फ़ोन कॉल नोट्स और मीटिंग नोट्स दूर से एक जैसे दिखते हैं।

दोनों की शुरुआत बातचीत से होती है. दोनों में एक प्रतिलेख, सारांश, निर्णय और कार्रवाई आइटम शामिल हो सकते हैं। एआई द्वारा दोनों की मदद की जा सकती है।

लेकिन वे समान वर्कफ़्लो नहीं हैं.

मीटिंग नोट्स आमतौर पर एक निर्धारित कार्यक्रम के आसपास बनाए जाते हैं। इसमें एक कैलेंडर आमंत्रण, एक ज्ञात समूह, एक नियोजित विषय और एक साझा रिकॉर्ड होता है जिसकी लोग बाद में समीक्षा कर सकते हैं।

फ़ोन कॉल नोट अक्सर अधिक ख़राब होते हैं. कॉल अनिर्धारित हो सकती है. संदर्भ सीआरएम, टिकट, क्लाइंट थ्रेड, इनवॉइस या प्रोजेक्ट कार्य में रह सकता है। उपयोगी आउटपुट केवल "क्या चर्चा की गई" नहीं है। आगे यही होना है.

यह अंतर आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले टूल को बदल देता है।

जब कॉल फॉलो-थ्रू बनाते हैं

फोन कॉल को नोट्स, कार्यों और फॉलो-अप में बदलें

सुपरस्क्राइब फ़ोन कॉल को बाद में संसाधित करने के लिए किसी अन्य प्रतिलेख के बजाय समीक्षा किए गए सारांश, कार्य सूची, सीआरएम नोट्स, टिकट, अनुवर्ती ड्राफ्ट और बिलिंग संदर्भ बनने में मदद करता है।

Superscribe मुफ्त में आज़माएं 30 मिनट मुफ्त। कोई कार्ड आवश्यक नहीं।

लघु संस्करण

मीटिंग नोट्स का उपयोग तब करें जब मीटिंग ही वह उद्देश्य हो जिसे आपको याद रखना है।

फ़ोन कॉल नोट्स का उपयोग तब करें जब कॉल परिचालन कार्य तैयार करती है जिसे कहीं और स्थानांतरित करने की आवश्यकता होती है।

वह सबसे साफ़ अंतर है.

मीटिंग नोट्स उत्तर:

• इस बैठक में क्या हुआ?
• समूह ने क्या निर्णय लिया?
• इससे कौन-सी कार्यवाहियाँ निकलीं?
• उपस्थित लोगों को बाद में क्या समीक्षा करने में सक्षम होना चाहिए?

फ़ोन कॉल नोट्स उत्तर:

• किसने बुलाया?
• कॉल के कारण क्या बदला?
• अब क्या अपडेट किया जाना चाहिए?
• यह कौन सा कार्य, टिकट, सीआरएम नोट, ईमेल या चालान संदर्भ बनना चाहिए?

पहला एक रिकॉर्ड है.

दूसरा हैंडऑफ़ है.

मीटिंग नोट्स साझा स्मृति के लिए बनाए जाते हैं

अच्छे मीटिंग नोट्स समूह को एकजुट रहने में मदद करते हैं।

वे आम तौर पर कैप्चर करते हैं:

• सहभागी
• कार्यसूची
• चर्चा के बिंदु
• निर्णय
• ब्लॉकर्स
• एक्शन आइटम
• मालिकों
• समय सीमा
• लिंक या संदर्भ

यह संरचना टीम मीटिंग, क्लाइंट समीक्षा, स्टैंडअप, साक्षात्कार, योजना कॉल और आवर्ती चेक-इन के लिए समझ में आती है।

मीटिंग-नोट टूल तब उपयुक्त हो सकते हैं जब मीटिंग के बाद नोट्स को कई लोगों द्वारा पढ़ा जाना हो। वे एक कच्ची प्रतिलेख की तुलना में अधिक शांत रिकॉर्ड बनाते हैं और जो हुआ उसे याद रखना आसान बनाते हैं।

