बिज़नेस कॉल रिकॉर्ड करें
बिज़नेस कॉल रिकॉर्ड करें और सिर्फ ऑडियो नहीं, पूरा रीकैप पाएँ
कॉल और रीकैप के बीच कंसल्टेंट्स की बारीकियाँ खो जाती हैं। Superscribe Phone आपके अपने iPhone नंबर पर कॉल रिकॉर्ड करता है, फिर सारांश, फैसले और फॉलो-अप एक टैप वाले एक्शन के रूप में देता है।
Superscribe
याददाश्त से कॉल फिर से बनाना बंद करें
Superscribe का उपयोग करें ताकि काम अभी हो रहा हो तब शब्द, संदर्भ, अगले कदम, और समय कैप्चर किया जा सके।
आप बिज़नेस कॉल इसलिए रिकॉर्ड करना चाहते हैं क्योंकि आप जानते हैं कि न करने पर क्या होता है। मंगलवार को क्लाइंट स्कोप को लेकर कुछ बहुत सटीक कहता है। गुरुवार तक आप अपडेट याददाश्त से लिख रहे होते हैं, जिस हिस्से पर भरोसा नहीं उस पर गोल-मोल बात करते हैं, और चुपचाप तय कर लेते हैं कि दोबारा जोड़ने में लगे चालीस मिनट का बिल नहीं बनाएँगे।
बिज़नेस कॉल रिकॉर्ड करने वाले ज्यादातर टूल ऑडियो पर ही रुक जाते हैं। आपके पास टाइमस्टैम्प के नाम वाली एक फाइल रह जाती है, किसी फोल्डर में पड़ी, आपके उस रूप का इंतजार करती जिसके पास दोबारा सुनने के लिए एक घंटा खाली हो। आपका वह रूप होता ही नहीं। Superscribe Phone समस्या के दूसरे आधे हिस्से के लिए बना है: कॉल शीर्षक, सारांश और ठोस अगले कदमों के रूप में वापस आती है, उसी फोन नंबर पर जो आप पहले से इस्तेमाल करते हैं।
मुश्किल हिस्सा कभी कॉल रिकॉर्ड करना था ही नहीं
ऑडियो तो कोई भी फोन रख सकता है। कंसल्टिंग में महंगा हिस्सा वह है जो कॉल और डिलिवरेबल के बीच पड़ा रहता है।
क्लाइंट बताता है कि जनवरी की वर्कशॉप फरवरी में खिसक गई और लीगल चाहता है कि साइन-ऑफ से पहले डेटा वाला हिस्सा दोबारा लिखा जाए। दो बातें, दोनों आपके नोट्स में नहीं, क्योंकि आप टाइप करने के बजाय ठीक से सुन रहे थे। इनवॉइस के लिए दोनों मायने रखती हैं।
तो आप उसे दोबारा जोड़ते हैं। खाने के बाद रीकैप लिखते हैं, एक ब्यौरे का अंदाजा लगाते हैं, और थोड़ा गोल-मोल करके भेज देते हैं। यह काम असली है, इसमें हुनर लगता है, और लगभग कोई इसका बिल नहीं बनाता। लीक यहीं है। कॉल रिकॉर्ड करने से यह ठीक नहीं होता। कॉल को ढाँचेदार आउटपुट में बदलने से होता है।
अपने ही नंबर पर बिज़नेस कॉल रिकॉर्ड करने पर आपको क्या मिलता है
Superscribe Phone एक मुफ्त iPhone ऐप है। नंबर आपका वही रहता है। कॉल आप हमेशा की तरह उठाते हैं। कोई बॉट कहीं नहीं जुड़ता, कोई नया फोन सिस्टम नहीं और कोई पोर्टिंग नहीं। आपके क्लाइंट को वही कॉलर ID दिखती है जो पिछले महीने दिखती थी।
इसके बाद कॉल ट्रांसक्राइब होती है। ट्रांसक्रिप्शन कई भाषाओं में होता है और भाषा अपने आप पहचान ली जाती है, तो कॉल से पहले कोई भाषा चुननी नहीं पड़ती। फिर आपको तीन चीजें मिलती हैं:
