يجب ألا يتركك برنامج ملاحظات مكالمات العميل مع نسخة ووظيفة ثانية.
عادةً ما تكون الأجزاء المفيدة لمكالمة العميل متناثرة: قرار واحد، وعودان، ومهمة للفريق، وتحديث إدارة علاقات العملاء (CRM)، ومخاطرة، وموعد نهائي، وربما مذكرة فوترة. إذا كان البرنامج يسجل المحادثة فقط أو يقدم لك ملخصًا عامًا، فلا يزال يتعين على شخص ما إعادة إنشاء الإصدار الذي يمكن للشركة استخدامه.
هذا هو الجزء الذي ينكسر.
الدعوة واضحة أثناء حدوثها. يطلب العميل التغيير. يوافق فريقك على الخطوة التالية. شخص ما يذكر مانع. يتحرك الموعد النهائي. المتابعة تحتاج إلى الخروج.
ثم تنتهي المكالمة، وتبدأ مكالمة أخرى، وتبدأ التفاصيل المفيدة بالتسرب.
يعمل برنامج ملاحظات مكالمات العميل الجيد على منع تحول المكالمة إلى عمل تنظيف.
عندما تخلق مكالمات العملاء عملاً
تحويل مكالمات العميل إلى مخرجات قابلة للاستخدام
يساعد Superscribe Phone في تحويل مكالمات العمل إلى ملاحظات تمت مراجعتها ومتابعات وسياق CRM وتذاكر ومهام وتفاصيل قابلة للفوترة قبل بدء المحادثة التالية.
النسخة القصيرة
من المفترض أن يساعدك برنامج ملاحظات مكالمات العميل على تحويل المحادثات إلى عناصر العمل التي يحتاجها فريقك بعد ذلك.
عادةً ما يعني ذلك:
- ملخص قصير
- قرارات العميل
- المتابعات الموعودة
- عناصر العمل مع أصحابها
- المواعيد النهائية والتواريخ
- مخاطر أو حاصرات
- CRM أو سياق الحساب
- تذاكر الدعم أو تحديثات المهام
- ملاحظات التسليم للشخص التالي
- سياق قابل للفوترة عندما تؤثر المكالمة على العمل المدفوع الأجر
الاختبار بسيط.
هل يمكن للشخص الذي فاتته المكالمة أن يفهم ما الذي تغير وما الذي يجب أن يحدث بعد ذلك؟
إذا كان الجواب لا، فإن المذكرة لم تنتهي.
النص ليس مذكرة اتصال للعميل
النصوص مهمة عندما تكون الصياغة الدقيقة مهمة.
فهي ضعيفة مثل إخراج مكالمة العميل اليومية.
يحافظ النص على المحادثة بأكملها، بما في ذلك الحديث القصير والبدايات الخاطئة والتعليقات الجانبية والتفسيرات المتكررة. يمكن أن يكون ذلك مفيدًا للتدقيق أو المرجع، ولكنه ثقيل جدًا بالنسبة لسير العمل التالي.
لا تحتاج معظم الفرق إلى إعادة قراءة المكالمة.
إنهم بحاجة إلى القرار والمالك والموعد النهائي والإجراء التالي.
لهذا السبب ملاحظات CRM ليست نصوصًا. يجب أن تحافظ مذكرة CRM على حقيقة الحساب. يجب أن تحافظ المهمة على الإجراء التالي. يجب أن تحافظ تذكرة الدعم على المشكلة والحالة. متابعة العميل يجب أن تحافظ على الوعد.
هذه مخرجات مختلفة.
يجب أن يعرف برنامج ملاحظات مكالمات العميل الفرق.
حيث تفشل ملاحظات اتصال العميل عادةً
تفشل معظم عمليات سير عمل مذكرة الاتصال الفاشلة بعد الالتقاط.
يتم تسجيل المكالمة. ربما يتم إنشاء النص. ربما يظهر ملخص الذكاء الاصطناعي. ثم لا يزال يتعين على الإنسان القيام بالعمل التشغيلي:
- تنظيف الملخص
- إزالة السياق غير ذي الصلة
- كتابة متابعة العميل
- تحديث نظام إدارة علاقات العملاء (CRM)
- إنشاء المهام
- توجيه تفاصيل الدعم إلى تذكرة
- أخبر الفريق بما تغير
- الحفاظ على سياق الفواتير أو النطاق
من السهل الاستهانة بهذا العمل لأن كل خطوة صغيرة.
