क्लाइंट कॉल से CRM नोट वर्कफ़्लो एक खाली टेक्स्ट बॉक्स से शुरू नहीं होना चाहिए।
यही वह जगह है जहाँ उपयोगी खाता मेमोरी कमजोर हो जाती है।
क्लाइंट बताता है कि डेडलाइन क्यों बदली। वे बताते हैं कि किसे अनुमोदन की आवश्यकता है। वे आपत्ति के पीछे की आपत्ति को समझाते हैं। वे एक गायब विवरण भेजने का वादा करते हैं। आप कॉल समाप्त करते हैं, अगले कॉल पर स्विच करते हैं, और CRM एक नोट की प्रतीक्षा करता है जो अब मेमोरी पर निर्भर है।
नोट अंततः बन जाता है:
“अच्छी कॉल। अगले सप्ताह फॉलो अप करें।”
यह एक CRM नोट नहीं है।
यह उस नोट का प्लेसहोल्डर है जिसे आप लिखना चाहते थे।
जब कॉल को खाते को अपडेट करना चाहिए
क्लाइंट कॉल को CRM-तैयार नोट्स में बदलें
Superscribe फोन कॉल को कैप्चर करता है और उन्हें समीक्षा किए गए CRM नोट्स, कार्यों, फॉलो-अप, टिकटों और बिल योग्य संदर्भ में बदलने में मदद करता है, न कि बाद में साफ़ करने के लिए एक और ट्रांसक्रिप्ट।
लघु संस्करण
क्लाइंट कॉल से CRM नोट वर्कफ़्लो को छह चीजें कैप्चर करनी चाहिए:
- कॉल क्यों हुई
- खाते में क्या बदला
- क्या निर्णय लिया गया
- क्या अभी भी उत्तर की आवश्यकता है
- अगला कदम किसका है
- अगले व्यक्ति को क्लाइंट से बात करने से पहले क्या जानने की आवश्यकता है
ट्रांसक्रिप्ट स्रोत सामग्री है।
CRM नोट खाता मेमोरी है।
यह अंतर महत्वपूर्ण है क्योंकि CRM केवल तभी उपयोगी होता है जब अगला व्यक्ति रिकॉर्ड को पढ़ सके और बिना पूरे कॉल को फिर से सुनें संबंध को समझ सके।
यदि कॉल कार्य, फॉलो-अप, समर्थन संदर्भ, बिलिंग विवरण, या देखने के लिए कोई जोखिम उत्पन्न करता है, तो ये टुकड़े किसी के सिर में नहीं रहने चाहिए। उन्हें कॉल से ग्राहक रिकॉर्ड में स्थानांतरित किया जाना चाहिए जबकि विवरण अभी भी ताज़ा हैं।
क्यों CRM नोट्स कॉल के बाद कमजोर हो जाते हैं
ज्यादातर लोग CRM नोट्स को छोड़ते नहीं हैं क्योंकि वे लापरवाह हैं।
वे उन्हें छोड़ते हैं क्योंकि कॉल ने पहले ही उपयोगी ध्यान खा लिया।
बातचीत के दौरान, आप सुन रहे हैं, बातचीत कर रहे हैं, सलाह दे रहे हैं, या समस्या हल कर रहे हैं। कॉल के बाद, कार्य सूची इंतज़ार कर रही है। एक और ग्राहक कॉल कर रहा है। एक Slack थ्रेड सक्रिय है। एक टिकट को जवाब चाहिए। CRM अपडेट एक छोटा प्रशासनिक कार्य बन जाता है जो इंतज़ार कर सकता है।
फिर नोट अवशेष से लिखा जाता है।
आप व्यापक विषय को याद करते हैं, लेकिन सटीक बाधा को नहीं। आप याद करते हैं कि किसी ने "अगले सप्ताह" कहा, लेकिन यह नहीं कि इसका मतलब डेमो, संशोधित अनुमान, या ग्राहक के वित्त व्यक्ति से निर्णय था। आप आपत्ति को याद करते हैं, लेकिन वह शब्द नहीं जो अगले फॉलो-अप को बेहतर बनाने में मदद करेगा।
