एजेंसियों के टाइमशीट के लिए डिक्टेशन
एजेंसियों के टाइमशीट के लिए डिक्टेशन, बिना सामान्य सफाई की झंझट के
जब आपको बात को उपयोगी टाइमशीट में बदलना होता है, तब Superscribe सबसे मजबूत होता है, इससे पहले कि विवरण ठंडे पड़ जाएं।
30 मिनट मुफ्त, कोई कार्ड आवश्यक नहीं। अपने अगले असली कार्य नोट पर लाइव डिक्टेशन का परीक्षण करें।
शुक्रवार को शाम 4:45 बजे हैं। आपके और सप्ताहांत के बीच आखिरी बाधा आपका टाइमशीट है। आप खाली ग्रिड को घूरते हैं और याद करने की कोशिश करते हैं कि मंगलवार सुबह आपने क्या किया था। क्या वह Q3 बजट के बारे में कॉल थी या नई लैंडिंग पेज के बारे में? वह “तेजी से” संशोधन वास्तव में कितना समय ले गया?
आप अनुमान लगाते हैं। यह समय की बर्बादी जैसा लगता है क्योंकि वास्तव में है। आप अपनी कार्य सप्ताह को याददाश्त से फिर से बना रहे हैं। हर मिनट जो आप अनुमान लगाते हैं, वह एक मिनट है जिसे आप बिल नहीं कर सकते। यह अनुमान आपकी एजेंसी के मार्जिन को कम करता है, एक भूले हुए 15 मिनट के काम के साथ। एजेंसियों के टाइमशीट के लिए डिक्टेशन का उपयोग मशीन से बात करने के लिए नहीं है - यह काम करने और रिकॉर्ड करने के बीच की खाई को बंद करने के लिए है।
टाइमशीट की जल्दी में असली लागत
जब आप टाइमशीट को टालते हैं, तो आप सिर्फ एक कार्य को नहीं टाल रहे होते। आप एक नुकसान स्वीकार कर रहे होते हैं। आपके काम के विवरण लगभग तुरंत ठंडे पड़ जाते हैं। वह त्वरित क्लाइंट कॉल, विचार-विमर्श सत्र, रचनात्मक ब्रीफ को संशोधित करने में बिताया आधा घंटा - ये सब एक साथ धुंधले हो जाते हैं।
इस काम को बाद में पुनर्निर्माण करने से संदर्भ बदलना पड़ता है। आप वर्तमान क्लाइंट के काम के बारे में सोचना बंद कर देते हैं और ईमेल, चैट लॉग, और कैलेंडर प्रविष्टियों को खंगालना शुरू कर देते हैं। यह बिल योग्य काम नहीं है। यह प्रशासनिक ओवरहेड है जो सीधे आपके लाभ को कम करता है।
एजेंसियों के लिए, समय ही उनकी इन्वेंट्री है। जब आपकी इन्वेंट्री अनुमान पर ट्रैक होती है, तो आप मुफ्त में उत्पाद दे रहे होते हैं। गलत टाइमशीट्स कम बिलिंग का कारण बनती हैं, जिससे आपकी एजेंसी को वह राजस्व नहीं मिलता जो उसने कमाया है। यह यह भी छुपाता है कि कौन से प्रोजेक्ट या क्लाइंट वास्तव में लाभकारी हैं और कौन संसाधनों को खत्म कर रहे हैं। आप खराब डेटा के साथ अच्छे व्यावसायिक निर्णय नहीं ले सकते।
इसे असली वर्कफ़्लो पर आज़माएं
अगले बोले गए नोट को पूरा काम बनाएं
Superscribe का उपयोग करें जब संदर्भ अभी भी ताजा हो। स्वाभाविक रूप से बोलें, काम करते रहें, और आउटपुट को वहीं पहुंचने दें जहां वह होना चाहिए।
मैंने इसे इसलिए बनाया क्योंकि मुझे अपने घंटे अनुमान लगाने से नफरत थी
