msps के लिए कॉल नोट्स
बाद में बातचीत को फिर से बनाए बिना msps के लिए कॉल नोट्स
MSPs को अक्सर एक साथ सुनना, निर्णय लेना और दस्तावेज़ बनाना पड़ता है। Superscribe ध्यान विभाजन और कॉल के बाद पुनर्निर्माण के बोझ को कम करता है।
कॉल वर्कफ़्लो का परीक्षण करने के लिए अपना असली फोन नंबर इस्तेमाल करें। आपके क्लाइंट्स के लिए कोई नया ऐप नहीं।
एक MSP के रूप में, आपको समस्या हल करने के लिए भुगतान किया जाता है, दस्तावेज़ बनाने के लिए नहीं। फिर भी दस्तावेज़ीकरण आवश्यक है। सपोर्ट कॉल आपको दो बार दंडित करता है: एक बार कॉल के दौरान संदर्भ बदलने के लिए, और दूसरी बार बाद में सफाई के लिए। आपको उपयोगकर्ता को सुनना है, समस्या का निदान करना है, समाधान करना है, और किसी तरह टिकट, चालान और ग्राहक अपडेट के लिए जो हुआ उसे कैप्चर करना है। बनाना msps के लिए कॉल नोट्स अक्सर असली काम पर एक टैक्स जैसा लगता है।
आप तकनीकी समस्या हल करते हैं, फिर टिकट, घटना नोट्स और बिल योग्य समय लॉग बनाने के लिए याद से बातचीत को फिर से बनाते हुए फंस जाते हैं। इसे पुनर्निर्माण ऋण कहते हैं। यह काम करने और रिकॉर्ड पर काम दर्ज करने के बीच का अंतर है। यही वह जगह है जहां विवरण खो जाते हैं और बिल योग्य मिनट गायब हो जाते हैं।
इसे असली वर्कफ़्लो पर आज़माएं
अगली सपोर्ट कॉल को एक पूरा टिकट बनाएं
जब संदर्भ अभी ताजा हो तो Superscribe का उपयोग करें। स्वाभाविक रूप से बोलें, ग्राहक की समस्या हल करें, और आउटपुट को वहीं जाने दें जहां वह होना चाहिए।
सपोर्ट कॉल के लिए मानक नोट-लेने के तरीके क्यों टूट जाते हैं
क्लासिक सलाह है कि कॉल के दौरान नोट्स लें। यह सलाह उन लोगों के लिए नहीं है जो एक ही समय में टर्मिनल विंडो में डायग्नोस्टिक्स चला रहे हैं। मानसिक बोझ बहुत अधिक होता है।
आपके सामने एक लगातार विकल्प होता है:
- समाधान पर ध्यान दें: ग्राहक को पूरा ध्यान दें, समस्या जल्दी हल करें, और उम्मीद करें कि बाद में महत्वपूर्ण विवरण याद रहेंगे।
- नोट्स पर ध्यान दें: अपना ध्यान विभाजित करें, चलते-चलते टाइप करें, और जब आप पकड़ने की कोशिश कर रहे हों तो ग्राहक से दोहराने को कहने का जोखिम उठाएं।
कोई भी विकल्प अच्छा नहीं है। पहला विकल्प गलत समय लॉग और अस्पष्ट सपोर्ट टिकटों की ओर ले जाता है। दूसरा विकल्प धीमी समस्याओं के समाधान और एक ऐसे ग्राहक की ओर ले जाता है जो अनदेखा महसूस करता है। यह कोई व्यक्तिगत कमी नहीं है। यह एक वर्कफ़्लो समस्या है। जानकारी कैप्चर करने के उपकरण उन लोगों के लिए नहीं बनाए गए थे जिन्हें एक साथ दस्तावेज़ बनाना और काम करना होता है।
पुनर्निर्माण ऋण की वास्तविक लागत
“मैंने कुछ बिल करना भूल गया” की वह अस्पष्ट भावना आपके बैलेंस शीट पर एक वास्तविक संख्या है। पुनर्निर्माण ऋण ठोस तरीकों से सामने आता है:
- छूटा हुआ बिल योग्य समय: एक त्वरित पांच मिनट का रिमोट सेशन या दस मिनट की कॉल समस्या का निदान करने के लिए कभी चालान में नहीं जाती। यह उस समय ट्रैक करने के लिए बहुत छोटा लगता था, और दिन के अंत तक भूल जाता है।
