सलाहकारों के लिए कॉल नोट्स
बाद में बातचीत को फिर से बनाए बिना सलाहकारों के लिए कॉल नोट्स
सलाहकारों को अक्सर एक साथ सुनना, निर्णय लेना और दस्तावेज़ बनाना पड़ता है। Superscribe ध्यान विभाजन और कॉल के बाद पुनर्निर्माण के बोझ को कम करता है।
कॉल वर्कफ़्लो का परीक्षण करने के लिए अपना असली फोन नंबर इस्तेमाल करें। आपके क्लाइंट्स के लिए कोई नया ऐप नहीं।
सलाहकार कॉल का सबसे मूल्यवान हिस्सा वह होता है जिसे आप तेजी से लिख नहीं पाते। यह वह सूक्ष्मता है, महत्वपूर्ण निर्णय से पहले की हिचकिचाहट, या अचानक आई वह विचार जो असली समस्या का समाधान करता है। एक सलाहकार के रूप में, आपको मौजूद रहने, सुनने और बातचीत का मार्गदर्शन करने के लिए भुगतान किया जाता है। लेकिन आपसे यह भी उम्मीद की जाती है कि कॉल खत्म होते ही आप परफेक्ट दस्तावेज़, समय प्रविष्टियाँ और फॉलो-अप कार्य तैयार करें।
यह सलाहकार की दुविधा है। आप अपना ध्यान ग्राहक और नोटपैड के बीच बांटते हैं। जो कुछ भी आप कैप्चर करते हैं वह अधूरा होता है। आपका बाकी दिन बिना भुगतान वाले “पुनर्निर्माण ऋण” में बीतता है—याददाश्त से बातचीत को फिर से बनाना, खाली जगह भरना, और उम्मीद करना कि आपने विवरण सही लिए हैं। प्रभावी सलाहकारों के लिए कॉल नोट्स तेज़ टाइपिंग के बारे में नहीं हैं। ये पूरी तरह से कॉल के बाद की सफाई प्रक्रिया को खत्म करने के बारे में हैं।
कॉल के बाद प्रशासन का मार्जिन क्षरण
हर मिनट जो आप कॉल को फिर से बनाने में बिताते हैं, वह एक मिनट है जिसे आप बिल नहीं कर रहे हैं। यह मार्जिन क्षरण है, बिल्कुल साफ। आप एक मूल्यवान ग्राहक सत्र खत्म करके ऊर्जा से भरपूर महसूस करते हैं, लेकिन फिर अपनी गंदी नोट्स को साफ़ सारांश, कार्यों की सूची, और चालान के लिए सटीक समय प्रविष्टि में बदलने के प्रशासनिक बोझ का सामना करते हैं।
यह काम ग्राहक के लिए अदृश्य होता है, लेकिन यह सीधे आपके निचले स्तर को प्रभावित करता है। यही वह जगह है जहां सूक्ष्म ग्राहक अनुरोध भूल जाते हैं और बिल योग्य घंटे कम दिखाए जाते हैं। आप जानते हैं कि आप पैसे खो रहे हैं, लेकिन इसे व्यापार करने की लागत के रूप में स्वीकार कर लेते हैं। समस्या आपकी कार्य नीति की नहीं है। यह एक टूटा हुआ वर्कफ़्लो है जो आपको काम दो बार करने के लिए मजबूर करता है—एक बार ग्राहक के साथ, और एक बार अकेले।
इसे असली वर्कफ़्लो पर आज़माएं
अगली क्लाइंट कॉल को पूरा फॉलो-अप में बदलें
Superscribe का उपयोग एक असली क्लाइंट कॉल पर करें। कॉल नोट्स, टास्क, फॉलो-अप, और बिल योग्य संदर्भ में बदल जाती है बिना सफाई के।
मैंने इसे इसलिए बनाया क्योंकि मैं अनुमान लगाने से थक गया था
