सीआरएम नोट्स प्रतिलेख नहीं हैं।
यह तब तक स्पष्ट लगता है जब तक आप यह नहीं देखते कि कितने कॉल वर्कफ़्लो उन्हें एक ही चीज़ मानते हैं।
प्रतिलेख जो कहा गया उसका एक रिकॉर्ड है। CRM नोट ग्राहक संबंध के अंदर एक कार्यशील वस्तु है। इसे अगले व्यक्ति को बताना चाहिए कि क्या बदल गया है, क्या मायने रखता है, क्या कार्रवाई की जरूरत है और खाता अब कहां है।
वे अलग-अलग नौकरियां हैं।
जब कोई कॉल समाप्त होती है, तो समस्या शायद ही कभी यह होती है कि "हमें और शब्दों की आवश्यकता है।" समस्या यह है कि सही कुछ शब्दों को सही जगह पर उतारने की जरूरत है।
कॉल आने पर खाता अपडेट करना चाहिए
कॉल ट्रांस्क्रिप्ट को CRM-तैयार नोट्स में बदलें
सुपरस्क्राइब फोन कॉल को बाद में साफ करने के लिए किसी अन्य ट्रांसक्रिप्ट के बजाय समीक्षा किए गए सारांश, निर्णय, कार्य, फॉलो-अप, सीआरएम संदर्भ और बिलिंग नोट्स बनने में मदद करता है।
लघु संस्करण
एक प्रतिलेख बातचीत को सुरक्षित रखता है.
सीआरएम नोट रिश्ते को आगे बढ़ाता है।
यही अंतर है.
प्रतिलेख उत्तर:
- क्या कहा गया था?
- यह किसने कहा?
- बातचीत कब हुई?
- हमें बाद में किस सटीक शब्दांकन की आवश्यकता हो सकती है?
सीआरएम नोट्स उत्तर:
- खाते में क्या बदलाव हुआ?
- टीम को क्या जानने की आवश्यकता है?
- क्या अनुवर्ती कार्रवाई का वादा किया गया था?
- अगले कदम का मालिक कौन है?
- अगले टचप्वाइंट से पहले क्या होना चाहिए?
दोनों उपयोगी हो सकते हैं.
उन्हें भ्रमित नहीं होना चाहिए.
प्रतिलेख साक्ष्य है
जब सटीकता मायने रखती है तो कच्चे प्रतिलेख उपयोगी होते हैं।
वे उन विवरणों को सुरक्षित रखते हैं जिन्हें एक सारांश आसानी से समझ सकता है। वे अनुपालन, विवाद समीक्षा, कोचिंग, हैंडऑफ़ और ग्राहक द्वारा उपयोग किए गए सटीक वाक्यांश को ढूंढने में सहायता कर सकते हैं।
यह प्रतिलेखों को मूल्यवान बनाता है।
लेकिन प्रतिलेख कोई निर्णय नहीं है. यह अगला कदम नहीं है. यह कोई खाता अद्यतन नहीं है. यह बिक्री, समर्थन, सफलता, वितरण, वित्त, या संस्थापक के लिए एक साफ सुथरा हाथ नहीं है, जिसे कल सुबह धागा उठाना है।
यह स्रोत सामग्री है.
स्रोत सामग्री को अभी भी व्याख्या की आवश्यकता है।
यहीं पर वर्कफ़्लो आमतौर पर टूट जाता है।
कॉल कैप्चर कर ली गई है. प्रतिलेख मौजूद है. मीटिंग-नोट टूल कहता है कि बातचीत खोजने योग्य है।
फिर भी किसी को इसे पढ़ना होगा, सिग्नल को बाहर निकालना होगा, शोर को दूर करना होगा, निर्णय लेना होगा कि सीआरएम में क्या है, और नोट लिखना है।
यही वह हिस्सा है जो दिन व्यस्त होने पर छूट जाता है।
सीआरएम नोट एक हैंडऑफ़ है
एक अच्छा सीआरएम नोट पढ़ने के लिए पर्याप्त छोटा और उस पर कार्य करने के लिए पर्याप्त विशिष्ट होना चाहिए।
इसे अगले व्यक्ति को बताना चाहिए:
- कॉल क्यों हुई
- ग्राहक क्या चाहता था
- अंतिम संपर्क के बाद से क्या परिवर्तन हुआ
- क्या वादा किया गया था
- कौन सा जोखिम या आपत्ति सामने आई
- अगला कदम किसका है
- अगला क्या होना चाहिए
यह सिर्फ दस्तावेज़ीकरण नहीं है.
