لا ينبغي أن تكون ملاحظات الاتصال الخاصة بالوكالات كومة من النصوص.
تعمل مكالمات الوكالة على إنشاء القرارات وتغييرات النطاق ووعود العميل والمهام الداخلية ومخاطر المشروع وسياق التسليم وفي بعض الأحيان التفاصيل القابلة للفوترة. إذا ظلت هذه التفاصيل داخل تسجيل أو ملخص أولي، فلا يزال يتعين على الفريق إعادة بناء النسخة المفيدة يدويًا.
هذا هو المكان الذي تنقطع فيه عادةً ملاحظات الاتصال بالوكالة.
كانت المحادثة واضحة بينما كان الجميع على المكالمة. وكانت الخطوة التالية واضحة. وافق العميل على إرسال الأصل. وعد قائد الحساب بجدول زمني منقح. ذكر المطور مانعًا. سمع مدير المشروع بتغيير محتمل في النطاق.
ثم يترك الجميع المكالمة وينتشر العمل.
شخص ما يكتب خلاصة قصيرة. يقوم شخص آخر بإنشاء مهمة. يتم تخطي ملاحظة CRM. تحديث المشروع غامض. يختفي سياق الفوترة. بحلول الوقت الذي تبدأ فيه مكالمة العميل التالية، تكون لدى الوكالة مشكلة في الذاكرة مقنعة كمسؤول.
عندما تخلق مكالمات العملاء عملاً
تحويل مكالمات الوكالة إلى مخرجات قابلة للاستخدام
يساعد Superscribe Phone في تحويل مكالمات العمل إلى ملاحظات تمت مراجعتها ومتابعات وسياق CRM وتذاكر ومهام وتفاصيل قابلة للفوترة قبل بدء المحادثة التالية.
النسخة القصيرة
تعمل ملاحظات الاتصال الجيدة بالوكالة على تحويل محادثة العميل إلى حزمة العمل التي يحتاجها فريقك بعد ذلك.
يتضمن ذلك عادةً:
- ملخص قصير
- قرارات العميل
- المتابعات الموعودة
- عناصر العمل مع أصحابها
- التواريخ والمواعيد النهائية
- مخاطر المشروع
- تغييرات النطاق أو الميزانية
- CRM أو سياق الحساب
- تحديثات إدارة المشروع
- تفاصيل قابلة للفوترة عندما تؤثر المكالمة على عمل العميل
الاختبار ليس ما إذا كانت المذكرة طويلة أم لا.
والاختبار هو ما إذا كان الشخص التالي يستطيع التصرف دون أن يسأل "ماذا قال العميل بالفعل؟"
مكالمات الوكالة فوضوية بشكل افتراضي
ليس لدى الوكالات نوع واحد من المكالمات النظيفة.
يمكن أن تتحول مكالمة الحساب إلى تحديث للمشروع. يمكن أن تتحول مكالمة المبيعات إلى تسليم. يمكن أن تتحول مكالمة الدعم إلى تذكرة. يمكن أن تؤدي مكالمة الإستراتيجية إلى إنشاء خمس مهام ومخاطر جديدة. يمكن أن تؤدي مكالمة التوظيف أو الاستشارة إلى إنشاء سياق CRM مهم في الشهر المقبل.
لهذا السبب ملاحظات مكالمات العمل بحاجة إلى هيكل أكثر من النص.
يجب أن يتطابق الإخراج مع المهمة التشغيلية:
- تحتاج فرق الحساب إلى سياق العميل
- يحتاج مديرو المشاريع إلى قرارات وأصحاب
- تحتاج فرق التسليم إلى المهام والحواجز
- تحتاج فرق المبيعات إلى ملاحظات CRM والخطوات التالية
- احتياجات التمويل سياق الفواتير
- يحتاج القادة إلى المخاطرة قبل أن تصبح مفاجآت
فقرة عامة واحدة لا يمكن أن تخدم كل هذه الوظائف.
النص هو مادة المصدر فقط
تكون النصوص مفيدة عندما تحتاج إلى الصياغة الدقيقة.
إنها ليست مذكرة وكالة منتهية.
