MSP के लिए डिक्टेशन ईमेल
MSP के लिए डिक्टेशन ईमेल, बिना सामान्य सफाई की झंझट के
जब आपको बात को उपयोगी ईमेल में बदलना हो इससे पहले कि विवरण ठंडे पड़ जाएं, तब Superscribe सबसे मजबूत होता है।
30 मिनट मुफ्त, कोई कार्ड आवश्यक नहीं। अपने अगले असली कार्य नोट पर लाइव डिक्टेशन का परीक्षण करें।
सपोर्ट कॉल खत्म हो गई। टिकट सुलझा लिया गया। क्लाइंट खुश है। असली काम हो चुका है। अब सजा शुरू होती है - क्लाइंट अपडेट ईमेल, PSA के लिए घटना नोट्स, और बिल योग्य समय प्रविष्टि। आप जानते हैं कि क्या हुआ, लेकिन इसे लिखना एक दूसरा, बिना भुगतान वाला काम लगता है।
इसलिए आप इसे टाल देते हैं। आप अगला टिकट संभालते हैं। फिर एक और। दिन के अंत तक, उस पहले फिक्स के तीखे विवरण गायब हो जाते हैं। जो ईमेल आप अंत में लिखते हैं वह अस्पष्ट होता है। टिकट नोट्स कम होते हैं। और आप शायद उस पर वास्तव में बिताए गए पूरे 15 मिनट लॉग करना भूल जाते हैं।
यह मानक MSP के लिए डिक्टेशन ईमेल वर्कफ़्लो की मुख्य समस्या है। कैप्चर तब होता है जब संदर्भ खो चुका होता है। टूल समस्या नहीं है - समय सही नहीं है।
इसे असली वर्कफ़्लो पर आज़माएं
अगले बोले गए नोट को पूरा काम बनाएं
Superscribe का उपयोग करें जब संदर्भ अभी भी ताजा हो। स्वाभाविक रूप से बोलें, काम करते रहें, और आउटपुट को वहीं पहुंचने दें जहां वह होना चाहिए।
“मैं बाद में लिखूंगा” की उच्च लागत
एक MSP के लिए, काम करने और दस्तावेज़ बनाने के बीच का अंतर वह जगह है जहां लाभ लीक होता है। पांच मिनट का रिमोट फिक्स शुद्ध लाभ है - जब तक आप इसे घंटों बाद दस्तावेज़ बनाने में दस मिनट और न लगाएं। वह दस मिनट बिल योग्य नहीं है।
दस्तावेज़ीकरण टालने की अन्य लागतें हैं:
- विवरण की हानि: सटीक त्रुटि कोड क्या था? आपने कौन सी सेवा पुनः आरंभ की? जब याददाश्त ही एकमात्र स्रोत होती है, तो सटीकता पहली शिकार होती है। अस्पष्ट अपडेट क्लाइंट के भरोसे को कम करते हैं।
- असंगत रिकॉर्ड: जब टिकट इतिहास केवल “समस्या ठीक की” कहते हैं तो वे बेकार हो जाते हैं। अच्छे नोट्स आपको एक ही समस्या को दो बार हल करने से बचाते हैं।
- खोया हुआ बिल योग्य समय: सबसे छोटे काम सबसे बड़े अपराधी होते हैं। एक त्वरित पासवर्ड रीसेट या प्रिंटर क्यू फिक्स के लिए औपचारिक समय प्रविष्टि बनाना मूर्खतापूर्ण लगता है। लेकिन उन दर्जनों पांच मिनट के कार्य हर महीने असली पैसे छोड़ देते हैं।
प्रशासनिक कार्यों को एक साथ करने की प्रवृत्ति तार्किक है, लेकिन यह एक जाल है। यह आपको घटनाओं को याद से पुनर्निर्मित करने के लिए मजबूर करता है, जो एक अप्रभावी और गलत प्रक्रिया है।
आपके फोन की वॉइस-टू-टेक्स्ट समाधान नहीं है
अपने फोन की बिल्ट-इन डिक्टेशन का उपयोग करना समाधान लग सकता है। यह नहीं है। यह किराने की सूचियों के लिए एक उपकरण है, तकनीकी ग्राहक संचार के लिए नहीं।