मैं सीधे बात करूंगा। मैंने Superscribe इसलिए बनाया क्योंकि मैं हर महीने के अंत में अपने घंटे अनुमान लगाने से थक गया था। मैं ईमेल, कोड, और यादृच्छिक नोट्स में देखता था ताकि याद कर सकूं कि मैंने वास्तव में हर क्लाइंट के लिए क्या किया था। नंबर कभी सही नहीं होते थे और मुझे पता था कि मैं पैसा खो रहा हूं। ऐसा लगता था जैसे काम दो बार कर रहा हूं।
मूल समस्या सरल थी। काम को कैप्चर करने का सही समय वही है जब वह होता है, न कि घंटे या दिन बाद। सबसे अच्छा टूल वह है जिसे आप बिना अपना ध्यान भंग किए इस्तेमाल कर सकें।
सालों तक मैंने अलग-अलग वॉइस टूल बनाए, और हर एक ने मुझे कुछ नया सिखाया। जब मैंने मुख्य डेस्कटॉप ऐप में ऑटोमैटिक टाइम ट्रैकिंग जोड़ी, तो मुझे वह खोया हुआ हिस्सा दिखा। मुझे ऐसा तरीका चाहिए था जिससे काम कैप्चर किया जा सके बिना टाइमर शुरू और बंद किए। टाइमर आपको सचेत कर देते हैं। आप उन्हें शुरू करना भूल जाते हैं। आप उन्हें बंद करना भूल जाते हैं। वे असली काम से ध्यान भटकाते हैं।
लक्ष्य था समय कैप्चर करना उतना ही आसान जितना बोलना। आप एक टास्क खत्म करते हैं। आप जो किया उसका एक वाक्य बोलते हैं। समय और नोट कैप्चर हो जाते हैं। बस इतना ही। कोई टाइमर नहीं। कोई अनुमान नहीं। सिर्फ अच्छा काम जो गिना जाता है। यह वह टूल है जिसकी मुझे हमेशा जरूरत थी। यह उन सभी के लिए है जो बाद में कागजी काम करने के बजाय निर्माण मोड में रहना चाहते हैं।
एक बेहतर वर्कफ़्लो: एजेंसियों के टाइमशीट्स के लिए डिक्टेशन
कल्पना करें कि आप एक क्लाइंट कॉल खत्म कर रहे हैं। "टाइमशीट बाद में अपडेट करनी है" यह मानसिक नोट बनाने के बजाय, आप अपने कंप्यूटर पर एक हॉटकी दबाते हैं।
आप कहते हैं, “Acme Corp के साथ नए अभियान के स्लोगन पर फॉलो-अप कॉल, प्रतिक्रिया की समीक्षा की और अगले कदमों का खाका तैयार किया, 25 मिनट।”
टेक्स्ट तुरंत आपके टाइमशीट टूल में दिखाई देता है। 25 मिनट लॉग हो जाते हैं। विवरण विस्तृत और सटीक है। आपने ऐप्स स्विच नहीं किए। आपने टाइमर शुरू नहीं किया। आपने अपना फ्लो नहीं तोड़ा। आपने दिन के अंत में कैलेंडर में 15 मिनट खोजने के बजाय 5 सेकंड बोलने में बिताए।
यह एक डिक्टेशन-आधारित वर्कफ़्लो कैसा दिखता है। यह आपके कीबोर्ड को बदलने के बारे में नहीं है। यह आपकी आवाज़ का उपयोग उन छोटे, बार-बार होने वाले अपडेट्स के लिए है जिन्हें भूलना आसान है लेकिन बिलिंग के लिए जरूरी हैं। यह समय ट्रैकिंग के प्रशासनिक काम को काम का एक प्राकृतिक विस्तार बना देता है।
वर्कफ़्लो देखें
टाइमशीट सटीकता चेकलिस्ट प्राप्त करें
प्रशासनिक व्यस्तता के बिना अधिक बिल योग्य घंटे कैप्चर करने के लिए एक सरल फ्रेमवर्क। अनुमान लगाना बंद करें और रिकॉर्ड करना शुरू करें।
एक त्वरित नोट से एक स्पष्ट चालान तक
इस दृष्टिकोण का सबसे बड़ा लाभ आपके टाइमशीट डेटा की गुणवत्ता है। जब आप तुरंत नोट्स लेते हैं, तो आप विशिष्टताएँ कैप्चर करते हैं।
