Sembra che un sistema telefonico aziendale con riepiloghi automatici dovrebbe risolvere l'intero problema delle note di chiamata.
Di solito risolve il primo tempo.
La chiamata viene catturata. Viene visualizzato un riepilogo. Forse ci sono elementi di azione. Forse c'è una trascrizione.
Questo è utile.
Ma la vera domanda è cosa succederà dopo. Il riepilogo si trasforma in una nota CRM, un ticket, un follow-up, un'attività, un trasferimento o un dettaglio di fatturazione? Oppure diventa un'altra nota che qualcuno deve ripulire dopo la chiamata?
Per i team di servizio con un numero elevato di chiamate, il problema amministrativo non termina quando viene generato il riepilogo.
Termina quando l'output arriva dove il lavoro continua.
Quando le chiamate dovrebbero diventare output di lavoro
Trasforma le chiamate di lavoro in note e azioni successive
Superscribe Phone aiuta a trasformare le chiamate in riepiloghi revisionati, follow-up, contesto CRM, ticket, attività e dettagli fatturabili invece che in un'altra coda di pulizia.
Cosa dovrebbero effettivamente fare i riepiloghi automatici
Un riepilogo automatico non ha valore perché è più breve di una trascrizione.
È utile perché evita che qualcuno debba ricostruire manualmente la chiamata.
Un utile riepilogo delle chiamate di lavoro dovrebbe rispondere a:
- perché è avvenuta la chiamata
- cosa è cambiato
- cosa è stato deciso
- ciò che era stato promesso
- chi è responsabile del prossimo passo
- quale data o scadenza conta
- quale rischio o domanda aperta rimane
- dove dovrebbe andare l'output
Quest’ultimo punto è quello più importante.
Se il riepilogo si trova nel sistema telefonico mentre il lavoro si trova in un CRM, un help desk, una bacheca di progetto, una casella di posta o una nota di fattura, il team ha ancora un problema di instradamento.
Il sistema telefonico ha ricordato la chiamata.
L'azienda deve ancora spostare i lavori.
La differenza tra un riepilogo e un flusso di lavoro
Un riepilogo descrive la chiamata.
Un flusso di lavoro modifica ciò che accade dopo la chiamata.
Questa differenza è facile da perdere quando si valutano gli strumenti telefonici. Una demo può far sembrare il riepilogo il traguardo perché appare immediatamente e si legge in modo chiaro.
Ma una vera azienda di servizi ha bisogno che l’output venga suddiviso in più parti:
- una nota CRM per l'account
- un'e-mail di follow-up per il cliente
- un ticket di supporto con sintomi e stato
- un compito per il proprietario
- un passaggio di consegne interno per la squadra
- contesto fatturabile per una revisione successiva
Una chiamata può crearli tutti.
Ecco perché app per la trascrizione delle telefonate dovrebbe essere giudicato in base all'output utilizzabile, non solo in base alla trascrizione. La trascrizione è materiale originale. Il riepilogo è uno strato. Il flusso di lavoro è ciò che impedisce alla chiamata di perdere lavoro.
Dove i sistemi telefonici aziendali non sono all’altezza
Molti sistemi telefonici aziendali sono progettati attorno all'infrastruttura di comunicazione.
Questo ha senso. Le aziende hanno bisogno di numeri, routing, segreteria telefonica, chiamate di gruppo, registrazioni, autorizzazioni, analisi e integrazioni.
Ma le note di chiamata sono un lavoro diverso.
Il compito delle note di chiamata non è "il sistema ha registrato questa conversazione?"
È:
- la promessa è sopravvissuta?
- è stato redatto il seguito?
- è arrivato il contesto CRM?
- il problema di supporto è diventato un ticket utilizzabile?
- la modifica dell'ambito è diventata visibile?
- il contesto fatturabile è rimasto legato al cliente?
Se la risposta dipende dalla lettura successiva del riepilogo da parte di una persona, il flusso di lavoro presenta ancora un collo di bottiglia umano.
