Sitzungsprotokolle von Vorständen und Aufsichtsräten sind anders als alle anderen Besprechungsnotizen. Niemand liest sie zum Vergnügen. Sie werden gelesen, wenn etwas schiefgelaufen ist – von jemandem, der nicht dabei war und wissen will, was entschieden wurde, von wem und auf welcher Grundlage. Das verändert die Anforderungen an die Software.

Die meiste „Software für Sitzungsprotokolle“ ist ein Portal: Tagesordnungen, Sitzungsunterlagen, ein Editor mit Protokollvorlage, elektronische Signaturen. Nützlich – aber sie leistet nichts beim schwierigen Teil: eine korrekte Aufzeichnung dessen zu erstellen, was im Raum tatsächlich gesagt wurde.

Die Aufgabe ist die Aufzeichnung, nicht die Vorlage

Eine Protokollvorlage ist einfach. Die Schriftführung hat längst eine. Wirklich schwierig – und wirklich riskant – ist die Quelle, aus der die Vorlage befüllt wird. Heute ist diese Quelle die Mitschrift einer einzelnen Person, geschrieben, während sie gleichzeitig der Diskussion folgen will, und danach aus dem Gedächtnis geglättet. Jedes Gremium hat eine Geschichte über ein Protokoll, das nicht dem entsprach, woran sich ein Mitglied zu erinnern glaubte.

Worauf man also zuerst achten sollte, ist keine hübschere Vorlage. Es ist eine wortgetreue, sprecherzugeordnete Aufzeichnung, an der sich das förmliche Protokoll überprüfen lässt.

Eine Checkliste für die Aufzeichnung

1. Vollständiges Transkript, nicht nur eine Zusammenfassung. Zusammenfassungen sind zum Lesen da, Transkripte für Streitfälle. Sie brauchen beides – das Transkript mit Zeitstempeln.
2. Namentlich genannte Sprecher. „Sprecher 2 widersprach“ ist in einem Governance-Dokument wertlos. Die Aufzeichnung sollte jede Aussage einer Person zuordnen.
3. Funktioniert im Raum. Gremien tagen am Tisch. Ein Tool, das einen Videolink braucht, nimmt die zugeschalteten Mitglieder auf und verpasst den Raum – also genau falsch herum.
4. Hybrid ohne zwei Aufzeichnungen. Remote-Teilnehmende müssen im selben Transkript landen wie der Raum, sonst hat das Protokoll zwei Quellen, die sich widersprechen können.
5. Audio zusammen mit dem Text aufbewahrt. Wenn ein Satz angezweifelt wird, spiel ihn ab.
6. Entscheidungen und Verantwortliche werden extrahiert. Die Protokollführung sollte mit einer Liste von Entscheidungen und Aufgaben aus der Aufzeichnung starten, nicht mit einem leeren Blatt.
7. Sichtbare Zustimmung. Die Aufzeichnung muss für alle Anwesenden offensichtlich sein.
8. Ein Ort für das Ergebnis. Abgelegt nach Meeting und Gremium, und erreichbar aus den Systemen, die die Organisation ohnehin nutzt.

Wo Superscribe Phone hineinpasst

Superscribe Phone ist die iPhone-App, die ich für geschäftliche Anrufe und Meetings gebaut habe, und sie deckt die Punkte eins bis acht auf eine Weise ab, die ich bei den Portalen so nicht gesehen habe:

• Auf „Meeting starten“ tippen, und das Telefon nimmt den Raum auf – mit dauerhaft sichtbarem Aufnahmestatus und einem Hinweis auf dem Bildschirm, damit die Zustimmung sichtbar bleibt.
• Das Transkript trennt Sprecher und benennt sie, wenn sie sich selbst vorstellen; jede Person lässt sich mit einem Tippen umbenennen.
• Externe Teilnehmende werden direkt aus dem Meeting heraus telefonisch zugeschaltet und erscheinen im selben Transkript.
• Die Aufnahme bleibt zum Anhören angehängt.
• Jedes Meeting bekommt einen Titel, eine Zusammenfassung der Entscheidungen und vorgeschlagene Folgeaufgaben, die du mit einem Tippen bestätigst; eine diktierte Liste wird zu einer Checkliste in Erinnerungen.
• Meetings werden automatisch einem Projekt zugeordnet und als Aktivität an Pipedrive übergeben; alles andere kann sie über die API und MCP abrufen.

Das Protokoll: namentlich genannte Sprecher, das Transkript und der Ablageort. Demo-Konto, synthetische Daten.

Entscheidungen und Verantwortliche werden als Handlungsvorschläge extrahiert – so startet die Protokollführung mit einer Liste statt mit einem leeren Blatt.

Was sie nicht tut – und das sage ich lieber, als es dich selbst herausfinden zu lassen: Sie formatiert kein formelles Protokoll, verwaltet keine Tagesordnung und führt keine Beschlüsse oder Unterschriften. Dafür behalte das Portal. Füttere es aber mit einem echten Mitschnitt statt mit einer Rekonstruktion.

Protokollierte Sitzungen außerhalb des Sitzungssaals

Dieselbe Logik gilt für jedes Gremium, das seine Sitzungen protokollieren muss: Gemeinderäte, Ausschüsse, Vereine, Steuerungskreise mit Kunden, Betriebsräte. Verlangt wird immer eine belastbare Dokumentation darüber, wer was entschieden hat. Das Werkzeugproblem ist immer dasselbe: Die Sitzung findet in einem Raum statt, und der Raum hat keinen Link. Ein iPhone auf dem Tisch löst die Aufnahme; um den Rest kümmert sich das eigene Format der Organisation.

Der ehrliche Test

Nehmen Sie eine Sitzung parallel zu Ihrer üblichen Protokollführung auf. Vergleichen Sie danach den Entwurf des Schriftführers mit dem Transkript und den extrahierten Beschlüssen. Meiner Erfahrung nach ist der Entwurf nicht falsch, aber dünner – und genau die dünnen Stellen sind am Ende die, auf die es ankommt.

Beginnen Sie bei Sitzungsprotokolle, die sich selbst schreiben, oder lesen Sie KI-Besprechungsprotokolle ohne Meeting-Bot dazu, warum das Bot-Modell den Raum verfehlt.