يمكن لمكالمة العميل تغيير المشروع في خمس دقائق.
النطاق يتغير. يظهر مانع. يوافق العميل على خيار ويرفض آخر. يتحرك الموعد النهائي. يعد شخص ما بإرسال الوصول. لا يزال يتعين على زميل الفريق الذي لم يكن موجودًا في المكالمة أن يعرف ما الذي تغير.
هذا هو المكان الذي تسقط فيه معظم ملاحظات المكالمات.
إنها تحافظ على المحادثة، لكنها لا تصبح تحديثًا للمشروع.
النسخة المفيدة ليست "لقد أجرينا مكالمة مع العميل". الإصدار المفيد هو: هذه هي الحالة الجديدة، وهذا ما تغير، وهنا من يملك الخطوة التالية، وهذا ما يجب على الفريق فعله بعد ذلك.
عندما تغير المكالمات عمل المشروع
تحويل مكالمات العملاء إلى تحديثات المشروع التي تمت مراجعتها
يساعد Superscribe Phone في تحويل مكالمات العمل إلى ملخصات وتحديثات للمشروع ومتابعات وسياق CRM ومهام وتذاكر وتفاصيل قابلة للفوترة بينما لا تزال المحادثة حديثة.
النسخة القصيرة
يجب أن تلتقط ملاحظات الاتصال الجيدة لسير عمل تحديث المشروع ما يلي:
- حالة المشروع الحالية
- ما تغير أثناء المكالمة
- ما تم اتخاذه من قرارات
- ما هو محجوز
- الذي يملك كل خطوة تالية
- ما يدين به العميل
- ما يدين به فريقك
- أي موعد نهائي أو إشارة توقيت
- حيث يجب أن يعيش التحديث
الاختبار بسيط.
هل يمكن لزميل الفريق الذي فاتته المكالمة أن يفهم ما الذي تغير وماذا يفعل بعد ذلك؟
إذا لم يكن الأمر كذلك، فإن المذكرة لا تزال مادة مصدرية. لم يصبح تحديث المشروع.
تحديثات المشروع ليست نصوصًا
يتم ترتيب النص حسب الوقت.
يتم طلب تحديث المشروع حسب الفائدة.
في مكالمة حقيقية مع عميل، نادرًا ما تصل الأجزاء المهمة بتسلسل مرتب. قد يذكر العميل مانعًا مبكرًا، ويوافق على الحل لاحقًا، ويغير التوقيت قرب النهاية، ويضيف الشخص المسؤول بينما ينتهي الجميع.
يمكن أن يحتوي النص على كل ذلك ولا يزال من الصعب استخدامه.
يجب أن يؤدي تحديث المشروع إلى إعادة تشكيل المحادثة إلى نموذج يمكن للفريق التصرف بناءً عليه:
الحالة: تأخر استيراد الإعداد بسبب أخطاء في تعيين الحقول. القرار: احتفظ بنموذج الاشتراك الحالي وأصلح تعيين الاستيراد أولاً. يدين العميل بسياسة تصدير CSV القديمة بحلول يوم الأربعاء. يمتلك الفريق خيارين للتنظيف بحلول يوم الخميس. المخاطرة: قد يتم تغيير تاريخ العرض التوضيحي إذا لم يقم الجانب القانوني بمراجعة بند البيانات.
هذا ليس نسخة أجمل.
إنه تحديث عملي.
وهذه هي نفس الفجوة وراء استدعاء الملاحظات إلى المهام. تؤدي المكالمة إلى إنشاء عمل، لكن العمل يصبح مفيدًا فقط عندما يكون له شكل ومالك ووجهة.
ما يحتاجه تحديث المشروع
يجب أن يجيب تحديث المشروع على أسئلة مختلفة عن تلك التي تجيب عليها رسالة البريد الإلكتروني المختصرة.
يسأل الملخص الذي يواجه العميل: "ما الذي يجب على العميل رؤيته؟"
يطرح تحديث المشروع السؤال التالي: "ما الذي يجب أن يعرفه الفريق؟"
إنها مرتبطة، لكنها ليست نفس الشيء.
1. الحالة
ابدأ بالحالة الحالية للمشروع.
جيد:
لا تزال عملية تنظيف الاستيراد محظورة عن طريق تعيين الحقل، ولكن نموذج الاشتراك لم يعد يعتبر السبب.
ضعيف:
ناقشنا تنظيف الاستيراد.
"تمت المناقشة" لا تخبر الفريق بأي شيء تقريبًا. يجب أن يوضح سطر الحالة ما الذي تغير أو مكان العمل الآن.
2. القرارات
اكتب القرارات كحقائق.
جيد:
وافق العميل على الخيار (ب) إذا ظل التقدير أقل من أربع ساعات.
ضعيف:
بدا العميل مهتمًا بالخيار ب.
إذا لم تسفر المكالمة عن قرار، فاحرص على توضيح ذلك أيضًا.
لا يوجد قرار بعد. يريد العميل إجراء مراجعة قانونية قبل الموافقة على الخيار ب.
وهذا يمنع الفريق من التعامل مع "ربما" على أنها "نعم".