यह खाता निरंतरता है.
यदि बिक्री कॉल से पता चलता है कि खरीदार कार्यान्वयन समय के बारे में चिंतित है, तो सीआरएम नोट में यह नहीं कहना चाहिए:
क्रियान्वयन पर चर्चा की.
इसे कहना चाहिए:
क्रेता रुचि रखता है, लेकिन चिंतित है कि रोलआउट जून प्रवास के दौरान दो समर्थन लीडों को विचलित कर देगा। शुक्रवार से पहले एक छोटी ऑनबोर्डिंग योजना भेजें और पुष्टि करें कि क्या पहली टीम केवल टिकट सारांश के साथ शुरुआत कर सकती है।
वह एक सीआरएम नोट है.
यह संदर्भ, जोखिम, अगली कार्रवाई और समय बताता है।
प्रतिलेख में यह सब शामिल हो सकता है, लेकिन यह इसे बातचीत के ढेर में दबा देता है।
टीम से ट्रांस्क्रिप्ट माइन न कराएं
अकाउंट अपडेट से शुरुआत करें, रॉ कॉल से नहीं
सुपरस्क्राइब का उपयोग तब करें जब कॉल के उपयोगी हिस्सों को समीक्षा किए गए सीआरएम संदर्भ, अनुवर्ती सामग्री, कार्यों या हैंडऑफ़ नोट्स बनने की आवश्यकता हो जो आपकी टीम वास्तव में उपयोग कर सके।
ट्रांसक्रिप्ट-प्रथम वर्कफ़्लो CRM ऋण क्यों बनाते हैं
ट्रांसक्रिप्ट-प्रथम वर्कफ़्लो उत्पादक लगते हैं क्योंकि वे तुरंत एक आर्टिफैक्ट बनाते हैं।
कॉल समाप्त होती है।
एक रिकॉर्ड है.
रिकॉर्ड पूरा दिखता है.
लेकिन पूर्णता उपयोगिता के समान नहीं है।
यदि सीआरएम को केवल प्रतिलेख का लिंक मिलता है, तो टीम के पास अब एक छिपा हुआ कार्य है: "इसे बाद में पढ़ें और पता लगाएं कि क्या मायने रखता है।"
वह छिपा हुआ कार्य CRM ऋण बन जाता है।
यह इस प्रकार दिखाई देता है:
- अस्पष्ट टिप्पणियाँ
- अगले चरण गायब हैं
- बासी अवसर
- भूल गए वादा
- बिना संदर्भ के टिकटों का समर्थन करें
- क्लाइंट फॉलो-अप जो सामान्य लगता है
- हैंडऑफ़ जो स्मृति पर निर्भर करते हैं
खतरनाक बात यह है कि जब प्रतिलेख तैयार किया जाता है तो किसी को भी ऋण का एहसास नहीं होता है।
उन्हें इसका एहसास बाद में होता है, जब ग्राहक पूछता है, "क्या आपने वह भेजा था?" या जब टीम का कोई अन्य साथी खाता खोलता है और यह नहीं बता सकता कि क्या हुआ।
मीटिंग-नोट उपकरण ग़लत नहीं हैं
यह मीटिंग-नोट टूल के विरुद्ध कोई तर्क नहीं है।
निर्धारित बैठकों के आसपास बनाए गए उपकरण उपयोगी हो सकते हैं। वे अक्सर कैलेंडर संदर्भ, साझा सारांश, कार्रवाई आइटम, खोजने योग्य प्रतिलेख और टीम संरेखण में मदद करते हैं।
वह असली काम है.
लेकिन सीआरएम नोट्स एक संकीर्ण कार्य है।
सीआरएम को कॉल के प्रत्येक वाक्य की आवश्यकता नहीं है। इसे ऐसे भागों की आवश्यकता है जो खाता, संबंध, कार्य, जोखिम, बजट, अगला कदम या समय बदल दें।
यदि कोई उपकरण आपको एक प्रतिलेख और एक सुखद सारांश देता है, तो वह अभी भी अंतिम मील अधूरा छोड़ सकता है।
प्रश्न सरल है:
क्या कॉल आउटपुट सीआरएम संदर्भ बन जाता है, या यह जाँच के लिए कोई अन्य स्थान बनाता है?
