msps इंटेक कॉल्स
MSPs इंटेक कॉल्स, बाद में सफाई के बिना
अगर Intake कॉल्स लगातार रिकैप कर्ज बना रही हैं, तो Superscribe उस देरी को कम करने में मदद करता है जब संदर्भ अभी भी सक्रिय होता है।
कॉल वर्कफ़्लो का परीक्षण करने के लिए अपना असली फोन नंबर इस्तेमाल करें। आपके क्लाइंट्स के लिए कोई नया ऐप नहीं।
इंटेक कॉल के पहले पांच मिनट अगले पांच घंटे के काम का फैसला करते हैं। MSPs के लिए, यहीं असली काम शुरू होता है। क्लाइंट समस्या बताता है। आप सुनते हैं, स्पष्ट करने वाले सवाल पूछते हैं, और योजना बनाना शुरू करते हैं। तकनीकी समाधान अक्सर आसान हिस्सा होता है। मुश्किल हिस्सा बाद में आता है: उस बातचीत को साफ टिकट, सटीक नोट्स, और बिल योग्य रिकॉर्ड में बदलना।
यह है दस्तावेज़ीकरण की सजा। आप क्लाइंट की समस्या हल करते हैं, लेकिन फिर आपको पूरी संदर्भ को याद से फिर से बनाना पड़ता है। विवरण खो जाते हैं। समय कम दिखाया जाता है। कॉल और टिकट के बीच का अंतर पूरे सपोर्ट प्रक्रिया में बाधा डालता है। अगर कॉल पहली बार सही तरीके से कैप्चर नहीं हुई, तो बाद में सफाई के काम से आपको कीमत चुकानी पड़ती है।
Superscribe इस अंतर को बंद करने के लिए बनाया गया है। यह एक वॉइस लेयर है जो कॉल के दौरान महत्वपूर्ण विवरण पकड़ता है ताकि आपको बाद में उन्हें फिर से बनाने की जरूरत न पड़े।
इसे असली वर्कफ़्लो पर आज़माएं
अगली क्लाइंट कॉल को पूरा फॉलो-अप में बदलें
Superscribe का उपयोग एक असली क्लाइंट कॉल पर करें। कॉल नोट्स, टास्क, फॉलो-अप, और बिल योग्य संदर्भ में बदल जाती है बिना सफाई के।
“हम बाद में लिखेंगे” की उच्च लागत
MSPs के लिए, इंटेक कॉल्स उच्च-दांव वाली सूचना हस्तांतरण होती हैं। क्लाइंट के पास समस्या का संदर्भ होता है, और आपको इसे साफ-सुथरे तरीके से निकालना होता है ताकि समस्या को प्रभावी ढंग से हल किया जा सके। तकनीकी समस्या का निदान करते हुए नोट्स लेने की मैनुअल प्रक्रिया मूल रूप से टूटी हुई है। उस पल आप या तो एक महान तकनीशियन होते हैं या एक महान नोट-लेने वाले—दोनों शायद ही कभी।
इससे कुछ सामान्य समस्याएं होती हैं:
- खोया हुआ विवरण: क्लाइंट द्वारा बताए गए छोटे लेकिन महत्वपूर्ण तथ्य टिकट बनने तक भूल जाते हैं। इससे क्लाइंट से वही सवाल दोबारा पूछने या गलत निदान मार्ग पर जाने का खतरा होता है।
- ट्रायज में देरी: नोट्स लिखने और औपचारिक टिकट बनाने में लगने वाला समय वह समय है जब समस्या हल नहीं हो रही होती। तात्कालिक मुद्दों के लिए, यह देरी अस्वीकार्य है।
- असंगत रिकॉर्ड: मेमोरी से लिखे गए टिकट्स की गुणवत्ता अलग-अलग होती है। एक तकनीशियन का “यूजर लॉग इन नहीं कर पा रहा” नोट दूसरे के लिए त्रुटि संदेश, ब्राउज़र संस्करण, और हाल के बदलावों का विस्तृत विवरण होता है। यह असंगति पैटर्न पहचानने या मुद्दों को सौंपने में मुश्किल पैदा करती है।
- अवेतित समय: प्रारंभिक intake कॉल पर बिताए गए 10-15 मिनट अक्सर बिल नहीं किए जाते। इसे “सिर्फ एक त्वरित कॉल” समझकर नजरअंदाज कर दिया जाता है, लेकिन ये कॉल्स टीम और महीने भर में जमा हो जाते हैं।