معًا، هم ضريبة ما بعد المكالمة.
بالنسبة للمستشار، تصبح هذه الضريبة وعودًا ضائعة ومتابعات ضعيفة. بالنسبة للوكالة، يصبح الأمر سياقًا متفرقًا للعميل. بالنسبة لفريق دعم تكنولوجيا المعلومات، تصبح التذاكر بدون تفاصيل كافية. بالنسبة للمستشار أو مسؤول التوظيف، تصبح ملاحظات إدارة علاقات العملاء (CRM) ذات معنى فقط إذا كنت في المكالمة.
المشكلة ليست في الذاكرة وحدها.
المشكلة هي الترجمة.
يجب أن تصبح المحادثة بالتنسيق الصحيح لكل نظام تالي.
ما هو برنامج ملاحظات مكالمات العميل الجيد الذي يجب أن ينتجه؟
تكون ملاحظة مكالمة العميل المفيدة محددة دون أن تكون طويلة.
استخدم هذا الهيكل:
- ملخص: موضوع المكالمة وما الذي تغير.
- القرارات: ما وافق عليه العميل أو رفضه أو أجله أو شكك فيه.
- عناصر الإجراء: المالك، والخطوة التالية، وتاريخ الاستحقاق عندما يكون معروفًا.
- المخاطر: العوائق، أو المخاوف، أو المدخلات المفقودة، أو ضغط الجدول الزمني.
- السياق: الحساب أو المشروع أو الدعم أو المرشح أو المستشار أو تفاصيل الفواتير.
- المتابعة: ما يجب إرساله إلى العميل.
- التوجيه: حيث يجب أن تذهب كل قطعة بعد ذلك.
خطوة التوجيه هي المكان الذي تعجز فيه أدوات الملاحظات الأساسية.
قد ينتمي القرار إلى CRM. قد تنتمي تفاصيل الخطأ إلى تذكرة الدعم. قد ينتمي الأصل الموعود إلى لوحة المشروع. قد ينتمي تغيير النطاق إلى خلاصة العميل ومذكرة الفاتورة. قد تنتمي تفاصيل المرشح إلى سير عمل التوظيف.
يمكن لمكالمة واحدة إنشاء عدة مخرجات.
أفضل برنامج لملاحظات مكالمات العميل لا يتعامل مع ذلك على أنه نص واحد.
فئات البرامج التي تبدو متشابهة
عندما تبحث الفرق عن برنامج ملاحظات مكالمات العميل، فإنها عادةً ما تجد أدوات من عدة فئات:
- أدوات النسخ الاجتماع
- أنظمة الهاتف التجارية
- منصات مركز الاتصال
- أدوات ملاحظة CRM
- مدونو الملاحظات بالذكاء الاصطناعي
- مسجلات الصوت
- أدوات أتمتة سير العمل
يمكن لكل فئة أن تساعد في حل جزء من المشكلة.
يمكن لنظام هاتف العمل التقاط المكالمات. يمكن لأداة نسخ الاجتماع إنشاء نص. يمكن لمنصة مركز الاتصال ربط السجلات بعملية المبيعات أو الدعم. يمكن لنظام إدارة علاقات العملاء (CRM) تخزين ملاحظة الحساب.
لكن السؤال الأساسي أضيق.
ماذا يحدث بين انتهاء المكالمة وتحديث سير العمل التالي؟
هذه هي الفجوة وراء ملاحظات مكالمات العمل, ملاحظات متابعة مكالمات العميل، و ملاحظات المكالمات للوكالات.
يجب تشكيل المخرجات المفيدة قبل توجيهها.
يجب مراجعة ملاحظات مكالمات العميل قبل أن تصبح سجلاً
الأتمتة مفيدة، لكن سياق العميل حساس.
أنت لا تريد وعدًا هلوسًا في نظام إدارة علاقات العملاء (CRM). لا تريد أن يصبح الملخص الغامض بمثابة تذكرة دعم. أنت لا تريد مذكرة فوترة تخترع عملاً لم يحدث.
سير العمل الأفضل هو الالتقاط والهيكلة والمراجعة ثم التوجيه.
