अवतार: पोस्ट-काल पौला
एक क्लाइंट कॉल तब समाप्त नहीं होती जब सभी लोग फोन रख देते हैं।
यह आमतौर पर तब शुरू होता है जब प्रशासन शुरू होता है।
किसी को याद रखना होगा कि क्या वादा किया गया था। किसी को अस्पष्ट अनुरोध को कार्य में बदलना होगा। किसी को फॉलो-अप ईमेल लिखना होगा, CRM को अपडेट करना होगा, डिलीवरी टीम को संक्षिप्त करना होगा, और यह सुनिश्चित करना होगा कि अगली बैठक 'हमने पिछली बार क्या तय किया था?' से शुरू न हो।
यदि आपकी टीम के पास पर्याप्त कॉल हैं, तो यह एक छिपी हुई संचालन भूमिका बन जाती है।
सर्वश्रेष्ठ फोन कॉल से कार्य सूची का कार्यप्रवाह ट्रांसक्रिप्ट को अंतिम आउटपुट के रूप में नहीं मानता। यह कॉल के उपयोगी हिस्सों को अगले कदमों में बदलता है जब तक कि संदर्भ ताजा है।
जब कॉल काम बनाते हैं
फोन कॉल को नोट्स, कार्यों और फॉलो-अप में बदलें
Superscribe Phone क्लाइंट बातचीत को कैप्चर करता है और उपयोगी आउटपुट को कार्य सूचियों, CRM नोट्स, फॉलो-अप ईमेल, टिकटों और टीम हैंडऑफ की ओर ले जाने में मदद करता है।
एक कार्य सूची कॉल नोट्स से अलग होती है
कॉल नोट्स बताते हैं कि क्या हुआ।
एक कार्य सूची बताती है कि अगला क्या होगा।
यह अंतर एजेंसियों, सलाहकारों, भर्तीकर्ताओं, समर्थन टीमों और सेवा व्यवसायों के लिए महत्वपूर्ण है। ट्रांसक्रिप्ट सटीक हो सकता है, लेकिन टीम को कॉल का संचालन संस्करण अभी भी चाहिए।
इसका मतलब है:
- अगला कदम किसका है
- क्या किया जाना चाहिए
- क्या क्लाइंट ने मंजूर किया
- क्या अवरुद्ध है
- क्या फॉलो-अप की आवश्यकता है
- क्या CRM में लॉग किया जाना चाहिए
- क्या टिकट या परियोजना कार्य बनना चाहिए
- क्या अभी नहीं किया जाना चाहिए
एक ट्रांसक्रिप्ट में यह सभी जानकारी हो सकती है और फिर भी इसका उपयोग करना परेशान करने वाला हो सकता है।
मूल्य हर शब्द को रखने में नहीं है। मूल्य बातचीत से काम को निकालने में है।
क्यों मैनुअल कार्य कैप्चर टूटता है
मैनुअल कार्य कैप्चर सरल लगता है जब तक कि दिन व्यस्त न हो जाए।
एक खाता लीड एक कॉल खत्म करता है और दूसरी में कूद जाता है। एक सलाहकार संशोधित दायरा भेजने का वादा करता है लेकिन डिलीवरी में खींच लिया जाता है। एक भर्तीकर्ता उम्मीदवार की वेतन सीमा याद रखता है लेकिन फॉलो-अप प्रश्न भूल जाता है। एक समर्थन लीड तत्काल समस्या को हल करता है लेकिन टिकट अपडेट में देरी करता है।
यह सब इसलिए नहीं होता क्योंकि लोग लापरवाह हैं।
यह इसलिए होता है क्योंकि कॉल संदर्भ को तेजी से बनाते हैं जितना कि टीमें इसे संसाधित कर सकती हैं।
असफलता आमतौर पर बाद में प्रकट होती है:
- क्लाइंट किसी ऐसी चीज़ पर अपडेट मांगता है जिसे किसी ने असाइन नहीं किया है
