एजेंसियों के लिए कॉल नोट्स
एजेंसियों के लिए कॉल नोट्स, बाद में बातचीत को फिर से बनाए बिना
एजेंसियों को अक्सर एक साथ सुनना, निर्णय लेना और दस्तावेज़ बनाना पड़ता है। Superscribe ध्यान बंटाव को कम करता है और कॉल के बाद पुनर्निर्माण का बोझ घटाता है।
कॉल वर्कफ़्लो का परीक्षण करने के लिए अपना असली फोन नंबर इस्तेमाल करें। आपके क्लाइंट्स के लिए कोई नया ऐप नहीं।
एजेंसियां बातचीत पर चलती हैं। एक क्लाइंट कॉल वह जगह है जहां रणनीतियां बनती हैं, प्रतिक्रिया दी जाती है, और निर्णय लिए जाते हैं। लेकिन उस कॉल का नेतृत्व करने वाले व्यक्ति के लिए, यह अक्सर दो मीटिंग्स एक साथ होती हैं। पहली असली बातचीत होती है। दूसरी उसे दस्तावेज़ित करने का घबराया हुआ प्रयास, जो उसी समय हो रहा होता है।
आपको सुनना, सोचना, बात करना और टाइप करना होता है—और यह सब करते हुए उपस्थित भी रहना होता है। परिणाम होता है ध्यान का बंटाव और गंदे नोट्स का ढेर, जिन्हें तीसरी मीटिंग—कॉल के बाद अपने साथ—में उपयोगी चीज़ों में बदलना पड़ता है। यह पोस्ट-कॉल प्रशासनिक काम आपके मार्जिन पर टैक्स है। यह अगला काम करने के बजाय काम को फिर से बनाने में लगने वाला समय है।
अच्छा एजेंसियों के लिए कॉल नोट्स तेज़ टाइपिंग के बारे में नहीं हैं। ये उस काम को कम करने के बारे में हैं जो बोली गई बातचीत से साफ क्लाइंट रिकॉर्ड, आपके प्रोजेक्ट मैनेजर में एक टास्क, और एक स्पष्ट फॉलो-अप ईमेल तक पहुंचने में लगता है।
पोस्ट-कॉल सफाई की लागत
हर एजेंसी की एक “पोस्ट-कॉल पाउला” होती है। वह तेज सलाहकार या अकाउंट मैनेजर होती है जिसे बातचीत के बाद उसे फिर से बनाना पड़ता है। लागत सिर्फ 15 या 30 मिनट नोट्स साफ करने का समय नहीं है। यह कॉल खत्म होने और सफाई शुरू होने के बीच खोया हुआ संदर्भ है।
यह अंतराल वह जगह है जहां विवरण अस्पष्ट हो जाते हैं और अगले कदमों की तात्कालिकता खो जाती है। काम बन जाता है:
- शॉर्टहैंड को समझना: 40 मिनट पहले उस बुलेट पॉइंट का असल मतलब क्या था?
