MSPs के लिए टास्क कैप्चर के लिए डिक्टेशन
MSPs के लिए टास्क कैप्चर के लिए डिक्टेशन, बिना सामान्य सफाई की झंझट के
Superscribe तब सबसे प्रभावी होता है जब आपको बात को उपयोगी टास्क कैप्चर में बदलना होता है इससे पहले कि विवरण ठंडे पड़ जाएं।
30 मिनट मुफ्त, कोई कार्ड आवश्यक नहीं। अपने अगले असली कार्य नोट पर लाइव डिक्टेशन का परीक्षण करें।
पांच मिनट का समाधान पंद्रह मिनट के प्रशासनिक काम में बदल जाता है। आप ग्राहक की समस्या हल करते हैं—एक ब्लॉक्ड पोर्ट, ड्राइवर संघर्ष, अनुमति समस्या—और असली काम शुरू होता है। टिकट अपडेट करें, घटना नोट्स लिखें, ग्राहक अपडेट ड्राफ्ट करें, और बिल योग्य समय लॉग करें। तकनीकी काम के हर मिनट के लिए, आपको तीन मिनट की सफाई का सामना करना पड़ता है। कॉल या रिमोट सेशन का संदर्भ पहले ही धुंधला हो रहा होता है। यह हर MSP को उनके काम में अच्छा होने के लिए देना पड़ने वाला टैक्स है।
मानक समाधान बाद में दस्तावेज़ीकरण में सुधार करना है। बेहतर समाधान दूसरा कदम खत्म करना है। MSPs के लिए टास्क कैप्चर के लिए डिक्टेशन मशीन से बात करने के बारे में नहीं है। यह काम होते ही उसे कैप्चर करने के बारे में है, अपनी बोली हुई सोच को उस दस्तावेज़ में बदलना जो आपको तब चाहिए जब विवरण ताजा हो। यह फिक्स की पुष्टि के सेकंड बाद टिकट बंद करने के बारे में है, पंद्रह मिनट बाद नहीं।
इसे असली वर्कफ़्लो पर आज़माएं
अगले सपोर्ट टिकट को पूरा काम बनाएं
Superscribe का उपयोग करें जब संदर्भ अभी भी ताजा हो। स्वाभाविक रूप से बोलें, काम करते रहें, और आउटपुट को वहीं पहुंचने दें जहां वह होना चाहिए।
“मैं बाद में लिख लूंगा” की भारी कीमत
हर MSP तकनीशियन यह महसूस करता है। आप “फिक्सर मोड” में गहरे हैं, समस्या का समाधान कर रहे हैं। आपका दिमाग तकनीकी रास्ते पर केंद्रित है। आप रुकना, संदर्भ बदलना, और अपने कार्यों का वर्णन टाइप करना बिल्कुल नहीं चाहते। इसलिए आप खुद से कहते हैं कि काम खत्म होने पर दस्तावेज़ीकरण करेंगे।
इस देरी की सीधी कीमत है:
- खोया हुआ विवरण: विशिष्ट त्रुटि कोड, समस्या सुलझाने के कदमों का सटीक क्रम, ग्राहक की अनजानी टिप्पणी जो मुख्य साबित हुई—ये विवरण उस समय तेज और स्पष्ट होते हैं। तीस मिनट बाद ये धुंधले हो जाते हैं। आपके घटना नोट्स और सपोर्ट टिकट की गुणवत्ता हर गुजरते मिनट के साथ घटती है।
- छूटा हुआ बिल योग्य समय: कितनी बार पांच मिनट के त्वरित सपोर्ट कॉल या “जब आप वहां हों” अनुरोध कभी इनवॉइस तक नहीं पहुंच पाते? ऐसा लगता है कि इतनी छोटी चीज़ के लिए नया टिकट और समय प्रविष्टि बनाना ज्यादा झंझट भरा है। लेकिन सप्ताह में दस ऐसे कॉल असल में टेबल पर छोड़ा गया पैसा बन जाते हैं।
- बढ़ती हुई अक्षमता: गलत या अधूरी टिकट नोट्स का मतलब है कि अगला तकनीशियन जो उस क्लाइंट के सिस्टम को छूता है, उसे फिर से शुरुआत करनी पड़ती है। वे इतिहास पर भरोसा नहीं कर सकते। इससे उनका समय बर्बाद होता है और क्लाइंट निराश होता है, क्योंकि प्रारंभिक कैप्चर को टाल दिया गया था।
समस्या आलस्य की नहीं है। यह तकनीकी सोच से प्रशासनिक सोच में संदर्भ-स्विचिंग की रुकावट है। पूरी इंडस्ट्री इस विचार पर बनी है कि आप काम करते हैं, फिर कागजी कार्रवाई करते हैं।
एक बेहतर वर्कफ़्लो: MSPs के लिए लाइव डिक्टेशन टास्क कैप्चर
एक अलग प्रक्रिया की कल्पना करें। आप क्लाइंट के प्रिंटर को ठीक करने के लिए रिमोट सेशन शुरू करते हैं। आप एक डिक्टेशन टूल सक्षम करते हैं जो आपके कर्सर जहां भी हो वहां टाइप करता है।