- CRM कहता है 'अच्छा कॉल' लेकिन यह नहीं बताता कि क्या बदला
- प्रोजेक्ट मैनेजर को खाता लीड से विवरण के लिए पीछा करना पड़ता है
- अगली बैठक में वही प्रश्न पूछा जाता है
- एक वादा किया गया फॉलो-अप ईमेल देर से भेजा जाता है
- बिल योग्य कार्य बिना स्पष्ट व्याख्या के होता है
यह कमजोर कॉल फॉलो-थ्रू की असली लागत है।
यह सिर्फ खोई हुई नोट्स नहीं है। यह देरी से काम है।
एक स्वचालित कॉल कार्य सूची में क्या शामिल होना चाहिए
एक फोन कॉल से अच्छी स्वचालित कार्य सूची सबसे अच्छे तरीके से बोरिंग होनी चाहिए।
यह इतना स्पष्ट होना चाहिए कि जो कॉल पर नहीं था वह समझ सके कि अगला कदम क्या है।
कार्य
कार्य को एक क्रिया के रूप में लिखा जाना चाहिए, न कि एक अस्पष्ट विषय के रूप में।
कमजोर:
- वेबसाइट कॉपी
- ऑनबोर्डिंग समस्या
- मूल्य निर्धारण
उपयोगी:
- क्लाइंट के लिए संशोधित होमपेज हेडलाइन विकल्पों का मसौदा तैयार करें
- जांचें कि ट्रायल उपयोगकर्ताओं के लिए ऑनबोर्डिंग ईमेल क्यों नहीं भेजा जा रहा है
- क्लाइंट को एक अलग अनुमान भेजें जो एकीकरण कार्य के लिए है
स्वामी
एक कार्य बिना स्वामी के एक स्मृति परीक्षण बन जाता है।
यहां तक कि अगर स्वामी अनिश्चित है, तो सूची में यह कहा जाना चाहिए कि इसे आगे बढ़ाने की उम्मीद किससे है। यदि स्वामित्व स्पष्ट नहीं है, तो यह भी दिखाई देना चाहिए।
ट्रिगर
हर कार्य का एक कैलेंडर तिथि नहीं होती, लेकिन कई का एक ट्रिगर होता है।
उदाहरण:
- शुक्रवार के क्लाइंट अपडेट से पहले
- नए कॉपी के अनुमोदित होने के बाद
- जब उम्मीदवार उपलब्धता भेजता है
- अगली ऑनबोर्डिंग कॉल से पहले
यह एक कार्य को 'याद रखें' से 'जब यह स्थिति सही हो तो कार्य करें' में बदल देता है।
स्रोत संदर्भ
कार्य को पर्याप्त कॉल संदर्भ बनाए रखना चाहिए ताकि बाद में अनुमान लगाने से रोका जा सके।
उदाहरण के लिए: “ग्राहक ने छोटे लॉन्च दायरे को मंजूरी दी क्योंकि एकीकरण QA को रोक रहा है।”
वह एक वाक्य पुनः कार्य को रोकता है।
बेहतर कार्यप्रवाह
लक्ष्य एक और बैठक-नोट अनुष्ठान जोड़ना नहीं है।
लक्ष्य यह है कि कॉल सामान्य उपोत्पाद के रूप में कार्य उत्पादन करे।
एक व्यावहारिक कार्यप्रवाह इस तरह दिखता है:
- फोन कॉल को कैप्चर किया जाता है।
- बातचीत को ट्रांसक्राइब किया जाता है।
- उपयोगी भागों को सारांश, निर्णय, कार्य और फॉलो-अप में संरचित किया जाता है।
- कार्य सूची को जल्दी से समीक्षा की जाती है।
- आउटपुट उस स्थान पर भेजा जाता है जहाँ पहले से ही काम होता है।
यह अंतिम कदम महत्वपूर्ण है।
कॉल रिकॉर्डिंग टूल के अंदर फंसी कार्य सूची अभी भी एक और इनबॉक्स है।