لا يرغب أي قائد حساب في البحث في نص كامل للعثور على الجملة الوحيدة التي وافق فيها العميل على نطاق إطلاق أصغر. لا يريد أي مدير مشروع تسجيل المكالمات عندما يكون ما يحتاج إليه هو مهمة مع المالك. لا يريد أي مطور "مناقشة خطأ الإعداد" عندما تكون التفاصيل المفيدة هي مسار النسخ وتأثير العميل.
النص هو المادة الخام.
مذكرة الوكالة هي النسخة القابلة للاستخدام.
وهذا هو السبب أيضا ملاحظات CRM ليست نصوصًا. يجب أن تحافظ مذكرة CRM على حقيقة الحساب. يجب أن تحافظ مذكرة المشروع على واقع التسليم. يجب أن تحافظ المهمة على الإجراء التالي.
تحتاج ملاحظات الاتصال بالوكالة إلى تقسيم هذه المخرجات بشكل نظيف.
ما تتضمنه مذكرة اتصال الوكالة المفيدة
عادةً ما تكون مذكرة الاتصال القوية بالوكالة قصيرة، ولكنها محددة.
استخدم هذا الهيكل:
- ملخص: لماذا حدثت المكالمة وماذا تغير.
- القرارات: ما تم الاتفاق عليه أو رفضه أو تأجيله.
- عناصر الإجراء: المالك، والخطوة التالية، وتاريخ الاستحقاق عندما يكون معروفًا.
- المخاطر: العوائق، أو المسؤوليات غير الواضحة، أو الأصول المتأخرة، أو ضغط الميزانية، أو مخاوف العملاء.
- سياق النطاق: أي تغيير قد يؤثر على الجدول الزمني أو السعر أو التسليمات أو التوقعات.
- التوجيه: حيث يجب أن تذهب كل قطعة بعد ذلك.
التوجيه هو الجزء الذي غالبًا ما تفوته الوكالات.
قد ينتمي القرار إلى CRM. قد ينتمي مانع ما إلى Linear أو Jira أو Asana أو ClickUp أو لوحة مشروع العميل. قد ينتمي الوعد إلى رسالة بريد إلكتروني للمتابعة. قد تنتمي تفاصيل الميزانية إلى مذكرة الفاتورة. قد تنتمي مشكلة العميل إلى تذكرة الدعم.
إذا كان الإخراج موجودًا في تطبيق ملاحظات واحد، فلا يزال يتعين على شخص ما نقله.
التكلفة الحقيقية هي تبديل السياق
يبدو مشرف ما بعد المكالمة صغيرًا من الخارج.
اكتب الخلاصة. قم بتحديث نظام إدارة علاقات العملاء (CRM). قم بإنشاء المهمة. أخبر المصمم. أضف مذكرة التذكرة. قم بتحديث مستند النطاق. اذكر تغيير الفواتير. إرسال المتابعة.
كل خطوة صغيرة.
إنهما معًا يشكلان العائق الذي يجعل خدمة العملاء تبدو أثقل من العمل الفعلي.
التكلفة الأكبر ليست الكتابة. إنه تبديل السياقات العقلية بعد كل مكالمة.
تترك محادثة مع العميل بسياق جديد، ثم يتعين عليك على الفور أن تتذكر النظام الذي يحتاج إلى أي جزء من المحادثة. يريد CRM سياق الحساب. تريد أداة المشروع عناصر العمل. العميل يريد خلاصة مهذبة. الفريق يريد النسخة العملية. التمويل يريد التفاصيل القابلة للفوترة.
إن أعمال الترجمة هذه هي بالضبط المكان الذي تحدث فيه الأخطاء.
الالتقاط والهيكل والمراجعة والطريق
يتكون سير عمل الوكالة الأفضل من أربع خطوات.
أولاً، قم بالتقاط المكالمة أثناء حدوثها.
ثانيًا، قم بتنظيم الأجزاء المفيدة في القرارات والمهام والمخاطر والمواعيد النهائية والمالكين ونص المتابعة.
ثالثًا، قم بمراجعة المخرجات قبل أن تصبح موجهة للعملاء أو جزءًا من نظام التسجيل.
رابعاً، قم بتوجيه القطع الصحيحة إلى الأدوات الصحيحة.
هذا هو الفرق بين تسجيل المكالمات ومتابعة المكالمات.