इस श्रेणी के उपकरण अक्सर निर्धारित बैठकों, कैलेंडर संदर्भ, साझा सारांश, खोजने योग्य प्रतिलेख और नोट्स के आसपास सहयोग पर ध्यान केंद्रित करते हैं।

यह उपयोगी है।

यह फ़ोन-कॉल कार्य से भी भिन्न है।

फ़ोन कॉल नोट्स फॉलो-थ्रू के लिए बनाए गए हैं

एक फ़ोन कॉल के लिए एक सुंदर साझा पुनर्कथन की आवश्यकता नहीं हो सकती है।

इसके लिए एक साफ़ अगले चरण की आवश्यकता हो सकती है।

एक ग्राहक सहायता समस्या के बारे में कॉल करता है। एक ग्राहक कार्यक्षेत्र परिवर्तन के लिए पूछता है। एक लीड मूल्य निर्धारण संबंधी प्रश्न पूछता है। एक आपूर्तिकर्ता डिलीवरी समस्या की पुष्टि करता है। एक ठेकेदार त्वरित अद्यतन देता है। एक टीम का साथी कॉल करता है क्योंकि कुछ अवरुद्ध है।

उन मामलों में, महत्वपूर्ण प्रश्न केवल यह नहीं है कि "क्या हुआ?"

यह है:

• अब क्या किया जाए?
• यह जानकारी कहाँ रहनी चाहिए?
• अगली कार्रवाई का स्वामी कौन है?
• बाद में किस सन्दर्भ की आवश्यकता पड़ेगी?
• क्या इससे दायरा, बिलिंग, तात्कालिकता या जोखिम बदल जाता है?

इसीलिए फ़ोन कॉल नोट्स को एक अलग आकार की आवश्यकता होती है।

जब नोट को एक गंतव्य की आवश्यकता होती है

कॉल आउटपुट को उन टूल में ले जाएं जहां काम होता है

जब फोन कॉल नोट्स सीआरएम संदर्भ, समर्थन टिकट, क्लाइंट फॉलो-अप, कार्य सूचियां, या चालान नोट्स बन जाएं, जिनकी आप समीक्षा कर सकते हैं और उन पर कार्रवाई कर सकते हैं, तो सुपरस्क्राइब का उपयोग करें।

Superscribe मुफ्त में आज़माएं उन कॉलों के लिए अच्छा है जो केवल बातचीत का इतिहास नहीं, बल्कि काम का सृजन करती हैं।

एक व्यावहारिक तुलना

प्रश्न	मीटिंग नोट्स	फ़ोन कॉल नोट्स
सामान्य सेटिंग	निर्धारित बैठक	अनुसूचित या अनिर्धारित कॉल
मुख्य कार्य	शारेड मेमोरी	ऑपरेशनल हैंडऑफ़
सर्वोत्तम आउटपुट	सारांश, निर्णय, कार्य आइटम	कार्य, टिकट, सीआरएम नोट, अनुवर्ती, बिलिंग संदर्भ
मुख्य जोखिम	लोग भूल जाते हैं कि किस बात पर सहमति बनी थी	कॉल के बाद काम छूट जाता है
विशिष्ट स्वामी	बैठक आयोजक या उपस्थितगण	कॉलर, सहायता प्रतिनिधि, सलाहकार, फ्रीलांसर, ऑपरेटर
इसे कहाँ रहना चाहिए	नोट्स कार्यक्षेत्र, दस्तावेज़, मीटिंग रिकॉर्ड	सीआरएम, हेल्पडेस्क, टास्क टूल, इनबॉक्स, इनवॉइस नोट्स, प्रोजेक्ट सिस्टम
सबसे ज्यादा क्या मायने रखता है	संरेखण	के माध्यम से आएं

यह कोई नैतिक रैंकिंग नहीं है.

