لا ينبغي أن تتوقف ملاحظات المكالمات الهاتفية المدعمة بالذكاء الاصطناعي عند تلخيص مهذب.

هذا هو الفخ.

تنتهي المكالمة. يظهر ملخص. وتقول إن الفريق ناقش عملية الإعداد، وراجع الخطوات التالية، ووافق على المتابعة.

قابلة للقراءة، نعم.

مفيدة، بالكاد.

عادة ما يتم دفن العمل الفعلي داخل المكالمة: قرار واحد، وعد عميل واحد، مهمة داخلية واحدة، خطر واحد، بريد إلكتروني واحد للمتابعة، تحديث واحد لإدارة علاقات العملاء، وربما تذكرة دعم واحدة. إذا لم تفصل ملاحظة الذكاء الاصطناعي هذه القطع، فلا يزال يتعين على شخص ما إعادة تشغيل المكالمة في رأسه وإعادة بناء العمل يدويًا.

تكون ملاحظات المكالمات الهاتفية المدعمة بالذكاء الاصطناعي مفيدة فقط عندما تحافظ على ما تغير وما يجب أن يحدث بعد ذلك.

عندما ينبغي أن تصبح المكالمات الهاتفية مخرجات العمل

تحويل المكالمات إلى ملاحظات ومتابعات وخطوات تالية

يساعد Superscribe Phone في تحويل مكالمات العمل إلى ملخصات تمت مراجعتها وسياق CRM وتذاكر ومهام ومتابعات وتفاصيل قابلة للفوترة قبل بدء المحادثة التالية.

جرّب Superscribe مجانًا 30 دقيقة مجانية. لا حاجة لبطاقة ائتمان.

النسخة القصيرة

يجب أن تسجل ملاحظات المكالمات الهاتفية الجيدة التي تعمل بتقنية الذكاء الاصطناعي النتيجة التجارية للمكالمة، وليس الكلمات فقط.

عادةً ما يعني ذلك:

• ملخص قصير
• القرارات
• مهام العمل
• أصحاب
• مواعيد الاستحقاق
• المخاطر
• أسئلة مفتوحة
• سياق العميل
• مشروع المتابعة
• CRM أو التذكرة أو توجيه المهام

الاختبار بسيط.

هل يمكن لمن فاتته المكالمة أن يفهم ما الذي تغير وما هو المستحق وأين ينتمي التحديث التالي؟

إذا لم يكن الأمر كذلك، فإن مذكرة الذكاء الاصطناعي غير مكتملة.

النص هو مادة المصدر، وليس الإخراج

النصوص مفيدة عندما تكون الصياغة الدقيقة مهمة.

فهي ضعيفة مثل ملاحظات المكالمات الهاتفية اليومية.

يحفظ النص كل شيء: التحيات، والتكرار، والتعليقات الجانبية، والتصحيحات، والأفكار غير المكتملة، والأجزاء التي لا يحتاجها أحد مرة أخرى. يمكن أن يساعد ذلك في التدقيق أو المرجع، ولكنه ثقيل جدًا بالنسبة لسير العمل التالي.

لا تحتاج معظم الفرق إلى إعادة قراءة المكالمة.

إنهم بحاجة إلى الوعد، والمالك، والموعد النهائي، والمخاطرة، والإجراء التالي.

وهذا هو نفس السبب برنامج ملاحظات مكالمات العميل يجب الحكم عليه من خلال الإخراج الذي ينشئه بعد المكالمة. النص هو المادة الخام. المذكرة هي النسخة على شكل. سير العمل هو ما يحدث بعد المراجعة.

يمكن للذكاء الاصطناعي أن يساعد في هذه الأمور الثلاثة، ولكن فقط إذا كانت المذكرة منظمة بما يكفي للاستخدام.

حيث تفشل عادةً ملاحظات المكالمات الهاتفية باستخدام الذكاء الاصطناعي

تحدث معظم حالات فشل ملاحظات الذكاء الاصطناعي بعد إنشاء الملخص.

المذكرة موجودة، ولكن لا يزال يتعين على الفريق:

• تنظيف اللغة الغامضة
• العثور على القرار الحقيقي
• اسحب عناصر العمل
• كتابة متابعة العميل
• تحديث نظام إدارة علاقات العملاء (CRM)
• إنشاء تذكرة دعم
• أخبر الفريق بما تغير
• الحفاظ على سياق الفواتير أو النطاق

يبدو هذا العمل صغيرًا حتى يحدث بعد كل مكالمة.