- रिकॉर्डिंग फिर से सुनना: ऑडियो में से वह एक मुख्य वाक्य ढूंढना जो क्लाइंट ने कहा।
- मैन्युअल डेटा एंट्री: नाम, तारीखें, और कार्य आइटम्स को CRM या टास्क मैनेजर में कॉपी और पेस्ट करना।
हर कदम एक देरी है। यह फॉलो-अप ईमेल को पीछे धकेलता है, आंतरिक ब्रीफिंग को धीमा करता है, और एक समाप्त परियोजना में गैर-बिल योग्य समय जोड़ता है। यह एक वर्कफ़्लो है जो आपको काम दो बार करने के लिए मजबूर करता है।
इसे असली वर्कफ़्लो पर आज़माएं
अगली क्लाइंट कॉल को पूरा फॉलो-अप में बदलें
Superscribe का उपयोग एक असली क्लाइंट कॉल पर करें। कॉल नोट्स, टास्क, फॉलो-अप, और बिल योग्य संदर्भ में बदल जाती है बिना सफाई के।
मैंने इसे इसलिए बनाया क्योंकि मैं अपना खुद का काम फिर से बना रहा था
मैंने मूल रूप से स्वार्थी कारण से Superscribe बनाया था। महीने के अंत में अपने घंटे अनुमान लगाने से मैं थक चुका था। मैं यह पता लगाने के लिए ईमेल, चैट लॉग, और बिखरे हुए नोट्स में खोदता था कि मैंने क्या किया और किसे बिल करना है। मुझे पता था कि मैं पैसे छोड़ रहा हूँ क्योंकि मेरी याददाश्त एक अच्छा प्रोजेक्ट मैनेजर नहीं है।
कुछ साल पहले, मेरे पास एक फोन ऐप का विचार था जो स्वचालित रूप से क्लाइंट कॉल्स को कैप्चर कर सके। तब यह बहुत जटिल लग रहा था, इसलिए मैंने इसे अलग रख दिया। इसके बजाय, मैंने अन्य वॉइस टूल्स बनाना जारी रखा, और हर एक ने मुझे भाषण को संरचित डेटा में बदलने के बारे में कुछ नया सिखाया।
यह विचार तब पूरी तरह समझ में आया जब मैंने मुख्य डेस्कटॉप ऐप में स्वचालित समय ट्रैकिंग जोड़ी। मैंने देखा कि गायब हिस्सा था मेरे असली क्लाइंट कॉल्स को बाकी वर्कफ़्लो से जोड़ना। वे सभी अलग-अलग वॉइस प्रोजेक्ट्स ने रास्ता साफ कर दिया। नए AI टूल्स ने कभी कठिन लगने वाले विचार को व्यावहारिक बना दिया।
साबित मेरे पास एक फ्लाइट में आया। मैंने प्लेन के वाई-फाई का उपयोग करके अपने सामान्य फोन नंबर से सामान्य बिजनेस कॉल्स की। जब मैं बात कर रहा था, कॉल्स का ट्रांसक्रिप्शन, सारांश, और संरचित नोट्स में रूपांतरण हो रहा था। जब मैं लैंड किया, तब तक वे नोट्स मेरे वर्क सिस्टम में थे, और एजेंट्स बिना मेरी किसी इनपुट के अगले कदम संभाल रहे थे।
यह पहले एक कल्पना थी। अब यह उत्पाद का तरीका है। एजेंसियों के लिए, इसका मतलब है कि कॉल खुद फॉलो-अप बनाती है। आप बोलते हैं। साफ शब्द, मुख्य कार्य, और ग्राहक संदर्भ वहीं दिखाई देते हैं जहां वे होने चाहिए। समय ट्रैक किया जाता है। रिकॉर्ड साफ होता है। अब अनुमान लगाने या फिर से बनाने की जरूरत नहीं। यह वह उपकरण है जो मैं हमेशा अपने लिए चाहता था, अब यह आपके लिए उपलब्ध है।
एजेंसियों के लिए कॉल नोट्स के लिए बेहतर वर्कफ़्लो
लक्ष्य बातचीत और कार्रवाई के बीच की खाई को बंद करना है। याददाश्त और मैनुअल सफाई पर निर्भर रहने के बजाय, कॉल-प्रथम वर्कफ़्लो बातचीत को डिलीवर करने के लिए कच्चे माल के रूप में उपयोग करता है।
यह व्यावहारिक रूप में कैसा दिखता है, यहाँ है।
| पारंपरिक वर्कफ़्लो | Superscribe वर्कफ़्लो |
|---|---|
| 1. कॉल का नेतृत्व करें और संक्षिप्त नोट्स लें। | 1. अपनी सामान्य नंबर का उपयोग करके कॉल करें। |
| 2. कॉल के बाद, प्रक्रिया के लिए समय निकालें। | 2. कॉल नोट लेने का सत्र है। |
