ملاحظات الاتصال ليست خط النهاية.
هم المادة الخام.
ويحدث الجزء المفيد عندما تصبح الملاحظة مهمة يمكن لأي شخص القيام بها بالفعل. يطلب العميل اقتراحًا منقحًا. أنت تتعهد بإرسال الرابط. يحتاج زميل الفريق إلى التحقق من التكامل. مشكلة الدعم تحتاج إلى تذكرة. لم ينته أي من ذلك لأنه يظهر في مكان ما في الخلاصة.
المذكرة يجب أن تصبح العمل.
هذه هي المهمة الحقيقية وراء ملاحظات الاتصال بالمهام: سحب الخطوات التالية من المحادثة، ومنحها أصحابها، وإضافة السياق المفقود، ووضعها في مكان لن ينساها.
عندما ينبغي أن تصبح ملاحظات المكالمة العمل
تحويل المكالمات إلى مهام ومتابعات تمت مراجعتها
يساعد Superscribe Phone في تحويل مكالمات العمل إلى ملخصات ومهام ومتابعات وسياق CRM وتذاكر وتفاصيل قابلة للفوترة قبل أن تدفع المكالمة التالية كل شيء إلى خارج رأسك.
النسخة القصيرة
يجب أن تلتقط ملاحظات الاتصال الجيدة لسير عمل المهام ما يلي:
- ما يجب أن يحدث بعد ذلك
- من يملكها
- الذي طلب ذلك
- العميل أو المشروع أو الصفقة أو التذكرة أو الحساب الذي ينتمي إليه
- الموعد المحدد أو التوقيت الموعود
- رسالة المتابعة التي ينبغي إرسالها
- أي مانع أو خطر أو سؤال مفتوح
- حيث يجب أن تعيش المهمة بعد المكالمة
يجب أن تكون المهمة منطقية بالنسبة لشخص لم يكن على المكالمة.
إذا كانت الرسالة تقول "متابعة مع العميل" فقط، فهذا يعني فشل سير العمل. هذه ليست مهمة. إنه تذكير بأنه لا يزال يتعين على شخص آخر إعادة بناء المكالمة.
لماذا تفشل ملاحظات الاتصال كقوائم المهام
تحافظ معظم ملاحظات المكالمات على ترتيب المحادثة.
المهام لا تعمل بترتيب المحادثة.
قد يذكر العميل الطلب الفعلي في الدقيقة الرابعة، ويغير النطاق في الدقيقة الحادية عشرة، ويضيف الموعد النهائي في الدقيقة العشرين، ويؤكد المالك بينما يودع الجميع. يمكن للنص أن يحمل كل ذلك. قد يذكر الملخص العادي كل ذلك.
لكن المهمة تحتاج إلى نسخة ذات شكل:
أرسل قائمة مراجعة الإعداد المنقحة إلى Priya بحلول يوم الخميس، بما في ذلك مذكرة مخاطر الاستيراد ومتطلبات تسجيل الدخول الموحد (SSO) الجديدة.
هذا صالح للاستخدام.
فهو يحتوي على مالك، ومستلم، وتاريخ استحقاق، والسياق الذي يمنع المهمة من التحول إلى عنصر مهمة غامض.
هذه هي نفس المشكلة وراء نص المكالمة إلى عناصر العمل. يمكن أن يحافظ النص على كل شيء ويترك الخطوة التالية غير واضحة.
المهمة تحتاج إلى وجهة
يبدو "إنشاء مهمة" أمرًا بسيطًا حتى تسأل أين يجب أن تذهب.
مكالمة واحدة يمكن أن تنتج عدة أنواع مختلفة من العمل:
- مهمة المشروع لفريق التسليم
- ملاحظة CRM لسجل الحساب
- تذكرة للدعم
- بريد إلكتروني للمتابعة للعميل
- تذكير التقويم للموعد النهائي
- نطاق أو مذكرة الفواتير في وقت لاحق
هذه ليست نفس الكائن.
إذا وصل كل شيء إلى قائمة مهام عامة واحدة، فلا يزال يتعين على الفريق فرزها لاحقًا. أفضل سير عمل هو تحديد الوجهة بينما لا يزال سياق المكالمة جديدًا.
بالنسبة للمستشار، قد يعني ذلك أن وعد العميل يذهب إلى لوحة المشروع، وسياق الحساب يذهب إلى CRM، وتتم صياغة رسالة البريد الإلكتروني للمتابعة على الفور.
بالنسبة لفريق دعم تكنولوجيا المعلومات، تنتمي تفاصيل استكشاف الأخطاء وإصلاحها إلى التذكرة، بينما ينتمي تحديث العميل إلى سلسلة الرد. هذا هو السبب دعم ملاحظات المكالمة تحتاج إلى هيكل أكثر من خلاصة عادية.
البنية المفيدة
استخدم قائمة التحقق هذه عند تحويل ملاحظات المكالمة إلى مهام.
1. استخراج الالتزام
ابحث عن الوعود والطلبات والقرارات والحواجز والأسئلة المفتوحة.
أمثلة:
- "هل يمكنك إرسال الأسعار المحدثة بحلول يوم الجمعة؟"
- "نحتاج إلى هندسة لتأكيد ما إذا كان تسجيل الدخول الموحد (SSO) يدعم هذا الإعداد."
