एक बिजनेस कॉल नोट्स ऐप को आपके फोन काटने के बाद कॉल पर कार्रवाई करना आसान बनाना चाहिए।
यही पूरा काम है.
यदि ऐप आपको केवल एक प्रतिलेख देता है, तो वास्तविक व्यवस्थापक अभी भी आपके पास आता है। आपको अभी भी निर्णय ढूंढना है, सीआरएम नोट लिखना है, कार्य बनाना है, फॉलो-अप भेजना है, टिकट अपडेट करना है और याद रखना है कि क्या बिल किया जाना चाहिए।
कॉल खत्म हो गई है. काम नहीं है.
कॉल-भारी व्यवसायों के लिए, सही ऐप मेमोरी पर नहीं रुकता है। यह कॉल को संरचित कार्य में बदल देता है।
जब प्रत्येक कॉल फॉलो-थ्रू बनाती है
व्यावसायिक कॉल को नोट्स, कार्यों और अपडेट में बदलें
सुपरस्क्राइब फ़ोन कॉल कैप्चर करता है, आउटपुट की संरचना करता है, और नोट्स को सीआरएम, टिकट, फॉलो-अप, प्रोजेक्ट हैंडऑफ़ और बिल योग्य संदर्भ में रूट करने में मदद करता है।
लघु संस्करण
एक व्यावसायिक कॉल नोट्स ऐप चुनें जो बातचीत को कैप्चर कर सके और इसे आपकी टीम के लिए आवश्यक कार्य कलाकृतियों में बदल सके।
इसका मतलब आमतौर पर होता है:
- एक साफ़ कॉल सारांश
- ग्राहक या ग्राहक संदर्भ
- निर्णय
- अनुवर्ती कार्रवाई का वादा किया
- मालिकों के साथ कार्य
- CRM नोट्स
- टिकट या प्रोजेक्ट अपडेट
- जोखिम, अवरोधक और अगले चरण
- जब कॉल क्लाइंट का काम हो तो बिलिंग संदर्भ
परीक्षण यह नहीं है कि "क्या यह कॉल रिकॉर्ड करता है?"
परीक्षण यह है कि "क्या अगला व्यक्ति जानता है कि क्या करना है?"
बिजनेस कॉल नोट्स नोट्स से मेल नहीं खा रहे हैं
व्यावसायिक कॉलें अक्सर निर्धारित बैठकों की साफ-सुथरी दुनिया से बाहर होती हैं।
एक ग्राहक समस्या लेकर कॉल करता है. एक ग्राहक बदलाव की मांग करता है। एक संभावना एक बाधा की व्याख्या करती है। एक विक्रेता एक तारीख की पुष्टि करता है। एक उम्मीदवार वेतन की उम्मीदें देता है। एक समर्थन उपयोगकर्ता वर्णन करता है कि क्या टूटा।
वे कॉल केवल याद रखने योग्य घटनाएँ नहीं हैं।
वे परिचालन कार्य बनाते हैं।
इसीलिए फ़ोन कॉल नोट्स और मीटिंग नोट्स भिन्न कार्यप्रवाह की आवश्यकता है. मीटिंग नोट एक साझा मेमोरी रिकॉर्ड हो सकता है. एक व्यावसायिक कॉल नोट को आमतौर पर कुछ और बनने की आवश्यकता होती है:
- एक CRM अपडेट
- एक कार्य
- एक टिकट में
- एक फॉलो-अप ईमेल
- एक प्रोजेक्ट नोट
- एक हैंडऑफ़
- एक चालान लाइन
यदि नोट ट्रांस्क्रिप्ट इनबॉक्स में फंसा रहता है, तो इसका मतलब है कि उसने काम पूरा नहीं किया है।
प्रतिलेख केवल परत एक है
प्रतिलेख उपयोगी हैं. वे जो कहा गया था उसे सुरक्षित रखते हैं और जब विवरण मायने रखता है तो आपको सच्चाई का स्रोत देते हैं।
लेकिन एक प्रतिलेख कोई व्यावसायिक परिणाम नहीं है।
कोई भी केवल यह जानने के लिए पूरी कॉल ट्रांसक्रिप्ट नहीं पढ़ना चाहता कि ग्राहक को पासवर्ड रीसेट की आवश्यकता है, एजेंसी को एक संशोधित प्रस्ताव देना है, या सलाहकार ने शुक्रवार तक मूल्य निर्धारण नोट का वादा किया है।
एक मजबूत कॉल नोट्स वर्कफ़्लो में तीन परतें होती हैं:
- बातचीत कैप्चर करें.