मैं Superscribe का संस्थापक हूँ, और मैंने इसे इसलिए बनाया क्योंकि मैं अपने घंटों का अनुमान लगाने से थक चुका था। हर महीने के अंत में, मैं ईमेल, नोट्स, और कैलेंडर इवेंट्स को छानता था, यह समझने की कोशिश करता था कि मैंने वास्तव में क्या किया। मेरे चालान अनुमानित लगते थे, और मुझे पता था कि मैं पैसे छोड़ रहा हूँ।
मूल समस्या फोन पर हुए काम को कैप्चर करने की थी। एक त्वरित ग्राहक कॉल में महत्वपूर्ण निर्णय हो सकते हैं, लेकिन इसका कोई कागजी प्रमाण नहीं रहता। तीन साल पहले, मेरे पास एक फोन ऐप का विचार था जो इन कॉल्स को स्वचालित रूप से पकड़ और दस्तावेज़ कर सके। तब यह बहुत जटिल लग रहा था, इसलिए मैंने इसे अलग रख दिया।
मैंने अगले कुछ वर्षों में अन्य वॉयस टूल्स बनाए। हर एक ने मुझे भाषण को संरचित डेटा में बदलने के बारे में कुछ नया सिखाया। जब मैंने अंततः मुख्य डेस्कटॉप ऐप में स्वचालित समय ट्रैकिंग जोड़ी, तो मुझे पता चला कि क्या कमी थी। मुझे उस फोन ऐप की जरूरत थी जो असली ग्राहक कॉल्स को कैप्चर करे, बिना अतिरिक्त काम के सभी हिस्सों को जोड़ते हुए। समाधान बेहतर नोट लेने का नहीं था। यह काम को कैप्चर करने के लिए बेहतर वर्कफ़्लो था।
परिवर्तन: नोट लेने से काम कैप्चर करने की ओर
ब्रेकथ्रू तब आया जब मैंने नोट्स के बारे में सोचना बंद कर दिया और कैप्चर के बारे में सोचना शुरू किया। एक सलाहकार का मूल्य लाइव बातचीत में होता है, न कि बाद में लिखे गए सारांश में। तो फिर सारी टूलिंग सारांश पर क्यों केंद्रित थी?
लक्ष्य सरल हो गया: कॉल को ही सच्चाई का स्रोत बनाना। शब्द, संदर्भ, बिताया गया समय—यह सब कॉल के दौरान होता है। वर्कफ़्लो वहीं से शुरू होना चाहिए, स्वचालित रूप से।
असली परीक्षा यूरोप से एक उड़ान पर आई। मैंने प्लेन के वाई-फाई का उपयोग करके अपने सामान्य फोन नंबर से सामान्य व्यावसायिक कॉल कीं। जब मैं बात कर रहा था, तब Superscribe पृष्ठभूमि में काम कर रहा था। कॉल्स का ट्रांसक्रिप्शन किया गया, साफ़ किया गया, और संरचित आउटपुट में बदला गया। वह डेटा सीधे मेरे कार्य प्रणाली में भेजा गया, और सॉफ़्टवेयर एजेंट्स ने बिना मेरी किसी इनपुट के अगले कदम संभाले।
जो पहले मैनुअल, दर्दनाक पुनर्निर्माण प्रक्रिया थी, अब काम करने का स्वचालित परिणाम बन गई है। आज उत्पाद इसी तरह काम करता है। आप क्लाइंट से बात करते हैं, और प्रशासनिक सफाई अपने आप हो जाती है।
वर्कफ़्लो को क्रियान्वित होते देखें
पोस्ट-कॉल फॉलो-अप टेम्पलेट प्राप्त करें
बातचीत को स्वचालित रूप से कार्रवाई आइटम, सारांश, और अपडेट में बदलने के लिए एक व्यावहारिक चेकलिस्ट।
कैसे काम करता है: आपका फोन नंबर एंट्री पॉइंट है
एक सलाहकार के लिए, वर्कफ़्लो सहज होना चाहिए। इसे नया ऐप सीखने या क्लाइंट्स से विशेष लिंक इस्तेमाल करने को कहने की जरूरत नहीं होनी चाहिए। Superscribe आपके मौजूदा फोन नंबर के साथ काम करता है, जो कि मुख्य है।