मूल समस्या यह है कि सबसे मूल्यवान जानकारी—क्लाइंट के अपने शब्द—कॉल खत्म होते ही खो जाती है। इसके बाद जो कुछ भी होता है वह कम सटीक कॉपी होती है।
काम को कैप्चर करने के लिए फोन-प्रथम दृष्टिकोण
मैंने Superscribe इसलिए बनाया क्योंकि महीने के अंत में अपने घंटे अनुमान लगाने से थक गया था। मैं ईमेल और नोट्स में छानबीन करता था, यह समझने की कोशिश करता था कि मैंने क्या काम किया। मुझे पता था कि मैं पैसा खो रहा हूँ। मूल विचार एक फोन ऐप का था जो क्लाइंट कॉल्स को स्वचालित रूप से कैप्चर कर सके। मैंने इसे वर्षों पहले छोड़ दिया था क्योंकि इसे बनाना बहुत मुश्किल लग रहा था।
अगले कुछ वर्षों में मैंने अन्य वॉयस टूल्स बनाए। हर एक ने मुझे कुछ नया सिखाया। जब मैंने मुख्य डेस्कटॉप ऐप में स्वचालित समय ट्रैकिंग जोड़ी, तो मुझे पता चला कि क्या कमी थी। मुझे असली क्लाइंट कॉल्स के लिए वह फोन ऐप चाहिए था, ताकि पूरा वर्कफ़्लो बिना अतिरिक्त कदमों के जुड़ सके।
सबूत एक उड़ान में मिला। मैंने अपने नियमित फोन नंबर का उपयोग करके प्लेन के वाई-फाई पर बिजनेस कॉल्स कीं। Superscribe ने कॉल्स को कैप्चर किया, ट्रांसक्राइब किया, और संरचित नोट्स सीधे मेरे वर्क सिस्टम में भेजे। एजेंट्स ने अगली प्रक्रियाएं संभालीं बिना मेरी कोई भागीदारी के। यह पहले एक कल्पना था। अब यही उत्पाद का तरीका है। यह वह टूल है जिसकी मुझे हमेशा जरूरत थी। MSPs के लिए इसका मतलब है कि आप intake कॉल के दौरान क्लाइंट पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं, यह जानते हुए कि टिकट के लिए कच्चा डेटा आपके लिए कैप्चर हो रहा है।
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कॉल नोट्स और एक्शन आइटम्स को व्यवस्थित करने के लिए एक व्यावहारिक गाइड ताकि कुछ भी छूटे नहीं। कच्चे ट्रांसक्रिप्ट्स को तैयार काम में बदलें।
कैसे Superscribe MSPs की Intake कॉल्स को संभालता है
Superscribe कोई और ऐप नहीं है जिसे आपके क्लाइंट्स को डाउनलोड करना पड़े। यह आपके मौजूदा फोन नंबर के साथ काम करता है। जब कोई क्लाइंट कॉल करता है, तो आप इसे किसी भी अन्य कॉल की तरह संभालते हैं। फर्क होता है जो बैकग्राउंड में होता है।
- कॉल कैप्चर करें: Superscribe कॉल ऑडियो को इंटरसेप्ट और रिकॉर्ड करता है। बातचीत के दोनों पक्ष साफ़-साफ़ कैप्चर होते हैं।
- ट्रांसक्राइब और स्ट्रक्चर करें: कॉल तुरंत ट्रांसक्राइब हो जाती है। सिस्टम कई भाषाओं का पता लगा सकता है और संभाल सकता है। यह कच्चा ट्रांसक्रिप्ट सत्य का स्रोत होता है।
- संरचित आउटपुट बनाएं: यह सबसे महत्वपूर्ण कदम है। कच्चे टेक्स्ट को एक संरचित फॉर्मेट में प्रोसेस किया जाता है। आप तय कर सकते हैं कि आपको क्या चाहिए: सारांश, मुख्य मुद्दे, क्लाइंट विवरण, एक्शन आइटम्स, या यहां तक कि सपोर्ट टिकट का पहला ड्राफ्ट।