जब सीआरएम को सिग्नल की आवश्यकता होती है
उस नोट का मसौदा तैयार करें जिसका उपयोग आपकी खाता टीम कर सकती है
सुपरस्क्राइब सीआरएम को पूर्ण रीप्ले पर निर्भर करने के बजाय कॉल ट्रांस्क्रिप्ट को समीक्षा किए गए खाते के संदर्भ, निर्णय, फॉलो-अप और मालिक के लिए तैयार अगले चरणों में बदलने में मदद करता है।
CRM नोट में क्या होता है
एक मजबूत सीआरएम नोट आमतौर पर छह चीजों को अलग करता है।
संदर्भ
कॉल क्यों हुई?
यह सरल हो सकता है:
- नवीनीकरण की चिंता
- वृद्धि का समर्थन करें
- कार्यक्षेत्र परिवर्तन
- ऑनबोर्डिंग चेक-इन
- खोज कॉल
- भुगतान या चालान प्रश्न
मुद्दा यह है कि विवरण पढ़ने से पहले अगले पाठक को उन्मुख किया जाए।
परिवर्तन
अब क्या अलग है?
हो सकता है कि लीड अब तीन विक्रेताओं का मूल्यांकन नहीं कर रहा हो। हो सकता है कि ग्राहक को कोई अवरोधक मिल गया हो. हो सकता है कि क्लाइंट ने छोटे दायरे को मंजूरी दे दी हो। शायद समर्थन का मुद्दा अब अत्यावश्यक है क्योंकि यह पेरोल को प्रभावित करता है।
अगर कुछ नहीं बदला तो कहो.
लेकिन अधिकांश उपयोगी कॉल कुछ न कुछ बदल देती हैं।
फ़ैसला
क्या निर्णय लिया गया?
यहीं पर कई सीआरएम नोट बहुत नरम हो जाते हैं। "अगले चरणों पर चर्चा की गई" कोई निर्णय नहीं है।
"ग्राहक ने चरण दो तक रिपोर्टिंग कार्य को छोड़कर, संशोधित अनुमान को मंजूरी दे दी" एक निर्णय है।
पालन करें
क्या वादा किया गया था?
यह ठोस होना चाहिए:
- संशोधित कोटेशन गुरुवार तक भेजें
- कार्यान्वयन नेतृत्व का परिचय दें
- थ्रेड में बिलिंग संपर्क जोड़ें
- लॉग संलग्न करके एक समर्थन टिकट खोलें
- दो-चरणीय प्रवासन योजना तैयार करें
अस्पष्ट अनुवर्ती कार्रवाई केवल भविष्य में भूलने वाली बात है।
स्वामी
अगले कदम का मालिक कौन है?
यदि उत्तर "कोई" है, तो CRM नोट समाप्त नहीं हुआ है।
संवेदनशीलता
आँख मूंदकर क्या चिपकाना नहीं चाहिए?
कॉल में चुटकुले, व्यक्तिगत विवरण, आंतरिक अनिश्चितता, मूल्य निर्धारण की बारीकियां और आधे-अधूरे विचार शामिल होते हैं। एक प्रतिलेख उन्हें रिकॉर्ड करता है। साझा खाता मेमोरी बनने से पहले सीआरएम नोट की समीक्षा की जानी चाहिए।
यही कारण है कि ब्लाइंड ऑटोमेशन जोखिम भरा है।
सबसे अच्छा वर्कफ़्लो "सब कुछ भेजना" नहीं है।
यह है "उपयोगी संरचना का मसौदा तैयार करें, फिर उसकी शीघ्रता से समीक्षा करें।"
समीक्षित खाता स्मृति के लिए
प्रतिलेख को स्रोत सामग्री के रूप में रखें, फिर उपयोगी नोट भेजें
सुपरस्क्राइब तब उपयोगी होता है जब आप कॉल को कैप्चर करना, संरचित करना, समीक्षा करना और सीआरएम नोट्स, टिकट, कार्य, फॉलो-अप, एपीआई, एमसीपी या एजेंट वर्कफ़्लो की ओर ले जाना चाहते हैं।
पहले और बाद में एक प्रैक्टिकल
यहां एक ही कॉल को दो तरीकों से हैंडल किया गया है।
प्रतिलेख-केवल आउटपुट:
पूर्ण प्रतिलेख उपलब्ध है. ग्राहक ने ऑनबोर्डिंग, आयात मुद्दों और अनुवर्ती समयरेखा पर चर्चा की।
वह बेकार नहीं है.
