لم يتم الانتهاء من نص المكالمة عند حفظ الكلمات.
وذلك عندما تبدأ المهمة الثانية.
وعد العميل بإرسال ملف. لقد وعد فريقك بنطاق منقح. ذكر أحدهم مانعًا. مشكلة الدعم تحتاج إلى تذكرة. يجب إرسال بريد إلكتروني للمتابعة قبل أن تصبح التفاصيل ناعمة.
يحتوي النص على كل ذلك.
إنه لا يفصل العمل عن المحادثة.
ولهذا السبب فإن تحويل نص المكالمة إلى عناصر عمل أمر مهم. الناتج المفيد ليس السجل الخام. النتيجة المفيدة هي قائمة واضحة بمن يدين بماذا ومتى وأين ينتمي التحديث التالي.
عندما يجب أن تصبح المكالمات الخطوات التالية
تحويل النصوص إلى إجراءات تمت مراجعتها
يساعد Superscribe Phone في تحويل مكالمات العمل إلى ملخصات وعناصر عمل ومتابعات وسياق CRM وتذاكر ومهام وتفاصيل قابلة للفوترة قبل بدء المحادثة التالية.
النسخة القصيرة
يجب أن يستخرج نص المكالمة الجيد لسير عمل عناصر الإجراء ما يلي:
- القرار
- عنصر العمل
- المالك
- الموعد النهائي
- العميل أو الحساب أو المشروع أو التذكرة أو الصفقة ذات الصلة
- المتابعة التي ينبغي إرسالها
- أي خطر أو مانع أو سؤال مفتوح
الاختبار بسيط.
هل يمكن للشخص الذي فاتته المكالمة أن يفهم ما يجب أن يحدث بعد ذلك؟
إذا كانت الإجابة لا، فإن النص لم يصبح عملاً بعد.
نسخة تحافظ على الكثير
تعد النصوص ذات قيمة لأنها تحتفظ بالسجل الكامل.
ومن الصعب أيضًا التصرف بناءً عليها لنفس السبب.
تتضمن مكالمة العمل العادية التحيات والتكرارات والتصحيحات والبدايات الخاطئة والتعليقات الجانبية والسياق الذي يهم لمدة ثلاث دقائق فقط. مدفونة داخل هذا الضجيج الأسطر القليلة التي تهم بعد انتهاء المكالمة.
على سبيل المثال:
- "هل يمكنك إرسال ملف الاستيراد المحدث بحلول يوم الخميس؟"
- "يجب علينا فتح تذكرة دعم لمشكلة الأذونات."
- "لا يزال القانون بحاجة إلى مراجعة بند البيانات."
- "دعونا ننقل الخيار ب إلى الأمام إذا ظل التقدير أقل من أربع ساعات."
هذه السطور ليست مجرد أجزاء نصية.
إنها تعليمات العمل.
تكمن المشكلة في أن معظم أدوات النسخ لا تزال تترك للشخص إمكانية العثور عليها وإعادة كتابتها وتعيينها ونقلها إلى النظام الصحيح.
وهذه هي نفس الفجوة وراء ملاحظات المكالمات الهاتفية بالذكاء الاصطناعي. يساعد الملخص، ولكن سير العمل التالي لا يزال يحتاج إلى مخرجات منظمة.
عناصر العمل تحتاج إلى أكثر من الأفعال
يمكن للعديد من الأدوات اكتشاف العبارات التي تبدو وكأنها مهام.
هذا لا يكفي.
"المتابعة مع العميل" هي من الناحية الفنية بند عمل. وهو ضعيف أيضاً.
يجب أن يقول عنصر العمل المفيد:
- من يملكها
- ما هي الخطوة التالية
- من أو ماذا يؤثر
- عند استحقاقه، إذا كان معروفا
- حيث ينبغي تتبعها
- ما السياق الذي يحتاجه المالك
ضعيف:
متابعة حول الإعداد.
مفيد:
ستقوم ماريا بإرسال قائمة مراجعة الإعداد المنقحة إلى بريا بحلول يوم الخميس وإضافة مذكرة مخاطر الاستيراد إلى حساب إدارة علاقات العملاء (CRM).
