكر أو المهام أو المتابعات أو عمليات التسليم أو سياق الفواتير أو واجهات برمجة التطبيقات أو سير عمل OpenAI أو مسارات الوكيل.
وهذا يجعله مختلفًا عن تطبيق نسخ المكالمات الهاتفية الأساسي.
إجابات النسخ الأساسية:
ماذا قيل؟
إجابات أفضل لسير عمل المكالمة:
ماذا يجب أن يحدث الآن؟
بالنسبة للعمل الذي يواجه العميل، فإن السؤال الثاني هو أين يوجد المال. إنه أيضًا المكان الذي تحدث فيه الأخطاء عندما تعتمد كل مكالمة على قيام شخص ما بكتابة ملاحظات مثالية بعد وقوعها.
الأسئلة الشائعة
ما هو تطبيق نسخ المكالمات الهاتفية؟
يلتقط تطبيق تحويل المكالمات الهاتفية المحادثات الهاتفية ويحول الكلام إلى نص. تعمل الإصدارات الأكثر فائدة أيضًا على إنشاء ملخصات ومهام ومتابعات وملاحظات CRM وتذاكر ومخرجات منظمة أخرى.
هل النص كافٍ لمكالمات العمل؟
عادة لا. يحافظ النص على المحادثة، لكن مكالمات العمل غالبًا ما تحتاج إلى أعمال متابعة. المخرجات المفيدة هي المهمة أو ملاحظة CRM أو التذكرة أو البريد الإلكتروني أو التسليم أو سياق الفوترة الذي تم إنشاؤه من المكالمة.
ما الذي يجب علي التحقق منه قبل تسجيل المكالمات؟
تحقق من متطلبات الموافقة، وضوابط الوصول، وقواعد الاحتفاظ، وخيارات الحذف، وكيفية التعامل مع البيانات الحساسة. تختلف المتطلبات حسب الموقع والصناعة ونوع المكالمة.
ما هو أفضل تطبيق لنسخ المكالمات الهاتفية لعمل العميل؟
يعتمد الخيار الأفضل على ما يحدث بعد مكالماتك. إذا كانت المكالمات بحاجة إلى أن تصبح ملاحظات وتذاكر ومهام ومتابعات وسياق قابل للفوترة، فاختر أداة سير العمل بدلاً من أرشيف النص فقط.
الوجبات الجاهزة
إن تحويل المكالمات الهاتفية إلى نص مفيد، ولكنه ليس نهاية العمل.
الفوز الحقيقي هو تحويل المكالمة إلى القطعة الأثرية التالية القابلة للاستخدام قبل مرور اليوم.
إذا انتهت العملية الحالية بنص، فلا يزال يتعين عليك التنظيف والبحث وإعادة الكتابة واللصق في مكان آخر، فإن تطبيق النسخ لا يقوم إلا بالجزء الأسهل من المهمة.