यही कारण है कि CRM नोट्स अस्पष्ट हो जाते हैं:
- "परियोजना पर चर्चा की गई।"
- "ग्राहक रुचि रखता है।"
- "जल्द ही फॉलो अप करें।"
- "कॉल अच्छी रही।"
- "जानकारी भेजने की जरूरत है।"
वे नोट तकनीकी रूप से CRM को अपडेट करते हैं।
वे अगले कार्य में मदद नहीं करते।
एक CRM नोट का एक कार्य है
एक CRM नोट एक ट्रांसक्रिप्ट नहीं है, और यह एक डायरी नहीं है।
यह भविष्य के आप, आपकी टीम, या अगले कार्यप्रवाह चरण के लिए एक हैंडऑफ है।
HubSpot के रिकॉर्ड लॉग की गई कॉल, नोट्स, ईमेल, बैठकें, कार्य, और अन्य गतिविधियों को रख सकते हैं। Salesforce भी लॉग की गई कॉल और कार्यों को ग्राहक रिकॉर्ड से जुड़े गतिविधि इतिहास के रूप में मानता है (हबस्पॉट नॉलेज बेस, सेल्सफोर्स सहायता).
स्टोरेज कठिन हिस्सा नहीं है।
कठिन हिस्सा सही नोट बनाने का है इससे पहले कि कॉल धुंधला हो जाए।
एक उपयोगी CRM नोट को यह उत्तर देना चाहिए:
- क्या हुआ?
- यह क्यों महत्वपूर्ण है?
- क्या बदला?
- अगला क्या होना चाहिए?
- किसका है?
- कौन सा जोखिम, वादा, या खरीद संकेत खोना नहीं चाहिए?
इसीलिए सीआरएम नोट्स प्रतिलेख नहीं हैं. एक ट्रांसक्रिप्ट बातचीत को संरक्षित करता है। एक CRM नोट बातचीत को उपयोगी संबंध संदर्भ में बदलता है।
कार्यप्रवाह: कॉल, संरचना, समीक्षा, मार्ग
सबसे साफ ग्राहक कॉल से CRM नोट कार्यप्रवाह में चार चरण होते हैं।
1. पूरी कॉल कैप्चर करें
बातचीत से शुरू करें।
जल्दी में लिखे गए बुलेट नोट्स नहीं।
बाद में याददाश्त नहीं।
कॉल को कैप्चर किया जाना चाहिए क्योंकि महत्वपूर्ण विवरण हमेशा स्पष्ट नहीं होता जब ग्राहक बोल रहा होता है। खरीददारी के बारे में एक फेंकी गई वाक्य एक डील के धीमे होने का कारण बन सकती है। समर्थन के बारे में एक साइड टिप्पणी असली रिटेंशन जोखिम बन सकती है। एक त्वरित "हमें इसे चेक करने के लिए कानूनी की आवश्यकता है" अगली कार्रवाई हो सकती है।
यदि स्रोत गायब है, तो CRM नोट पहले से ही कमजोर है।
2. उपयोगी भागों की संरचना करें
कच्चा कॉल टेक्स्ट बहुत अधिक है।
CRM को एक आकार में नोट की आवश्यकता है, शब्दों की दीवार नहीं। संरचना उन भागों को अलग करना चाहिए जो खाता निरंतरता के लिए महत्वपूर्ण हैं।
इस आकार का उपयोग करें:
- कॉल का कारण: कॉल क्यों हुई
- वर्तमान स्थिति: जहां खाता, परियोजना, या अवसर अब खड़ा है
- निर्णय: क्या सहमति हुई या अस्वीकृत किया गया
- ग्राहक संकेत: चिंता, तात्कालिकता, रुचि, अवरोधक, या खरीदने की मंशा