بالنسبة إلى وكالة كثيفة الدعم، قد تصبح المكالمة بمثابة تذكرة. بالنسبة لوكالة استراتيجية، قد تصبح خلاصة العميل وتحديث خطة المشروع. بالنسبة لوكالة التوظيف، قد يصبح سياق إدارة علاقات العملاء (CRM) وملاحظات المرشح. بالنسبة لوكالة تطوير، قد تصبح مذكرة نطاق ومهمة وسياقًا قابلاً للفوترة.
لا تنتهي المكالمة عند انتهاء الصوت.
تنتهي المكالمة عندما يكون العمل الذي أنشأته في المكان الصحيح.
مكان Superscribe
تم تصميم Superscribe Phone للطبقة التي تلي المحادثة.
فهو يساعد على أن تصبح مكالمات العمل ملاحظات مراجعة ومتابعات وسياق CRM وتذاكر ومهام وتفاصيل قابلة للفوترة بدلاً من قائمة انتظار تنظيف أخرى.
وهذا أمر مهم بالنسبة للوكالات لأن مكالمة العميل نفسها يمكن أن تؤدي إلى إنشاء عدة أنواع من العمل في وقت واحد. قد تحتاج محادثة واحدة إلى ملخص العميل، ومهمة داخلية، وتحديث CRM، ومذكرة النطاق، وسياق الفوترة.
لا يحاول Superscribe تحويل كل مكالمة إلى مستند أطول.
إنها تحاول منع الأجزاء المفيدة من الاختفاء قبل أن يتمكن الفريق من التصرف عليها.
بالنسبة لمكالمات الوكالة التي تؤدي إلى المتابعة
حافظ على القرارات والمهام وسياق العميل معًا
استخدم Superscribe لتحويل مكالمات العميل إلى ملاحظات ومتابعات وتحديثات CRM وتذاكر ومهام وسياق قابل للفوترة.
قائمة مرجعية بسيطة لملاحظات الاتصال بالوكالة
بعد كل مكالمة مهمة مع العميل، اسأل:
- ماذا قرر العميل؟
- ماذا وعدنا؟
- ماذا ننتظر؟
- من المسؤول عن الخطوة التالية؟
- ما هو المهم الموعد النهائي؟
- هل تغير النطاق أو الجدول الزمني أو الميزانية؟
- ما الذي يجب أن يدخل في نظام إدارة علاقات العملاء (CRM)؟
- ما الذي يجب أن يصبح مهمة أو تذكرة؟
- ما الذي يجب أن يحصل عليه العميل كمتابعة؟
- ما هو سياق الفوترة أو التسليم الذي لا ينبغي فقدانه؟
إذا كانت هذه الإجابات واضحة، فإن مذكرة الاتصال تؤدي وظيفتها.
إذا كانت هذه الإجابات تتطلب إعادة تشغيل التسجيل، فإن الملاحظة لا تزال غير مكتملة.
الأسئلة الشائعة
ما هي ملاحظات الاتصال بالوكالة؟
ملاحظات مكالمات الوكالة هي سجلات منظمة من مكالمات العميل أو المبيعات أو الدعم أو الإستراتيجية أو التسليم. وعادةً ما يلتقطون الملخصات والقرارات وعناصر العمل والمخاطر وسياق النطاق ومتابعة العمل.
هل ملاحظات الاتصال بالوكالة هي نفس النصوص؟
لا، النص يحفظ ما قيل. تعمل مذكرة استدعاء الوكالة على تحويل الأجزاء المفيدة إلى قرارات ومهام وسياق إدارة علاقات العملاء وتحديثات المشروع والمتابعات وتفاصيل الفواتير.
ما الذي يجب أن تدرجه الوكالات في ملاحظات اتصال العميل؟
قم بتضمين ملخص قصير، والقرارات، وعناصر العمل، والمالكين، والمواعيد النهائية، والمخاطر، وتغييرات النطاق، وسياق إدارة علاقات العملاء، وتحديثات المشروع، ونص المتابعة.
هل يمكن لـ Superscribe مساعدة الوكالات في ملاحظات الاتصال؟
نعم. يساعد Superscribe Phone في تحويل مكالمات العمل إلى ملاحظات تمت مراجعتها ومتابعات وسياق إدارة علاقات العملاء (CRM) وتذاكر ومهام وتفاصيل قابلة للفوترة لسير عمل الوكالة.