- अस्पष्ट टिकट: स्मृति से लिखे गए नोट्स अक्सर विशिष्ट त्रुटि कोड, उपयोगकर्ता कथन, या टाइमस्टैम्प की कमी रखते हैं जो उपयोगी घटना इतिहास के लिए आवश्यक होते हैं। इससे आपके और आपकी टीम के लिए भविष्य की समस्या निवारण कठिन हो जाती है।
- धीमे क्लाइंट अपडेट: ग्राहक को स्पष्ट, संक्षिप्त ईमेल लिखना कि क्या ठीक किया गया, टाल दिया जाता है। आपको कॉल को मानसिक रूप से फिर से चलाना पड़ता है, जो लंबे तकनीकी काम के बाद आपके पास ऊर्जा नहीं होती।
मूल समस्या यह है कि मूल्य कॉल के दौरान बनाया जाता है, लेकिन उस मूल्य का रिकॉर्ड बाद में बनाया जाता है, जब संदर्भ गायब हो जाता है।
मैंने इसे इसलिए बनाया क्योंकि मैं लगातार पैसा खो रहा था
मैंने Superscribe इसलिए बनाया क्योंकि मैं अपने घंटों का अनुमान लगाने से थक गया था। मैं एक डेवलपर हूं, MSP नहीं, लेकिन दर्द वही है। महीने के अंत में, मैं अपने कैलेंडर, ईमेल और नोट्स देखता था, अपनी टाइमशीट को जोड़ने की कोशिश करता था। नंबर कभी सही नहीं लगते थे, और मुझे पता था कि मैं पैसे छोड़ रहा हूं।
तीन साल पहले, मेरे पास एक फोन ऐप का आइडिया था जो अपने आप क्लाइंट कॉल पकड़ सके। मैंने इसे छोड़ दिया क्योंकि इसे बनाना बहुत मुश्किल लग रहा था। मैं अन्य वॉइस टूल्स पर काम करता रहा, और हर एक ने मुझे कुछ नया सिखाया। असली बदलाव तब आया जब मैंने अपने डेस्कटॉप डिक्टेशन ऐप में ऑटोमैटिक टाइम ट्रैकिंग जोड़ी। मुझे वह खोया हुआ हिस्सा दिखा। समस्या को सही मायने में हल करने के लिए, मुझे असली क्लाइंट कॉल्स के लिए वह फोन ऐप चाहिए था। सब कुछ बिना अतिरिक्त मेहनत के जुड़ना था।
सबसे अच्छा सबूत एक फ्लाइट पर मिला। मैंने प्लेन के Starlink Wi-Fi का इस्तेमाल करके अपने सामान्य फोन नंबर से बिजनेस कॉल की। कॉल्स अपने आप ट्रांसक्राइब हो गईं, साफ़ की गईं, और संरचित आउटपुट में बदली गईं—जैसे नोट्स, टास्क, और टाइम एंट्री। यह डेटा सीधे मेरे वर्क सिस्टम में भेजा गया। यह बस काम कर गया। पहले यह एक कल्पना थी। अब यही प्रोडक्ट का तरीका है।
यह वह टूल है जिसकी मुझे हमेशा जरूरत थी। आप बातचीत करते हैं। साफ शब्द उन ऐप्स में दिखते हैं जिन्हें आप पहले से इस्तेमाल करते हैं। समय, नोट्स, और अगले कदम बैकग्राउंड में संभाले जाते हैं। कोई टाइमर शुरू करने की जरूरत नहीं। बाद में अनुमान लगाने की जरूरत नहीं। बस अच्छा काम जो गिना जाता है।
वर्कफ़्लो प्राप्त करें
Call Follow-up Checklist प्राप्त करें
कॉल रिकैप्स को संरचित करने के लिए एक व्यावहारिक गाइड जो स्पष्ट टिकट, सटीक इनवॉइस, और खुश क्लाइंट बनाता है। ईमेल कैप्चर की जरूरत नहीं।
एक कॉल-फर्स्ट वर्कफ़्लो जो खुद को पूरा करता है
बाद में कॉल को फिर से बनाने के बजाय, आप कॉल को ही सत्य स्रोत के रूप में इस्तेमाल करते हैं। वर्कफ़्लो सीधा है और आपके क्लाइंट्स से कोई नई आदत नहीं मांगता।