التقاط المكالمة أثناء حدوثها.
قم بهيكلتها في قرارات وبنود عمل ومواعيد نهائية ومخاطر ونص متابعة وملاحظات خاصة بسير العمل.
قم بمراجعة الإخراج بينما لا تزال المكالمة حديثة.
ثم ضع القطع المناسبة حيث تنتمي.
يمنحك ذلك السرعة دون تحويل نظام التسجيل إلى درج غير هام.
مكان Superscribe
تم تصميم Superscribe Phone للطبقة التي تلي المحادثة.
فهو يساعد مكالمات العملاء على أن تصبح ملاحظات مراجعة ومتابعات وسياق CRM وتذاكر ومهام وتفاصيل قابلة للفوترة بدلاً من قائمة انتظار تنظيف أخرى.
وهذا مهم بالنسبة للفرق كثيفة المكالمات لأن المكالمة نادرًا ما تكون نهاية المهمة. المكالمة تخلق الوظيفة.
يمكن لمكالمة العميل إنشاء ملخص ومهمة وتذكرة دعم وتحديث CRM وتغيير مشروع وتفاصيل فاتورة في نفس المحادثة. إذا بقيت هذه القطع داخل النص، فلا يزال يتعين على الفريق استخراجها.
لا يحاول Superscribe جعل كل ملاحظة أطول.
إنها تحاول منع الأجزاء المفيدة من الاختفاء قبل بدء مكالمتك التالية.
لمكالمات العملاء التي تؤدي إلى المتابعة
حافظ على القرارات والمهام وسياق العميل معًا
استخدم Superscribe لتحويل مكالمات العميل إلى ملاحظات ومتابعات وتحديثات CRM وتذاكر ومهام وسياق قابل للفوترة.
قائمة مراجعة شراء بسيطة
قبل اختيار برنامج ملاحظات مكالمات العميل، اسأل:
- هل يلتقط المكالمة بشكل موثوق؟
- هل يفصل القرارات عن الملخص العام؟
- هل يحدد عناصر العمل والمالكين والمواعيد النهائية؟
- هل يساعد في إنشاء متابعات للعملاء؟
- هل يحافظ على CRM أو سياق الحساب؟
- هل يدعم التذاكر أو المهام أو عمليات التسليم عند الحاجة؟
- هل يحتفظ بسياق الفوترة أو النطاق عندما تؤثر المكالمة على العمل المدفوع الأجر؟
- هل يستطيع الإنسان مراجعة المذكرة قبل أن تصبح سجلاً؟
- هل يوفر الإخراج الوقت، أم أنه مجرد إنشاء نسخة أجمل للتنظيف؟
السؤال الأخير هو السؤال الحقيقي.
إذا كان البرنامج يجعل النص أجمل ولكنه يترك الفريق يقوم بنفس عملية التنظيف، فهذا يعني أنه لم يحل مشكلة استدعاء العميل.
الأسئلة الشائعة
ما هو برنامج ملاحظات مكالمات العميل؟
يلتقط برنامج ملاحظات مكالمات العميل محادثات العميل ويحولها إلى ملخصات وقرارات وعناصر عمل وسياق CRM ومتابعات وتذاكر ومهام وملاحظات تسليم قابلة للاستخدام.
هل ملاحظات مكالمات العميل هي نفس نصوص المكالمات؟
رقم يسجل ما قيل. تعمل مذكرة اتصال العميل على تحويل الأجزاء المفيدة إلى مخرجات عمل يمكن لفريقك العمل عليها.
ما الذي يجب أن تتضمنه ملاحظات اتصال العميل؟
تتضمن ملاحظات الاتصال الجيدة بالعميل ملخصًا وقرارات وعناصر عمل والمالكين والمواعيد النهائية والمخاطر ونص المتابعة وسياق إدارة علاقات العملاء وأي تفاصيل فوترة أو نطاق تم إنشاؤها بواسطة المكالمة.
هل يمكن لبرنامج Superscribe المساعدة في ملاحظات مكالمات العميل؟
نعم. يساعد Superscribe Phone في تحويل مكالمات العمل إلى ملاحظات تمت مراجعتها ومتابعات وسياق CRM وتذاكر ومهام وتفاصيل قابلة للفوترة.