Una chiamata da parte di un cliente può cambiare il progetto in cinque minuti.
L'ambito si sposta. Appare un blocco. Il cliente approva un'opzione e ne rifiuta un'altra. Una scadenza si sposta. Qualcuno promette di inviare l'accesso. Un compagno di squadra che non era presente alla chiamata deve comunque sapere cosa è cambiato.
È qui che cadono la maggior parte delle note delle chiamate.
Conservano la conversazione, ma non diventano un aggiornamento del progetto.
La versione utile non è “abbiamo avuto una chiamata con il cliente”. La versione utile è: ecco il nuovo status, ecco cosa è cambiato, ecco a chi spetta il passaggio successivo ed ecco cosa dovrebbe fare il team dopo.
Quando le chiamate cambiano il lavoro del progetto
Trasforma le chiamate dei clienti in aggiornamenti di progetto rivisti
Superscribe Phone aiuta a trasformare le chiamate aziendali in riepiloghi, aggiornamenti di progetto, follow-up, contesto CRM, attività, ticket e dettagli fatturabili mentre la conversazione è ancora fresca.
La versione breve
Una buona nota di chiamata per il flusso di lavoro di aggiornamento del progetto dovrebbe includere:
- lo stato attuale del progetto
- cosa è cambiato durante la chiamata
- cosa è stato deciso
- cosa è bloccato
- chi possiede ogni passaggio successivo
- ciò che il cliente deve
- ciò che la tua squadra deve
- qualsiasi scadenza o segnale temporale
- dove dovrebbe risiedere l'aggiornamento
La prova è semplice.
Un compagno di squadra che ha perso la chiamata potrebbe capire cosa è cambiato e cosa fare dopo?
In caso contrario, la nota costituisce pur sempre materiale originale. Non è diventato un aggiornamento del progetto.
Gli aggiornamenti del progetto non sono trascrizioni
Una trascrizione è ordinata in base al tempo.
Un aggiornamento del progetto è ordinato in base all'utilità.
Durante una chiamata con un cliente reale, le parti importanti raramente arrivano in una sequenza ordinata. Il cliente può menzionare un ostacolo in anticipo, approvare la soluzione in un secondo momento, modificare i tempi verso la fine e aggiungere la persona responsabile mentre tutti stanno concludendo.
La trascrizione può contenere tutto ciò ed essere comunque difficile da usare.
Un aggiornamento del progetto deve rimodellare la conversazione in una forma su cui il team possa agire:
Stato: l'importazione di onboarding è ritardata da errori di mappatura dei campi. Decisione: mantenere il modulo di registrazione corrente e correggere prima la mappatura dell'importazione. Il cliente dovrà pagare la vecchia politica di esportazione CSV entro mercoledì. La squadra possiede due opzioni di pulizia entro giovedì. Rischio: la data della demo potrebbe spostarsi se l'ufficio legale non ha rivisto la clausola sui dati.
Questa non è una trascrizione più bella.
È un aggiornamento funzionante.
Questo è lo stesso divario dietro chiamare le note alle attività. La chiamata crea lavoro, ma il lavoro diventa utile solo quando ha forma, proprietari e una destinazione.
Di cosa ha bisogno un aggiornamento del progetto
Un aggiornamento del progetto dovrebbe rispondere a domande diverse rispetto a un'e-mail di riepilogo.
Il riepilogo rivolto al cliente chiede: "Cosa dovrebbe vedere il cliente?"
L'aggiornamento del progetto chiede: "Cosa dovrebbe sapere il team?"
Sono correlati, ma non sono la stessa cosa.
1. Stato
Inizia con lo stato attuale del progetto.
Bene:
La pulizia dell'importazione è ancora bloccata dalla mappatura dei campi, ma il modulo di iscrizione non è più considerato la causa.
Debole:
Abbiamo discusso della pulizia delle importazioni.
“Discussed” non dice quasi nulla alla squadra. Una riga di stato dovrebbe indicare cosa è cambiato o a che punto si trova il lavoro ora.
2. Decisioni
Scrivi le decisioni come fatti.
Bene:
Opzione B approvata dal cliente se la stima rimane inferiore a quattro ore.
Debole:
Il cliente sembrava interessato all'opzione B.
Se la chiamata non ha prodotto una decisione, tienilo chiaro.
Nessuna decisione ancora. Il cliente desidera una revisione legale prima di approvare l'opzione B.