- खुला प्रश्न: क्या अभी भी उत्तर की आवश्यकता है
- अगला कदम: स्वामी, कार्रवाई, और तारीख
- संदर्भ को बनाए रखने के लिए: मूल्य निर्धारण, दायरा, बिलिंग, समर्थन, जोखिम, या हितधारक विवरण
यह वह परत है जो कॉल रिकॉर्डिंग को CRM-तैयार नोट में बदलती है।
3. यह खाता मेमोरी बनने से पहले समीक्षा करें
हर उत्पन्न नोट को CRM में अंधाधुंध न डालें।
ग्राहक कॉल में अस्पष्टता होती है। लोग जोर से सोचते हैं। वे मजाक करते हैं। वे आंतरिक सीमाओं का उल्लेख करते हैं जो साझा खाता नोट में नहीं होनी चाहिए। वे नरम प्रतिबद्धताएं करते हैं जिन्हें कठोर वादों के रूप में नहीं लिखा जाना चाहिए।
समीक्षा सुरक्षा कदम है।
यह धीमा नहीं होना चाहिए। इसे बस निम्नलिखित के बीच का अंतर पकड़ना है:
- "ग्राहक ने शुक्रवार को लॉन्च की पुष्टि की।"
- "ग्राहक शुक्रवार को लॉन्च करना चाहता है, कानूनी समीक्षा के अधीन।"
ये बहुत अलग CRM नोट हैं।
4. नोट को उस स्थान पर रूट करें जहां इसका उपयोग किया जाएगा
नोट को खाता, अवसर, डील, परियोजना, या ग्राहक रिकॉर्ड के पास पहुंचना चाहिए।
यदि कॉल ने एक फॉलो-अप ईमेल बनाया है, तो उसे तैयार करें। यदि इसने एक कार्य बनाया है, तो कार्य बनाएं। यदि इसने दायरा बदला है, तो दायरा संदर्भ को सहेजें। यदि इसे बिलिंग विवरण की आवश्यकता है, तो कॉल गर्म रहने के दौरान कारण को सुरक्षित रखें।
यह एक मजबूत के पीछे की वही तर्क है व्यवसाय कॉल से फॉलो-अप वर्कफ़्लोकॉल तब समाप्त नहीं होती जब सभी लोग फोन रख देते हैं। यह तब समाप्त होती है जब उपयोगी आउटपुट वह जगह होता है जहां अगला कदम होता है।
एक व्यावहारिक CRM नोट टेम्पलेट
जब आप अभी भी मैन्युअल रूप से CRM नोट्स लिखते हैं, तो इस प्रारूप का उपयोग करें।
कॉल का कारण:
वर्तमान खाता स्थिति:
क्या बदला:
निर्णय या सहमति:
ग्राहक की चिंताएँ या संकेत:
खुले प्रश्न:
अगला कदम:
- मालिक:
- नियत तिथि:
संदर्भ को सुरक्षित रखने के लिए:
यहाँ एक भरा हुआ संस्करण है।
कॉल का कारण:
Acme ऑनबोर्डिंग के लिए साप्ताहिक कार्यान्वयन चेक-इन।
वर्तमान खाता स्थिति:
ग्राहक रोलआउट के लिए ज्यादातर तैयार है, लेकिन प्रशासनिक टीम ऐतिहासिक रिकॉर्ड आयात करने को लेकर चिंतित है।
क्या बदला:
उन्हें लॉन्च से पहले पूर्ण माइग्रेशन की आवश्यकता नहीं है। उन्हें पहले अंतिम 90 दिनों का आयात चाहिए।
निर्णय या सहमति:
हम एक छोटे पहले आयात का दायरा तय करेंगे और पूर्ण संग्रह को चरण दो के रूप में रखेंगे।
ग्राहक की चिंताएँ या संकेत:
वित्तीय विभाग अतिरिक्त कार्य को मंजूरी देने से पहले स्पष्ट अनुमान चाहता है।