بالنسبة لأعمال الخدمات، تصبح هذه ضريبة ما بعد المكالمة. المكالمات تخلق عملاً، لكن العمل لا يصل إلى أي مكان. يوجد الملخص في نظام واحد بينما ينتظر CRM ومكتب المساعدة ولوحة المشروع والبريد الوارد وملاحظات الفاتورة حتى يقوم الإنسان بترجمته.

المشكلة ليست في تدوين الملاحظات وحدها.

المشكلة هي التوجيه.

ما ينبغي أن تتضمنه ملاحظات المكالمات الهاتفية المستندة إلى الذكاء الاصطناعي

يجب أن تكون ملاحظة المكالمة الهاتفية المفيدة التي تعمل بتقنية الذكاء الاصطناعي محددة دون أن تطول.

استخدم هذا الهيكل كقائمة مرجعية للشراء.

1. غرض الدعوة

يجب أن توضح الملاحظة سبب إجراء المكالمة.

ضعيف:

• مكالمة تسجيل الوصول
• مكالمة دعم
• مكالمة المبيعات

مفيد:

• تشخيص سبب عدم قدرة العميل على دعوة مستخدمين إلى مساحة العمل.
• قم بتأكيد نطاق الإعداد المنقح بعد تأخير الاستيراد.
• قرر ما إذا كان حساب المبيعات جاهزًا لمراجعة المشتريات.

الغرض يؤطر كل قرار بعده.

2. القرارات

ينبغي كتابة القرارات كحقائق مستقرة.

"أعجب العميل بالخيار" ليس قرارًا.

"الخيار ب الذي وافق عليه العميل إذا استمر التنفيذ لمدة تقل عن أربع ساعات" هو قرار.

يجب أن تتضمن المذكرة ما تمت الموافقة عليه أو رفضه أو تأخيره أو تفويضه أو تركه دون تحديد.

3. بنود العمل

كل عنصر عمل يحتاج إلى مالك.

إذا كان المالك غير واضح، فيجب أن تذكر المذكرة ذلك أيضًا. الفجوة المرئية أفضل من المهمة المزيفة.

عناصر العمل المفيدة تبدو مثل هذا:

• أرسل قائمة مراجعة الإعداد المنقحة إلى بريا بحلول يوم الخميس.
• إنشاء تذكرة دعم لأذونات مساحة العمل المفقودة.
• اسأل الشؤون المالية عما إذا كانت الخطة الجديدة تحتاج إلى موافقة المشتريات.
• أضف مخاطر الترحيل إلى مذكرة الحساب.

هنا يأتي دور استدعاء الملاحظات إلى المهام يصبح أكثر قيمة من خلاصة أجمل.

4. المخاطر والمعوقات

غالبًا ما تحتوي المكالمات الهاتفية على تحذيرات صغيرة تختفي من الملخصات العامة.

يجب أن تحافظ ملاحظة الذكاء الاصطناعي الجيدة على ما يلي:

• قلق الميزانية
• خطر الجدول الزمني
• صاحب المصلحة المفقود
• مانع تقني
• موافقة غير واضحة
• إحباط العملاء
• تغيير النطاق

إذا قال العميل: "يمكننا إطلاق الخدمة يوم الجمعة، لكن الشؤون القانونية لم تراجع بند البيانات"، فلا ينبغي أن تختصر المذكرة ذلك إلى "جدول زمني تمت مناقشته".

5. مشروع المتابعة

يجب أن تجعل الملاحظة عملية المتابعة أسهل في الإرسال.

هذا لا يعني إرسال بريد إلكتروني لم تتم مراجعته إلى العميل.

وهذا يعني أن مذكرة الاتصال يجب أن تحتوي على الأجزاء المفيدة:

• قرارات مؤكدة
• المواد الموعودة
• أسئلة مفتوحة
• الاجتماع القادم أو الموعد النهائي
• خلاصة آمنة للعميل

إذا كانت المتابعة لا تزال تتطلب إعادة تشغيل المكالمة بأكملها، فهذا يعني أن ملاحظة الذكاء الاصطناعي لم تنهي المهمة.

