फॉलो-अप वर्कफ़्लो के लिए एक व्यावसायिक कॉल को प्रत्येक कॉल के बाद एक वीरतापूर्ण मेमोरी स्प्रिंट पर निर्भर नहीं होना चाहिए।
कॉल समाप्त होती है।
काम शुरू हो जाता है.
किसी को पुनर्कथन की आवश्यकता है. किसी को कार्य की आवश्यकता है. किसी को CRM नोट की आवश्यकता है. किसी को वादा किए गए ईमेल की आवश्यकता है. किसी को इनवॉइस संदर्भ की आवश्यकता है. यदि वे टुकड़े आपके दिमाग में रहते हैं, तो बातचीत समाप्त होने के बाद भी कॉल व्यवस्थापक ऋण बनाता रहता है।
बेहतर वर्कफ़्लो सरल है: कॉल कैप्चर करें, उपयोगी आउटपुट को आकार दें, उसकी समीक्षा करें, फिर उसे वहां भेजें जहां अगला चरण होता है।
जब कॉल से कार्रवाई होनी चाहिए
व्यावसायिक कॉल को फ़ॉलो-अप आउटपुट में बदलें
सुपरस्क्राइब फ़ोन कॉल को बाद में साफ़ करने के लिए किसी अन्य ट्रांसक्रिप्ट के बजाय समीक्षा किए गए नोट्स, कार्य, सीआरएम अपडेट, टिकट, फॉलो-अप और बिल योग्य संदर्भ बनने में मदद करता है।
लघु संस्करण
एक मजबूत बिजनेस कॉल फॉलो-अप वर्कफ़्लो शेष दिन में कॉल गायब होने से पहले पांच चीजों को कैप्चर करता है:
- क्या बदला
- क्या निर्णय लिया गया
- अगला कदम किसका है
- नोट या कार्य कहाँ पहुँचना चाहिए
- बाद में कौन सा संदर्भ मायने रखता है
प्रतिलेख उपयोगी है, लेकिन यह केवल कच्चा माल है।
अनुवर्ती उत्पाद है.
इसीलिए ए बिजनेस कॉल नोट्स ऐप इसका मूल्यांकन इस बात से किया जाना चाहिए कि कॉल के बाद यह आपको क्या करने में मदद करता है, न कि केवल यह कि यह साफ़ ऑडियो रिकॉर्ड करता है या नहीं।
बिजनेस कॉल्स छुपे हुए काम का निर्माण क्यों करती हैं?
अधिकांश कॉल एक साफ-सुथरा आउटपुट नहीं बनाते हैं।
एक बिक्री कॉल एक सीआरएम नोट, एक मूल्य निर्धारण अनुवर्ती, एक अनुस्मारक और ट्रैक पर आपत्ति पैदा कर सकती है। एक परामर्श कॉल एक स्कोप नोट, दो कार्य और एक क्लाइंट पुनर्कथन बना सकती है। एक समर्थन कॉल टिकट अपडेट, पुनरुत्पादन चरण और एक आंतरिक हैंडऑफ़ बना सकता है।
कॉल एक घटना थी.
अनुवर्ती कार्य के पाँच छोटे टुकड़े हैं।
यहीं पर टीमें और एकल संचालक गति खो देते हैं। वे कॉल समाप्त करते हैं, अगले कैलेंडर ब्लॉक पर नज़र डालते हैं, फिर खुद से कहते हैं कि वे बाद में पुनर्कथन लिखेंगे।
बाद में जब मेमोरी संपादित होने लगती है।
सटीक वादा नरम हो जाता है. मालिक फफक पड़ता है. समय सीमा "जल्द" में बदल जाती है। स्कोप नोट वह कारण खो देता है जो मायने रखता था। सीआरएम अपडेट "अच्छी कॉल, अगले सप्ताह फॉलो अप" बन जाता है, जो किसी की मदद नहीं करता है।
तीन-परत कार्यप्रवाह
फॉलो-अप वर्कफ़्लो के लिए सबसे साफ़ बिज़नेस कॉल में तीन परतें होती हैं।
1. बातचीत को कैद करें
कैप्चर का मतलब किसी व्यस्त व्यक्ति को सुनते समय सही नोट्स लिखने के लिए कहना नहीं होना चाहिए।
कॉल ही स्रोत होना चाहिए. यह आपको पूरा संदर्भ देता है जब विवरण मायने रखता है, जिसमें ग्राहक ने वास्तव में क्या कहा, किन शब्दों का इस्तेमाल किया गया और बातचीत के दौरान कौन सी बाधाएं बदल गईं।
यह सबसे अधिक कॉल नोट टूल हैंडल वाली परत है।
यह जरूरी है, लेकिन पर्याप्त नहीं.