Ciò impedisce alla squadra di considerare un forse come un sì.
3. Bloccanti
I bloccanti devono essere visibili.
Non dovrebbero nascondersi all'interno di un paragrafo di note generali.
Bene:
Blocco: il cliente non ha confermato se le vecchie esportazioni CSV devono essere conservate.
Quella linea spiega al team perché il progetto non può ancora procedere in modo pulito.
4. Proprietari
Ogni passo successivo ha bisogno di un proprietario.
Se la proprietà non è chiara, dillo.
Un "proprietario poco chiaro" onesto è meglio che indovinare e inviare l'attività alla persona sbagliata.
Le linee utili del proprietario sono simili a:
- Maria invierà la lista di controllo di onboarding rivista entro giovedì.
- Il cliente deve confermare i requisiti di conservazione dell'esportazione prima del passaggio di migrazione.
- Il proprietario dell'assistenza non è chiaro per il ticket delle autorizzazioni.
5. Destinazione
L'aggiornamento dovrebbe dire dove appartiene ogni output.
Alcuni dettagli appartengono alla scheda del progetto. Alcuni appartengono al CRM. Alcuni appartengono a un ticket di supporto. Alcuni appartengono all'e-mail di follow-up del cliente. Alcuni dovrebbero rimanere interni.
Questo è il motivo note di chiamata per e-mail di follow-up e gli aggiornamenti del progetto non dovrebbero essere lo stesso documento. La stessa chiamata può alimentare entrambi, ma ogni uscita necessita di una formulazione diversa.
Un semplice formato di aggiornamento del progetto
Utilizzare questa struttura quando si trasformano manualmente le note di chiamata in un aggiornamento del progetto.
Progetto:
Nome del cliente, dell'account, del ticket o del progetto.
Stato:
Cosa è cambiato o a che punto è il progetto adesso.
Decisioni:
Cosa è stato approvato, rifiutato, ritardato o lasciato aperto.
Bloccanti:
Cosa ferma il progresso.
Passaggi successivi:
Proprietario, attività, destinazione e tempistica.
Follow-up del cliente:
Cosa dovrebbe essere rispedito al cliente, se non altro.
Contesto interno:
Tutto ciò che il team deve sapere e che non deve essere inserito nell'e-mail del cliente.
Quella struttura è noiosa di proposito.
Gli aggiornamenti di progetto noiosi sono facili da scansionare. Impediscono la rilavorazione. Permettono a qualcuno di unirsi al lavoro senza chiedere una rivisitazione privata della chiamata.
Rivedi prima di condividere
L'intelligenza artificiale può aiutare a trasformare le note di chiamata in una bozza di aggiornamento del progetto.
La fase di revisione è ancora importante.
Gli aggiornamenti del progetto possono causare danni reali quando sono sbagliati. Un suggerimento può diventare una decisione. Una scadenza morbida può diventare una scadenza fissa. Una preoccupazione interna può accidentalmente diventare rivolta al cliente. Un compito può essere assegnato a qualcuno che non ha mai accettato di possederlo.
Il flusso migliore è:
- Registra la chiamata.
- Struttura le parti utili in stato, decisioni, bloccanti, proprietari e destinazioni.
- Rivedi mentre la chiamata è ancora fresca.
- Invia l'aggiornamento del progetto al posto giusto.
Ciò dà velocità senza riempire la scheda del progetto con note mezze vere.
Dove si inserisce Superscribe
Superscribe Phone è progettato per il livello successivo alla chiamata di lavoro.
Aiuta le chiamate a diventare riepiloghi rivisti, aggiornamenti di progetto, follow-up, contesto CRM, attività, ticket e dettagli fatturabili invece di un altro lavoro di pulizia.
La parte importante non è salvare ogni parola.
La parte importante è assicurarsi che il lavoro creato dalla chiamata arrivi in qualche posto utile prima che la chiamata successiva lo sostituisca in memoria.
Per i bandi che modificano il lavoro del progetto
Mantieni insieme lo stato, i blocchi e i passaggi successivi
Usa Superscribe per trasformare le chiamate aziendali in aggiornamenti di progetto esaminati, follow-up, note CRM, attività, ticket e contesto fatturabile.
La regola pratica
Non chiedere al tuo team di leggere la chiamata.
Spiega loro cosa è cambiato a causa della chiamata.
Questa è la differenza tra una nota salvata e un utile aggiornamento del progetto.