मीटिंग नोट्स तब बेहतर होते हैं जब मीटिंग रिकॉर्ड उत्पाद होता है।

फ़ोन कॉल नोट्स तब बेहतर होते हैं जब कॉल किसी अन्य वर्कफ़्लो के लिए इनपुट हो।

जहां सामान्य मीटिंग-नोट सॉफ़्टवेयर फ़ोन कॉल के लिए छोटा पड़ जाता है

मीटिंग-नोट सॉफ़्टवेयर अभी भी कॉल में मदद कर सकता है।

यदि यह आपको एक साफ़ प्रतिलेख और सारांश देता है, तो यह स्मृति पर निर्भर रहने से बेहतर है।

कैप्चर के बाद गैप दिखाई देता है.

फ़ोन कॉल को अक्सर रूटिंग की आवश्यकता होती है:

• टिकट के लिए समर्थन कॉल
• सीआरएम नोट पर बिक्री कॉल
• ग्राहक अनुवर्ती ईमेल पर कॉल करें
• फ्रीलांसर कार्य सूची पर कॉल करें
• स्कोप और बिलिंग संदर्भ के लिए परामर्श कॉल
• घटना की रिपोर्ट करने के लिए कॉल करें
• उम्मीदवार नोट्स के लिए भर्ती कॉल

एक मीटिंग-नोट टूल आपको एक अच्छा सारांश दे सकता है लेकिन फिर भी आपके पास क्लीनअप पास छोड़ देता है।

आपको अभी भी यह तय करना होगा कि सीआरएम में क्या है, कार्य प्रणाली में क्या है, क्लाइंट ईमेल में क्या है और बिलिंग के लिए क्या मायने रखता है।

यही वह हिस्सा है जिसे कई टीमें वास्तव में महसूस करती हैं।

प्रतिलेख मौजूद है.

काम अभी भी आगे नहीं बढ़ा है.

कौन से अच्छे फ़ोन कॉल नोट्स को कैप्चर करना चाहिए

अच्छे फ़ोन कॉल नोट्स प्रतिलेख से छोटे और सारांश से अधिक उपयोगी होने चाहिए।

उन्हें कब्जा करना चाहिए:

कॉलर और संदर्भ

किसने कॉल किया, उन्होंने क्यों कॉल किया और यह किस खाते, प्रोजेक्ट, टिकट या ग्राहक का है।

निर्णय या परिणाम

कॉल की वजह से क्या बदल गया.

उदाहरण:

• ग्राहक ने छोटे दायरे को मंजूरी दे दी
• ग्राहक ने पुष्टि की कि बग केवल मोबाइल पर दिखाई देता है
• लीड ने शुक्रवार तक अनुवर्ती उद्धरण मांगा
• विक्रेता लॉन्च तिथि से पहले डिलीवरी नहीं कर सकता

अगला कदम

अगली कार्रवाई पर्याप्त रूप से विशिष्ट होनी चाहिए।

कमजोर:

• पालन ​​करें

बेहतर:

• गुरुवार तक एकीकरण कार्य को अलग लाइन आइटम में विभाजित करके संशोधित अनुमान भेजें

गंतव्य

प्रत्येक कॉल नोट को पता होना चाहिए कि वह कहां जा रहा है।

संभावित गंतव्य:

• CRM नोट
• समर्थन टिकट
• कार्य प्रबंधक
• ईमेल ड्राफ्ट
• चालान नोट
• परियोजना दस्तावेज़
• खाता समयरेखा

यदि कोई गंतव्य नहीं है, तो कॉल नोट दूसरा इनबॉक्स बन जाता है।

स्थिति की समीक्षा करें

एआई-जनरेटेड नोट्स की समीक्षा की जानी चाहिए।

यह मीटिंग नोट्स और फोन कॉल नोट्स दोनों के लिए मायने रखता है, लेकिन यह तब अधिक मायने रखता है जब कॉल नोट एक कार्य, टिकट या क्लाइंट-फेसिंग फॉलो-अप बन जाता है। एक आश्वस्त गलत कार्य आइटम स्वचालन न होने से भी बदतर है।