- एक शीर्षक, ताकि महीने भर बाद कॉल बिना खोले ढूंढी जा सके।
- असल में क्या कहा गया और क्या तय हुआ, उसका सारांश।
- सुझाए गए एक्शन, हर एक बस एक टैप।
एक्शन की सूची छोटी और सोच-समझकर रखी गई है। किसी को वापस कॉल करना। तय समय कैलेंडर में जोड़ना। रिमाइंडर बनाना। अनजान कॉलर को कॉन्टैक्ट्स में सेव करना। डिक्टेट की गई सूची को Reminders में चेकलिस्ट बनाना। बस इतनी ही सूची है। कुछ भी अपने आप नहीं चलता। जो समय पर करने वाले हैं वे बटन के साथ लॉक स्क्रीन पर दिखते हैं, और शुक्रवार के लिए किया गया कॉलबैक का वादा असल में वहीं बचता है।
एक काम यह नहीं करता, और बेहतर है मैं यहीं बता दूँ बजाय इसके कि आप खुद पता लगाएँ: यह क्लाइंट ईमेल नहीं लिखता। यह आपको वह सारांश और एक्शन आइटम देता है जिनसे आप ईमेल लिखेंगे। लहजा और क्या छोड़ना है, यह आप ही तय करते हैं। कंसल्टिंग में वैसे भी यही हिस्सा है जो आपको किसी और के हाथ नहीं देना चाहिए।
मैंने अपनी कॉल दोबारा जोड़ना क्यों छोड़ दिया
मैंने Superscribe इसलिए बनाया क्योंकि मेरा अपना बोला हुआ काम लगातार हवा हो जाता था। कॉल, मीटिंगों के बीच के छोटे नोट्स, क्लाइंट की समस्या पर आधे-अधूरे विचार। काम के, बिना लिखे, और सब कुछ ऐसा जिसे किसी और को दिखाने से पहले याददाश्त से दोबारा जोड़ना पड़ता था।
मैं यह नहीं कहूँगा कि आप फिर कभी कॉल नोट्स नहीं लेंगे। कभी-कभी आप कुछ लिखेंगे ही, क्योंकि कलम के साथ सोचना भी काम का हिस्सा है। मैं जिसे हटाना चाहता था वह दोबारा जोड़ने वाला काम है: वह दूसरा दौर जब आप ठंडे दिमाग से बैठकर एक घंटे या एक दिन पहले हो चुकी बातचीत को याद करने की कोशिश करते हैं।
तो Superscribe बिज़नेस कॉल और डेस्कटॉप डिक्टेशन से बोला गया काम पकड़ता है, और उसी वक्त उसे टेक्स्ट, कामों, बिल करने लायक संदर्भ और वर्कफ्लो एंट्री में बदल देता है। मकसद आपसे ज्यादा बुलवाना नहीं है। मकसद यह है कि जो आपने कह दिया वह एक बार गिना जाए, दो बार आपसे कीमत न वसूले।
कमरे में होने वाली क्लाइंट मीटिंग के साथ भी यही होता है
कंसल्टिंग सिर्फ फोन पर नहीं होती। बहुत कुछ मेज़ के आर-पार होता है, जहाँ वीडियो मीटिंग टूल के पास सुनने को कुछ होता ही नहीं।
Start meeting पर टैप करें और iPhone मेज़ पर रख दें। कमरा रिकॉर्ड होता है और रिकॉर्डिंग की स्थिति साफ दिखती है, तो किसी को शक नहीं रहता। जो हितधारक वहाँ नहीं हो सकता उसे फोन पर उसी ट्रांसक्रिप्ट में जोड़ा जा सकता है। वक्ता अलग-अलग पहचाने जाते हैं, और परिचय देने पर उनका नाम भी दर्ज होता है। जो कभी अपना नाम नहीं बताता वह बिना नाम का वक्ता ही रहता है, तो शुरुआत में दस सेकंड का परिचय काम आता है।