लेकिन यह अगले व्यक्ति को बाद में सोचने के लिए कहता है।
सीआरएम-तैयार आउटपुट:
प्रसंग:
एक्मे सहायता टीम के लिए ऑनबोर्डिंग कॉल।
परिवर्तन:
सीएसवी आयात पहले दो समर्थन प्रतिनिधियों के लिए रोलआउट को रोक रहा है।
निर्णय:
ग्राहक पूरी टीम को आमंत्रित करने से पहले एक छोटा पायलट चाहता है।
अनुवर्ती:
दो-चरणीय आयात योजना भेजें और गुरुवार तक एक नमूना सीएसवी मांगें।
मालिक:
मार्टा योजना की स्वामी है। ग्राहक ऑप्स लीड के पास नमूना CSV है।
जोखिम:
यदि इस सप्ताह आयात का समाधान नहीं होता है, तो महीने के अंत के बाद रोलआउट किया जाएगा।
वह नोट लंबा नहीं है क्योंकि वह फैंसी है।
यह लंबा है क्योंकि यह काम कर रहा है।
यह खाते की कहानी को इस तरह से बताता है कि अगला व्यक्ति उस पर कार्रवाई कर सके।
Superscribe कहां फिट बैठता है
सुपरस्क्राइब इस विचार के आधार पर बनाया गया है कि बोला गया कार्य प्रतिलेखन पर नहीं रुकना चाहिए।
फ़ोन कॉल के लिए, सुपरस्क्राइब कॉल को कैप्चर कर सकता है, उसे ट्रांसक्राइब कर सकता है और संरचित आउटपुट तैयार करने में मदद कर सकता है: सारांश, निर्णय, कार्य, फ़ॉलो-अप, सीआरएम नोट्स, टिकट, बिलिंग संदर्भ और वर्कफ़्लो-तैयार फ़ील्ड।
डेस्कटॉप कार्य के लिए, सुपरस्क्राइब डिक्टेशन को इनपुट फ़ील्ड में लाइव स्ट्रीम करता है जहां कर्सर पहले से ही है, जबकि काम होने पर समय को ट्रैक करता है।
साझा विचार वही है:
जहां काम हो रहा है वहां भाषण को उपयोगी आउटपुट बनना चाहिए।
दूसरा डैशबोर्ड नहीं.
कोई दूसरा पुरालेख नहीं.
कोई अन्य सफ़ाई कार्य नहीं.
वर्कफ़्लो-तैयार कॉल आउटपुट के लिए
कैप्चर किए गए शब्दों से निर्दिष्ट कार्य की ओर बढ़ें
जब फ़ोन कॉल संरचित सीआरएम नोट्स, समर्थन टिकट, अनुवर्ती ड्राफ्ट, कार्य, बिलिंग संदर्भ, या एजेंट-पठनीय वर्कफ़्लो इनपुट बन जाना चाहिए तो सुपरस्क्राइब का उपयोग करें।
जब एक प्रतिलेख पर्याप्त हो
कभी-कभी एक प्रतिलेख ही पर्याप्त होता है.
ट्रांसक्रिप्ट-प्रथम वर्कफ़्लो का उपयोग करें जब:
- आपको पूरा रिकॉर्ड चाहिए
- सटीक शब्दांकन मायने रखता है
- अनुपालन या विवाद समीक्षा मुख्य कार्य है
- कोई जानबूझकर पूरी कॉल की समीक्षा करेगा
- कॉल परिचालन अनुवर्ती नहीं बनाता है
यह ठीक है।
प्रत्येक वार्तालाप को अति-संसाधित न करें।
जब CRM नोट्स अधिक मायने रखते हैं
CRM-नोट वर्कफ़्लो का उपयोग करें जब:
- कॉल किसी सौदे, खाते, टिकट, प्रोजेक्ट या नवीनीकरण को बदल देती है
- अगला चरण CRM का है
- किसी अन्य व्यक्ति को धागा उठाना होगा
- अनुवर्ती गति मायने रखती है
- अनुपलब्ध संदर्भ बाद में वास्तविक लागत पैदा करता है
- प्रतिलेख हर बार पढ़ने के लिए बहुत अधिक होगा
कॉल जितनी अधिक परिचालनात्मक होगी, कच्ची प्रतिलेख अपने आप में उतना ही कम उपयोगी हो जाएगा।
एक सरल सीआरएम नोट टेम्पलेट
खाता कार्य बनाने वाली कॉल के बाद इसका उपयोग करें:
खाता:
कॉल करने वाले/प्रतिभागी:
कॉल का कारण:
क्या बदला:
निर्णय:
अनुवर्ती वादा किया गया:
मालिक:
नियत तिथि:
अद्यतन करने के लिए CRM फ़ील्ड या चरण:
जोखिम/आपत्तियाँ:
बाहर करने योग्य संवेदनशील विवरण:
प्रतिलेख से लिंक:
अंतिम पंक्ति मायने रखती है.