यह जितनी समस्याएँ हल करता है उससे अधिक समस्याएँ पैदा करता है:
- यह एक टेक्स्ट फ़ाइल बनाता है। अब आपके पास अपने फोन पर एक बिना फॉर्मेट किए हुए टेक्स्ट का ब्लॉक है जिसे आपको संपादित करना होगा, फिर कॉपी या ईमेल करके अपने कंप्यूटर पर टिकटिंग सिस्टम में पेस्ट करना होगा। आपने कदम जोड़े हैं, हटाए नहीं।
- यह जार्गन गलत करता है। “Active Directory,” “PowerShell,” या आपके विशिष्ट RMM टूल का हर उल्लेख मैन्युअली सही करने के लिए तैयार रहें।
- यह एक और संदर्भ स्विच है। आपको अपने डेस्कटॉप पर जो कर रहे हैं उसे रोकना होगा, फोन उठाना होगा, डिक्टेट करना होगा, और फिर जानकारी ट्रांसफर करनी होगी। वर्कफ़्लो टूट गया है।
लक्ष्य घर्षण को कम करना है, न कि एक नया, बहु-चरण सफाई प्रक्रिया बनाना। शब्द ठीक वहीं दिखाई देने चाहिए जहाँ वे होने चाहिए - ईमेल ड्राफ्ट, टिकट नोट्स, या प्रोजेक्ट अपडेट में।
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MSP का 5-मिनट फॉलो-अप वर्कफ़्लो
हर ग्राहक सुधार को एक साफ ईमेल, एक अपडेटेड टिकट, और एक लॉग की गई समय प्रविष्टि में एक मिनट से कम समय में बदलने की दोहराने योग्य प्रक्रिया सीखें।
मैंने वह टूल कैसे बनाया जिसकी मुझे हमेशा जरूरत थी
मैंने Superscribe इसलिए बनाया क्योंकि मैं हर महीने के अंत में अपने घंटे अनुमान लगाने से थक गया था। एक सलाहकार के रूप में, मैं ईमेल, कोड कमिट्स, और यादृच्छिक नोट्स देखता था यह याद करने के लिए कि मैंने वास्तव में प्रत्येक ग्राहक के लिए क्या किया था। नंबर कभी सही नहीं थे और मुझे पता था कि मैं उन छोटे कार्यों पर पैसे खो रहा हूँ जिन्हें मैंने कभी लॉग नहीं किया। यह दर्द बिल्कुल वैसा ही था जैसा MSPs हर दिन सामना करते हैं।
मैंने वर्षों तक विभिन्न वॉइस टूल्स बनाए, और हर एक ने मुझे समस्या के बारे में कुछ नया सिखाया। असली सफलता तब मिली जब मैंने लाइव डेस्कटॉप डिक्टेशन को ऑटोमैटिक टाइम ट्रैकिंग से जोड़ा। जो कमी थी, वह थी काम को कैप्चर करना जब वह हो रहा था, बाद में नहीं।
सबसे अच्छा सबूत एक फ्लाइट पर मिला। मैंने अपने सामान्य फोन नंबर से प्लेन के Starlink Wi-Fi पर सामान्य बिजनेस कॉल्स कीं। कॉल्स ट्रांसक्राइब हुईं, सारांशित हुईं, संरचित नोट्स में बदलीं, और सीधे मेरे वर्क सिस्टम में भेज दी गईं। मेरी टीम बिना मेरी किसी मदद के अगले कदम संभाल सकती थी। यह पहले एक कल्पना थी। अब यह बस उत्पाद का तरीका है।
यह वह टूल है जो मैं हमेशा अपने काम के लिए चाहता था। आप बोलते हैं। साफ शब्द उसी ऐप में दिखते हैं जिसका आप उपयोग कर रहे हैं - आपका ईमेल क्लाइंट, आपका PSA, आपका CRM। समय, नोट्स, और अगले कदम अपने आप पृष्ठभूमि में होते हैं। कोई टाइमर नहीं। कोई अनुमान नहीं। बस अच्छा काम जो गिना जाता है। यह उन सभी के लिए है जो काम पर ध्यान केंद्रित करना चाहते हैं, न कि उसके बाद आने वाले कागजी काम पर।