2. उपयोगी भागों की संरचना करें
कैप्चर करने के बाद, आउटपुट को आकार की आवश्यकता होती है।
अच्छी संरचना अलग करती है:
- सारांश
- निर्णय
- एक्शन आइटम
- मालिकों
- खजूर
- जोखिम
- खुले प्रश्न
- बिलिंग या दायरा संदर्भ
- सिस्टम जिन्हें अद्यतन की आवश्यकता है
प्रतिलेख संग्रह और कार्यशील नोट के बीच यही अंतर है।
यदि आपको अभी भी प्रतिलेख खोजना है, पुनर्कथन फिर से लिखना है, कार्यों को ढूंढना है, और याद रखना है कि सब कुछ कहाँ जाता है, तो वर्कफ़्लो समाप्त नहीं हुआ है।
3. अनुवर्ती कार्रवाई को रूट करें
अंतिम परत रूटिंग है.
सीआरएम नोट खाते के पास जाना चाहिए. समर्थन प्रसंग टिकट के पास जाना चाहिए. कार्य परियोजना के निकट जाना चाहिए. क्लाइंट रीकैप ईमेल के लिए तैयार होना चाहिए. बिलिंग कारण अभी भी स्पष्ट होने पर चालान संदर्भ सहेजा जाना चाहिए।
सीआरएम पहले से ही कॉल गतिविधि और अनुवर्ती कार्य के लिए जगह बनाते हैं। हबस्पॉट कॉल, नोट्स, कार्य, ईमेल, मीटिंग और अन्य गतिविधियों को रिकॉर्ड पर दर्ज करता है, जबकि सेल्सफोर्स लॉग कॉल और कार्यों को ग्राहक रिकॉर्ड में गतिविधि इतिहास के रूप में मानता है (हबस्पॉट नॉलेज बेस, सेल्सफोर्स सहायता).
कठिन बात यह नहीं है कि कोई सिस्टम नोट को संग्रहीत कर सकता है या नहीं।
अगली कॉल आने से पहले सबसे कठिन हिस्सा सही नोट को सही सिस्टम में लाना है।
एक व्यावहारिक अनुवर्ती प्रारूप
यदि आप अभी भी मैन्युअल रूप से फॉलो-अप कर रहे हैं तो इसका उपयोग करें।
कॉल संदर्भ
कॉल पर कौन था और ऐसा क्यों हुआ?
उदाहरण:
ऑपरेशंस लीड के साथ एक्मे माइग्रेशन चेक-इन। लक्ष्य लॉन्च ब्लॉकर्स और अगले चरणों की पुष्टि करना था।
परिवर्तन
अब क्या अलग है?
उदाहरण:
क्लाइंट ने छोटी लॉन्च योजना को मंजूरी दे दी है, लेकिन सामग्री फ़्रीज़ होने से पहले आयात सत्यापन की जाँच करना चाहता है।
फ़ैसला
किस बात पर सहमति बनी?
उदाहरण:
लॉन्च 28 जून को होगा। कस्टम रिपोर्टिंग चरण दो में चली जाएगी।
पालन करें
अगला कदम क्या होना चाहिए?
उदाहरण:
संशोधित चेकलिस्ट सोमवार तक भेजें। डुप्लिकेट SKU सत्यापन के लिए कार्य बनाएँ। अगले प्रस्ताव में रिपोर्टिंग दायरे की पुष्टि करें।
मालिक और तारीख
प्रत्येक अगले चरण का स्वामी कौन है, और यह कब देय है?
उदाहरण:
चेकलिस्ट मेरे पास है. मीरा QA की मालिक हैं। ग्राहक बुधवार तक कानूनी समीक्षा की पुष्टि करेगा।
जोखिम या बिलिंग संदर्भ
बाद में क्या फर्क पड़ेगा?
उदाहरण:
स्कोप नोट: विलंब की रिपोर्टिंग ग्राहक द्वारा अनुरोधित है। कॉल में कार्यान्वयन योजना और आयात सफ़ाई शामिल है, सामान्य स्थिति नहीं।
वह प्रारूप समाप्त करने के लिए काफी छोटा है, लेकिन उपयोगी होने के लिए पर्याप्त विशिष्ट है।
जहां अधिकांश वर्कफ़्लो टूट जाते हैं
अधिकांश टूटे हुए अनुवर्ती वर्कफ़्लो चार बिंदुओं में से एक पर विफल होते हैं।
नोट बहुत अस्पष्ट है
"ऑनबोर्डिंग पर चर्चा" अनुवर्ती कार्रवाई नहीं है।
यह किसी को नहीं बताता कि क्या बदलाव हुआ, अगले कदम का मालिक कौन है, या कॉल क्यों मायने रखती है।
आउटपुट ग़लत स्थान पर रहता है
एक अलग ट्रांसक्रिप्ट ऐप के अंदर एक साफ सारांश अभी भी खोया हुआ काम बन सकता है।
यदि कॉल किसी ग्राहक खाते के बारे में थी, तो आउटपुट खाते के पास होता है। यदि कॉल समर्थन था, तो आउटपुट टिकट के पास होता है। यदि कॉल ने प्रोजेक्ट कार्य बनाया है, तो कार्य प्रोजेक्ट के निकट है।
कोई भी संवेदनशील विवरण की समीक्षा नहीं करता
स्वचालन को प्रशासन को कम करना चाहिए, निर्णय को नहीं हटाना चाहिए।
मूल्य निर्धारण, कानूनी भाषा, दायरा, समय सीमा, ग्राहक वादे या संवेदनशील समर्थन संदर्भ को प्रभावित करने वाली किसी भी चीज़ की समीक्षा करें। किसी कच्चे आउटपुट पर आँख मूँद कर भरोसा करने से बेहतर है तेज़ समीक्षा।
वर्कफ़्लो बिलिंग संदर्भ को अनदेखा करता है
सलाहकारों, एजेंसियों और फ्रीलांसरों के लिए, अनुवर्ती कार्रवाई केवल चालू नहीं है।
यह बिलिंग मेमोरी भी है.