النسخة الثانية يمكن أن تصبح عملاً حقيقياً. لها مالك، ومستلم، وموعد نهائي، ووجهة.
هذا هو الفرق بين استخراج جملة على شكل مهمة وتحويل المكالمة إلى سير عمل.
يجب أن ينتج عن النص عدة مخرجات
غالبًا ما تؤدي مكالمة واحدة إلى إنشاء أكثر من إجراء واحد.
قد تؤدي مكالمة العميل إلى إنشاء:
- ملاحظة CRM لسجل الحساب
- مهمة لصاحب المشروع
- بريد إلكتروني للمتابعة للعميل
- تذكرة لقائمة انتظار الدعم
- مذكرة تسليم لزميل الفريق القادم
- مذكرة الفوترة أو النطاق للفواتير في وقت لاحق
لا يمكن لقائمة عامة واحدة أن تخدم كل الوجهات بشكل متساوٍ.
يحتاج CRM إلى سياق العميل. يحتاج مجلس إدارة المشروع إلى المالك والموعد النهائي. تحتاج التذكرة إلى تفاصيل الاستنساخ والحالة الحالية. يحتاج البريد الإلكتروني للمتابعة إلى لغة آمنة للعميل.
لهذا السبب برنامج ملاحظات مكالمات العميل ينبغي الحكم على ما يحدث بعد الاعتقال. النص الأجمل ليس هو نفسه المخرجات القابلة للاستخدام.
ما يجب التقاطه من نص المكالمة
استخدم هذا كقائمة مرجعية عند مراجعة أي سير عمل لتحويل النص إلى إجراء.
1. القرارات
القبض على ما تم تسويته.
القرارات الجيدة تُكتب كحقائق:
- وافق العميل على الخيار (ب) إذا ظل التقدير أقل من أربع ساعات.
- قام الفريق بتأجيل الترحيل حتى تتم المراجعة القانونية لبند البيانات.
- سيتعامل فريق الدعم مع مشكلة الأذونات كتذكرة جديدة، وليس كإعادة فتح.
إن "الخيار ب الذي تمت مناقشته" ليس كافيا.
2. الالتزامات
افصل ما وعد به فريقك عما وعد به العميل.
وهذا مهم لأن كلا الجانبين يمكنهما عرقلة الخطوة التالية.
قد يكون فريقك مدينًا بملخص أو اقتباس أو إصلاح أو مستند أو جدول زمني منقح. قد يكون العميل مدينًا بموافقة أو ملف أو إجابة من أصحاب المصلحة أو تغيير الوصول أو تفاصيل الشراء.
لا ينبغي أن يتم تسوية النص ليصبح "المتابعة مطلوبة".
3. أصحاب
كل عنصر عمل يحتاج إلى مالك.
إذا كانت الملكية غير واضحة، فاحرص على إبقاء ذلك مرئيًا.
يجب ألا يتظاهر عنصر العمل غير المملوك بأنه تم تعيينه. "المالك غير واضح" أفضل من الاسم الوهمي الذي يرسل العمل إلى الشخص الخطأ.
4. التواريخ والإلحاح
التواريخ تختبئ بلغة غير رسمية.
"قبل العرض التوضيحي يوم الجمعة"، و"بمجرد الردود القانونية"، و"بعد انتهاء الاستيراد"، و"بحلول إصدار الفاتورة التالية"، كلها أمور مهمة. قد لا تبدو وكأنها تواريخ استحقاق رسمية، لكنها تشكل ما سيحدث بعد ذلك.
يجب أن يحافظ عنصر الإجراء على إشارة التوقيت، حتى عندما يحتاج التاريخ الدقيق إلى المراجعة.
5. الوجهة
السؤال الأكثر فائدة ليس فقط "ما هي المهمة؟"
إنه "أين يجب أن يذهب هذا؟"
تنتمي بعض المخرجات إلى CRM. بعضها ينتمي إلى تذكرة. ينتمي البعض إلى لوحة المشروع. ينتمي البعض إلى رسالة بريد إلكتروني للمتابعة. يجب أن يبقى البعض داخليًا.