आप काम करते हुए जोर से सोचते हैं: “ठीक है-प्रिंट स्पूलर सेवा जांच रहे हैं। यह चल रही है। चलो डिवाइस ड्राइवर देखते हैं। आह-नवीनतम Windows अपडेट ने एक सामान्य ड्राइवर इंस्टॉल किया है। अब निर्माता के आधिकारिक ड्राइवर पर वापस जा रहे हैं। प्रिंट पेज के साथ परीक्षण कर रहे हैं। अच्छा लग रहा है। मूल कारण एक खराब स्वचालित अपडेट था।”
यह पूरी कहानी सीधे आपके PSA के टिकट नोट्स फील्ड में दिखाई देती है। आपने एक भी शब्द टाइप नहीं किया। समय स्वचालित रूप से पृष्ठभूमि में लॉग हो गया था जब से आपने शुरू किया था। “कागजी कार्रवाई” उसी समय काम के साथ हुई।
यह कोई भविष्यवादी विचार नहीं है। यह पोस्ट-मॉर्टम दस्तावेज़ीकरण से लाइव-कैप्चर की व्यावहारिक बदलाव है। आप अपनी समस्या सुलझाने की प्रक्रिया बोलते हैं, और वह बोली गई प्रक्रिया टिकट, क्लाइंट अपडेट, और इनवॉइस के लिए साफ़, उपयोगी रिकॉर्ड बन जाती है।
वर्कफ़्लो को क्रियान्वित होते देखें
कीबोर्ड को छुए बिना पूरी घटना को कैप्चर करें
आपकी बोली हुई सोच की प्रक्रिया सबसे सटीक तकनीकी लॉग होती है। Superscribe इसे आवश्यक दस्तावेज़ में बदल देता है, जिसमें समय स्वचालित रूप से ट्रैक होता है।
मैंने इसे इसलिए बनाया क्योंकि मैं बिल योग्य समय खोता रहता था
मैं Siim हूँ, Superscribe का संस्थापक। इसे बनाने से पहले, मैं अपनी खुद की कंसल्टेंसी चलाता था, और महीने के अंत की मेरी दिनचर्या बहुत मुश्किल होती थी। मैं ईमेल, कैलेंडर एंट्रीज़, और चैट लॉग्स में से अपने टाइमशीट्स को जोड़ने की कोशिश करता था। मुझे पता था कि मैं अनुमान लगा रहा हूँ। मुझे पता था कि मैं उस काम पर पैसा खो रहा हूँ जो मैंने निश्चित रूप से किया था लेकिन सही तरीके से पुनर्निर्माण नहीं कर पाया।
यह दर्द बिल्कुल वैसा ही है जैसा MSPs हर दिन सामना करते हैं। आप समस्या को पहले हल करते हैं, लेकिन फिर सफाई के कारण दंडित होते हैं।
मेरे पास मूल रूप से एक फोन ऐप बनाने का विचार था जो क्लाइंट कॉल्स को कैप्चर करे, लेकिन इसे बनाना बहुत मुश्किल लगा। इसलिए मैंने इसे अलग रख दिया और वर्षों तक अन्य वॉइस टूल्स बनाए। हर एक ने मुझे भाषण को संरचित डेटा में बदलने के बारे में कुछ नया सिखाया। असली सफलता तब मिली जब मैंने अपने डेस्कटॉप डिक्टेशन ऐप में स्वचालित समय ट्रैकिंग जोड़ी। मुझे एहसास हुआ कि गायब हिस्सा उन सभी जगहों को जोड़ना था जहां काम होता है - डेस्कटॉप जहां आप चीज़ें ठीक करते हैं और फोन जहां क्लाइंट कॉल करते हैं।
तकनीक अंततः विचार के बराबर आ गई। हाल ही में Starlink Wi-Fi का उपयोग करते हुए एक उड़ान में, मैंने अपने सामान्य फोन नंबर पर सामान्य क्लाइंट कॉल्स लिए। बातचीत का ट्रांसक्रिप्शन, सारांश बनाया गया, और सीधे मेरे कार्य सिस्टम में नोट्स और टास्क के रूप में भेजा गया। कुछ भी खोया नहीं। कोई सफाई आवश्यक नहीं थी।
यह वह टूल है जिसकी मुझे हमेशा से जरूरत थी। आप बोलते हैं। साफ शब्द सीधे आपके टिकटिंग सिस्टम में दिखाई देते हैं। समय, नोट्स, और अगले कदम पृष्ठभूमि में कैप्चर हो जाते हैं। कोई टाइमर शुरू करने की जरूरत नहीं। घंटे का अनुमान लगाने की जरूरत नहीं। बस अच्छा तकनीकी काम जो सही तरीके से गिना जाता है। यह उन सभी के लिए है जो समस्या सुलझाने में लगे रहना चाहते हैं, कागजी काम करने में नहीं।
व्यावहारिक रूप में यह कैसे काम करता है: एक वास्तविक MSP परिदृश्य
आइए इसे ठोस बनाते हैं। एक प्राथमिकता टिकट आता है: “पूरी टीम के लिए अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर ऑफ़लाइन है।”