- उपयोगी जानकारी की संरचना करें.
- जहां काम हो वहां रिजल्ट भेजें.
अधिकांश ऐप्स पहले दो के साथ सहज हैं।
तीसरी परत वह है जहां व्यवसाय सबसे अधिक समय बचाते हैं।
यहीं से सामान्य नोट लेने वाले कमज़ोर महसूस करने लगते हैं। वे कॉल को सारांशित करते हैं, फिर आपको प्रक्रिया के लिए एक अन्य ऑब्जेक्ट सौंपते हैं।
एक बिजनेस कॉल नोट्स ऐप को क्या कैप्चर करना चाहिए
एक अच्छा बिजनेस कॉल नोट कोई सुंदर पैराग्राफ नहीं है।
यह एक कार्य पैकेट है.
कम से कम, इसे कैप्चर करना चाहिए:
- कॉल पर कौन था
- कॉल क्यों हुई
- ग्राहक, ग्राहक, उम्मीदवार, या शामिल खाता
- मुद्दा, अनुरोध, अवसर, या निर्णय
- दोनों पक्षों द्वारा किये गये वादे
- समय सीमा या तारीखों का उल्लेख किया गया है
- अवरोधक और जोखिम
- अगली कार्रवाई
- प्रत्येक क्रिया के लिए स्वामी
- सिस्टम जिन्हें अद्यतन की आवश्यकता है
एजेंसियों और सलाहकारों के लिए, इसमें दायरा और बिलिंग संदर्भ भी शामिल होना चाहिए।
सहायता टीमों के लिए, इसमें लक्षण, प्रयास किए गए सुधार, पर्यावरण विवरण और समाधान चरण शामिल होने चाहिए।
बिक्री टीमों के लिए, इसमें खरीदार की भाषा, आपत्तियां, निर्णय मानदंड और अगले चरण शामिल होने चाहिए। पढ़ें एआई बिक्री नोट्स के लिए एक समान बिंदु बनाता है: नोट्स तब अधिक उपयोगी होते हैं जब वे कहीं और तैरने के बजाय सही अवसर रिकॉर्ड के साथ रहते हैं (एआई पढ़ें).