خطوة التوجيه هذه هي المكان استدعاء الملاحظات إلى المهام يصبح أكثر فائدة من خلاصة عادية.
المراجعة قبل التوجيه
يجب مراجعة عناصر العمل من النصوص قبل أن تصبح سجلاً.
يمكن للذكاء الاصطناعي أن يخطئ في قراءة من وعد بماذا. يمكن أن يحول الاقتراح إلى التزام. يمكن أن تفوت أن الموعد النهائي كان مشروطا. يمكن أن تجعل تذكرة الدعم غامضة للغاية بحيث لا يمكن حلها.
التدفق الأفضل هو:
- سجل المكالمة.
- قم بتنظيم النص في ملخص وقرارات وعناصر عمل ومخاطر ووجهات.
- قم بمراجعة الإخراج بينما لا تزال المكالمة حديثة.
- أرسل كل قطعة إلى المكان الصحيح.
وهذا يوفر السرعة دون ملء نظام إدارة علاقات العملاء (CRM)، أو قائمة انتظار التذاكر، أو لوحة المهام بملاحظات نصف صحيحة.
مكان Superscribe
تم تصميم Superscribe Phone للطبقة التي تلي المكالمة.
فهو يساعد على أن تصبح مكالمات العمل ملخصات مراجعة وعناصر عمل ومتابعات وسياق CRM وتذاكر ومهام وتفاصيل قابلة للفوترة بدلاً من نص آخر للتنظيف.
وهذا مهم لأن نص المكالمة هو مادة مصدر فقط.
يبدأ العمل عندما يعرف شخص ما ما الذي تغير، ومن يملك الخطوة التالية، وأين ينتمي التحديث.
للمكالمات التي تخلق متابعة
تحويل المكالمات الهاتفية إلى خطوات تالية قابلة للاستخدام
استخدم Superscribe لتحويل مكالمات العمل إلى ملخصات تمت مراجعتها وعناصر عمل ومتابعات وتحديثات إدارة علاقات العملاء وتذاكر ومهام وسياق قابل للفوترة.
قالب بسيط
إذا كنت لا تزال تفعل ذلك يدويًا، فاستخدم هذه البنية بعد كل مكالمة.
الملخص:
ما تغير أثناء المكالمة.
القرارات:
ما تمت الموافقة عليه أو رفضه أو تأخيره أو تركه مفتوحًا.
عناصر العمل:
المالك والخطوة التالية والوجهة والموعد النهائي عندما يكون معروفًا.
التزامات العميل:
ما وافق العميل على إرساله أو تأكيده أو مراجعته أو اتخاذ قرار بشأنه.
الالتزامات الداخلية:
ما وافق فريقك على إرساله أو إصلاحه أو مسودته أو إنشائه أو تحديثه.
المخاطر والموانع:
مسائل الميزانية أو التوقيت أو أصحاب المصلحة أو المسائل الفنية أو القانونية أو النطاق.
المتابعة:
الملخص الآمن للعميل والذي يجب إرساله.
الأسئلة الشائعة
كيف يمكنك تحويل نص المكالمة إلى عناصر عمل؟
اقرأ النص الخاص بالقرارات والالتزامات والمالكين والتواريخ والمخاطر والوجهات. ثم أعد كتابة كل عنصر مفيد كخطوة تالية ملموسة مع المالك وأين يجب تتبعه.
هل عناصر العمل هي نفس ملخص المكالمة؟
لا، ملخص يشرح ما حدث. تشرح عناصر العمل ما يجب أن يحدث بعد ذلك.
هل يجب مراجعة عناصر عمل الذكاء الاصطناعي من المكالمات؟
نعم. تحتوي المكالمات على وعود مشروطة وملكية غير واضحة وسياق حساس. راجع المخرجات قبل إرسالها إلى CRM أو التذاكر أو لوحات المهام أو العملاء.
هل يمكن لبرنامج Superscribe المساعدة في نصوص المكالمات وعناصر العمل؟
نعم. يساعد Superscribe Phone في تحويل مكالمات العمل إلى ملخصات تمت مراجعتها وعناصر عمل ومتابعات وسياق CRM وتذاكر ومهام وتفاصيل قابلة للفوترة.