- घड़ी और माइक्रोफोन शुरू करें: आप अपने PSA में टिकट खोलते हैं। मैनुअल टाइमर शुरू करने के बजाय, आप Superscribe को सक्रिय करने के लिए एक ही हॉटकी दबाते हैं। आपका माइक्रोफोन अब लाइव है, और स्वचालित समय ट्रैकिंग शुरू हो गई है।
- फिक्स का वर्णन करें: आप रिमोट सेशन शुरू करते हैं और समस्या निवारण शुरू करते हैं। आप अपनी क्रियाओं को जोर से बोलते हैं, जैसे कि एक जूनियर टेक को समझा रहे हों। “ठीक है, सर्वर को पिंग कर रहा हूँ… सर्वर ऑनलाइन है। SRV-01 पर एप्लिकेशन सेवा जांच रहा हूँ। सेवा बंद है। पुनः शुरू करने की कोशिश कर रहा हूँ… असफल रहा। एप्लिकेशन त्रुटियों के लिए इवेंट लॉग्स जांचते हैं।”
- विवरण कैप्चर करें: शब्द सीधे आपके टिकट के नोट्स फील्ड में दिखाई देते हैं। आप जारी रखते हैं। “इवेंट ID 487। लगता है कि रात भर के पैच के बाद डेटाबेस कनेक्शन फेल हुआ। SQL Server कॉन्फ़िग खोल रहा हूँ प्रोटोकॉल सेटिंग्स जांचने के लिए। हाँ-TCP/IP अक्षम था। इसे पुनः सक्षम कर रहा हूँ और सेवा शुरू कर रहा हूँ।”
- पुष्टि करें और बंद करें: “सेवा शुरू हो गई। ग्राहक से पुष्टि कर रहा हूँ कि ऐप अब लॉन्च हो रहा है। उन्होंने पुष्टि की कि यह काम कर रहा है। टिकट बंद कर रहा हूँ।”
- घड़ी बंद करें: आप फिर से हॉटकी दबाते हैं। आपकी समस्या निवारण प्रक्रिया का एक पूरा, विस्तृत लॉग अब टिकट में है। पूरे सेशन के लिए एक सटीक समय प्रविष्टि लॉग हो गई है और बिलिंग के लिए तैयार है। ग्राहक अपडेट ईमेल लगभग आपके लिए ही लिखा गया है।
आपने “writer mode” में शून्य सेकंड बिताए। समस्या को ठीक करने की क्रिया के दौरान दस्तावेज़ स्वतः बन जाता है। इसी तरह आप अपने समय पर सफाई का अतिरिक्त बोझ खत्म कर सकते हैं।
एक ही काम दो बार करना बंद करें
समस्या हल करते समय अगला टिकट नोट कैप्चर करें
काम के दौरान काम को दस्तावेज़ित करने का सबसे अच्छा समय होता है। टिकट नोट्स, क्लाइंट अपडेट्स, और बिल योग्य समय प्रविष्टियाँ बनाने के लिए अपनी आवाज़ का उपयोग करें।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
प्रश्न: क्या यह हमारे मौजूदा PSA और रिमोट एक्सेस टूल्स के अंदर काम करता है? उत्तर: हाँ। Superscribe एक सार्वभौमिक कीबोर्ड की तरह काम करता है। अगर आप किसी टेक्स्ट फील्ड में क्लिक करके टाइप कर सकते हैं, तो आप उसमें डिक्टेट भी कर सकते हैं। यह ConnectWise, Autotask, Kaseya, N-able, और किसी भी अन्य टेक्स्ट इनपुट वाले टूल के साथ काम करता है।
प्रश्न: यह तकनीकी संक्षिप्ताक्षर और जार्गन को कितना अच्छी तरह संभालता है? उत्तर: यह प्राकृतिक, बोली जाने वाली भाषा के लिए डिज़ाइन किया गया है, जिसमें तकनीकी शब्द भी शामिल हैं। कोई भी डिक्टेशन पूर्ण नहीं होता, लेकिन एक वाक्य बोलकर और एक शब्द सुधारना, समर्थन सत्र के बाद पूरी बात याद करके टाइप करने से काफी तेज़ है।
प्रश्न: क्या यह केवल नोट्स डिक्टेट करने के लिए है, या यह वास्तव में समय भी लॉग करता है? उत्तर: यह दोनों एक साथ करता है। स्वचालित समय ट्रैकिंग फीचर आपकी गतिविधि को पृष्ठभूमि में लॉग करता है जबकि आप डिक्टेट कर रहे होते हैं। आपके काम को बोलने की क्रिया दोनों, विस्तृत नोट और संबंधित समय प्रविष्टि बनाती है, बिना किसी अतिरिक्त प्रयास के उन्हें जोड़ती है।
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Superscribe
काम के बाद फिर से निर्माण बंद करें
Superscribe का उपयोग करें ताकि काम अभी हो रहा हो तब शब्द, संदर्भ, अगले कदम, और समय कैप्चर किया जा सके।
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