3. حاصرات
يجب أن تكون الحواجز مرئية.
ولا ينبغي لهم الاختباء داخل فقرة من الملاحظات العامة.
جيد:
أداة الحظر: لم يؤكد العميل ما إذا كان يجب الاحتفاظ بصادرات ملف CSV القديمة.
يخبر هذا الخط الفريق لماذا لا يمكن للمشروع أن يتحرك بشكل نظيف حتى الآن.
4. أصحاب
كل خطوة تالية تحتاج إلى مالك.
إذا كانت الملكية غير واضحة، قل ذلك.
إن "المالك غير الواضح" الصادق أفضل من التخمين وإرسال المهمة إلى الشخص الخطأ.
تبدو خطوط المالك المفيدة كما يلي:
- سترسل ماريا قائمة مراجعة الإعداد المنقحة بحلول يوم الخميس.
- يجب على العميل تأكيد متطلبات الاحتفاظ بالتصدير قبل تمرير الترحيل.
- مالك الدعم غير واضح بالنسبة لتذكرة الأذونات.
5. الوجهة
يجب أن يوضح التحديث المكان الذي ينتمي إليه كل مخرج.
بعض التفاصيل تنتمي إلى لوحة المشروع. بعضها ينتمي إلى CRM. البعض ينتمي إلى تذكرة الدعم. بعضها ينتمي إلى البريد الإلكتروني لمتابعة العميل. يجب أن يبقى البعض داخليًا.
هذا هو السبب ملاحظات الاتصال لمتابعة البريد الإلكتروني ويجب ألا تكون تحديثات المشروع هي نفس المستند. يمكن أن تغذي نفس المكالمة كليهما، لكن كل مخرجات تحتاج إلى صياغة مختلفة.
تنسيق تحديث مشروع بسيط
استخدم هذه البنية عند تحويل ملاحظات المكالمة إلى تحديث مشروع يدويًا.
مشروع:
العميل أو الحساب أو التذكرة أو اسم المشروع.
حالة:
ما الذي تغير أو أين يقف المشروع الآن؟
القرارات:
ما تمت الموافقة عليه أو رفضه أو تأخيره أو تركه مفتوحًا.
حاصرات:
ما الذي يمنع التقدم.
الخطوات التالية:
المالك والمهمة والوجهة والتوقيت.
متابعة العميل:
ما ينبغي إعادته إلى العميل، إذا كان هناك أي شيء.
السياق الداخلي:
أي شيء يحتاج الفريق إلى معرفته لا ينبغي أن يدخل في البريد الإلكتروني للعميل.
هذا الهيكل ممل عن قصد.
من السهل فحص تحديثات المشروع المملة. يمنعون إعادة العمل. لقد سمحوا لشخص ما بالانضمام إلى العمل دون طلب إعادة رواية خاصة للمكالمة.
المراجعة قبل المشاركة
يمكن أن يساعد الذكاء الاصطناعي في تحويل ملاحظات المكالمات إلى مسودة تحديث للمشروع.
لا تزال خطوة المراجعة مهمة.
يمكن أن تسبب تحديثات المشروع ضررًا حقيقيًا عندما تكون خاطئة. الاقتراح يمكن أن يصبح قرارا. يمكن أن يصبح الموعد النهائي الناعم موعدًا نهائيًا ثابتًا. من الممكن أن يصبح القلق الداخلي مواجهًا للعميل عن طريق الخطأ. يمكن إسناد مهمة إلى شخص لم يوافق مطلقًا على امتلاكها.
التدفق الأفضل هو:
- سجل المكالمة.
- قم بتنظيم الأجزاء المفيدة في الحالة والقرارات والحواجز والمالكين والوجهات.
- قم بالمراجعة بينما لا تزال المكالمة جديدة.
- أرسل تحديث المشروع إلى المكان الصحيح.
وهذا يعطي السرعة دون ملء لوحة المشروع بملاحظات نصف حقيقية.
مكان Superscribe
تم تصميم Superscribe Phone للطبقة التي تلي مكالمة العمل.
فهو يساعد على أن تصبح المكالمات ملخصات تمت مراجعتها، وتحديثات المشروع، والمتابعات، وسياق إدارة علاقات العملاء، والمهام، والتذاكر، والتفاصيل القابلة للفوترة بدلاً من مهمة تنظيف أخرى.
الجزء المهم هو عدم حفظ كل كلمة.
الجزء المهم هو التأكد من أن العمل الذي تم إنشاؤه بواسطة المكالمة يصل إلى مكان مفيد قبل أن تحل المكالمة التالية محله في الذاكرة.
للمكالمات التي تغير عمل المشروع
احتفظ بالحالة والحظر والخطوات التالية معًا
استخدم Superscribe لتحويل مكالمات العمل إلى تحديثات المشروع التي تمت مراجعتها، والمتابعات، وملاحظات إدارة علاقات العملاء، والمهام، والتذاكر، والسياق القابل للفوترة.
القاعدة العملية
لا تطلب من فريقك قراءة المكالمة.
أخبرهم بما تغير بسبب المكالمة.
هذا هو الفرق بين الملاحظة المحفوظة والتحديث المفيد للمشروع.