सेल्स कॉल नोट्स
सेल्स कॉल नोट्स जो कॉल से आते हैं, आपकी याददाश्त से नहीं
एक क्लाइंट कॉल ख़त्म होती है, आप अगली में चले जाते हैं, और CRM के लिए जो जानकारी चाहिए थी वह तब तक धुंधली पड़ चुकी होती है। Superscribe Phone कॉल को आपके अपने नंबर पर कैप्चर करता है और नोट्स, फ़ैसले और अगले क़दम वापस सौंप देता है।
Superscribe
याददाश्त से कॉल फिर से बनाना बंद करें
Superscribe का उपयोग करें ताकि काम अभी हो रहा हो तब शब्द, संदर्भ, अगले कदम, और समय कैप्चर किया जा सके।
एक डिस्कवरी कॉल अच्छी जाती है। क्लाइंट उस व्यक्ति का नाम बताता है जो असल में साइन करता है, दूसरी समस्या का स्कोप बदलता है, और शुक्रवार तक लिखित रीकैप माँगता है। बीस मिनट बाद आप अगली कॉल पर हैं, और मौजूद सेल्स कॉल नोट्स सिर्फ़ नोटबुक में लिखे चार शब्द हैं, साथ में उतना जितना आपकी याददाश्त रखना तय करे।
कंसल्टिंग का मार्जिन चुपचाप इसी अंतराल में रिसता है। कॉल में नहीं, क्योंकि वही हिस्सा आप अच्छा करते हैं और अक्सर उसी के पैसे मिलते हैं। यह दिन के आख़िर के उस बिना पैसे वाले घंटे में रिसता है जो याददाश्त से सेल्स कॉल नोट्स दोबारा बनाने, किसी वादे के ठीक-ठीक शब्द याद करने की कोशिश करने, और उन्हें ऐसे CRM में टाइप करने में जाता है जो मंगलवार से पुराना पड़ा है।
एक सामान्य iPhone कॉल पर, फ़ोन रखते ही आपको ट्रांसक्रिप्ट, शीर्षक, सारांश और एक टैप वाले अगले क़दम मिलते हैं। आपका अपना नंबर, आपका अपना फ़ोन, और कहीं कोई बॉट नहीं जुड़ता।
सेल्स कॉल नोट्स ठीक तभी पतले क्यों पड़ जाते हैं जब वे सबसे ज़्यादा ज़रूरी होते हैं
कोई जानबूझकर ख़राब नोट्स नहीं लेता। नोट्स पतले इसलिए होते हैं क्योंकि ध्यान से सुनना और ठीक से लिखना एक ही ध्यान के लिए लड़ते हैं, और क्लाइंट कॉल पर सुनना जीत जाता है। इसलिए आप बातचीत का ढाँचा लिख लेते हैं और बाकी ख़ुद भर लेने का भरोसा कर लेते हैं।
क़ीमती हिस्सा ढाँचा नहीं है। क़ीमती हिस्सा बारीकियाँ हैं। वह आँकड़ा जो उन्होंने सुधारने से पहले बोला था। वह आपत्ति जो उन्होंने दो बार उठाई। उस ऑपरेशंस लीड का नाम जिसकी मंज़ूरी ज़रूरी है। वह तारीख़ जिसका उन्होंने वादा किया और उससे जुड़ी शर्त। ये सब मुश्किल से एक घंटा टिकते हैं।
कंसल्टेंट के लिए दाँव किसी तनख़्वाह वाले सेल्स रेप से ऊँचा है। आपका रीकैप ख़ुद एक सेल्स चीज़ है। धुँधला सारांश ख़रीदार से उसका अपना बिज़नेस दोबारा समझवाता है, जो ऐसा लगता है जैसे आप सुन ही नहीं रहे थे। सटीक सारांश डील को आगे बढ़ाता है। इस बीच CRM अपडेट लिस्ट में सबसे नीचे पड़ा रहता है, और गुरुवार तक पाइपलाइन हक़ीक़त का ऐसा रूप दिखाती है जो तीन कॉल पुराना है।
जब लिखने का काम फ़ोन करता है तो एक कॉल कैसी दिखती है