इससे पहले कि कॉल दूसरा इनबॉक्स बन जाए

एक संरचित कॉल नोट से शुरुआत करें जिसकी आप समीक्षा कर सकते हैं

सुपरस्क्राइब फ़ोन तब उपयोगी होता है जब कॉल को कार्यों, टिकटों, फ़ॉलो-अप, सीआरएम नोट्स या बिलिंग संदर्भ के लिए एक स्पष्ट ड्राफ्ट छोड़ना चाहिए।

Superscribe मुफ्त में आज़माएं जीत समीक्षा आउटपुट की है, ब्लाइंड ऑटोमेशन की नहीं।

मीटिंग करते समय नोट्स बेहतर उपयुक्त होते हैं

मीटिंग नोट्स तब चुनें जब:

• बैठक निर्धारित थी
• कई लोगों को एक ही रिकॉर्ड की आवश्यकता होती है
• प्रतिलेख या सारांश बाद में उपयोगी होता है
• कार्रवाई आइटम उपस्थित लोगों को दिखाई देने चाहिए
• वार्तालाप साझा नोट्स कार्यक्षेत्र में है
• बैठक ही कार्य की इकाई है

यही कारण है कि एआई मीटिंग-नोट टूल आंतरिक बैठकों, बिक्री कॉल, ग्राहक साक्षात्कार, साप्ताहिक चेक-इन और नियोजन सत्रों के लिए लोकप्रिय हैं।

यदि आपका मूल दर्द यह है कि "हमें बैठक का साफ़ रिकॉर्ड चाहिए," तो वहीं से शुरुआत करें।

जब फ़ोन कॉल नोट्स बेहतर फ़िट होते हैं

फ़ोन कॉल नोट्स तब चुनें जब:

• कॉल किसी कार्य, टिकट, सौदे, ग्राहक खाते या चालान को बदल देती है
• महत्वपूर्ण आउटपुट नोट्स ऐप के बाहर होता है
• कॉल औपचारिक मीटिंग वर्कफ़्लो के बाहर होती है
• अनुवर्ती गति मायने रखती है
• कॉल लेने वाले व्यक्ति को भी काम करना होगा
• आपको कॉल के बाद कम पुनर्निर्माण की आवश्यकता है

यहीं पर फोन कॉल नोट्स चालू होने चाहिए।

सिर्फ "यहाँ वही है जो कहा गया था।"

"यहां बताया गया है कि इसके साथ क्या करना है।"

फ़ोन कॉल नोट्स के लिए एक सरल टेम्पलेट

जब कोई कॉल कार्य बनाता है तो इसका उपयोग करें:

कॉल करने वाला:
खाता/परियोजना:
कॉल का कारण:
निर्णय या परिणाम:
अगली कार्रवाई:
मालिक:
नियत तिथि:
इसे कहाँ जाना चाहिए:
बिलिंग/स्कोप संदर्भ:
जोखिम या खुले प्रश्न:

इसका उपयोग तब करें जब बातचीत एक मीटिंग की तरह हो:

बैठक:
उपस्थितगण:
विषय:
सारांश:
निर्णय:
कार्रवाई आइटम:
मालिक:
समय सीमा:
लिंक:

टेम्प्लेट ओवरलैप होते हैं. यह ठीक है।

अंतर गुरुत्वाकर्षण का केंद्र है।

मीटिंग नोट्स घटना को केंद्र में रखते हैं।

फ़ोन कॉल नोट्स हैंडऑफ़ को केंद्र में रखते हैं।

Superscribe कहां फिट बैठता है

सुपरस्क्राइब तब सबसे मजबूत होता है जब बोले गए कार्य को उस स्थान के करीब पहुंचने की आवश्यकता होती है जहां काम होता है।