टीमों के लिए, आउटपुट CRM, टिकट प्रणाली, प्रोजेक्ट बोर्ड, फॉलो-अप ईमेल, या आंतरिक हैंडऑफ़ की ओर बढ़ना चाहिए। कार्य उपयोगी है क्योंकि यह उस स्थान पर पहुँचता है जहाँ अगला व्यक्ति पहले से ही काम करता है।
यही कारण है कि सामान्य ट्रांसक्रिप्शन कॉल-भारी व्यवसायों के लिए अक्सर पर्याप्त नहीं होता। ट्रांसक्रिप्शन याद रखने में मदद करता है। कार्य निष्कर्षण निष्पादन में मदद करता है।
Superscribe कहां फिट बैठता है
Superscribe Phone इस विचार के चारों ओर बनाया गया है कि कॉल काम है।
उपयोगी आउटपुट को रिकॉर्डिंग या ट्रांसक्रिप्ट में दफन नहीं रहना चाहिए। इसे संरचित कॉल नोट्स, कार्य सूचियाँ, फॉलो-अप, समर्थन टिकट, CRM अपडेट, ग्राहक सारांश, या एजेंटों और APIs के लिए कार्यप्रवाह इनपुट में बदलना चाहिए।
एक एकल सलाहकार के लिए, इसका मतलब हो सकता है कि एक ग्राहक कॉल एक छोटी कार्य सूची और एक फॉलो-अप ईमेल बन जाती है।
एक एजेंसी के लिए, इसका मतलब हो सकता है कि खाता प्रमुख कॉल समाप्त करते समय डिलीवरी टीम के लिए हैंडऑफ़ तैयार करता है।
समर्थन या IT कार्य के लिए, वही पैटर्न कॉल को टिकट और घटना नोट्स में बदल सकता है। यदि यह आपका कार्यप्रवाह है, तो हमारे गाइड पर देखें समर्थन कॉल से स्वचालित घटना रिपोर्ट या छोटी IT कंपनियों के लिए कॉल ट्रांसक्रिप्शन.
यदि समस्या अधिक सामान्य क्लाइंट-काल फॉलो-थ्रू है, तो ये संबंधित गाइड भी मदद कर सकते हैं:
- क्लाइंट कॉल से कोई भी एक्शन आइटम कभी न खोने का तरीका
- फ्रीलांसरों के लिए फोन कॉल नोट्स
- कॉल नोट्स जो सीधे CRM में जाते हैं
उपकरणों का मूल्यांकन करने के लिए एक सरल नियम
सिर्फ यह मत पूछें, “क्या यह कॉल को रिकॉर्ड और ट्रांसक्राइब कर सकता है?”
पूछें:
- क्या यह वास्तविक अगले कदमों की पहचान कर सकता है?
- क्या यह निर्णयों को चर्चा से अलग कर सकता है?
- क्या यह अनुमान लगाने से रोकने के लिए पर्याप्त संदर्भ बनाए रख सकता है?
- क्या यह आउटपुट को उन सिस्टम में ले जा सकता है जहां काम होता है?
- क्या एक टीम का सदस्य बिना कॉल को फिर से सुनें इस पर कार्रवाई कर सकता है?
यदि उत्तर नहीं है, तो आपके पास अभी तक स्वचालित फोन कॉल से कार्य सूची कार्यप्रवाह नहीं है।
आपके पास एक ट्रांसक्रिप्ट है जिसमें होमवर्क संलग्न है।
कॉल ने पहले ही काम बना दिया। उपयोगी उपकरण वह है जो काम को आगे बढ़ाने में मदद करता है इससे पहले कि स्मृति बाधा बन जाए।
कॉल को संचालनात्मक बनाएं
क्लाइंट की बातचीत को उपयोगी अगले कदमों में बदलें
Superscribe Phone कॉल-भारी टीमों को बातचीत को कैप्चर करने और उन्हें संरचित नोट्स, कार्य सूचियों, फॉलो-अप, और कार्यप्रवाह-तैयार आउटपुट में बदलने में मदद करता है।