यदि कॉल का दायरा बदल गया है, किसी निर्णय को स्पष्ट किया गया है, या नया कार्य बनाया गया है, तो अनुवर्ती कार्रवाई को उसे संरक्षित करना चाहिए जबकि कारण अभी भी स्पष्ट है। अन्यथा चालान दिवस एक और पुनर्निर्माण परियोजना बन जाता है।
इसके पीछे भी वही विफलता पैटर्न है फ्रीलांसरों के लिए टाइमशीट पुनर्निर्माण.
Superscribe कहां फिट बैठता है
Superscribe Phone उन कॉल्स के लिए बनाया गया है जो काम पैदा करती हैं।
यह कॉल को कैप्चर करता है, बातचीत को ट्रांसक्रिप्ट करता है, उपयोगी आउटपुट की संरचना करता है, और उस आउटपुट को नोट्स, कार्यों, सीआरएम, टिकट, फॉलो-अप ड्राफ्ट, एपीआई, ओपनएआई, एमसीपी या एजेंटों की ओर रूट कर सकता है।
यह मायने रखता है क्योंकि सबसे अच्छा अनुवर्ती वर्कफ़्लो एक सुंदर प्रतिलेख नहीं है।
यह बातचीत से कार्रवाई तक का एक छोटा रास्ता है।
यदि कॉल बाद में कंप्यूटर का काम करती है, तो सुपरस्क्राइब डेस्कटॉप अगली परत को कवर करता है। आप क्लाइंट ईमेल, प्रोजेक्ट नोट, एआई प्रॉम्प्ट, टिकट अपडेट, या इनवॉइस स्पष्टीकरण को सीधे उस क्षेत्र में निर्देशित कर सकते हैं जहां वह है।
कॉल से काम बनता है. डेस्कटॉप श्रुतलेख निष्पादन को कैप्चर करता है।
वह बीच का सेतु है कॉल नोट्स जो सीधे सीआरएम में जाते हैं और कॉल के बाद फॉलो-अप नोट्स के लिए वॉयस कैप्चर.
इससे पहले कि अगली कॉल इसे अधिलेखित कर दे
ताज़ा होने पर फ़ॉलो-अप कैप्चर करें
का उपयोग करें Superscribe Phone जब व्यावसायिक कॉलों को समीक्षा किए गए नोट्स, कार्य, सीआरएम अपडेट, टिकट, फॉलो-अप और बिल योग्य संदर्भ बनने की आवश्यकता होती है।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
फॉलो-अप वर्कफ़्लो के लिए व्यावसायिक कॉल क्या है?
फॉलो-अप वर्कफ़्लो के लिए एक व्यावसायिक कॉल कॉल के बाद एक फ़ोन कॉल को प्रयोग करने योग्य आउटपुट में बदल देती है: सारांश, निर्णय, कार्य, मालिक, समय सीमा, सीआरएम नोट्स, टिकट, फॉलो-अप ड्राफ्ट और बिलिंग या स्कोप संदर्भ।
क्या बिजनेस कॉल फॉलो-अप के लिए एक प्रतिलेख पर्याप्त है?
एक प्रतिलेख एक रिकॉर्ड के रूप में उपयोगी है, लेकिन यह आमतौर पर पर्याप्त नहीं है। बिजनेस फॉलो-अप के लिए संरचना और रूटिंग की आवश्यकता होती है, ताकि सही जानकारी सीआरएम, टिकट, प्रोजेक्ट, क्लाइंट ईमेल या इनवॉइस नोट तक पहुंच सके।
बिजनेस कॉल फॉलो-अप में क्या शामिल होना चाहिए?
कॉल संदर्भ, क्या परिवर्तन हुआ, निर्णय, अगली कार्रवाइयां, मालिक, तिथियां, जोखिम, खुले प्रश्न और कोई भी बिलिंग या स्कोप संदर्भ शामिल करें जिसकी भविष्य में आपको या टीम को आवश्यकता होगी।
कॉल फॉलो-अप कितनी जल्दी होनी चाहिए?
कॉल के बाद जितनी जल्दी हो सके. नई कॉल, संदेश और कार्य आने पर उपयोगी विवरण जल्दी ही फीके पड़ जाते हैं।