Superscribe Phone एक मुफ़्त iPhone ऐप है। आपका नंबर वही रहता है। क्लाइंट आपको वैसे ही कॉल करता है जैसे हमेशा करता आया है, आप वैसे ही उठाते हैं जैसे हमेशा उठाते आए हैं, और बातचीत में कुछ भी अपना ऐलान नहीं करता। कोई मीटिंग बॉट नहीं, कोई नया फ़ोन सिस्टम नहीं, समझाने के लिए कोई दूसरा नंबर नहीं।
कॉल ख़त्म होते ही वह ट्रांसक्राइब हो जाती है। कई भाषाएँ, पहचान अपने आप, जो तब मायने रखता है जब आपकी पाइपलाइन का कुछ हिस्सा अंग्रेज़ी के अलावा कोई और भाषा बोलता है। आपको एक शीर्षक, एक सारांश और सुझाए गए कुछ एक्शन मिलते हैं।
सुझाए गए एक्शन जानबूझकर सीमित रखे गए हैं। किसी को वापस कॉल करना। तय किया गया समय कैलेंडर में जोड़ना। रिमाइंडर बनाना। किसी अनजान कॉलर को कॉन्टैक्ट में सेव करना। बोलकर बताई गई लिस्ट को Reminders चेकलिस्ट में बदलना। हर एक बस एक टैप है, और कुछ भी अपने आप नहीं होता। समय से जुड़े एक्शन लॉक स्क्रीन पर बटन के साथ दिखते हैं, यानी कल सुबह जिस फ़ॉलो-अप कॉल का वादा आपने किया था, वह अपने लिए लिखा नोट नहीं, एक टैप है।
जो यह नहीं करता, वह है आपका क्लाइंट ईमेल लिखना। ऐप आपको सारांश और एक्शन आइटम सौंपता है। संदेश आप लिखते हैं, ऐसे पेज से जिसमें आँकड़े, नाम और किया गया वादा पहले से मौजूद हैं, न कि ख़ाली स्क्रीन और आधी याददाश्त से।
| पहले वाला दिन का अंत | फ़ोन रखते ही क्या मौजूद होता है |
|---|---|
| नोटबुक के टुकड़ों से तीन कॉल दोबारा जोड़ना | हर कॉल के लिए ट्रांसक्रिप्ट, शीर्षक और सारांश |
| याद करने की कोशिश कीजिए कि फैसला किसका है | नाम, जैसे वे कॉल पर बोले गए थे |
| कल नतीजा दोबारा CRM में टाइप करना | कॉल Pipedrive में एक्टिविटी के रूप में चली गई |
| एक फॉलो-अप जो आप शेड्यूल करना चाहते थे | एक टैप में कैलेंडर इवेंट या रिमाइंडर |
मैंने पहले फोन वाला हिस्सा क्यों बनाया
मैंने Superscribe इसलिए बनाया कि बोला हुआ काम पकड़ा जा सके। कॉल और डेस्कटॉप डिक्टेशन, जो टेक्स्ट, टास्क और बिल करने लायक संदर्भ में बदल जाते हैं, ताकि काम खत्म होने के बाद लोगों को अपना ही काम याद के भरोसे दोबारा खड़ा न करना पड़े।
फ़ोन पहले आया क्योंकि सबसे तेज़ी से वैल्यू वहीं खो रही थी। वीडियो मीटिंग के लिए ढेरों टूल बने। साधारण फ़ोन कॉल, जिस पर कंसल्टेंट आज भी डिस्कवरी, स्कोपिंग, एस्केलेशन और ज़्यादातर रिन्यूअल करते हैं, उसके लिए बहुत कम बना। जिन लोगों का पूरा प्रोडक्ट ही उनका बोला हुआ है, उन्हीं के पास उसका सबसे कम रिकॉर्ड था।
एक्शन की लिस्ट भी मैंने जानबूझकर छोटी रखी। ऐसा कुछ बनाना आसान होता जो मैसेज ड्राफ्ट करके खुद ही भेज दे, पर क्लाइंट के रिश्ते पर मैं वह नहीं चाहता। क्लाइंट तक क्या जाएगा, यह तय करने वाले आप हैं। ऐप का काम इतना है कि शाम 6 बजे भी कच्चा माल आपके पास मौजूद रहे।