खुले प्रश्न:
उनके प्रशासनिक प्रमुख से अंतिम CSV निर्यात प्रारूप की आवश्यकता है।
अगला कदम:
- मालिक: सैम संशोधित आयात अनुमान भेजता है।
- नियत तिथि: गुरुवार।
संदर्भ को सुरक्षित रखने के लिए:
संभावित भुगतान दायरा वृद्धि। इसे देरी के रूप में फ्रेम न करें। ग्राहक चरणबद्ध रोलआउट को प्राथमिकता देता है।
वह नोट लंबा नहीं है।
लेकिन यह अगले व्यक्ति को कार्रवाई करने के लिए कुछ देता है।
क्या CRM नोट में नहीं जाना चाहिए
अच्छे CRM नोट्स चयनात्मक होते हैं।
छोड़ दें:
- छोटी बातें जो खाते से संबंधित नहीं हैं
- कच्चे ट्रांसक्रिप्ट के टुकड़े
- अनिश्चित अनुमान जो तथ्यों के रूप में प्रस्तुत किए जाते हैं
- संवेदनशील व्यक्तिगत विवरण जो ग्राहक रिकॉर्ड में नहीं होने चाहिए
- आंतरिक टिप्पणी जो निजी रहनी चाहिए
- कार्य, टिकट, या प्रस्ताव में पहले से संग्रहीत डुप्लिकेट विवरण
लक्ष्य CRM को व्यापक बनाना नहीं है।
लक्ष्य इसे उपयोगी बनाना है।
Superscribe कहां फिट बैठता है
Superscribe Phone उन अंतरालों के लिए बनाया गया है जो ग्राहक कॉल और उसके बाद आने वाले कार्य वस्तुओं के बीच होते हैं।
फोन कॉल के लिए, यह बातचीत को कैप्चर कर सकता है, उसे ट्रांसक्राइब कर सकता है, और उपयोगी आउटपुट को संक्षेप, कार्य, फॉलो-अप ड्राफ्ट, CRM नोट्स, टिकट, बिलिंग संदर्भ, और कार्यप्रवाह-तैयार फ़ील्ड में आकार देने में मदद कर सकता है।
यह एकल सलाहकारों और छोटे टीमों के लिए महत्वपूर्ण है क्योंकि कमजोर बिंदु आमतौर पर CRM स्वयं नहीं होता।
कमजोर बिंदु कॉल के बाद का क्षण होता है।
यदि आपको कॉल याद रखना है, CRM खोलना है, यह तय करना है कि क्या महत्वपूर्ण था, नोट लिखना है, कार्य बनाना है, फॉलो-अप ड्राफ्ट करना है, और अगले बातचीत से पहले बिल योग्य संदर्भ को संरक्षित करना है, तो कार्यप्रवाह उस ध्यान पर निर्भर करता है जो आपके पास नहीं हो सकता।
Superscribe नोट को कॉल के करीब लाने में मदद करता है।
यह डेस्कटॉप डिक्टेशन के साथ स्वाभाविक रूप से जुड़ता है जब कॉल फॉलो-अप लेखन बनाता है। कॉल CRM नोट और कार्य सूची बन सकता है। बाद में ग्राहक अपडेट, परियोजना टिप्पणी, समर्थन उत्तर, या चालान स्पष्टीकरण को उस स्थान पर डिक्टेट किया जा सकता है जहां कर्सर पहले से है।
यह मिश्रित कार्यप्रवाह है: पहले कॉल कैप्चर, बाद में डेस्कटॉप निष्पादन।
आपके वर्तमान कार्यप्रवाह का मूल्यांकन कैसे करें
ग्राहक कॉल के बाद लिखे गए अंतिम पांच CRM नोट्स पर नज़र डालें।
पूछें:
- क्या कोई और व्यक्ति समझ सकता है कि क्या बदला?
- क्या एक अगला कदम है जिसका मालिक है?