“Client Work” जैसे अस्पष्ट प्रविष्टि के बजाय, आपको मिलता है “वसंत अभियान ईमेल के लिए तीन हेडलाइन वेरिएशंस का मसौदा तैयार किया और समीक्षा के लिए क्लाइंट को भेजा।”
यह स्तर का विवरण केवल टाइमशीट भरने से अधिक करता है। यह एक बेहतर चालान बनाता है। विस्तृत चालान क्लाइंट्स के लिए स्वीकृति में आसान होते हैं क्योंकि वे ठीक-ठीक जानते हैं कि वे किस चीज़ के लिए भुगतान कर रहे हैं। यह सवालों को कम करता है और भुगतान तेज करता है। यह आपके द्वारा प्रदान की जा रही वैल्यू का चल रहा रिकॉर्ड भी बनाता है, जो क्लाइंट रिटेंशन और भविष्य की परियोजना स्कोपिंग के लिए महत्वपूर्ण है।
अच्छा डेटा आपको दिखाता है कि आपकी एजेंसी का समय वास्तव में कहाँ जाता है। आप जल्दी से स्कोप क्रीप को पहचान सकते हैं, परियोजना के अनुमान को आत्मविश्वास के साथ समायोजित कर सकते हैं, और स्पष्ट रिकॉर्ड के साथ ग्राहकों के साथ ईमानदार बातचीत कर सकते हैं। आप अंतर्ज्ञान से परियोजनाओं का प्रबंधन करना बंद कर देते हैं और आंकड़ों के आधार पर प्रबंधन शुरू करते हैं।
इसे व्यवहार में लाएं
अपने अगले टाइमशीट एंट्री पर अनुमान लगाना बंद करें
अगली बार जब आप कोई कार्य पूरा करें, तो बस अगले कार्य पर न जाएं। अपनी आवाज़ का उपयोग करके क्या, क्यों, और कितना समय लगा, इसे कैप्चर करें। काम तब तक पूरा नहीं होता जब तक इसे रिकॉर्ड न किया जाए।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
क्या यह केवल कॉल्स के लिए काम करता है? नहीं। यह वर्कफ़्लो आपके डेस्क पर किए जाने वाले किसी भी कार्य के लिए है। यह डिज़ाइन संशोधनों, कॉपी लिखने, परियोजना प्रबंधन, ग्राहक ईमेल, और आंतरिक बैठकों के लिए है। अगर आप इसे वर्णित कर सकते हैं, तो आप इसे लॉग कर सकते हैं।
यह मेरे कंप्यूटर के बिल्ट-इन डिक्टेशन से कैसे अलग है? मानक डिक्टेशन टूल्स आवाज़ को टेक्स्ट में बदलते हैं। वे वर्कफ़्लो को समझते नहीं हैं। Superscribe क्रियाशीलता के लिए बनाया गया है। यह आपके शब्दों को आपके कार्य प्रणाली से जोड़ता है और स्वचालित समय ट्रैकिंग शामिल करता है, इसलिए नोट और समय बिना अतिरिक्त कदमों के साथ-साथ कैप्चर हो जाते हैं।
क्या मैं इसे हमारी एजेंसी के वर्तमान परियोजना प्रबंधन टूल के साथ उपयोग कर सकता हूँ? हाँ। Superscribe कहीं भी काम करता है जहाँ आप टाइप कर सकते हैं। आप अपनी टाइमशीट एंट्री सीधे Asana, ClickUp, Jira, Harvest, या यहां तक कि एक साधारण स्प्रेडशीट में डिक्टेट कर सकते हैं। लक्ष्य है साफ़ टेक्स्ट और सही समय को उस सिस्टम में डालना जिसे आप पहले से उपयोग करते हैं।
संबंधित पाथ्स
Superscribe
काम के बाद फिर से निर्माण बंद करें
Superscribe का उपयोग करें ताकि काम अभी हो रहा हो तब शब्द, संदर्भ, अगले कदम, और समय कैप्चर किया जा सके।
Superscribe डाउनलोड करें