MSP ईमेल डिक्टेशन के लिए एक व्यावहारिक वर्कफ़्लो
लक्ष्य है काम करने की क्रिया और दस्तावेज़ बनाने की क्रिया को एक ही गति में जोड़ना। यहाँ बताया गया है कि इसे क्लाइंट अपडेट ईमेल में कैसे लागू करें।
- फिक्स पूरा करें: क्लाइंट की समस्या को वैसे ही हल करें जैसे आप सामान्यतः करते हैं।
- ड्राफ्ट खोलें: अगले कार्य पर जाने से पहले, एक नया ईमेल या टिकट नोट खोलें।
- Superscribe सक्रिय करें: कीबोर्ड शॉर्टकट का उपयोग करें।
- अपडेट बोलें: ऐसे बोलें जैसे आप एक संक्षिप्त वॉइसमेल छोड़ रहे हों। उदाहरण के लिए: “हाय डेव, त्वरित अपडेट। मैंने VPN कनेक्शन समस्या हल कर दी है। नए IP रेंज के लिए फायरवॉल नियम रिमोट यूजर सिक्योरिटी ग्रुप पर लागू नहीं था। मैंने नियम अपडेट कर दिया है और रिमोट मशीन से कनेक्शन टेस्ट किया है। आपको सब कुछ सेट होना चाहिए। इस पर कुल समय लगभग 15 मिनट था।”
- समीक्षा करें और भेजें: टेक्स्ट दिखाई देता है, फॉर्मेट किया हुआ और ज्यादातर सही। आप इसे जल्दी से पढ़ते हैं, कुछ मामूली संपादन करते हैं, और भेज देते हैं।
पृष्ठभूमि में, Superscribe ने उस काम से जुड़ा समय पहले ही लॉग कर लिया है। आपने टाइमर शुरू नहीं किया, ऐप बदला नहीं, या फोन नहीं उठाया। आपने बस अभी किया गया काम बताया, और प्रशासनिक कार्य अपने आप पूरे हो गए।
अपने अगले टिकट पर इसे आज़माएं
याद से काम फिर से बनाने से रोकें
अपने अगले सपोर्ट कॉल के बाद, एक नया ईमेल खोलें और Superscribe के साथ सारांश बोलें। देखें कि एक टिकट बंद करना और समय लॉग करना एक ही कदम में कैसा लगता है।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
क्या यह सीधे मेरे PSA या RMM टूल के अंदर काम करता है? हाँ। Superscribe कहीं भी काम करता है जहाँ आप टाइप कर सकते हैं। अगर कोई टेक्स्ट फील्ड या नोट्स बॉक्स है, तो आप सीधे उसमें बोल सकते हैं। किसी विशेष इंटीग्रेशन की जरूरत नहीं है।
यह तकनीकी शब्दों और संक्षिप्ताक्षरों को कितना अच्छी तरह संभालता है? यह पेशेवर भाषा के लिए प्रशिक्षित मॉडल पर आधारित है, इसलिए यह सामान्य उपभोक्ता डिक्टेशन से बेहतर प्रदर्शन करता है। कंपनी-विशिष्ट या अत्यधिक तकनीकी शब्दों के लिए, आप सटीकता बढ़ाने के लिए उन्हें कस्टम शब्दावली में जोड़ सकते हैं।
क्या डिक्टेशन क्लाइंट संचार के लिए पर्याप्त सुरक्षित है? हाँ। आपकी आवाज़ का डेटा सुरक्षित रूप से प्रोसेस किया जाता है, और हम गोपनीयता को प्राथमिकता देते हैं। यह एक पेशेवर माहौल के लिए डिज़ाइन किया गया है जहाँ क्लाइंट की गोपनीयता महत्वपूर्ण होती है।
संबंधित पाथ्स
Superscribe
काम के बाद फिर से निर्माण बंद करें
Superscribe का उपयोग करें ताकि काम अभी हो रहा हो तब शब्द, संदर्भ, अगले कदम, और समय कैप्चर किया जा सके।
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