- "افتح تذكرة دعم لمشكلة الإذن."
- "دعونا نمضي قدمًا إذا ظل التقدير أقل من أربع ساعات."
هذه ليست مجرد جمل من المكالمة.
إنها التزامات تحتاج إلى مكان للعيش فيه.
2. أضف الحقول المفقودة
يجب ألا تعتمد المهمة على الذاكرة.
قبل أن يصل إلى الأداة، أضف:
- المالك
- العميل أو الحساب
- المشروع أو التذكرة
- تاريخ الاستحقاق
- مكالمة المصدر
- ملاحظة سياقية قصيرة
- الإجراء المرئي التالي
ضعيف:
- تحقق من الدخول الموحّد (SSO).
مفيد:
- Alex لتأكيد ما إذا كان إعداد الدخول الموحّد (SSO) الخاص بشركة Acme يدعم حسابات المقاولين قبل مكالمة الإعداد يوم الخميس. أضف إجابة إلى تذكرة تنفيذ Acme.
الإصدار الثاني يزيل أعمال إعادة الإعمار.
3. فصل المهام عن الملاحظات
ليست كل التفاصيل المفيدة مهمة.
بعض التفاصيل هي السياق المرجعي:
- يفضل العميل البريد الإلكتروني على Slack
- الموافقة على الميزانية تنتظر التمويل
- بدأت مشكلة الإنتاج بعد تغيير سياسة كلمة المرور
- يشعر أصحاب المصلحة بالقلق بشأن توقيت الهجرة
يجب أن تظل هذه التفاصيل في الملاحظة أو سجل CRM أو التذكرة أو سجل الحساب. تحويل كل شيء إلى مهمة يخلق ضجيجًا.
أفضل سير عمل يفصل:
- المهام، لأن شخص ما يجب أن يتصرف
- الملاحظات، لأن شخص ما قد يحتاج إلى السياق
- المتابعات، لأن العميل يتوقع الرد
- السجلات، لأن العمل يحتاج إلى التاريخ
هذا الانقسام هو المكان الذي تصبح فيه ملاحظات الاتصال مخرجات عمل مفيدة بدلاً من كومة أخرى من النصوص.
لماذا يساعد الالتقاط في الوقت الحقيقي؟
تعتبر عملية التنظيف بعد المكالمة هشة لأن المكالمة التالية تبدأ في وقت مبكر جدًا.
يمكنك شنق مع ذاكرة واضحة. وبعد عشر دقائق، يتصل عميل آخر. بحلول وقت الغداء، يكون قد امتزج موعدان نهائيان ومانع واحد معًا.
يغير الالتقاط في الوقت الفعلي ذلك لأن المكالمة يتم تشكيلها بالفعل بينما تكون التفاصيل جديدة. يمكنك مراجعة قائمة المهام وتصحيح المالك وإرسال المتابعة قبل أن يتدهور السياق.
هذا لا يعني أن كل مهمة يجب أن تكون آلية بشكل أعمى.
وهذا يعني أن المسودة الأولى يجب أن تكون موجودة قبل أن تضطر إلى إعادة إنشاء المكالمة من الذاكرة.
وهذا هو السبب أيضا برنامج ملاحظات مكالمات العميل يهم. تكون خطوة الالتقاط ذات قيمة فقط إذا كانت تقلل من المسؤول الذي يحدث عادةً بعد المحادثة.
ملاحظات مكالمة بسيطة لقالب المهام
بعد كل مكالمة عميل، قم بإنشاء هذا الإخراج:
ملخص المكالمة
فقرة واحدة مع العميل والموضوع والقرار والحالة الراهنة.
المهام
يجب أن تتضمن كل مهمة ما يلي:
- المالك
- فعل
- العميل أو المشروع
- الموعد النهائي
- وجهة
- سياق المصدر
مسودة المتابعة
رسالة قصيرة تؤكد ما تم الاتفاق عليه وما سيحدث بعد ذلك ومن يملك كل خطوة.
CRM أو تذكرة أو مذكرة مشروع
السياق الدائم الذي يجب أن يبقى خارج قائمة المهام.
يمنحك ذلك أربعة مخرجات مفيدة من مكالمة واحدة. قائمة المهام هي واحدة فقط منها، ولكنها هي التي تمنع اختفاء الخطوة التالية.
مكان Superscribe
تم تصميم Superscribe Phone للحظة التي تلي مكالمة العمل، عندما تتحول المحادثة إلى عمل.
الهدف ليس فقط تخزين النص.
الهدف هو تحويل المكالمة إلى ملاحظات ومهام ومتابعات تمت مراجعتها وسياق إدارة علاقات العملاء (CRM) وتذاكر وتفاصيل قابلة للفوترة بينما تظل المكالمة منطقية.
هذا هو الفرق بين "لدينا ملاحظات اتصال في مكان ما" و"الخطوة التالية قيد التنفيذ بالفعل".
للعمل الذي يتطلب مكالمات كثيرة
توقف عن إعادة بناء قوائم المهام بعد المكالمات
استخدم Superscribe Phone لتحويل ملاحظات المكالمات إلى مهام ومتابعات وسياق جاهز لسير العمل قبل أن تتلاشى التفاصيل.