यह वादा नहीं है कि आप फिर कभी कॉल के नोट्स नहीं लेंगे। वादा यह है कि कॉल खुद अकेली कॉपी नहीं रह जाती।
कमरे में हुई मीटिंग भी मायने रखती है
कंसल्टिंग का काम सिर्फ फ़ोन पर नहीं रहता। बहुत कुछ क्लाइंट के दफ्तर में मेज़ के आर-पार होता है, और वीडियो टूल कभी उस माहौल के लिए बने ही नहीं थे।
Start meeting पर टैप कीजिए और फ़ोन मेज़ पर रख दीजिए। यह कमरे को रिकॉर्ड करता है और रिकॉर्डिंग की स्थिति दिखती रहती है, ताकि सबको पता रहे कि क्या हो रहा है। जो लोग खुद नहीं आ सके, उन्हें फ़ोन पर उसी ट्रांसक्रिप्ट में जोड़ा जा सकता है। बोलने वाले अलग-अलग पहचाने जाते हैं और परिचय देते ही उनके नाम जुड़ जाते हैं। मीटिंग रोकते ही मिनट्स तैयार होते हैं, और उनमें वही फैसले और फॉलो-अप लिखे होते हैं जो कमरे में तय हुए थे।
नोट्स कहाँ पहुँचते हैं ताकि कोई उन्हें दोबारा टाइप न करे
कॉल और मीटिंग अपने आप सही प्रोजेक्ट में फाइल हो जाती हैं, और यही काम आप हाथ से करना बंद कर देते हैं। कॉल Pipedrive में एक्टिविटी के रूप में चली जाती है, इसलिए रिकॉर्ड में वह दिखता है जो कॉल पर हुआ, न कि कॉल को लेकर आपका इरादा। आपके स्टैक में बाकी जो कुछ है, वह यही आउटपुट API और MCP से ले सकता है।
कैप्चर सिर्फ iPhone पर होता है, और यह मैं साफ कह देना चाहता हूँ, बजाय इसके कि आपको बाद में पता चले। डेस्कटॉप पर Superscribe डिक्टेशन करता है। कॉल और मीटिंग कैप्चर iPhone ऐप में है। अगर आप टीम चलाते हैं तो Business Voice सीटें और साझा मिनट जोड़ता है। अकेले काम कर रहे हैं तो ऐप मुफ्त में शुरू होता है।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
क्या मेरे क्लाइंट को कुछ इंस्टॉल करना होगा या किसी दूसरे नंबर पर कॉल करना होगा? नहीं। आपका नंबर वही रहता है और आप सामान्य तरह से कॉल उठाते हैं। कोई बॉट कॉल में नहीं जुड़ता और क्लाइंट को कुछ स्वीकार, इंस्टॉल या नोटिस करने की ज़रूरत नहीं।
क्या यह मेरे लिए फॉलो-अप ईमेल लिख देता है? नहीं। यह आपको ट्रांसक्रिप्ट, सारांश और एक्शन आइटम देता है, मैसेज आप लिखते हैं। इससे क्लाइंट के सामने जाने वाले शब्द आपके ही रहते हैं, और चालू डील में यही वह हिस्सा है जिसे आप ऑटोमेट नहीं करना चाहते।
उन कॉल का क्या जो अंग्रेज़ी में नहीं होतीं? कॉल कई भाषाओं में ट्रांसक्राइब होती हैं और भाषा अपने आप पहचानी जाती है, इसलिए मिली-जुली भाषाओं वाली पाइपलाइन के लिए कॉल शुरू होने से पहले कोई सेटिंग बदलनी नहीं पड़ती।
अगली कॉल पर, अगली तिमाही में नहीं
अगली क्लाइंट कॉल से पहले इसे सेट कर लीजिए
ऐप इंस्टॉल कीजिए, जो कॉल पहले से तय है वही लीजिए, और फ़ोन रखते ही देखिए कि सारांश और सुझाए गए एक्शन आपको क्या देते हैं।