यहाँ व्यावहारिक प्रक्रिया है:
- सामान्य रूप से कॉल लें: आप अपने iPhone पर अपने व्यवसाय नंबर का उपयोग करके कॉल प्राप्त या करते हैं। कोई नया नंबर देने की जरूरत नहीं है।
- स्वचालित रूप से कैप्चर करें: Superscribe ऑडियो कैप्चर करता है और पृष्ठभूमि में एक साफ, वक्ता-लेबल वाला ट्रांसक्रिप्ट बनाता है। आप क्लाइंट पर ध्यान केंद्रित करते हैं।
- आउटपुट को संरचित करें: कच्चा ट्रांसक्रिप्ट स्वचालित रूप से एक संरचित प्रारूप में परिवर्तित हो जाता है। यह सारांश, कार्रवाई आइटम की सूची, या आपके रिकॉर्ड के लिए विस्तृत लॉग हो सकता है।
- अपने सिस्टम में रूट करें: यह संरचित डेटा सीधे उन उपकरणों को भेजा जाता है जिनका आप पहले से उपयोग करते हैं - आपका CRM, परियोजना प्रबंधन सॉफ़्टवेयर, या बिलिंग सिस्टम।
क्लाइंट अपडेट लिखा जाता है। फॉलो-अप कार्य Asana में होते हैं। बिल योग्य समय Harvest में लॉग किया जाता है। यह सब फोन बंद करने से पहले ही हो जाता है। आप अब बातचीत को फिर से बनाने के काम में नहीं हैं।
काम दो बार करना बंद करें
अपने अगले क्लाइंट कॉल को समाप्त करें और काम खत्म करें
अपने अगले असली क्लाइंट कॉल पर वर्कफ़्लो का परीक्षण करें। मैनुअल पुनर्निर्माण के बिना शब्दों, नोट्स और समय को कैप्चर करें।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
क्या यह मेरे मौजूदा फोन नंबर के साथ काम करता है? हाँ। Superscribe आपके iPhone पर आपके वर्तमान व्यवसाय फोन नंबर का उपयोग करता है। आपके या आपके क्लाइंट्स के लिए कोई नया नंबर प्रबंधित करने की जरूरत नहीं है। यह इंटीग्रेशन अदृश्य होने के लिए डिज़ाइन किया गया है।
क्लाइंट गोपनीयता कैसे संभाली जाती है? आपका डेटा आपका है। हम कॉल ऑडियो को ट्रांसक्रिप्ट और संरचित आउटपुट बनाने के लिए प्रोसेस करते हैं, लेकिन डेटा सुरक्षित रूप से संभाला जाता है। हम एक वर्कफ़्लो टूल हैं, डेटा कंपनी नहीं।
क्या मैं इसे अपने मौजूदा टूल्स जैसे Trello या Jira से कनेक्ट कर सकता हूँ? हाँ। Superscribe से आउटपुट संरचित डेटा होता है जिसे हमारे एजेंट सिस्टम का उपयोग करके लगभग किसी भी आधुनिक सॉफ़्टवेयर टूल में भेजा जा सकता है। यह आपको कस्टम वर्कफ़्लो बनाने की अनुमति देता है जो कॉल नोट्स, कार्य, और समय प्रविष्टियों को सीधे आपके मौजूदा परियोजना प्रबंधन या CRM सिस्टम में भेजता है।
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Superscribe
याददाश्त से कॉल फिर से बनाना बंद करें
Superscribe का उपयोग करें ताकि काम अभी हो रहा हो तब शब्द, संदर्भ, अगले कदम, और समय कैप्चर किया जा सके।
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