ऐप को प्रत्येक टीम को एक ही नोट आकार में बाध्य नहीं करना चाहिए। एक भर्तीकर्ता कॉल, समर्थन कॉल और क्लाइंट रणनीति कॉल समान आउटपुट नहीं बनाते हैं।
नोट कहां जाने चाहिए
सबसे अच्छा बिजनेस कॉल नोट्स ऐप हमेशा सबसे सुंदर नोट्स स्क्रीन वाला नहीं होता है।
यह वह है जो कॉल के बाद आपकी टीम को छूने वाले स्थानों की संख्या कम कर देता है।
उपयोगी स्थलों में शामिल हैं:
- सीआरएम रिकॉर्ड
- हेल्पडेस्क टिकट
- परियोजना प्रबंधन कार्य
- क्लाइंट अद्यतन ड्राफ्ट
- आंतरिक हैंडऑफ नोट्स
- बिक्री अनुवर्ती ईमेल
- ज्ञान आधार ड्राफ्ट
- बिलिंग नोट्स
- स्वचालन उपकरण और एजेंट
वह रूटिंग मायने रखती है क्योंकि कॉल नोट्स का आधा जीवन छोटा होता है।
कॉल के ठीक बाद, संदर्भ ताज़ा है। दस मिनट बाद, सटीक शब्दांकन पहले से ही लुप्त हो रहा है। दिन के अंत तक, नोट टाइमस्टैम्प के साथ अनुमान लगाने योग्य हो जाता है।
यही कारण है कि कॉल नोट को रिकॉर्ड की प्रणाली के करीब आना चाहिए। यदि कॉल किसी खाते के बारे में थी, तो आउटपुट को CRM में डालें। यदि यह समर्थन था, तो टिकट बनाएं या अपडेट करें। यदि यह बिल योग्य ग्राहक कार्य था, तो बिलिंग संदर्भ को सुरक्षित रखें जबकि कार्य अभी भी स्पष्ट है।
सुपरस्क्राइब उस विचार के आसपास बनाया गया है: कॉल को संरचित आउटपुट बनना चाहिए, फिर टूल या वर्कफ़्लो में जाना चाहिए जहां अगला चरण होता है।
क्या परहेज करें
किसी बिज़नेस कॉल नोट्स ऐप को केवल इसलिए चुनने से बचें क्योंकि यह साफ़ ऑडियो रिकॉर्ड करता है।
साफ़-सुथरी पकड़ मायने रखती है, लेकिन यह पर्याप्त नहीं है।
इन जालों पर नजर रखें:
- बिना किसी क्रिया संरचना के प्रतिलेख
- सारांश जो निर्णयों को कार्यों से अलग नहीं करते हैं
- वे नोट जिन्हें आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले टूल में रूट नहीं किया जा सकता
- अस्पष्ट सहमति और रिकॉर्डिंग व्यवहार
- एक-आकार-सभी टेम्पलेट फिट बैठता है
- आउटपुट की समीक्षा करने या उसे सही करने का कोई तरीका नहीं
- फ़ोन कॉल के लिए कोई समर्थन नहीं, केवल वीडियो मीटिंग
- कॉल आउटपुट से अनुवर्ती कार्य तक कोई रास्ता नहीं
कुछ फ़ोन प्रणालियों में पहले से ही कॉल नोट सुविधाएँ शामिल हैं। उदाहरण के लिए, रिंगसेंट्रल, समर्थित सेटअप के लिए स्वचालित कॉल नोट्स और पोस्ट-कॉल सारांश का दस्तावेजीकरण करता है (रिंगसेंट्रल सपोर्ट). Google के पास समर्थित Android डिवाइसों के लिए अपने फ़ोन ऐप में कॉल नोट्स भी हैं (गूगल सहायता).
यदि वे आपके डिवाइस और फ़ोन स्टैक में फिट हों तो वे उपयोगी हो सकते हैं।
लेकिन व्यावसायिक वर्कफ़्लो को आमतौर पर सहेजे गए नोट से अधिक की आवश्यकता होती है। उन्हें सीआरएम, टिकट, कार्य, फॉलो-अप या आंतरिक सिस्टम में परिणाम भेजने का एक तरीका चाहिए।
एक साधारण खरीदारी चेकलिस्ट
बिजनेस कॉल नोट्स ऐप चुनने से पहले, ये प्रश्न पूछें।
क्या यह वास्तविक फ़ोन कॉल के लिए काम करता है?
कई AI नोट टूल पहले वीडियो मीटिंग के लिए बनाए जाते हैं। यदि आपकी टीम फ़ोन कॉल पर रहती है, तो सीधे उस वर्कफ़्लो का परीक्षण करें।
क्या यह इनबाउंड और आउटबाउंड कॉल को संभाल सकता है? क्या यह आपके व्यवसाय नंबर का उपयोग कर सकता है? क्या यह तब काम करता है जब कॉल कैलेंडर पर नहीं होती है?
क्या यह एक्शन-रेडी आउटपुट बनाता है?