يجب أن يتم توجيه المذكرة إلى النظام التالي

أفضل ملاحظات المكالمات الهاتفية بتقنية الذكاء الاصطناعي لا توجد فقط في أداة الهاتف.

يصبحون التحديث التالي للنظام:

• ملاحظة CRM لسياق الحساب
• تحديث التذكرة للحصول على تفاصيل الدعم
• مهمة للمالك
• متابعة البريد الإلكتروني للعميل
• مذكرة تسليم للفريق
• إشعار الفواتير عندما تؤثر المكالمة على العمل المدفوع الأجر

ولهذا السبب أ مولد ملخص مكالمات العميل ينبغي الحكم على ما يساعدك على القيام به بعد وجود الملخص.

يمكن لمكالمة واحدة إنشاء عدة مخرجات.

يحتاج مدير الحساب إلى سياق CRM. يحتاج عميل الدعم إلى تفاصيل التذكرة. صاحب المشروع يحتاج إلى المهمة. يحتاج العميل إلى المتابعة. قد يحتاج التمويل إلى النطاق أو مذكرة الفواتير.

لا يمكن لفقرة واحدة أن تخدم جميع هذه الوظائف بشكل متساوٍ.

المراجعة لا تزال مهمة

يجب مراجعة ملاحظات المكالمات الهاتفية المدعمة بالذكاء الاصطناعي قبل أن تصبح مسجلة.

أنت لا تريد وعدًا هلوسًا في نظام إدارة علاقات العملاء (CRM). لا تريد أن تصبح مشكلة الدعم الغامضة بمثابة تذكرة. أنت لا تريد مذكرة فوترة تخترع عملاً لم يحدث.

سير العمل الأفضل هو:

1. سجل المكالمة.
2. هيكلة المذكرة.
3. قم بالمراجعة بينما لا تزال المكالمة جديدة.
4. توجيه كل قطعة إلى المكان الصحيح.

وهذا يحافظ على السرعة دون تحويل نظام التسجيل إلى درج غير هام.

مكان Superscribe

تم تصميم Superscribe Phone للطبقة التي تلي المكالمة.

فهو يساعد المحادثات الهاتفية على أن تصبح ملخصات مراجعة ومتابعات وسياق CRM وتذاكر ومهام وتفاصيل قابلة للفوترة بدلاً من قائمة انتظار تنظيف أخرى.

وهذا مهم لأن المكالمة نادراً ما تكون نهاية العمل.

المكالمة تخلق العمل.

إذا كانت مذكرة الذكاء الاصطناعي تلخص فقط ما حدث، فلا يزال يتعين على الفريق ترجمة المحادثة إلى مخرجات عمل. إذا كانت مذكرة الذكاء الاصطناعي تفصل بين القرارات والإجراءات والمخاطر والوجهات، فهذا يعني أن سير العمل التالي قد تم إنجازه في منتصف الطريق بالفعل.

للمكالمات الهاتفية التي تؤدي إلى المتابعة

احتفظ بالملاحظات والمهام وسياق العميل معًا

استخدم Superscribe لتحويل مكالمات العمل إلى ملخصات ومتابعات وتحديثات CRM وتذاكر ومهام وسياق قابل للفوترة.

شراء القائمة المرجعية

قبل اختيار أداة ملاحظات المكالمات الهاتفية المدعمة بالذكاء الاصطناعي، اسأل:

• هل يلتقط المكالمة بشكل موثوق؟
• هل يفصل القرارات عن الملخص العام؟
• هل يحدد عناصر العمل والمالكين والتواريخ؟
• هل يحفظ المخاطر والأسئلة المفتوحة؟
• هل يساعد في صياغة المتابعات؟
• هل يقوم بإنشاء CRM أو تذكرة أو مهمة أو مخرجات جاهزة للتسليم؟
• هل يستطيع الإنسان مراجعة المذكرة قبل أن تصبح سجلاً؟
• هل يقلل من عملية التنظيف، أم أنه يقوم فقط بإنشاء ملاحظة أجمل للتنظيف؟

السؤال الأخير هو السؤال الحقيقي.

ملاحظات المكالمات الهاتفية التي تعمل بتقنية الذكاء الاصطناعي ليست ذات قيمة لأنها تبدو مصقولة.

فهي ذات قيمة عندما تجعل الخطوة التالية واضحة.