आपको प्रतिलिपि को फेंकने की आवश्यकता नहीं है।
इसे सबूत के तौर पर रखें.
लेकिन इसे संपूर्ण कार्यप्रवाह को आगे बढ़ाने वाला न बनाएं।
उन कॉलों के लिए जिन्हें एक साफ़ निशान छोड़ना चाहिए
कॉल को उस CRM नोट में बदलें जिसकी आपकी भावी टीम को आवश्यकता है
जब बिजनेस कॉल को समीक्षा के बाद संरचित खाता संदर्भ, फॉलो-अप, टिकट, कार्य या बिलिंग नोट्स बनने की आवश्यकता हो तो सुपरस्क्राइब फोन का उपयोग करें।
असल सीख
एक प्रतिलेख वह है जो घटित हुआ।
सीआरएम नोट वह चीज़ है जिसकी खाते को आगे आवश्यकता होती है।
आप आमतौर पर दोनों चाहते हैं, लेकिन एक ही आकार में नहीं।
प्रतिलेख को स्रोत सामग्री के रूप में रखें। कॉल को एक समीक्षा किए गए सीआरएम नोट में बदल दें जो परिवर्तन, निर्णय, अनुवर्ती कार्रवाई, मालिक और जोखिम की व्याख्या करता है।
कैप्चर की गई बातचीत और प्रयोग करने योग्य ग्राहक मेमोरी के बीच यही अंतर है।
संबंधित पढ़ाई
- ऐसे कॉल नोट्स जो सीधे CRM में जाते हैं
- फ़ोन कॉल नोट्स बनाम मीटिंग नोट्स
- क्लाइंट कॉल से कोई भी एक्शन आइटम कभी न खोने का तरीका
- फोन कॉल से कार्य सूची स्वचालित
- फ्रीलांसरों के लिए स्वचालित कॉल नोट्स जो कार्य बन जाते हैं
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
क्या सीआरएम नोट्स ट्रांस्क्रिप्ट के समान हैं?
नहीं, एक प्रतिलेख में जो कहा गया था उसे दर्ज किया जाता है। सीआरएम नोट संक्षेप में बताता है कि खाते में क्या बदलाव आया है, किस अनुवर्ती कार्रवाई की आवश्यकता है, इसका मालिक कौन है और टीम को आगे क्या जानना चाहिए।
क्या मुझे कॉल ट्रांस्क्रिप्ट को CRM में संग्रहित करना चाहिए?
कभी-कभी, लेकिन एक ट्रांसक्रिप्ट लिंक को CRM नोट का स्थान नहीं लेना चाहिए। प्रतिलेख को स्रोत सामग्री के रूप में रखें, फिर खाते की निरंतरता के लिए एक छोटा समीक्षात्मक नोट लिखें या तैयार करें।
CRM कॉल नोट में क्या शामिल होना चाहिए?
संदर्भ, क्या बदला, निर्णय, अनुवर्ती कार्रवाई का वादा, मालिक, नियत तारीख, जोखिम या आपत्तियां और कोई भी संवेदनशील विवरण शामिल करें जिसे साझा नोट से बाहर रखा जाना चाहिए।
क्या AI कॉल ट्रांस्क्रिप्ट से CRM नोट्स लिख सकता है?
एआई प्रतिलेखों से सीआरएम नोट्स का मसौदा तैयार कर सकता है, लेकिन समीक्षा अभी भी मायने रखती है। कॉल में संवेदनशील विवरण, अस्पष्ट प्रतिबद्धताएं और आधे-अधूरे निर्णय होते हैं जिन्हें आँख बंद करके सीआरएम में नहीं डाला जाना चाहिए।