Questo è lo stesso divario di pulizia dietro note di chiamata d'affari e note di follow-up della chiamata del cliente. La chiamata termina, ma il lavoro operativo è ancora in attesa.
Cosa cercare prima di sceglierne uno
Utilizza questo elenco di controllo quando confronti un sistema telefonico aziendale con i riepiloghi automatici.
Il riassunto è strutturato
Un riepilogo di paragrafo è meglio di niente, ma la struttura è ciò che rende utile la nota.
Cerca decisioni, azioni, proprietari, date, rischi, domande aperte e contesto del cliente. Un vago riassunto del “problema di onboarding discusso” non è sufficiente quando il team ha bisogno del passaggio successivo.
L'output può essere rivisto
L'automazione delle chiamate non dovrebbe inviare ciecamente note disordinate ai sistemi dei clienti.
Il modello più sicuro è acquisire, strutturare, rivedere e quindi instradare. La revisione umana è importante perché nomi, scadenze, prezzi e impegni possono essere sbagliati in modi subdoli.
Il flusso di lavoro supporta la destinazione reale
La destinazione utile potrebbe essere un CRM, un help desk, un elenco di attività, una bozza di email, una nota di progetto o un record di fatturazione.
Se il riepilogo deve essere copiato e incollato in tali posizioni, lo strumento ha ridotto la digitazione ma non ha rimosso il ciclo di amministrazione.
Il sistema gestisce la realtà di piccoli team
I piccoli team raramente hanno un tipo di chiamata preciso.
Lo stesso numero di telefono potrebbe gestire vendite, supporto, aggiornamenti di progetti, escalation di clienti, conversazioni di rinnovo e follow-up rapidi. Il flusso di lavoro di riepilogo dovrebbe aiutare a instradare diversi risultati delle chiamate senza forzare ogni chiamata nello stesso modello.
Dove si inserisce Superscribe
Superscribe Phone è costruito attorno al livello di output.
Il punto non è sostituire ogni parte di una pila telefonica aziendale. Il punto è fare in modo che le chiamate diventino output di lavoro rivisto:
- riassunti
- follow-up
- Contesto CRM
- ticket di supporto
- compiti
- dettaglio fatturabile
- flusso di lavoro e input dell'agente
Per agenzie, consulenti, operatori di supporto e piccoli team B2B, questo è spesso il livello doloroso.
Puoi ricordare che la chiamata è avvenuta.
La parte difficile è ricordare cosa ha creato la chiamata.
Per i team di assistenza con un numero elevato di chiamate
Fai in modo che il riepilogo diventi l'azione successiva
Utilizza Superscribe Phone per trasformare le chiamate di lavoro in note riviste, follow-up, contesto CRM, ticket, attività e dettagli fatturabili prima dell'inizio della conversazione successiva.
FAQ
Che cos'è un sistema telefonico aziendale con riepiloghi automatici?
Si tratta di un flusso di lavoro telefonico o di chiamata che acquisisce le chiamate di lavoro e genera un breve riepilogo di ciò che è accaduto, in genere con decisioni, azioni o passaggi successivi.
I riepiloghi automatici sono sufficienti per le chiamate dei clienti?
Non sempre. Un riepilogo aiuta, ma le chiamate dei clienti spesso necessitano di follow-up, note CRM, attività, ticket, trasferimenti e contesto fatturabile dopo la creazione del riepilogo.
Cosa dovrebbe includere un riepilogo automatico delle chiamate?
Dovrebbe includere il motivo della chiamata, le decisioni, le azioni da intraprendere, i proprietari, le date, le domande aperte, i rischi e la destinazione successiva dei risultati.
Superscribe può aiutarti con i riepiloghi delle chiamate di lavoro?
SÌ. Superscribe Phone aiuta a trasformare le chiamate aziendali in riepiloghi revisionati, follow-up, contesto CRM, ticket, attività e dettagli fatturabili.