- एक कॉल लें। एक क्लाइंट आपके मौजूदा बिजनेस फोन नंबर पर कॉल करता है। आप अपने सेल फोन पर जवाब देते हैं, जैसे हमेशा करते हैं।
- बातचीत करें। आप क्लाइंट से बात करते हैं और उनकी समस्या हल करते हैं। आप कीवर्ड या वाक्यांशों का उल्लेख कर सकते हैं जिन्हें आप कैप्चर करना चाहते हैं, या बस प्राकृतिक रूप से बोल सकते हैं।
- संदर्भ कैप्चर हो जाता है। बैकग्राउंड में, कॉल ऑडियो ट्रांसक्राइब और प्रोसेस किया जाता है।
- संरचित आउटपुट डिलीवर किया जाता है। कुछ ही पलों में, एक संरचित सारांश, एक पूर्ण ट्रांसक्रिप्ट, और निकाले गए कार्य आइटम या समय प्रविष्टियाँ आपके निर्दिष्ट सिस्टम में पहुंच जाती हैं—आपका PSA, टिकटिंग टूल, या यहां तक कि एक Slack चैनल।
दस्तावेज़ीकरण का काम वास्तविक समर्थन बातचीत का एक उपोत्पाद के रूप में पूरा हो जाता है। आप फोन रख देते हैं, और टिकट पहले से ही 90% लिखा हुआ होता है। बिल योग्य समय पहले से ही लॉग हो चुका होता है। क्लाइंट अपडेट समीक्षा और भेजने के लिए तैयार होता है।
अपने कार्य दिवस को याददाश्त से फिर से बनाना बंद करें
लक्ष्य दूसरा सफाई चरण खत्म करना है। आप काम करते हैं, काम के बारे में बात करते हैं, और प्रशासनिक कार्य अपने आप पूरे हो जाते हैं। इससे आप तकनीकी समस्या पर ध्यान केंद्रित रख सकते हैं, यह विश्वास करते हुए कि विवरण सही तरीके से कैप्चर हो रहे हैं बिना अपना ध्यान बांटे।
यह बातचीत और रिकॉर्ड के बीच की खाई को बंद करने के बारे में है। बातचीत है रिकॉर्ड।
इसे आज़माएं
इसे अपनी अगली क्लाइंट कॉल पर इस्तेमाल करें
अंतर देखने का सबसे अच्छा तरीका है इसे एक वास्तविक, कम जोखिम वाली सपोर्ट कॉल पर आज़माना। काम कैप्चर करें और परिणाम को अपने सिस्टम में देखें।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
क्या इसके लिए मेरे क्लाइंट्स को कोई ऐप इंस्टॉल करना होगा?
नहीं। आपके क्लाइंट्स हमेशा की तरह आपके असली फोन नंबर पर कॉल करते हैं। उनके लिए कुछ नया इंस्टॉल या सीखने की जरूरत नहीं है। सिस्टम पूरी तरह से आपके अंत पर काम करता है।
यह तकनीकी शब्दावली या संक्षिप्ताक्षरों को कैसे संभालता है?
ट्रांसक्रिप्शन मॉडल व्यवसाय और तकनीकी बातचीत के लिए अनुकूलित हैं। आप अपनी विशिष्ट शब्दावली की सटीकता बढ़ाने के लिए कस्टम शब्दावली भी जोड़ सकते हैं, जिससे “RDP” या “PSU” जैसे शब्द सही तरीके से ट्रांसक्राइब हों।
क्या एक कॉल दोनों टिकट और समय प्रविष्टि बना सकती है?
हाँ। सिस्टम बातचीत से संरचित डेटा निकालने के लिए AI का उपयोग करता है। आप इसे ग्राहक, समस्या, समाधान, और बिताए गए समय की पहचान करने के लिए कॉन्फ़िगर कर सकते हैं, फिर उस जानकारी को विभिन्न जगहों पर भेज सकते हैं—जैसे आपके PSA में नया टिकट बनाना और आपके बिलिंग सॉफ़्टवेयर में संबंधित समय लॉग।
संबंधित पाथ्स
Superscribe
याददाश्त से कॉल फिर से बनाना बंद करें
Superscribe का उपयोग करें ताकि काम अभी हो रहा हो तब शब्द, संदर्भ, अगले कदम, और समय कैप्चर किया जा सके।
कॉल से शुरू करें