ऐप को अलग करना चाहिए:
- सारांश
- निर्णय
- कार्य
- जांच करना
- जोखिम
- खुले प्रश्न
- सिस्टम अद्यतन
यदि प्रत्येक कॉल एक अस्पष्ट सारांश बन जाती है, तो आपकी टीम को अभी भी बाद में सोचना होगा।
क्या यह वहां नोट्स भेज सकता है जहां काम होता है?
यह सबसे बड़ा व्यावहारिक अंतर है.
एक अलग ऐप के अंदर बैठे कॉल नोट को भूलना आसान है। खाते, टिकट, कार्य या क्लाइंट थ्रेड से जुड़ा कॉल नोट प्रयोग करने योग्य है।
जिन टीमों के पास पहले से ही वर्कफ़्लो है, उनके लिए रूटिंग कोई बोनस नहीं है। यही बात है.
क्या मनुष्य आउटपुट की समीक्षा कर सकते हैं?
एआई नोट्स को प्रशासन को कम करना चाहिए, निर्णय को नहीं हटाना चाहिए।
आपको अभी भी संवेदनशील विवरण, प्रतिबद्धताओं, मूल्य निर्धारण, कानूनी भाषा और ग्राहक वादों की समीक्षा करने की आवश्यकता है। ऐप को ऑटोमेशन के पीछे आउटपुट को छिपाने के बजाय समीक्षा को आसान बनाना चाहिए जिसका आप निरीक्षण नहीं कर सकते।
क्या यह आपके जोखिम स्तर के अनुरूप है?
कॉल में निजी जानकारी हो सकती है. किसी भी कॉल नोट्स ऐप को अपनाने से पहले, समीक्षा करें कि रिकॉर्डिंग, सहमति, प्रतिधारण, पहुंच और विलोपन कैसे काम करते हैं।
यह सलाहकारों, वकीलों, भर्तीकर्ताओं, स्वास्थ्य देखभाल से जुड़े व्यवसायों और संवेदनशील ग्राहक डेटा को संभालने वाली सहायता टीमों के लिए विशेष रूप से महत्वपूर्ण है।
उदाहरण वर्कफ़्लो
यहाँ व्यवहार में "अच्छा" जैसा दिखता है।
एजेंसी क्लाइंट कॉल
ग्राहक दो होमपेज परिवर्तनों के लिए कहता है, लॉन्च की तारीख को एक सप्ताह आगे बढ़ाता है, और उल्लेख करता है कि कानूनी को अभी भी मूल्य निर्धारण पृष्ठ को मंजूरी देने की आवश्यकता है।
उपयोगी आउटपुट:
- बदली हुई लॉन्च तिथि के साथ प्रोजेक्ट नोट
- मुखपृष्ठ परिवर्तन के लिए दो कार्य
- कानूनी अनुमोदन के लिए जोखिम नोट
- नई समयसीमा की पुष्टि करने वाला अनुवर्ती ईमेल
- खाता लीड के लिए बिल करने योग्य संदर्भ
आईटी सहायता कॉल
एक क्लाइंट कॉल करता है क्योंकि एक वीपीएन ने ओएस अपडेट के बाद काम करना बंद कर दिया है।
उपयोगी आउटपुट:
- लक्षणों और डिवाइस विवरण के साथ समर्थन टिकट
- संकल्प नोट्स
- ग्राहक को अनुवर्ती ईमेल
- आवर्ती समस्या ट्रैकिंग के लिए आंतरिक नोट
- बिलयोग्य समय संदर्भ
पीछे भी यही पैटर्न है समर्थन कॉल से स्वचालित घटना रिपोर्ट.