कॉल के लिए, इसका मतलब है कि उपयोगी आउटपुट सारांश, कार्य, फॉलो-अप, समर्थन टिकट, सीआरएम नोट्स, चालान संदर्भ, एपीआई, एमसीपी, या एजेंट वर्कफ़्लोज़ की ओर बढ़ सकता है।

नियमित कार्य के लिए, सुपरस्क्राइब सक्रिय इनपुट फ़ील्ड में श्रुतलेख भी स्ट्रीम कर सकता है, इसलिए नोट्स, ईमेल, अपडेट और संकेतों को एक अलग स्क्रैचपैड में शुरू करने की आवश्यकता नहीं है।

वह उत्पाद कोण है: भाषण और समाप्त कार्य के बीच कम सफाई।

इसका मतलब यह नहीं है कि प्रत्येक मीटिंग-नोट टूल गलत है। यदि मुख्य कार्य साझा मीटिंग मेमोरी है, तो मीटिंग-नोट ऐप सही विकल्प हो सकता है।

यदि मुख्य कार्य कॉल को परिचालन आउटपुट में बदलना है, तो कॉल-नोट वर्कफ़्लो का उपयोग करें।

कॉल के लिए वह काम बन जाना चाहिए

फ़ोन कॉल नोट्स को समीक्षा किए गए अगले चरणों में बदलें

जब किसी कॉल को सारांश, कार्य सूची, समर्थन टिकट, सीआरएम नोट, क्लाइंट फॉलो-अप या बिलिंग ट्रेल बनने की आवश्यकता हो तो सुपरस्क्राइब फोन का उपयोग करें।

Superscribe मुफ्त में आज़माएं 30 मिनट मुफ्त। कोई कार्ड आवश्यक नहीं।

संबंधित पढ़ाई

• फ्रीलांसरों के लिए फोन कॉल नोट्स
• फोन कॉल से कार्य सूची स्वचालित
• ऐसे कॉल नोट्स जो सीधे CRM में जाते हैं
• क्लाइंट फॉलो-अप के लिए ग्रेनोला विकल्प
• काम के लिए उपयोग करने योग्य Fireflies विकल्प

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

क्या फ़ोन कॉल नोट्स मीटिंग नोट्स के समान हैं?

नहीं, वे ओवरलैप होते हैं, लेकिन वर्कफ़्लो अलग है। मीटिंग नोट्स आमतौर पर किसी निर्धारित कार्यक्रम का साझा रिकॉर्ड बनाते हैं। फ़ोन कॉल नोट्स को आमतौर पर बातचीत को कार्यों, टिकटों, सीआरएम नोट्स, फॉलो-अप या बिलिंग संदर्भ में रूट करने की आवश्यकता होती है।

क्या मीटिंग-नोट उपकरण फ़ोन कॉल संभाल सकते हैं?

कभी-कभी। एक प्रतिलेख और सारांश मदद कर सकता है। सवाल यह है कि क्या आउटपुट भी वहीं जाता है जहां काम होता है। यदि आपको अभी भी मैन्युअल रूप से फॉलो-अप का पुनर्निर्माण करना है, तो कॉल-नोट वर्कफ़्लो समाप्त नहीं हुआ है।

फ़ोन कॉल नोट्स में क्या शामिल होना चाहिए?

कम से कम: कॉल करने वाले, संदर्भ, निर्णय या परिणाम, अगली कार्रवाई, मालिक, गंतव्य, और कोई बिलिंग, दायरा, जोखिम, या अनुवर्ती संदर्भ।

इसके बजाय मुझे मीटिंग नोट्स ऐप का उपयोग कब करना चाहिए?

जब कई लोगों को साझा मीटिंग रिकॉर्ड की आवश्यकता होती है, तो मीटिंग नोट्स ऐप का उपयोग करें, कैलेंडर ईवेंट मुख्य वस्तु है, और आउटपुट मुख्य रूप से समीक्षा और संरेखण के लिए है।