- क्या ग्राहक की चिंता विशिष्ट है?
- क्या निर्णय स्पष्ट रूप से लिखा गया है?
- क्या नोट ट्रांसक्रिप्ट से छोटा है लेकिन याददाश्त से मजबूत है?
- क्या इससे आपको फॉलो-अप ईमेल लिखने में मदद मिलेगी?
- क्या इससे आपको अगले कॉल के लिए तैयारी करने में मदद मिलेगी?
यदि उत्तर नहीं है, तो समस्या CRM अनुशासन नहीं हो सकता।
कैप्चर चरण बहुत देर हो सकता है।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
CRM नोट कार्यप्रवाह के लिए ग्राहक कॉल क्या है?
एक ग्राहक कॉल से CRM नोट वर्कफ़्लो एक फोन या बैठक की बातचीत को एक समीक्षा की गई CRM नोट में बदल देता है जिसमें कॉल का कारण, खाता स्थिति, निर्णय, चिंताएँ, खुले प्रश्न, मालिक और अगले कदम शामिल होते हैं।
क्या एक CRM नोट में पूरी कॉल ट्रांसक्रिप्ट शामिल होनी चाहिए?
आमतौर पर नहीं। यदि आपको इसकी आवश्यकता है तो ट्रांसक्रिप्ट को स्रोत सामग्री के रूप में रखें, लेकिन CRM नोट को छोटा, समीक्षा किया हुआ और खाता संदर्भ और फॉलो-अप पर केंद्रित होना चाहिए।
क्या AI कॉल से CRM नोट लिख सकता है?
AI कॉल ट्रांसक्रिप्ट से CRM नोट का मसौदा तैयार कर सकता है, लेकिन समीक्षा अभी भी महत्वपूर्ण है। नोट खाता मेमोरी बन जाता है, इसलिए अस्पष्ट प्रतिबद्धताएँ, संवेदनशील विवरण और अनिश्चित अगले कदमों की जांच की जानी चाहिए इससे पहले कि वे CRM में जाएँ।
एक अच्छा CRM कॉल नोट क्या बनाता है?
एक अच्छा CRM कॉल नोट बताता है कि क्या बदला, क्या महत्वपूर्ण है, क्या कार्रवाई की आवश्यकता है, अगले कदम का मालिक कौन है, और अगले व्यक्ति को ग्राहक से फिर से संपर्क करने से पहले क्या जानना चाहिए।
यह कॉल ट्रांसक्रिप्शन से कैसे अलग है?
कॉल ट्रांसक्रिप्शन यह रिकॉर्ड करता है कि क्या कहा गया। एक CRM नोट बताता है कि खाता को अगली क्या आवश्यकता है। सबसे अच्छा वर्कफ़्लो ट्रांसक्रिप्ट को स्रोत सामग्री के रूप में उपयोग करता है, फिर इसे एक छोटे नोट में बदलता है जो फॉलो-अप को प्रेरित कर सकता है।
टेकअवे
एक ग्राहक कॉल तब समाप्त नहीं होती जब ऑडियो समाप्त होता है।
यह तब समाप्त होती है जब खाता रिकॉर्ड जानता है कि क्या बदला, अगले कदम का एक मालिक है, और महत्वपूर्ण संदर्भ अब मेमोरी में फंसा नहीं है।
यह एक CRM नोट का असली काम है।
कॉल को कैप्चर करें। उपयोगी भागों को संरचना दें। नोट की समीक्षा करें। इसे उस जगह रखें जहाँ अगली कार्रवाई होती है।
इस कॉल को दबाने से पहले अगली कॉल
ग्राहक कॉल को CRM-तैयार बनाएं
Superscribe Phone कॉल को समीक्षा की गई CRM नोट, कार्य, फॉलो-अप, टिकट और बिल योग्य संदर्भ में बदलने में मदद करता है जबकि विवरण अभी भी ताज़ा हैं।