बिक्री खोज कॉल
एक खरीदार अपनी वर्तमान प्रक्रिया, बजट समय, अवरोधक और निर्णय मानदंड बताता है।
उपयोगी आउटपुट:
- सीआरएम नोट सही अवसर से जुड़ा हुआ है
- अगले चरण का कार्य
- अनुवर्ती ईमेल ड्राफ्ट
- प्रमुख आपत्तियाँ
- हितधारक और समयरेखा नोट्स
वह आउटपुट उपयोगी है क्योंकि यह बदलता है कि टीम आगे क्या कर सकती है।
Superscribe कहां फिट बैठता है
सुपरस्क्राइब फ़ोन उन व्यवसायों के लिए बनाया गया है जहां कॉल से काम बनता है।
लक्ष्य एक अच्छी ट्रांसक्रिप्ट लाइब्रेरी बनाना नहीं है। लक्ष्य कॉल को उपयोगी आउटपुट उत्पन्न करना है:
- सारांश
- CRM नोट्स
- टिकट
- कार्य
- जांच करना
- ग्राहक अद्यतन
- बिल योग्य संदर्भ
- एपीआई, एजेंटों और आंतरिक वर्कफ़्लो को हैंडऑफ़
कॉल के बाद होने वाले काम के लिए डेस्कटॉप डिक्टेशन अभी भी मायने रखता है। एक कॉल कार्य बना सकती है, फिर डेस्कटॉप डिक्टेशन अपडेट लिखने, एआई टूल को प्रॉम्प्ट करने, फिक्स का दस्तावेजीकरण करने या शेष प्रोजेक्ट संदर्भ को कैप्चर करने में मदद करता है।
वह मिश्रित कार्यप्रवाह आधुनिक व्यावसायिक कार्य का व्यावहारिक आकार है।
पहले कॉल करें. आउटपुट दूसरा. निष्पादन तीसरा.
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
बिजनेस कॉल नोट्स ऐप क्या है?
एक बिजनेस कॉल नोट्स ऐप बिजनेस कॉल को रिकॉर्ड करता है या कैप्चर करता है और उन्हें उपयोगी नोट्स में बदल देता है। बेहतर संस्करण सारांश, कार्य, सीआरएम अपडेट, टिकट, फॉलो-अप और अन्य संरचित आउटपुट भी बनाते हैं।
क्या व्यावसायिक कॉल नोट्स के लिए एक प्रतिलेख पर्याप्त है?
आमतौर पर नहीं. एक प्रतिलेख स्रोत रिकॉर्ड के रूप में उपयोगी है, लेकिन व्यवसायों को निर्णय, कार्य, मालिक, समय सीमा और सिस्टम अपडेट की आवश्यकता होती है। प्रतिलेख कच्चा माल है, तैयार कार्य नहीं।
क्या कॉल नोट्स को CRM में जाना चाहिए?
यदि कॉल किसी ग्राहक, संभावना, खाते या सौदे से जुड़ी है, तो हाँ। सीआरएम नोट्स तब अधिक उपयोगी होते हैं जब उन्हें एक अलग नोट ऐप में संग्रहीत करने के बजाय सही रिकॉर्ड से जोड़ा जाता है।
छोटे व्यवसायों को सबसे पहले क्या देखना चाहिए?
फ़ोन-कॉल समर्थन, स्पष्ट सारांश, कार्रवाई आइटम, अपने मौजूदा टूल में रूटिंग, समीक्षा नियंत्रण और गोपनीयता सेटिंग्स से शुरुआत करें। यदि आपका वास्तविक कार्यप्रवाह अनिर्धारित फ़ोन कॉल है तो मीटिंग नोट टूल न खरीदें।
टेकअवे
सबसे अच्छा बिजनेस कॉल नोट्स ऐप वह है जो कॉल के बाद के काम को कम करता है।
सबसे लंबी प्रतिलेख वाला नहीं.
सबसे सुन्दर सारांश वाला नहीं।
उपयोगी ऐप कॉल को अगली कार्रवाई में बदल देता है: सीआरएम नोट, टिकट, कार्य, फॉलो-अप, हैंडऑफ़, या बिल करने योग्य रिकॉर्ड।
यहीं पर समय की बचत होती है।