自動要約機能を備えたビジネスフォン システムは、通話メモの問題全体を解決するように思えます。
たいてい前半は解けます。
通話が捕捉されます。概要が表示されます。もしかしたらアクションアイテムもあるかもしれない。もしかしたら転写もあるかもしれない。
それは役に立ちます。
しかし、本当の問題は次に何が起こるかということです。概要は CRM メモ、チケット、フォローアップ、タスク、引き継ぎ、または請求の詳細に変わりますか?それとも、通話後に誰かが片づけなければならないメモがもう 1 つ増えるのでしょうか?
通話が多いサービス チームの場合、概要が生成されても管理者の問題は終わりません。
出力が到着し、作業が継続されると終了します。
呼び出しを作業出力にする必要がある場合
ビジネス上の通話をメモと次のアクションに変える
Superscribe Phone は、別のクリーンアップ キューの代わりに、通話をレビュー済みの概要、フォローアップ、CRM コンテキスト、チケット、タスク、請求可能な詳細に変換するのに役立ちます。
自動要約が実際に行うべきこと
自動要約はトランスクリプトよりも短いため、価値がありません。
これは、手動で呼び出しを再構築する手間を省くことができるため、価値があります。
有益なビジネス通話の要約には、次のような答えが必要です。
- なぜ電話がかかってきたのか
- 何が変わったか
- 何が決まったか
- 約束されたこと
- 次のステップの担当者は誰か
- どの日付や締め切りが重要か
- どのようなリスクや未解決の疑問が残っているか
- 出力はどこに行くべきか
最後の点が最も重要です。
作業内容が CRM、ヘルプ デスク、プロジェクト ボード、受信箱、または請求書メモに保存されているのに、概要が電話システムに保存されている場合、チームには依然としてルーティングの問題が発生します。
電話システムは通話を記憶していました。
ビジネスは依然として仕事を動かさなければなりません。
サマリーとワークフローの違い
概要では通話について説明します。
ワークフローにより、通話後の動作が変わります。
この違いは、電話ツールを評価するときに見落とされがちです。デモを使用すると、概要が即座に表示され、すっきりと読めるため、最終ラインのように見せることができます。
しかし、実際のサービス ビジネスでは、出力をいくつかの場所に分割する必要があります。
- アカウントの CRM メモ
- クライアントへのフォローアップメール
- 症状とステータスが記載されたサポート チケット
- オーナーの仕事
- チームの内部引き継ぎ
- 後でレビューできるように請求可能なコンテキスト
1 回の呼び出しでこれらすべてを作成できます。
だからこそ 通話文字起こしアプリ 転写だけではなく、使用可能な出力によって判断されるべきです。トランスクリプトはソース資料です。概要はレイヤーです。ワークフローは、通話のリークを停止するための機能です。
ビジネスフォン システムが不足しているところ
ビジネスフォン システムの多くは、通信インフラストラクチャを中心に設計されています。
それは理にかなっています。ビジネスには、番号、ルーティング、ボイスメール、チーム通話、録音、権限、分析、統合が必要です。
しかし、通話メモは別の仕事です。
通話メモの仕事は、「システムがこの会話を記録しましたか?」ということではありません。
それは次のとおりです。
- 約束は生き残ったのか？
- フォローアップはドラフトされましたか？
- CRMのコンテキストは着地しましたか?
- サポート問題は使えるチケットになりましたか？
- スコープの変更は表示されましたか?
- 請求可能なコンテキストはクライアントに接続されたままですか?
答えが後で概要を読む人に依存する場合、ワークフローには依然として人間によるボトルネックが存在します。
それは後ろと同じクリーンアップギャップです ビジネス通話のメモ と クライアント通話のフォローアップメモ。電話は終わりましたが、運用作業はまだ待っています。
選択する前に何を見るべきか
ビジネスフォン システムと自動要約を比較する場合は、このチェックリストを使用してください。
要約が構造化されている
段落の要約は何もしないよりは良いですが、メモを有用なものにするのは構造です。
決定事項、実行項目、所有者、日付、リスク、未解決の質問、顧客のコンテキストを探します。チームが次のステップを必要とする場合、漠然とした「オンボーディングの問題について話し合った」という概要だけでは十分ではありません。
出力を確認できます
通話自動化では、顧客のシステムに乱雑なメモをやみくもに送信すべきではありません。
より安全なパターンは、キャプチャ、構造化、レビュー、そしてルーティングです。名前、期限、価格、約束は微妙な点で間違っている可能性があるため、人間によるレビューが重要です。
ワークフローは実際の目的地をサポートします
便利な宛先としては、CRM、ヘルプ デスク、タスク リスト、電子メールの下書き、プロジェクト メモ、または請求記録などがあります。
概要をコピーしてそれらの場所に貼り付ける必要がある場合、このツールにより入力が削減されますが、管理ループは削除されません。
システムは小規模チームの現実を処理します
小規模なチームでは、きちんとしたコール タイプが 1 つだけ存在することはほとんどありません。
同じ電話番号で、販売、サポート、プロジェクトの更新、クライアントのエスカレーション、更新の会話、および迅速なフォローアップを処理する場合があります。概要ワークフローは、すべての通話を同じテンプレートに強制することなく、さまざまな通話結果をルーティングするのに役立ちます。
Superscribeの役割
Superscribe Phone は出力層を中心に構築されています。
重要なのは、ビジネスフォンスタックのすべての部品を交換することではありません。重要なのは、呼び出しをレビュー済みの作業出力にすることです。
- 概要
- フォローアップ
- CRMコンテキスト
- サポートチケット
- タスク
- 請求可能な詳細
- ワークフローとエージェントの入力
代理店、コンサルタント、サポート オペレーター、小規模 B2B チームにとって、これは多くの場合、苦痛を伴う層です。
電話がかかってきたことを覚えています。
難しいのは、その呼び出しによって何が作成されたかを思い出すことです。
通話が多いサービス チーム向け
要約を次のアクションにする
Superscribe Phone を使用すると、次の会話が始まる前に、ビジネス上の通話をレビュー済みのメモ、フォローアップ、CRM コンテキスト、チケット、タスク、請求対象の詳細に変換できます。
よくある質問
自動要約機能付きビジネスフォンシステムとは何ですか?
これは、ビジネス コールをキャプチャし、通常は意思決定、アクション アイテム、または次のステップを含む、何が起こったのかについての短い概要を生成する電話または通話のワークフローです。
クライアントからの電話には自動サマリーで十分ですか?
いつもではありません。概要は役立ちますが、クライアントとの通話では、概要の作成後にフォローアップ、CRM メモ、タスク、チケット、引き継ぎ、請求対象のコンテキストが必要になることがよくあります。
自動通話概要には何を含めるべきですか?
これには、呼び出しの理由、決定事項、アクション項目、所有者、日付、未解決の質問、リスク、出力が次にどこに進むべきかが含まれている必要があります。
Superscribe はビジネス通話の要約を支援できますか?
はい。 Superscribe Phone は、ビジネス上の通話を要約、フォローアップ、CRM コンテキスト、チケット、タスク、請求可能な詳細に変換するのに役立ちます。