- अपने सिस्टम तक मार्गदर्शन करें: संरचित आउटपुट को जहां जरूरत हो भेजा जा सकता है। इसे API, वेबहुक, या ईमेल के जरिए आपके PSA में ड्राफ्ट टिकट बनाने, CRM अपडेट करने, या Slack या Teams में चैनल को नोटिफाई करने के लिए फॉरवर्ड किया जा सकता है।
लक्ष्य है कि संदर्भ को आपके दिमाग से निकालकर आपके सिस्टम में न्यूनतम मैनुअल प्रयास के साथ डालना। कॉल लेने वाला तकनीशियन फिर एक प्री-फिल्ड टिकट की समीक्षा और मंजूरी कर सकता है बजाय इसे शुरू से लिखने के।
बोली गई बातों से हल किए गए टिकट तक
कल्पना करें कि एक क्लाइंट नेटवर्क समस्या के साथ कॉल करता है। वे लक्षण बताते हैं, उन्होंने क्या कोशिश की, और कब शुरू हुआ। आप सुनते हैं और बातचीत को मार्गदर्शन देते हैं।
जब आप कॉल खत्म करते हैं, तो एक संरचित नोट पहले से ही तैयार होता है।
- क्लाइंट: John Smith, ABC Corp
- समस्या: “पूरे ऑफिस में इंटरनेट डाउन है।”
- लक्षण: बाहरी साइट्स तक पहुंच नहीं हो पा रही। आंतरिक फाइल सर्वर एक्सेसिबल है।
- शुरुआत: लगभग 9:15 AM।
- समस्या निवारण: मुख्य फायरवॉल को रीबूट किया, कोई बदलाव नहीं।
- अगला कदम: तकनीशियन फायरवॉल लॉग्स और ISP कनेक्शन स्थिति की जांच करेगा।
यह केवल एक ट्रांसक्रिप्ट नहीं है; यह एक काम के लिए तैयार संसाधन है। कॉल पर बिताया गया समय लॉग किया जाता है। प्रारंभिक टिकट का मसौदा तैयार किया जाता है। काम तुरंत शुरू हो सकता है, प्रारंभिक रिपोर्ट के एकदम सही रिकॉर्ड के आधार पर। इससे दस्तावेज़ीकरण की बाधा खत्म हो जाती है और आपकी टीम समस्या सुलझाने पर ध्यान केंद्रित कर सकती है।
अपने अगले कॉल पर इसे आज़माएं
अपनी अगली टिकट अपनी आवाज़ से खोलें
अपने अगले intake कॉल को Superscribe के साथ संभालें। नोट्स, संदर्भ, और समय को कैप्चर होते देखें बिना ग्राहक से ध्यान हटाए।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
क्या इसके लिए मेरे क्लाइंट्स को कोई ऐप इंस्टॉल करना होगा? नहीं। आपके ग्राहक आपके नियमित व्यवसाय फोन नंबर पर कॉल करते हैं। उनके लिए कोई बदलाव नहीं है। काम आपकी तरफ होता है।
प्राइवेसी और डेटा सुरक्षा का क्या? सभी डेटा सुरक्षित रूप से संभाला जाता है। हम ग्राहक बातचीत की संवेदनशील प्रकृति को समझते हैं और उस जानकारी की सुरक्षा के लिए सिस्टम डिजाइन किया है। आप नियंत्रित करते हैं कि आउटपुट कहाँ भेजा जाए।
क्या यह सीधे ConnectWise या Autotask के साथ इंटीग्रेट होता है? Superscribe संरचित आउटपुट प्रदान करता है जिसे किसी भी सिस्टम में भेजा जा सकता है जो API, webhook, या ईमेल के माध्यम से इनपुट स्वीकार करता है। यह सीधे, एक-क्लिक इंटीग्रेशन नहीं है, लेकिन यह आपको लचीले वर्कफ़्लो बनाने की अनुमति देता है जो ड्राफ्ट टिकट और नोट्स को सीधे आपके PSA या अन्य टूल्स में भेजते हैं।
संबंधित पाथ्स
Superscribe
याददाश्त से कॉल फिर से बनाना बंद करें
Superscribe का उपयोग करें ताकि काम अभी हो रहा हो तब शब्द, संदर्भ, अगले कदम, और समय कैप्चर किया जा सके।
कॉल से शुरू करें