मीटिंग रुकते ही सारांश, फैसले और फॉलो-अप तैयार होते हैं। ट्रांसक्रिप्ट ही रिकॉर्ड है, तो किसी वादे के ठीक-ठीक शब्द ऐसा टेक्स्ट हैं जिसे आप खोज सकते हैं, न कि ऐसा ऑडियो जिसमें आगे-पीछे घसीटना पड़े।
लोगों को बता दें कि आप रिकॉर्ड कर रहे हैं। नियम हर देश और हर क्लाइंट के साथ अलग होते हैं, और कॉल की शुरुआत में इसमें बस एक वाक्य लगता है।
आउटपुट कहाँ पहुँचता है: प्रोजेक्ट, Pipedrive और आपका अपना स्टैक
नोट्स ऐप में पड़ा सारांश आधा ही काम का होता है। कॉल और मीटिंग अपने आप सही प्रोजेक्ट में फाइल होती हैं, ताकि तीन वर्कस्ट्रीम वाला रिटेनर क्लाइंट एक लंबी, बेतरतीब फीड बनकर न रह जाए।
वहाँ से वे Pipedrive में एक्टिविटी के रूप में भेजी जाती हैं। Pipedrive इकलौता CRM है जिससे Superscribe नाम लेकर इंटीग्रेट करता है। अगर आप कुछ और चलाते हैं, या कोई इंटरनल सिस्टम, या कोई एजेंट जो आपकी रिपोर्टिंग करता है, तो डेटा API और MCP के जरिए बाहर आता है।
अगर आप दूसरे कंसल्टेंट्स के साथ काम करते हैं, तो Business Voice टीम के लिए सीटें और साझा मिनट जोड़ता है। अकेले इस्तेमाल के लिए ऐप शुरू करने को मुफ्त है, तो किसी के कुछ साइन करने से पहले आप अपने ही क्लाइंट पर आउटपुट परख सकते हैं।
तीन सीमाएँ पहले ही जान लेना ठीक रहेगा। रिकॉर्डिंग सिर्फ iPhone पर होती है। कोई मीटिंग बॉट नहीं है, तो Zoom या Teams कॉल तब तक रिकॉर्ड नहीं होती जब तक कोई फोन से उसमें न जुड़े। और डेस्कटॉप ऐप डिक्टेशन करते हैं, मीटिंग रिकॉर्डिंग नहीं, तो रिकॉर्डिंग का काम आपकी जेब वाले फोन पर ही रहता है।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
क्या मेरे ग्राहकों को कुछ इंस्टॉल करना होगा?
नहीं। नंबर आपका अपना रहता है और आप हमेशा की तरह कॉल उठाते हैं। न किसी बॉट को अंदर लेना है, न कोई लिंक क्लिक करना है। क्लाइंट की तरफ से यह वही कॉल है जो पहले थी।
अगर कॉल किसी दूसरी भाषा में हो तो क्या होता है?
ट्रांसक्रिप्शन कई भाषाओं में काम करता है और भाषा अपने आप पहचान लेता है, इसलिए कॉल से पहले आपको कोई भाषा चुननी नहीं पड़ती। सारांश और सुझाए गए एक्शन उसी ट्रांसक्रिप्ट से आते हैं।
क्या यह मेरे लिए फ़ॉलो-अप ईमेल लिख देता है?
नहीं, और यह जानबूझकर है। आपको सारांश, फ़ैसले और एक्शन आइटम मिलते हैं। क्लाइंट को जाने वाले शब्द आपके ही रहते हैं, और कंसल्टिंग में आमतौर पर यही एक अच्छे अपडेट और एक घिसे-पिटे अपडेट का फ़र्क़ होता है।
अगला कदम
अगली क्लाइंट कॉल इसे चालू रखकर लें
इसे परखने के लिए एक असली कॉल काफ़ी है। बाद में सारांश और एक्शन आइटम देखिए और तय कीजिए कि क्या आप हाथ से इससे बेहतर रीकैप लिख पाते।