| 3. नोट्स फिर से पढ़ें या ऑडियो फिर से सुनें। | 3. शब्द वास्तविक समय में संरचित आउटपुट बन जाते हैं। |
| 4. एक साफ सारांश टाइप करें। | 4. सारांश स्वचालित रूप से उत्पन्न होता है। |
| 5. मैन्युअल रूप से अपने PM टूल में कार्य बनाएं। | 5. कार्य सीधे आपके सिस्टम में भेजे जाते हैं। |
| 6. CRM में ग्राहक रिकॉर्ड अपडेट करें। | 6. ग्राहक रिकॉर्ड पृष्ठभूमि में अपडेट होता है। |
फर्क केवल समय बचाने का नहीं है। यह बातचीत की मंशा और विवरण को संरक्षित करने के बारे में है। जब फॉलो-अप स्वचालित होता है, तो यह अधिक सटीक और तुरंत होता है। इससे ग्राहक की धारणा बेहतर होती है और प्रशासनिक बोझ के बिना परियोजनाएं आगे बढ़ती हैं।
वर्कफ़्लो देखें
कॉल छोड़ें बिना फॉलो-अप को संरचित करें
एक सरल चेकलिस्ट जो गंदे कॉल नोट्स को साफ़ कार्रवाई आइटम, कार्य, और ग्राहक रिकॉर्ड में बदलती है जिसे आपकी टीम तुरंत उपयोग कर सकती है।
याददाश्त से कॉल फिर से बनाने से रोकें
एक एजेंसी का सबसे मूल्यवान काम बातचीत में होता है। आपकी वर्तमान नोट लेने की प्रक्रिया संभवतः आपका ध्यान विभाजित कर रही है और आपको उस मूल्य को बाद में पुनः बनाने के लिए मजबूर कर रही है।
वैकल्पिक तरीका यह है कि कॉल को एक स्वचालित वर्कफ़्लो की शुरुआत के रूप में माना जाए। बातचीत खुद नोट्स, कार्य, और रिकॉर्ड उत्पन्न करे। इससे आप ग्राहक के साथ उपस्थित रहते हैं और कॉल के बाद की सफाई खत्म हो जाती है जो आपका मार्जिन चुरा लेती है। आपने पहले ही काम किया है—आपको इसे दोबारा नहीं करना चाहिए।
अगला कदम उठाएं
याददाश्त से कॉल फिर से बनाना बंद करें
अपने अगले ग्राहक कॉल का उपयोग एक ऐसे वर्कफ़्लो को आजमाने के लिए करें जो काम होते समय शब्दों, संदर्भ, और समय को कैप्चर करता है। प्रशासनिक काम के दूसरे चरण को रोकें।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
क्या यह हमारे मौजूदा फोन नंबरों की जगह लेता है? नहीं। Superscribe आपके असली फोन नंबर के साथ काम करता है। आप वैसे ही कॉल करते और प्राप्त करते हैं जैसे सामान्यतः करते हैं। ग्राहकों को देने के लिए कोई नए नंबर नहीं हैं और उन्हें कोई नया ऐप इंस्टॉल करने की जरूरत नहीं है।
यह हमारे एजेंसी के टूल्स से कैसे जुड़ता है? Superscribe को इस तरह डिज़ाइन किया गया है कि यह सारांश, कार्य आइटम, या ग्राहक प्रतिक्रिया जैसे संरचित आउटपुट को आपके द्वारा पहले से उपयोग किए जा रहे टूल्स में भेज सके। यह आपके CRM, प्रोजेक्ट मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर, या टीम चैट को साफ़ टेक्स्ट और डेटा भेज सकता है, जिससे कॉल एक इवेंट बन जाती है जो आपके वर्कफ़्लो के अगले चरण को ट्रिगर करता है।
क्या यह गोपनीय ग्राहक बातचीत के लिए सुरक्षित है? हाँ। हम सुरक्षा को गंभीरता से लेते हैं। बातचीत सुरक्षित रूप से प्रोसेस की जाती हैं, और सिस्टम इस तरह डिज़ाइन किया गया है कि आपको अपने डेटा के गंतव्य पर नियंत्रण मिले। लक्ष्य आपकी बोली गई बातचीत और आपके आंतरिक कार्य प्रणालियों के बीच एक सुरक्षित पुल बनाना है।
संबंधित पाथ्स
Superscribe
याददाश्त से कॉल फिर से बनाना बंद करें
Superscribe का उपयोग करें ताकि काम अभी हो रहा हो तब शब्द, संदर्भ, अगले कदम, और समय कैप्चर किया जा सके।
कॉल से शुरू करें